淺析職稱工作中檔案數據的應用

文/劉明清

在當前大數據背景下，檔案信息的收集和利用方式都發(fā)生了根本性的改變，檔案數據的應用已成常態(tài)。作為一名檔案工作者，深知檔案數據的應用在各行各業(yè)工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。下面，以職稱工作為例，淺析一下檔案數據在其中的應用，談談自己的幾點認識和思考，也希望對檔案工作同人、職稱工作團隊、職稱申報人等帶來一點啟發(fā)和幫助。

1 申報審核階段檔案數據的作用發(fā)揮

目前職稱工作全面實現(xiàn)網絡化評審。申報人員必須通過職稱申報系統(tǒng)逐級上報材料信息，而對申報的材料進行審核，必須由工作單位、人事檔案保管單位通過查閱相關檔案對申報人的所有信息進行核實后，出具相關證明或在相關材料中核實簽字蓋章，承擔審核責任。這個環(huán)節(jié)，涉及個人人事檔案、單位文書檔案、申報人的成長檔案、業(yè)績檔案等一系列的檔案數據，這些檔案數據發(fā)揮了極大的作用，主要體現(xiàn)在：

1.1 基礎填報過程

申報人在填報職稱申報表、申報系統(tǒng)時，應如實填報個人的基本情況、工作經歷、任職資格、聘任情況、工作業(yè)績、成果獎勵等信息，涉及學歷學位情況需上傳在“中國高等教育學生信息網”“中國學位與研究生教育信息網”或“教育部留學服務中心網站”查詢到的《教育部學歷證書電子注冊備案表》（或《中國高等教育學歷認證報告》）《教育部學位與研究生教育發(fā)展中心認證報告》《教育部留學服務中心國（境）外學歷學位認證書》。在這個基礎填報的過程中，如果涉及個人學歷學位無法在學信網、學位網查驗，任職資格證、聘書等證件丟失的情況，就需要申請復印個人人事檔案中的學歷學位相關檔案、任職資格呈報表、聘任文件或首聘工資表等作為佐證進行提報。此外，對一些重要證件的取得時間、各年度考核結果的查詢，也必須請示人事部門經過核準人事檔案中的準確信息后再進行填報，才能保證申報信息的真實、準確。由此，人事檔案在最初的申報環(huán)節(jié)發(fā)揮的憑證作用是顯而易見的。如：小A，在申報職稱時，到處找不到他的學歷證書，求助到單位人事部門，經查閱其人事檔案為他提供了人事檔案中個人學習經歷相關的原件復印件，如畢業(yè)生登記表、學籍表、成績單等，作為其學歷情況的佐證材料順利提報。

1.2 單位審核過程

職稱申報需要申報單位的人事部門對申報人提報的基本信息進行核實后才能進行后續(xù)的推薦程序。申報單位在職稱申報的最初環(huán)節(jié)負責審核驗證所有申報信息和材料，嚴控申報范圍，嚴把條件，組織論文、著作查重，查驗學歷學位證書等相關材料，確保真實、準確、規(guī)范和完整。人事檔案則是用來確認個人信息是否真實準確的最好途徑，如出生日期、學歷、工作經歷、任職資格、聘任時間、承擔的專業(yè)技術工作任務等信息都可以通過查詢個人人事檔案來進行逐一核實，涉及工作業(yè)績、年度考核、獎懲等情況，也可以結合查詢本單位的文書檔案、實物檔案、為職工建立的成長檔案等進行核實、篩查，從而保證提報材料的真實準確。如：小B，單位在審核其職稱申報材料時，發(fā)現(xiàn)他填報的出生日期與身份證號碼中顯示的日期不一致，于是查證了他的人事檔案，發(fā)現(xiàn)他三齡一歷的認定材料顯示，他的出生日期確實與身份證有出入，組織上已進行了認定，可以按照最新認定的日期填報，于是按照規(guī)定將人事檔案中的相關原件進行了復制，上傳至職稱申報系統(tǒng)作為佐證。

1.3 借鑒歷年職稱申報數據

以往在基層單位組織職稱申報工作時，都會先找出歷年的職稱申報數據，統(tǒng)籌安排本年度的職稱申報推薦工作，這樣可以少走彎路。這些具有借鑒作用的職稱申報數據，主要包含各級部門形成的、與職稱管理工作相關的規(guī)定、各級職稱工作文件通知、單位內部在職稱工作中形成的具有保存價值的文件，例如：評審標準、積分辦法、教代會通過的實施方案、各類申報表樣、審核問題參考注意事項、材料提報要求；單位推薦過程材料、會議紀要、人員公示情況和公示材料；單位評審委員會投票結果；工作小結和建議等。充分挖掘舊檔案的潛力，借鑒檔案數據，會讓新一年的職稱工作更順暢、更高效。

