基于流程的企業(yè)內(nèi)部物流質(zhì)量提升方法

張麗華，李 亞，張紹倫，趙志淵

（洛陽船舶材料研究所，河南洛陽 471023）

0 引言

面對日益全球化的市場競爭態(tài)勢和個性化的客戶需求，降本增效、探索高質(zhì)量發(fā)展方式成為企業(yè)獲得成本和服務(wù)差異性的重要手段。在現(xiàn)代企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的運營過程中，物流成本約占制造企業(yè)生產(chǎn)成本的20%～50%，物流發(fā)揮的作用日趨凸顯。在激烈的市場競爭中，有效強化物流管控并提高其質(zhì)量對于提高企業(yè)競爭力具有重要作用。本文對某企業(yè)內(nèi)部物流進行流程梳理和分析，發(fā)掘物流質(zhì)量管控的關(guān)鍵點，進而采取精益措施，有針對性地改善物流質(zhì)效，以實現(xiàn)降本增效。

1 內(nèi)部物流

物流是指物品從供應(yīng)地到接收地的實體流動過程。根據(jù)實際需要，物流將運輸、儲存、裝卸、搬運、包裝、流通加工、配送、信息處理等基本功能進行有機結(jié)合。對于現(xiàn)代企業(yè)，物流過程是連接供應(yīng)鏈和各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)的重要紐帶。按照發(fā)生區(qū)域的不同，可將物流劃分為供應(yīng)物流、內(nèi)部物流、生產(chǎn)物流和銷售物流，本文分析的主要是企業(yè)內(nèi)部物流。

《物流術(shù)語國家標(biāo)準(zhǔn)》對企業(yè)內(nèi)部物流進行定義：企業(yè)內(nèi)部物流為生產(chǎn)過程中原材料、在制品、半成品、成品等在企業(yè)內(nèi)部的實體流動。內(nèi)部物流在企業(yè)各個職能部門之間流動，入廠流程的終點是倉庫，領(lǐng)用流程的起點也是倉庫。因此，在企業(yè)內(nèi)部，倉庫是物資運轉(zhuǎn)的中心。內(nèi)部物流以倉儲系統(tǒng)為中心，在生產(chǎn)車間和倉庫之間流轉(zhuǎn)。根據(jù)載體的不同，內(nèi)部物流可分為物資流和信息流，只有兩者互相協(xié)調(diào)、互相支持，才能為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

從業(yè)務(wù)角度分析，企業(yè)的各項業(yè)務(wù)均由一系列流程構(gòu)成，每個流程都可作為一個梳理分析的單元。價值鏈?zhǔn)且粋€創(chuàng)造服務(wù)或產(chǎn)品的相互關(guān)聯(lián)的流程序列，強調(diào)流程與業(yè)務(wù)績效之間的聯(lián)系。以流程分析為基礎(chǔ)，結(jié)合物資流和信息流的傳遞，建立企業(yè)內(nèi)部的物資流轉(zhuǎn)制度，對于提高產(chǎn)線總體運行效率具有重要意義。

2 流程界定

2.1 現(xiàn)狀分析

以處于轉(zhuǎn)型期的某企業(yè)為分析對象。在轉(zhuǎn)型之前，該企業(yè)的體系制度較為寬松、組織文化氛圍較好，往往可以通過人與人之間的溝通來解決體系制度沒有延伸到的流程細(xì)節(jié)。在由中小企業(yè)向大企業(yè)轉(zhuǎn)型階段，由于物流壓力劇增，原有溝通渠道已不足以滿足現(xiàn)階段大批量運轉(zhuǎn)的需求。

在物資流中，物料作為加工對象具有多種形式，并貫穿整個生產(chǎn)過程。良好的物料管理是創(chuàng)造穩(wěn)定、持續(xù)、高效物資流的后勤保障。

