從大眾傳播角度探究檔案信息利用服務

文/馬志怡

（中國石化工程建設有限公司 北京 100101）

隨著網絡信息技術的發展，為檔案信息開發利用和服務創造了有利條件。大眾化傳播環境能夠更好地滿足用戶對于檔案信息的個性化訴求和服務；同時檔案信息服務主體也可以借助大眾化傳播手段對用戶進行細分，提升檔案信息利用服務的針對性和有效性。因此，從這一層面看，檔案管理部門應充分利用大眾傳播的有利條件，依靠個性化服務平臺和媒體宣傳，創造出更符合用戶的檔案信息服務內容，更好地實現檔案信息利用價值。

一、大眾傳播環境中檔案信息利用與服務轉向

檔案信息利用服務具有顯著的技術性特征?，F代信息技術與檔案信息服務的深度融合實現了檔案信息服務的智慧化、精準化和智能化。特別是物聯網、數據挖掘技術、大數據技術、元數據技術、人工智能技術的運用，為檔案信息利用開發提供了更為全面的技術支撐。例如，利用大數據技術能夠實現檔案信息資源的有效整合、深度挖掘，滿足用戶的多元化訴求。利用物聯網技術能夠實現人與物、物與物相互連接，通過遠程控制等手段，能夠為不同用戶主體開展智能化的檔案信息服務?？梢哉f，大眾傳播背景下，打破了傳統單一式的信息傳播模式。通過多元主體塑造以及多元媒介技術的運用，能夠使檔案信息內容以更立體式、全方位的形式展現，更好地滿足不同用戶群體的分眾化需求。例如，針對網絡用戶，檔案管理部門可以為其提供網絡檔案信息檢索、在線檔案瀏覽、檔案知識介紹視頻播放等多元化服務。同時，還可以利用手機APP為用戶提供檔案信息推送，在線訂閱等互動交流服務。

檔案信息利用服務以用戶個性化需求為導向。傳統檔案信息服務主要以線上服務為主，在服務方式上相對被動，信息傳播媒介相對單一，服務屬于單向的信息傳送，難以滿足用戶的個性化和多元化檔案信息訴求，在檔案信息服務過程中主要以解決用戶的實際信息需求為主，不利于檔案信息的傳播，也不利于提升檔案管理部門的社會影響力。大眾傳媒環境下，檔案信息服務不僅要關注用戶的個性化訴求，還可以將檔案文化傳播、檔案知識普及、檔案意識提升作為檔案管理部門的重要責任。在信息傳播方式上可以借助現代信息技術實現分散性、裂變式傳播，更好地展現檔案信息的特點和優勢，提升公眾對于檔案信息的認知，提高檔案意識，讓更多人加入到檔案信息的開發與服務過程中，通過檔案管理部門與用戶的互動交流，為用戶提供個性化、便捷式、高效的檔案信息服務，在實現檔案信息社會價值的同時，更好的維系社會記憶。

大眾是檔案信息利用服務的重要參與主體。大眾傳播環境下，用戶不再是信息的被動接收者，在技術賦能下，用戶成為了檔案信息的生產者、傳播者和參與者，每個用戶都成為了信息傳播的重要一環，無論是與檔案信息平臺的互動，還是朋友圈轉發檔案信息、評論檔案信息，都是參與檔案信息開發與傳播的重要方式，實現了檔案信息服務由單向、線性向共享式、用戶參與式方向轉變。新時期，檔案管理部門應充分利用大眾傳播媒介的特點和優勢性，讓公眾參與到檔案信息開發利用與傳播之中。檔案是社會記憶，更是重要的文化資源，在檔案信息傳播過程中應結合大眾傳媒特點，對檔案信息內容進行全方位、多層次開發，借助全媒體平臺將檔案信息資源庫打造成為符合大眾需求的知識庫、智慧庫。依托自媒體、大眾媒體對檔案信息傳播的方式重塑，提升檔案管理部門形象，讓受眾主動參與到檔案信息利用與服務中去。

二、大眾傳播與檔案信息利用服務面臨的困境與挑戰

目前大眾傳播與檔案信息利用服務深度融合還面臨著一些亟待解決的問題。一方面，檔案管理人員對于大眾傳播信息理解的不深不透，難以充分利用現代信息技術提升檔案信息服務能力。另一方面，大眾傳播參與檔案信息服務還存在著信息失真風險，在一定程度上限制了檔案管理部門借助大眾傳播媒介傳播的積極性和主動性。

