淺析事業單位辦公室管理精細化

文/中國水產科學研究院南海水產研究所 馬燕芹

新形勢下，事業單位要想打造具有行業特色的核心競爭力，必須實現管理的精細化，制訂可行的精細化管理制度，提高辦公室的管理效率和管理水平，提升辦公室管理質量和整體服務能力。本文剖析事業單位辦公室精細化的作用、思路和對策。

一、實現辦公室管理精細化的背景

（一）精細化管理的重要作用。在日常工作中，辦公室的性質特殊，工作內容繁多、瑣碎、緊急，且通常人手有限，需要科學高效的工作方法。實現辦公室管理精細化，可以有效幫助職工認清自己的職責，使每個部門和每個崗位的職責范圍更加明確，協調各部門間的合作，有利于控制管理人員隊伍規模并提高職工的工作積極性，有效把單位的各項工作規范化，提高行政工作的效率和管理服務的質量及效率。

（二）傳統管理模式存在缺陷。大部分事業單位的傳統管理模式，沿用傳統的經驗，方式和思維，沒有創新，只注重制度、規范、技術、法則等理性的現實因素，很少關注社會人文、單位文化等層面，難以調動職工的主觀能動性，難以形成團隊凝聚力，難以適應新形勢下的大環境，不利于單位提高自身競爭力。單位需要創新管理模式，改變觀念，把管理精細化融入辦公室工作中，才能打破固有思路，適應新時代的發展。

（三）實現精細化管理的迫切性。辦公室日常需要處理大量瑣碎的事務，經常忙于應付臨時性工作，同時還要為領導當好參謀助手，如果分工和管理不夠精細，制度不夠完善，各部門之間的協調溝通欠缺，會影響責任的落實和管理制度的完善，無法提高辦公室工作的質量。只有實現辦公室管理工作的精細化，才能與時俱進，保證出色完成任務。

二、辦公室管理精細化的思路

（一）細化辦公室業務和崗位職責。辦公室應根據內控制度，結合單位實際，定期梳理、細化、完善崗位職責分工，讓每一位職工根據自身崗位實際，提出建議，全員參與提議，集思廣益，明確、細化崗位的具體職責，實現崗位與職責的統一，梳理、細化工作流程和任務，明確工作職責，理清工作重點。制訂工作標準和規范，探索工作規律，加強督查考核，促進績效考核實效，實現考核管理的科學化以及標準化。全程覆蓋，制訂出臺與績效考核相關的管理制度，要根據崗位的工作范圍和職責，從德、能、勤、績、廉等方面確定每個崗位的工作目標，并根據工作任務的變化，及時對工作目標進行修訂、補充和完善，突出不同類別、不同崗位、不同職務人員的特點，增強考核指標的針對性，規范人員履責行為，各級人員履職盡責有明確的政策依據，避免出現工作不到位，或者越位、錯位等現象。將考核的關鍵點融入考核評價體系，分級管理，分級負責。整改工作開展過程中存在政治站位不高、問題查找不實、措施制訂不細不精準、亮點提煉不突出等情況。要推動辦公室人員認真履職盡責，不斷提升服務大局意識，提高執行力，建立長效機制，強化責任意識，確保工作到崗、責任到人，實現職責具體化，切實提高行政管理效能，增強執行力，提高綜合協調服務保障能力。

（二）加強辦公室工作的規范化建設。規范化是辦公室工作的本質要求，單位應對照新形勢要求，修改完善辦公室內部管理、業務運行、考核評價等一系列管理制度，結合單位行業實際，出臺辦公室規章制度和工作規范，作為指導辦公室工作規范化的藍本，可使流程更加規范。完善修訂辦公室綜合文稿起草規范、保密工作規范、黨委信息報送要求等，推動辦公室各項工作程序化、標準化，聚焦工作主動、工作效率、工作標準、工作制度等7個方面，深入查擺存在的問題，細化整改措施，提高整改成效，進一步增強大局意識、強化責任擔當，以更高站位統籌協調、更寬視野參謀輔政、更優方式督促落實、更實作風做好服務工作。進一步加強調查研究，提升信息報送質量和政策統籌能力，扎實做好參謀助手，進一步加強政務運轉保障，抓緊快辦、提高公文運轉效率；鼓勵干部職工加強學習，提高規范化意識，對照規范化建設任務要求，明確目標，突出重點，把考核納入目標管理，著力推動工作作風轉變。在規范化管理的過程中,可以促使辦公室時刻繃緊規范化這根弦，扎實推進單位辦公室工作規范化建設，全面提高辦公室規范化、制度化、標準化水平，揚棄陳舊的思維和阻礙單位發展的消極因素，最大限度地吸納積極因素，形成凝聚力和向心力，朝著單位發展的目標邁進。