2 材料受理階段檔案數據的應用

2.1 對基本申報資格進行核查

在申報單位已進行初步核查的基礎上，職稱材料受理部門要充分利用教育部學信網、全國職稱評審信息查詢平臺等提供的檔案數據對申報人的學歷認證情況、原任職資格情況等進一步核查，對涉及基本申報資格的年齡、聘任年限、工作經歷、年度考核結果、代表性學術成果、專業(yè)技術人員繼續(xù)教育學分等情況，逐一比對單位審核上傳的檔案資料進行核實，有論文、著作進行學術查重要求的，還應核查權威網站、平臺出具的檢索截圖、《文本復制檢測報告單》等。在審核中，對提供的檔案資料不齊全、佐證材料不權威、不完整等情況，應及時要求申報人和申報單位補充提報新的檔案材料。

2.2 對是否有違紀情況進行核查

通過查詢國家、省、市征信方面權威網站提供的檔案數據核實申報人是否有個人征信問題；通過往年職稱檔案中歸檔的職稱工作違紀通報、處理決定等檔案資料，對申報人是否有影響申報資格的情況進行排查；通過紀委等部門提供的違紀人員檔案資料、名單排查是否有影響當年職稱申報的人員；對以往有違紀情況的申報人，需進一步核實是否在處理影響期內、是否可以參加當年的職稱申報。

2.3 對材料受理期間的信訪舉報情況進行核查

對接到的質疑申報人有影響申報資質的情況，應調取申報人的證件原件等進行核實，必要時需到申報單位核查人事檔案、文書檔案、業(yè)績檔案等原始檔案材料；對質疑申報推薦程序的情況，應調取申報單位當年的職稱檔案、到申報單位進行現(xiàn)場調查，或以組織座談等方式進行核實；對質疑學歷、任職資格、論文造假等問題，應借助權威網站，如教育部學信網、全國職稱評審信息查詢平臺、中國知網等提供的數據進行檢索核實。

3 職稱工作辦事機構在組織評審階段對檔案數據的應用

3.1 數字化檔案數據查詢信息更加便利

網絡化評審的特點決定了對檔案數字化的要求，而數字化的檔案數據在實際中的應用更為廣泛，如，可以方便在具體工作中根據工作需要查詢、導出各項數據，可以總體查詢專業(yè)、年齡層次、職稱級別、申報類別、晉升方式等，為評審組織工作帶來極大的便利，可以縮短查詢時間，非常及時、直觀地得到需要的數據，極大地提高工作效率。

3.2 檔案數據的數字化使職稱工作數據的分析更加便捷

通過對當年基礎檔案數據的分析，可以準確測算申報人的年齡分布、學歷層次分布、專業(yè)工作年限等情況，為當年評審方案的制定起到重要的參考作用，可以助推領導決策、評審各階段的組織工作。

3.3 檔案數據使分組評議的分組設置等更有針對性

職稱評審組織工作中對基礎數據進行各種重新排列組合，可以為分組評議設置不同組別，根據評議內容要求導出評審評議表格和材料，便于評審專家有針對性地進行分析討論，逐項進行對比核查，評議時更有針對性，依據材料更加一目了然。

3.4 檔案數據的新舊對比可以為專家提供數據參考

結合往年職稱評審的檔案數據做好對比分析，如往年申報情況和通過情況的各項指標比例等，提報給評審委員會，可以為評審會專家提供數據參考，指導評審的數據更加趨向合理性，使評審專家對當年的評審把握更有信心，提高評審效率。

3.5 新收集的檔案數據也應充分發(fā)揮即時性的重要作用

在評審評議階段，也要將之前在受理審核階段剛剛收集的檔案材料、各項數據充分利用，如各申報單位提報的特殊情況說明、要求個人重新提報的檔案證明材料等，應整理成冊、編輯好查詢目錄，提報給評委會，在評審討論環(huán)節(jié)可以隨時進行查詢使用，為評審工作做好全方位的準備，爭取考慮得更加周到，材料準備得更加齊備、完整。

此外，在近兩年的職稱評審組織環(huán)節(jié)，曾經出現(xiàn)過網絡卡頓、無法使用的情況，影響了整個評審工作的進度，給工作帶來被動，針對這種突發(fā)狀況，我們應提前做好預判，及時備份職稱申報系統(tǒng)數據，以備發(fā)生緊急情況時能夠使用備份的電子檔案數據繼續(xù)開展工作，保證評審各環(huán)節(jié)順利推進。

4 職稱工作中檔案數據應用的幾點建議

4.1 加強日常檔案管理，完善檔案管理機制，保證檔案數據的真實、準確、完整

檔案管理工作的政策性、保密性、專業(yè)性較強，相信在各項工作的實際應用中大家也已充分認識到了該項管理工作的重要性。應及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，加強對檔案的管理，在人、財、物等方面給予大力支持；同時，檔案也是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對職稱工作來說尤為重要。檔案在個人職稱評審中的作用有時是決定性的，因此日常的檔案應收集和管理應格外引起重視。應結合檔案工作的日常管理現(xiàn)狀，在建立和完善檔案管理各項機制上再下功夫，為檔案管理工作提供有力的制度保障，使檔案管理創(chuàng)新工作少走彎路。在這一過程中，管理人員應嚴格遵循檔案管理制度的要求進行檔案日常管理工作，嚴格遵循檔案資料的收集、整理、歸檔、調檔以及利用等各個環(huán)節(jié)的工作要求，避免檔案收集不全、檔案丟失或者泄露等問題的出現(xiàn)，在根本上保證檔案的準確性、完整性以及真實性。

