文書寫作思維初探

文/山東外貿職業學院綜合基礎部 趙燕

文書寫作能力在個體入職和升職過程中的重要性盡人皆知，要想應對工作中的各種寫作任務，寫作者掌握行之有效的文書寫作思維是非常有必要的。以下是文書寫作中常用的寫作思維，供大家參考。

一、換位思考的寫作思維

換位思考的寫作思維，也就是說寫作要看對象，寫作說到底還是一種溝通方式，不同的人群有著不同的經歷和心態，如果不按照對方能夠接受的方式溝通，就好比“雞同鴨講”，事倍功半。

嚴世蕃死黨羅龍文與海盜汪直串通，得來的大量錢財都用來賄賂嚴世蕃；世蕃聽從卜者之言，認為南昌之地有王氣，在此建立府第，規制直逼藩王；勾結宗人朱典楧，查探皇帝的日常諸事，聚集亡命之徒，南通倭寇，北通胡虜，相互響應，意圖不軌。明朝首輔大臣徐階為扳倒奸臣嚴世蕃在寫給皇帝的奏章里，給其定了三條罪：1.勾結倭寇，行同叛國；2.暗中聚力，圖謀不軌；3.在有龍氣的地皮上給自己蓋房子，其心可誅。嘉靖皇帝看后，果然勃然大怒，終于下令殺了嚴世蕃。徐階的確老謀深算，奏章中絕口不提嚴世蕃貪贓枉法、冤殺沈煉和楊繼盛的事情，因為徐階很清楚，當朝皇帝只關心自己的皇位穩不穩，其他的都不算事，而且當年殺害沈煉和楊繼盛的事情也是皇帝同意的，現在要翻案，豈不是打了皇帝的臉，搞不好弄巧成拙，扳不倒嚴世蕃，反而搭進自己的身家性命。

唐昭宗時期的詩人吳融被宰相韋昭度聘為掌書記，吳融的工作熱情非常高漲，經常主動將自己對于工作的思考形成文字材料送給韋昭度看。開始的時候，韋昭度還會認真翻翻他寫的東西，后來不知為什么就不怎么看了。吳融很是不解，請人打聽，后來韋昭度解開了謎底：“吳融確實很有才華，但他起草的文稿，都是用他自己喜歡的語言和口氣，似乎與我風馬牛不相及，這樣的文字我哪里看得下去？”

如果你要撰寫導游詞，下面兩種表達你選擇哪種？1.“樂山大佛身高71米，頭高14.7米，寬10米?！?.“佛像有30多層樓高，耳朵有4人高，每只腳背上可以停5輛解放牌汽車，腳大拇指上，可以擺1桌酒席?！?/p>

毫無疑問是第二種，因為游客不是科研人員，對數字沒有那么敏感，他們無法想象71米到底有多高，也無法想象14.7米有多長，但他們對一層樓的高度、人的身高和汽車的大小是很熟悉的。

譬如，函的協商是一門學問，在協商的時候一定要設身處地站在對方的立場上考慮問題，將對方希望或者應該了解、掌握的信息準確而全面傳遞過去。譬如：

××××市林業公安處：

××××年×月×日上午9時左右，因乘客違背園區規定擅自向獅群投擲食物，導致一對母子受到非洲獅的攻擊，造成輕傷，受傷母子被緊急送往醫院救治，幸無生命危險。

非洲獅原產自非洲，繁殖能力較強，一胎為4至6只。根據有關國際和我國法規，非洲獅在我國只作為一般野生動物保護。

為平息事件造成的影響，我園請求擊斃傷人雄獅。

敬請函復。

××森林野生動物園

××××年×月×日

該函第一自然段將事情的起因、經過、結果簡練陳述，這個信息中對林業公安處做出準確判斷非常必要，第二自然段將非洲獅的繁殖情況和受保護情況進行了闡述，也是林業公安處做出準確判斷所需要的信息，缺失任何一部分都會影響林業公安處對該事件的判斷和回復。

二、簡練成文的寫作思維

“一字入公文九牛拔不出。”公文的語言就是要簡練、簡練再簡練，能用一個字說明的絕對不用兩個字。美國前總統威爾遜說:“一個10分鐘的演講，我至少要準備兩個星期；如果是半小時的演講，我要準備一個星期；如果不限時間，無須準備馬上就可以開始?！?一位哲人曾經說過，一個獵手的好壞不在于他一下子射出了多少發子彈，而在于他是否能一槍命中目標。寫文書最佳的狀態就是絢爛之極歸于平淡，用最簡練的語言寫出最豐富的內涵。

寫作的目的在于溝通順暢，而不在于賣弄自己的學識，不可本末倒置，否則輕則會引起對方的不滿，重則挨了杖刑。據記載，洪武九年（公元1376年），刑部主事茹太素上呈17000多字的奏章，朱元璋叫人讀16370字以后，還沒有聽到具體意見，說的全是空話、廢話。朱元璋龍顏震怒，讓人把茹太素打了一頓。第二天，勤勉皇帝朱元璋又叫人接著讀，讀到16500字以后終于談到了實際內容，朱元璋擇其可行的建議，立即下令實施。