以某船舶企業(yè)原材料入廠流程為例進行分析，轉(zhuǎn)型之前原材料入廠管理規(guī)定如下：原材料入廠驗收工作由采購專員負(fù)責(zé)組織，檢驗員負(fù)責(zé)驗收，并做好驗收記錄。其中，試用科研物資的入廠驗收在必要時須技術(shù)人員共同參與。物資申請人員負(fù)責(zé)辦理采購物資的復(fù)驗、測試和委托。采用“六何分析法”分析該項規(guī)定可知：該規(guī)定對于流程僅粗略指定了“5W1H”中的“what”和“who”，而缺少對“where”“when”“why”“how”的相關(guān)規(guī)定。這是由于前期的物流量較小，“where”“when”“why”“how”的相關(guān)問題均由執(zhí)行人之間協(xié)調(diào)解決。“十三五”期間，該企業(yè)連續(xù)多年處于增長狀態(tài)，到“十三五”末，企業(yè)銷售總額開始從千萬數(shù)量級向億元數(shù)量級轉(zhuǎn)變。由于流程中動作執(zhí)行界定雜糅或過于集中，物資流和信息流占用溝通時間過多，協(xié)調(diào)過程中產(chǎn)生了大量溝通成本和等待浪費。

流程改革前的物流傳遞情況見圖1，當(dāng)企業(yè)各相關(guān)部門有物料需求時，有時去倉庫領(lǐng)，有時去保障部門直接申請按需采購，倉庫與保障部門之間存在職責(zé)雜糅的情況，導(dǎo)致倉庫庫存表單、出入庫表單與實際流通物資之間信息不對等，容易出現(xiàn)物料狀態(tài)存疑的情況。尤其當(dāng)經(jīng)營規(guī)模擴大、物流量劇增時，物料和信息傳遞方面存在較大的改善空間。

圖1 流程改革前物流傳遞示意圖

2.2 新流程建立

對物流流程進行改造，形成以倉庫為物流管理核心的新流程。流程改革后的物流傳遞情況見圖2，新流程具備2條單通道雙向流動線：1）各部門向倉庫領(lǐng)用物資、倉庫發(fā)放物資的兩點一線單通道雙向流動線；2）倉庫根據(jù)庫存提需求、保障部門根據(jù)需求采購物資的單通道雙向流動線。新流程確立后，倉庫作為連接各部門接口的出入中心，信息流和物資流均要流經(jīng)倉庫。倉庫與供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)聯(lián)動，統(tǒng)一把完整出入庫信息錄入到供應(yīng)鏈系統(tǒng)，可確保廠區(qū)內(nèi)帳、卡、物等物流狀態(tài)信息的一致性。反過來，供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)集中處理后的數(shù)據(jù)信息又可以得到實時反饋，各有關(guān)部門可根據(jù)需要進行閱讀，信息流的傳遞速度顯著加快。

圖2 流程改革后物流傳遞示意圖

如圖3所示，還是以2.1節(jié)中某船舶企業(yè)原材料入廠驗收流程為例進行分析，分解物流任務(wù)的各個環(huán)節(jié)，梳理物料流和信息流通道，進行新流程的創(chuàng)建工作。待新流程創(chuàng)建后，物料流在各個部門之間運轉(zhuǎn)，信息流則以表單的形式傳遞至各接口，以達到高效流轉(zhuǎn)的目的。

圖3 某船舶企業(yè)原材料入廠驗收流程

物料流程可分為入庫流程和出庫流程。為保障物料質(zhì)量，將物料分為 A、B、C三大類分別進行管控（見圖4）。對于多種品類的物料，需要進行全過程可視化管理。在此過程中，整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全管理工具得到普遍運用，可有效提高倉儲物流管理系統(tǒng)的資源利用率和質(zhì)量效率，并保證其安全性。

圖4 流料分類管控示意圖

根據(jù)質(zhì)量控制要求的不同，將入庫物料流程再細(xì)分為原材料入庫、外包物料入庫、計量器具入庫、實物類成果入庫、半成品入庫、產(chǎn)成品入庫、退庫物料入庫等，物料和信息在流程中以多通道線性傳遞的方式進行流通和傳遞。