4.2 提高職稱申報人對檔案數據重要性的認識，加強檔案基本知識的普及

有的申報人到了需要申報職稱的時候還不清楚自己的檔案存放在哪里，甚至有的中小企業(yè)還會出現(xiàn)“人檔脫節(jié)”的情況，直接影響到個人的晉職和薪資調整。為此，作為申報人應提早明確個人人事檔案的歸屬，定期移交歸檔材料，如個人的轉正定級表、年度考核表、繼續(xù)教育學習情況、提升學歷證明檔案、業(yè)績成果證明等應及時交給所在單位人事管理部門進行歸檔保存，如果在查詢過程中發(fā)現(xiàn)自己的檔案有差錯，有些甚至丟失，應及時與所在單位溝通，督促有關單位糾正、補齊。有關單位和部門應本著實事求是的原則，為職工出具符合實際情況的證明。如，一位部隊轉業(yè)安置人員，轉業(yè)到地方后想改系列評審專業(yè)技術職稱，但她只知道在部隊時是走的專業(yè)技術崗，已經有初級職稱，但不知道自己具體是什么系列的職稱，因為部隊從來沒有給她們發(fā)過任職資格證，于是到部隊開具相關的證明，但部隊開具的證明簡單幾句話無法作為權威的依據進行認定，后來，經多方了解，她求助到了人事檔案管理部門，經她所在單位函調查詢，在她的檔案中找到了初級任職資格的呈報表，以此為據，對她的初級任職資格進行了確認，讓她可以順利地參加改系列的職稱申報，使個人的相關權益得到保障。

4.3 在檔案工作中引入大數據技術，可以加快推動檔案管理工作的數字化發(fā)展，更好的發(fā)揮出檔案的重要價值

在實際工作中，應持續(xù)推進“存量檔案數字化”，探索推進“增量檔案電子化”，對歷年保存下來的職稱工作檔案材料通過掃描、拍照等方法進行全文數字化，對新形成的職稱檔案直接進行電子化存儲歸檔，在數字化和電子化的過程中，要注意標準的統(tǒng)一，提升檔案質量，以使檔案價值在具體的職稱工作中得到更好的體現(xiàn)。

4.4 創(chuàng)新思維，實現(xiàn)職稱檔案信息科學管理、妥善保存和高效利用

我們可以為職稱檔案建立一個科學化、信息化的網絡結構。建立職稱檔案的網絡結構就如同是建立唯一的身份證號碼一樣，每個人有一個特定的編碼，而且職稱檔案當中建議應包含更多的個人信息，比如個人的身份信息、學歷情況、任職資格、聘任情況、年度考核情況、專業(yè)技術工作經驗、獲獎情況等，這樣的檔案社會性強，同時也方便查閱。建立完成之后可以放到相對安全的互聯(lián)網上，做好加密處理，這樣不僅可以使檔案的真實性得到保障，同時也可以向使用者提供一份完整的檔案。這份檔案可以從申報人評審初級職稱開始建立，以后只補充新的材料，對沒有變化的信息，如學習經歷、任職資格等，只錄入一次，終身有效。

4.5 探索職稱系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)互通的安全嘗試

近年來，有的地區(qū)已建立了系統(tǒng)的與人事檔案相關的大數據管理平臺，人事檔案管理部門通過利用大數據管理平臺來對員工的個人信息資料進行統(tǒng)一收集、整理、查閱、利用，可以更好地發(fā)揮出人事檔案管理工作在其他工作中得到應用的價值。而職稱評審的審核工作與人事檔案的聯(lián)系非常緊密，建議可以嘗試在網絡技術安全的前提下，在一定時間段為職稱工作部門開放部分權限，使檔案數據達到互聯(lián)互通，這樣，既可以節(jié)約開發(fā)整套檔案系統(tǒng)的成本，又可以節(jié)省比較繁瑣的基礎數據采集的時間和人員成本，充分挖掘大數據時代檔案的實際應用和開放性價值。

綜上所述，結合當前的職稱工作和檔案管理工作現(xiàn)狀，采取現(xiàn)代化的管理模式和工作方式可以有利于促使職稱和檔案管理工作有機的結合，使各類檔案資料、數據在職稱工作中更好地發(fā)揮出它的價值，既保障了個人的利益又促進了檔案和職稱整體工作的不斷發(fā)展，更能實現(xiàn)檔案管理與職稱工作的雙促雙贏。