計算機技術在辦公自動化中的應用探究

文/楊文麗

在計算機科學和信息技術深入發展的時代，計算機技術已經在各個領域得到了普及。辦公自動化是當前應用范圍最廣的計算機應用方案，優化了綜合辦公模式，受到了企業領導層和基層工作人員的歡迎。而計算機技術作為辦公自動化中的核心，其應用會對企業的發展帶來直接影響，需要企業對此引起重視。鑒于此，本文圍繞企業辦公自動化的內容，簡述了辦公自動化的內涵和計算機技術應用的意義，詳細分析了其具體應用的幾個層面。

計算機技術以提高工作效率、減少人力成本為目標，為各個行業的發展做出了巨大貢獻，也為辦公自動化模式的創新和改革帶來了更多的可能性，能夠幫助其突破技術限制，實現多種類型辦公模式共同發展的目標。因此，企業若想切實解決辦公模式分散的問題，便要以計算機技術為基礎，構建高效的辦公自動化機制，進而滿足自身的經營和發展需要。

一、辦公自動化的內涵

辦公自動化即在信息技術的輔助下，在辦公環境中使用計算機相關軟件、硬件設備，實現對傳統人力操作的數字化、智能化升級。在傳統的辦公環境中，信息交互、存儲、查詢以及工作流程的轉接等，均通過人工、實體的方式進行，其存在工作量較大的問題，且工作成效在很大程度上取決于工作人員的自身能力。伴隨企業規模的擴張，信息數量也在迅猛增長，對企業的信息處理與傳遞工作帶來了阻礙。為了應對這一問題，企業會投入更多的人力成本，使更多工作人員參與到信息處理工作中。而辦公自動化的出現突破了這一困境，在信息的采集、保存、加工、傳輸等環節中，均可使用計算機完成任務，獲得更高的工作成效，有助于降低企業在內部辦公中投入的人力成本，也能使企業通過提升信息處理的效率，為自身發展增添更多動能。辦公自動化建設的核心要義在于辦公自動化類軟件的應用，可有效提升各種業務的可靠性和準確度，為企業創造更多價值。

二、計算機技術在辦公自動化中應用的意義

在經歷了長期發展后，計算機的應用范圍逐漸擴大，在企業運營和管理等工作中，計算機技術的重要性更加凸顯。將計算機技術應用于辦公自動化中，可促使企業擁有更高的現代化程度，降低企業運行投入的成本。計算機技術中豐富的軟件可替代傳統人工辦公，緩解了工作人員的壓力，也能間接提升生產工作的安全性，節約更多生產成本。以往的辦公環境相對有限，但在辦公自動化中靈活運用計算機技術，可突破時空局限，便于工作人員根據個人情況優化辦公環境，實現多個領域資源的有效整合。

三、計算機技術在辦公自動化中的具體應用

（一)信息處理技術

1.Web 2.0技術

信息處理技術是計算機技術中的一分子，也是辦公自動化中的關鍵技術，可從根本上提升企業的辦公水平。從辦公自動化現階段的發展趨勢來講，Web 2.0技術已經接近成熟，在企業中獲得了廣泛應用，也是信息處理方式中的先進手段，可為辦公人員提供優良的服務平臺。在具體的辦公過程中，工作人員可通過專門的應用程序平臺進行互動和交流，或在平臺中構建客戶交流群組等，為客戶提供更加優質的服務，從而降低辦公活動的地域局限性，使辦公效率和質量得到明顯提高。

2.B/S型結構

B/S型結構是信息處理技術中的重要組成部分，由以往的C/S型結構發展而來，是一種新型計算機信息處理結構，對網絡環境的要求相對嚴格，若出現了網絡中斷的現象，則會對正常辦公帶來一定的影響。該結構主要涉及接口、Web服務器、數據服務器三層。在第一層接口方面，可維持操作系統和用戶間的信息連接，在相關結構程序的輔助下，便于用戶隨時接入網絡利用瀏覽器上網。當接口服務的請求被發出后，第二層Web服務器則能夠接收到相應的信息，根據特定的程序向用戶及時回復和反饋信息。該結構的數據庫可以和Web服務器協同配合，達到對用戶獲得數據信息加以保存的目的。在辦公自動化過程中，工作人員可利用該結構，使網頁瀏覽更加便捷、高速、精準，或結合實際工作需要，用瀏覽器登錄結構控制面板后發送工作請求。Web服務器接收到信息后會高速處理信息，盡快將處理結果反饋給工作人員。由此可見，B/S型結構在辦公自動化中的應用優勢明顯，有利于提升辦公信息的處理速度，完成實時訪問瀏覽器等任務。若需要對信息進行轉化或處理，安裝數據庫、服務器管理軟件即可。與傳統信息處理技術相比，B/S型結構操作更加簡單，便于工作人員隨時切換局域網和廣域網等，且對辦公設備的要求較低，促進了辦公自動化的廣泛應用。