2.3 基于流程的庫存控制、物料流和信息流的職責(zé)2.3 配屬

在外購原材料到達后，暫存于待檢區(qū)域，由采購專員發(fā)起入廠驗收流程并填寫《產(chǎn)品入廠驗收單》。經(jīng)質(zhì)檢員復(fù)驗合格后，由采購專員填寫物料《入庫單》，經(jīng)二級部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理入庫手續(xù)。庫管員每日錄入庫存《物料管理臺賬》，并將物料按不同類別擺放整齊并做好標(biāo)識。

對于因接收工作異常而不能正常接收的物料，不予辦理入庫，并將信息及時反饋采購專員或外包專員，并與倉庫共同確認(rèn)。對于數(shù)量和包裝異常，且經(jīng)認(rèn)定可讓步接收的物料，庫管員應(yīng)在到貨清單上詳細(xì)注明，區(qū)分倉庫與運輸公司之間的責(zé)任，明確異常信息的傳遞渠道。

2.4 物料庫存量控制

庫管員負(fù)責(zé)物料的保管工作，據(jù)實登帳，及時編報庫存報表，清查、盤點庫存物料，做到帳、卡、物統(tǒng)一。應(yīng)為倉庫內(nèi)的各項物料和材料制定最高儲備量和最低儲備量定額，根據(jù)科研和生產(chǎn)的需求合理規(guī)劃到貨量和庫存量，避免因物料積壓或供應(yīng)短缺而影響正常運營。庫管員應(yīng)及時清點庫房常用物料，并將不足或溢出的物料信息及時上報部門，保障部門應(yīng)每月發(fā)布1次原料庫存及預(yù)警信息。當(dāng)出現(xiàn)庫存短缺情況時，基本物料由倉庫申請購買，其余科研與生產(chǎn)物料由需求部門提請采購，保障部門實施采購。當(dāng)出現(xiàn)無庫存或其他問題時，應(yīng)馬上通知相關(guān)領(lǐng)用人。若倉庫已得到臨時采購到貨的明確信息，在確保到貨時間能夠滿足正常科研、生產(chǎn)運轉(zhuǎn)時，庫管員可對相應(yīng)工序先行發(fā)放庫存物料。

物料發(fā)出遵循“先進先出”原則，即按照物料入庫的先后順序發(fā)放和使用物料。在進行實物保管時，可根據(jù)材料的不同特性進行管理，具體方法如下：

1）根據(jù)物料入庫時的分區(qū)、分類和標(biāo)示進行管理。

2）發(fā)料時根據(jù)備注的日期由前至后發(fā)料，在日期相同的情況下，遵循“先上后下，先外后內(nèi)”的基本原則。

3）在使用整包裝物料時，在前一個物料用盡之前，不得開啟新的包裝。

4）領(lǐng)用物料時，由領(lǐng)用人辦理出庫手續(xù)。庫管員有權(quán)拒絕未經(jīng)審批人員的辦理需求。根據(jù)物料出入庫情況，庫管員將每日的物料變動信息錄入供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)。

2.5 精益工具的運用

WOMACK 等將日本豐田汽車公司的制造方式總結(jié)概括為“精益生產(chǎn)”。“精益生產(chǎn)”是一種以小團隊協(xié)作方式為基礎(chǔ)，可持續(xù)改善的生產(chǎn)方式，重點關(guān)注識別并消除浪費、縮短生產(chǎn)周期及增強流動性。