第一，檔案信息管理主體對外傳播途徑拓展和信息服務能力有待加強。當前部分檔案管理部門在檔案信息服務和檔案信息傳播方面還缺乏主動意識，在為社會公眾提供檔案信息服務方面還有所欠缺。雖然近幾年，檔案管理部門在檔案信息傳播和檔案信息服務方面做了大量工作，通過開展六九檔案日宣傳、各類主題展覽，以及對現有檔案信息資源進行數字開發，向公眾開放檔案成果等方式，在一定程度上滿足了群眾對于檔案信息的需求。但從整體看，檔案管理部門在對外傳播和公共服務方面還存在一些亟待解決的問題。一方面，當前檔案管理部門在利用社交媒體方面還缺少主動性，在檔案管理和檔案信息服務方面對社交媒體重視程度不足，與社會公眾互動性不強。另一方面，在傳播渠道搭建方面，沒有結合用戶需求對于傳播渠道和傳播手段進行優化，網絡媒介作用發揮效果一般，特別是很多自媒體檔案類視頻推廣力度不夠，導致很多渴求檔案專業知識的檔案管理者看不到有價值的檔案類視頻信息。

第二，大眾傳播參與檔案信息服務存在一定的信息失真風險。大眾傳播環境下，每個參與傳播的主體都成為潛在的信息傳播源，信息傳播者與接受者的界限變得模糊，原來自上而下的傳播模式正在被多元化的傳播模式所取代，把關人的角色越來越模糊、越來越邊緣化，用戶充分擁有檔案信息傳播與分享權利。同時在技術賦能下，檔案信息傳播呈現出了多渠道、裂變性和海量化特征，進一步加劇了檔案信息把關難度，特別是在檔案信息傳播過程中，微博、微信成為了重要的傳播工具。在媒體運行過程中，個別運營者在未經授權的情況下擅自對檔案信息進行篡改，這種差異化的檔案衍生信息并不是檔案管理部門真實意思的表達，甚至一些帶有偏向性的檔案信息很容易影響社會公眾情緒，如果信息把關不能采取有效的應對措施，可能會引起消極的輿論導向。

三、大眾傳播參與檔案信息利用服務的實現路徑

大眾傳播環境下，檔案管理部門在檔案信息開發利用與服務過程中，應主動利用大眾傳播媒介優勢和特點，加強與受眾的溝通互動，實現檔案信息服務延伸。結合檔案信息利用與服務的實際情況，為大眾傳播參與檔案信息利用服務提供扎實的制度保障。

第一，拓展對外傳播途徑，提高檔案管理部門公共服務能力。檔案管理部門作為重要的公共服務部門，應主動適應時代發展趨勢，爭取與大眾傳媒進行廣泛合作，在大眾傳播過程中要堅定檔案管理部門話語權，提升檔案信息服務水平和質量。大眾傳播語境下，為檔案管理部門和社會公眾建立起了雙向互動溝通平臺，有利于實現檔案信息服務與公眾需求的有效對接。檔案管理部門應充分發揮大眾傳播媒介特點和優勢，嘗試利用微博、微信、手機APP等新媒體對檔案文化和檔案信息進行廣泛傳播，拓展檔案對外傳播渠道和路徑。一方面，檔案管理部門要借助大眾傳播平臺建立專門的檔案業務公眾號和網站，對檔案信息和工作動態及時公布，也可以利用網絡開展檔案服務工作，建立網上檔案展覽大廳，宣傳檔案文化。另一方面，檔案管理部門要加強檔案管理人員教育培訓，為檔案管理部門公共服務工作開展提供扎實的人才保障。

第二，動態調整規章制度，保障檔案信息服務規范發展。隨著大眾傳播媒介環境的不斷變化，檔案管理部門也面臨著新的技術與管理難題。為此，一方面，檔案管理部門要注重檔案制度機制的連續性，要構建全方位、立體化的制度體系，充分考慮到大眾傳播平臺在檔案信息傳播過程中的安全性和技術性，選派優秀人員成立監管部門，對在新媒體平臺發布的各種信息進行分類、歸納、篩選，建立完善的校對、審核和審批機制，切實保障檔案信息服務的真實性和可靠性。另一方面，檔案管理部門要加強與新媒體平臺溝通互動，建立嚴格的新媒體平臺申請流程和認證體系。加強與新媒體平臺合作，識別和處理賬號非法盜取、病毒入侵等威脅。在傳播過程中要完善信息排查與數據機制，借助新媒體技術優勢，對可能出現的檔案信息傳播風險要及時處理，切斷有害信息傳播源頭。

總之，技術賦能下，使檔案信息利用與服務呈現出了顯著的技術性特征，大眾傳播參與檔案信息利用服務屬于新鮮事物，因此檔案管理部門在檔案信息利用與服務過程中應主動地從大眾傳播角度出發，積極探索檔案信息利用與服務的新動向、新途徑、新方法。在具體實施過程中，要加強與新媒體平臺溝通互動，充分尊重大眾在傳播過程中的主體性作用，進一步提升檔案信息傳播效率，更好的滿足用戶的個性化、多元化檔案信息需求，充分展現檔案信息服務的優勢和特點，提升檔案管理部門在社會上的影響力。