（三）加強信息技術應用水平。隨著科技的發展和進步，現代化信息技術越來越成熟，功能越來越強大，在辦公室管理中占據著重要的地位，可以對單位的有效運轉產生推動作用。因此，單位的管理者應將先進的信息技術應用到辦公室管理工作中。單位利用現代化信息技術，使工作流程越來越規范，工作分工越來越信息化，有效提高了管理效率和質量，不斷朝著精細化、科學化的方向發展，推進落實單位各項工作。

三、促進辦公室管理精細化的對策

（一）結合單位文化實現精細化。單位文化在本質上來說，是一種管理工具，想要使單位管理更高效發展，必須建設和完善單位文化，結合單位行業的發展狀況和自身特點，將單位文化的思想融入管理中。只有利用獨特、結合實際的單位文化來指導單位的管理，才能更好地實現單位長遠發展，有效提升管理水平和質量。

（二）完善精細化規章制度。辦公室的精細化管理，需要科學合理可行的規章制度。在單位管理工作中，應樹立制度意識，提高執行能力，根據精細化管理模式，促進制度完善，提升辦公室管理精細化的科學性、合理性、可行性，重視規范管理流程，結合實際情況和行業特點，專項部署建立、梳理規章制度，建立健全常態長效機制，把各項管理制度進行細化，發揮精細化管理的作用，從而有效約束辦公室管理人員的思想和行為，促使其更好地完成本職工作。領導干部要帶頭推動制度的落實，明確規范管理的重要意義，調動管理人員的工作積極性，更好地促進內部管理有章可循，進一步明晰職責，明確管理人員的行為規范，強化制度管人、管事的規則意識，細化日常管理，修正工作規范，健全管理體制，強化工作要求，突出操作實效，狠抓執行落實，深化制度條款的落實，提高制度的執行力，完善程序漏洞，防范行業風險，進一步強化辦公室督察、督辦、參謀的工作職能，提升服務質量和管理水平，推進各項工作高效實施，提升單位精細化管理水平。

（三）從根本上提升職工專業能力與技術素質。實現辦公室管理的精細化，可以幫助職工拆分和細化手頭的具體工作，有效提升辦事效率。單位管理者應堅持思想教育引導，思想政治工作是一個潛移默化、細雨潤物的過程，具有啟發性、長期性、群眾性的特點，致力于人的覺悟與情感，以解放人的思想、塑造人的靈魂、提高人的素質為目的，引導職工轉化為實際行動，愛崗敬業，為企業做出最大貢獻。思想政治教育還要有針對性，使其全方位滲透、融入職工素質教育工作中，堅持以人為本，實行“人性化”服務，將對提高職工素質產生不可低估的作用和效果；加強職工的職業素養和道德培訓，健全職工培訓機制，要積極引導和鼓勵職工立足本質，自學成才和掌握良好的業務技術，成為一專多能的復合型人才。同時，單位要根據各崗位的優勢和特點，開展技術創新、技術比武和崗位練兵活動，激勵職工在市場競爭機制中站穩腳跟，適應市場和企業發展的需要。積極開展扎實有效的職工崗位技能培訓工作，必將增強單位員工技能，這是單位的無形資產，對單位的發展必將產生巨大的推動力；完善企業各項管理制度，加強職工管理，積極開展相關職業技能培訓，高效能培訓管理體系的構建不僅要求單位從戰略的角度重視培訓，為職工提供培訓的機會和環境，還在于單位培訓的動力機制是否健全完善。培訓模式從單一模式向立體化、專業化發展，培訓組織不再局限于單位內部機構。通過技能培訓、績效考評、崗位互換等方式，全面提升職工的綜合素質，進一步提升職工的技能水平。

四、結語

在大環境下，辦公室管理的模式將越來越精細化，精細化管理將會成為辦公室行政管理的一個重要發展方向和必然趨勢。單位要逐漸實現辦公室管理的精細化，制訂適合行業特色和實際情況的精細化管理制度，進一步提高工作質量和效率，從根本上提高辦公室服務水平和質量，推動單位實現長遠發展。