某船企優(yōu)化后的流程狀況見圖5，優(yōu)化后的流程以精益管理的思想為指導(dǎo)，通過生產(chǎn)節(jié)拍帶動物料供應(yīng)，通過小批量、多頻次的配送方法解決物料過早到達和庫存積壓等問題，進而減少企業(yè)負(fù)擔(dān)。準(zhǔn)時制（Just in Time，JIT）是精益管理中比較常用的工具，可幫助企業(yè)提高效率。相關(guān)人員按照生產(chǎn)節(jié)拍的需求，將正確的物料在正確的時間以正確的數(shù)量送到正確的位置，加速生產(chǎn)并提高交付水平。前期計劃指令是物料流動的內(nèi)在驅(qū)動力，下一環(huán)節(jié)的需求是拉動生產(chǎn)的動力。當(dāng)物料排入計劃進入生產(chǎn)節(jié)拍時，物流需要及時供應(yīng)到各個工序。JIT對物料周轉(zhuǎn)率和庫存水平提出較高要求，庫存雖然為企業(yè)生產(chǎn)的穩(wěn)定性提供了保證，但同時會造成空間和管理成本浪費。當(dāng)庫存不足時，若處理不當(dāng)，則會造成許多管理問題，進而影響物流績效水平。為確保物流績效，可借助精益思想，以流程分析為基礎(chǔ)，識別物流活動過程中產(chǎn)生的浪費，減少非增值活動，結(jié)合精益JIT采購、原材料入廠驗收流程優(yōu)化、供應(yīng)鏈信息化等方法，提高物流效率和響應(yīng)速度。當(dāng)庫存水平降低時，供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)發(fā)揮即時反饋作用，各二級部門在供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)的支持下，可及時獲取需求信息，并反饋處理信息。通過跨部門流程協(xié)作，提高物流的及時性，有效縮短供應(yīng)周期，進而達到降本增效的目的。

圖5 優(yōu)化后流程狀況

前一道工序物流質(zhì)量的改進有助于提高下一道工序的效率。此外，在流程運行過程中，要實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并糾正偏差，避免在所有環(huán)節(jié)完成之后再通過檢驗員專檢的方式來清除不合格產(chǎn)品。這種基于流程的物流方式，有利于跨職能協(xié)調(diào)，通過產(chǎn)線結(jié)構(gòu)調(diào)整和流程改造，該企業(yè)某產(chǎn)品的日均產(chǎn)出同比增加了約50%，產(chǎn)品質(zhì)量波動穩(wěn)定。在此過程中，自上而下的決策層推進機制，以及自下而上的全員調(diào)動機制為公司整體的管理改進夯實了基礎(chǔ)。

3 優(yōu)化后內(nèi)部物流質(zhì)量提升

按照案例方法，分別對企業(yè)內(nèi)部物流涉及的各個業(yè)務(wù)過程（工序在制品流轉(zhuǎn)、半成品流轉(zhuǎn)和成品流轉(zhuǎn)等）建立相應(yīng)的流程。以流程分析和流程變革為基礎(chǔ)，充分運用JIT等精益管理方式改善每一個流通環(huán)節(jié)的狀態(tài)、時間和成本，使各二級部門和一線工序具備快速發(fā)現(xiàn)和解決問題的物流思維。某船企改進前后各環(huán)節(jié)物流及時率的對比情況見圖6，在經(jīng)過一系列管理優(yōu)化后各環(huán)節(jié)物流及時率均得到明顯提升。對于原材料入廠驗收環(huán)節(jié)，除及時率得以提升外，驗收平均時長也從3 h縮短至2 h。

圖6 改進前后各環(huán)節(jié)物流及時率的對比情況

4 結(jié)論

本文以某船企內(nèi)部物流系統(tǒng)為研究對象，將流程分析和流程優(yōu)化作為重要的管理工具和物流質(zhì)量提升方法，對該企業(yè)的內(nèi)部物流現(xiàn)狀進行分析，并探討提高物流質(zhì)量的管控措施和方法，可得到如下結(jié)論：

1）流程方法有利于提升組織效率。

2）以流程分析和流程變革為基礎(chǔ)，充分運用JIT等精益管理方式的優(yōu)化方法可有效改善每一個流通環(huán)節(jié)的狀態(tài)、時間和成本，進而提升船企內(nèi)部的物流質(zhì)量。