出國留學，個人檔案如何存放？

記者_楊冬妮 編輯_劉煜 設計_劉仕悅

留學生應在出國前妥善管理自己的檔案，將檔案存放到指定位置或地區。

在我國，檔案是伴隨每個人一生的重要文件之一，是個人身份、學歷、資歷等方面的重要證件。在校學習時，檔案稱為“學籍檔案”，畢業后，則稱為“人事檔案”。檔案記載了一個人的主要經歷、政治品質、思想認識、社會關系等情況，起著憑證、依據和參考的作用，每個人在參加工作、入黨政審、升職考核、報考公務員、辦理退休等事項時都需要檔案記錄這些信息。

2021年，中共中央組織部、人力資源和社會保障部等五部門印發《流動人員人事檔案管理服務規定》的通知，對自費出國（境）留學的高校畢業生及其他因私出國（境）人員的人事檔案的管理提出了明確規定，其中提出：“嚴禁個人保管本人或他人人事檔案”。如果檔案長時間停留在個人手中，除了容易丟失以外，還很有可能變成“死檔”。如果檔案變成了“死檔”，那么則需要重新建檔，重新建檔的流程煩瑣，需要的材料、手續繁雜，有可能會造成信息缺失。因此，留學生應在出國前妥善管理自己的檔案，將檔案存放到指定位置或地區。

出國留學檔案可以存放在哪里？

學校

一般來說，如果大學畢業后沒有及時找到工作或是打算繼續升學，學籍檔案可以暫時保存在學校，大部分學校可以保存學籍檔案兩年，有的學校可以保留三年。如到期后檔案仍未有單位接收或是未辦理轉遞手續，那么檔案則會被打回原籍，即退回到原來的（大學前的）戶口所在地人事檔案管理部 門。

如果大學畢業后選擇前往英國等地攻讀一年制碩士課程，檔案可以暫時存放在學校，但如果留學時間較長，超過了學校能夠存放檔案的時間，還須在出國留學前將檔案存入戶籍所在地人力資源公共服務機構或留學服務中心。

戶籍地的人力資源公共服務機構

自費出國（境）留學的學生，包含高校畢業生、高校退學學生、高中畢業生、高中退學學生，在離校時，其檔案也可以按照有關規定和要求轉至原戶籍地的檔案保管機構即人力資源公共服務機構，例如：人力資源公共服務中心、人才中心等。

人力資源公共服務機構是專門提供人事管理服務的官方機構，檔案存在此處較為安全，且日后檔案轉入留學服務中心或是轉入就業企業的調檔手續較為簡便。

有人擔心檔案存放在人才市場會開始計算工齡，從而導致留學回國后失去“應屆畢業生”求職、落戶的有利身份。但實際上，工齡計算是需要具備一定條件的，計算方式主要是當工作單位將入職登記表等資料委托人才市場放入檔案，才會開始計算工齡。且從留學生比較關心的“落戶”的角度來說，以北京為例，北京對于留學生落戶的條件之一也是留學期間未繳納社保，這也與檔案存放在哪里基本沒有關系。

留學服務中心

對于留學生來說，可能選擇最多的就是將檔案存放在留學服務中心。留學服務中心全稱為“中國（教育部）留學服務中心”，是教育部直屬事業單位，主要從事出國留學、留學回國、來華留學以及教育國際交流與合作等領域的相關服務。留學存檔則是留學服務中心為留學人員提供的一項服務。

2019年8月，留學服務中心的留學存檔業務已實現全面在線辦理，留學人員可在留學服務中心官網的“留學存檔”業務下，辦理“出國（境）存檔”“回國（境）存檔”“檔案轉出”“開具證明”“黨組關系轉出”等事 項。

對于出國（境）存檔的人員，申請條件包括：自費出國（境）攻讀學位、獲得offer和學生簽證、無工作經歷、檔案存于戶籍地。由于留學服務中心不接受保存在個人手中的檔案直接轉入，所以不論是高中還是大學畢業生都要先將檔案存入原戶籍地的人力資源公共服務機構后再申請轉入留學服務中心。

對于出國（境）存檔的人員，檔案存放流程主要包括：進入留學服務中心官網，即中國留學網的留學存檔頁面。進行新用戶注冊，并進行“檔案存入申請”；審核通過后持打印版調檔通知單/提檔函及其他相關材料到原檔案保管機構進行調檔，并將取回的個人密封檔案袋存入留學服務中心的留學人員檔案室。去原籍所在地調檔案回留學服務中心時，檔案寄送方式為：機要文件通信/EMS標準快遞，不接受個人送達。

檔案存放常見問題Q&A

檔案存在留服中心或是人才市場是沒有本質區別的，對于日后辦理學歷學位認證、就業報到證等也不會產生影響。

不能。根據留學服務中心官網發布的自費出國（境）留學存檔申請條件之一，就是檔案存于戶籍地，留學服務中心也對此進行了強調：“自費出國（境）留學的學生離校時，戶口和檔案請按有關規定和學校要求轉至原戶籍地的檔案保管機構即人力資源公共服務機構。檔案存入上述機構后，再向我處申請辦理存檔手續。”

可以。因特殊情況本人不能現場辦理的，可委托他人持相關材料及委托書代辦。被委托人辦理檔案相關業務時，須攜帶委托人的“委托書”和被委托人的有效身份證復印件一份。