（二)文字處理技術

在企業日常辦公內容中，文字是最基礎的載體，工作人員可以利用文字進行信息傳遞，且幾乎所有的工作流程中的復雜信息傳遞，都需要借助文字文檔加以實現。在辦公室中，工作人員通常會面對數量眾多的檔案、文件等。對這些文字資料進行審批處理，傳統人工式的辦公會消耗大量的時間與精力，也會降低整體辦公效率。為了簡化此類辦公流程，使工作能夠在盡可能短的時間內完成，企業的所有工作人員都要高度重視文字處理技術的應用。

伴隨計算機軟件行業的發展，協助文字處理技術的相關軟件也得到了更新和升級。我國常用的文字處理技術主要以Office類辦公軟件為載體，其供應商繁多復雜，每種類型的文字處理軟件功能和特性也不盡相同。大眾較為熟知的是Microsoft Office Word，能夠滿足企業基礎的文字處理需要，但其缺點也較為顯著——伴有非開源、必須綁定整套Office使用、支持文檔類型有限等問題，由此便誕生出眾多類型的Microsoft Office Word“替代品”。比如我國金山軟件自主研發的WPS套件，其具有兼容性強、易于操作、功能強大等優勢，除了在Windows操作系統中占據了較大市場外，也是許多印度、巴西等國Linux發行版中的系統自帶軟件。但其缺點為部分功能局限于會員使用，以及占用較高系統資源等，不適用于配置較低的電腦使用。為解決跨系統支持、開源和免費、低端電腦適配性等問題，較多更適合此類用戶的文字處理軟件相繼誕生。目前，被公認為Linux系統中使用量最多的是LibreOffice，其Writer軟件支持市面上的“三大系統”，也登錄了Android和iOS移動端系統，還具有支持自由文檔類型轉換、多語言操作界面支持等強大功能，逐漸成為亞洲地區以外眾多有開源、免費需求的辦公企業的首選。圖1為LibreOffice Writer的GUI示意圖。

（三)數據表格處理技術

在辦公室日常工作中，數據表格處理技術也較為常見，且支持該技術的軟件通常包含在Office套件中，工作人員可利用此類軟件提升制作表格和數據計算的速度。比如，在事業單位辦公環境中，每天都會出現大量數據，從經濟收入、財政支出到員工的工資發放等，都要以表格的形式管理這些數據。傳統的人工處理方法容易造成計算錯誤等問題，且人工處理速度較慢，無法保證工作質量。利用數據表格處理軟件后，工作人員便可通過點擊相應的功能按鈕完成對數據的分析和處理。在需要查閱、調用表格之時，工作人員可使用文件管理器進行文件傳輸，真正實現辦公自動化的目標，也讓數據的使用效率得以提升。經過該技術處理后的數據表格，也可降低后期表格修改、調整、維護等工作的難度，便于工作人員操作，從整體上提升企業的運行效率。與文字處理軟件類似，不同類型的數據表格處理軟件在功能上存在差異，但其宏觀層面的優勢和上文提到的文字處理軟件相同。大眾熟知的軟件有Microsoft Office Excel，以及LibreOffice和OpenOffice旗下 的 Cal， SoftMaker Office的 PlanMaker、OnlyOffice SheetEditor、Calligra Sheets和獨立的Gnumeric等。

四、結語

綜上所述，辦公自動化是信息時代企業發展的主流方向，而計算機技術則能夠全面促進辦公自動化的實施水平。因此，企業在辦公活動中，應進一步關注計算機技術在辦公自動化中的應用優勢，通過牢牢把握信息處理技術、文字處理技術、數據表格處理技術、圖文制作技術的應用要點，為企業的現代化發展提供技術支持。