簡練成文當然是不要在開頭繞彎子，文書開頭要快速入題，好比看電影，老讓觀眾看廣告，觀眾一定不樂意。文書寫作要求開門見山，盡量不要云山霧罩，做過多的熱身運動。

文書的開頭方式有很多，這里我們推薦常用的三種：1.概述式。運用詳細或省略的記敘“六要素”向受文者交代事件的起因經過和結果，以及時間、地點和人物，這樣做可以使收文者高效把握文書相關信息。2.根據式。以“根據”“按照”等開篇，旨在闡述發文依據和出處，提醒收文者文書的權威性，引起收文者足夠的重視。3.目的式。以“為”“為了”開篇，旨在闡述發文的意義和宗旨，文書的寫作都有著明確的目的，“為賦新詞強說愁”的情況在文書寫作中是不存在的，因此，目的式開頭在文書寫作中較為多見。

以撰寫教學部門工作學期總結為例進行說明：1.目的式。為了提升本部門的服務水平，更好地為學院和教師們的工作提供有效支持，現將××××～××××學年第一學期的工作情況總結如下。2.根據式。根據學院工作安排，現將本部門的工作情況總結如下。3.概述式。在上級部門正確領導下，在各級教學系部和廣大教師的支持和幫助下，本部門順利完成了××××～××××學年第一學期的相關工作任務，具體情況匯報如下。

文書正文要條理清楚，言簡意賅，切忌羅唆，請看下面一篇信函。

××女士：

最近的一段時間里，我們公司的工作人員一直在招聘工作人員?？吹侥膩硇?，我們很高興，您能夠勇于推薦自己，并且對我們公司表示很高的信任，在此，我們深深地表示真摯的感謝，也請您在收到我們的信后，可不可以請您在這個月17日下午2點鐘，準時到我們公司的人事處來，見見面，詳細談談您的情況。來時，最好帶上您的身份證和學歷、經歷證明，給我們做參考，您看好嗎？再一次對您的應聘，表示感謝。祝您取得成功，成為我公司一員。

××公司

××××年×月×日

該文的寫作沒有公司文書應有的莊嚴和簡練，修改如下：

××女士：

您好。

很高興收到您意欲入職我公司的信函，如果您依然有意加盟我公司，請您于8月17日下午14時到我公司人事處（行政樓203室）參加面試。屆時請攜帶您的身份證和學歷、經歷證明。

期待您的到來。

××公司

××××年×月×日

文藝復興三杰之一的米開朗琪羅認為雕塑就是將多余的石頭移除，寫作也要有這樣的思維意識，只有將多余的表達去掉才能突出重點，舍得，舍去不必要的信息，凸顯必要的信息。

三、準確表達的寫作思維

準確是優秀的文書寫作首要的標準，沒有準確的表達就沒有理想的溝通效果，文書寫作也就失去了應有之義。

（一）準確表達首先表現在用詞準確、語感恰當。用詞準確和語感恰當的訓練，在義務教育階段一直是語文教學的目標之一。請看一篇通知的原文：

全體員工：

現在通知大家，有人在后面的停車場留下了一輛灰色的新奧迪車，由于該車已經在該處停留了幾個星期，且一直無人認領，我公司已獲得警方授權，如果我們把收入捐給某慈善機構就可以拍賣此車。如果您愿意并且能夠參加拍賣，請花些時間到我處參與拍賣。

經理：××

××××年×月×日

啰啰嗦嗦，說了半天也沒有將必要的信息說清楚，收文者依然是一頭霧水。將語言進行準確表達之后如下：

全體員工：

我公司停車場停有一輛長期無人認領的灰色八成新奧迪車，經與有關部門研究，并獲得警方許可，我公司將拍賣此車，并將所得收入捐獻某慈善機構?，F將有關拍賣事宜通知如下：

一、拍賣時間：（具體到分鐘）

二、拍賣地點：（具體到門牌號、房間號）

三、資格要求：

如有其他與拍賣相關的不明事宜，請撥打電話：××××××××

××公司

××××年××月××日

（二）文書的準確表達還表現在較多地運用數字。譬如，一篇情況報告的開頭部分：“2000年某天深夜，烏云密布，雷聲隆隆，大雨傾盆而下，剎那間，美麗富饒的魚米之鄉被一片汪洋吞沒。接連幾天如注的暴雨，淹沒了田野、沖毀了村莊和工廠，交通、電力、通信一度中斷。這百年不遇的特大洪澇災害，給我鄉造成了不可估量的損失?！?/p>

這種感性的描寫始終無法讓人明白災害的嚴重程度，如果運用數字表述則不同：“2000年某月中旬，某鄉遭受了特大洪澇災害，交通、電力、通信一度中斷，被淹沒的農田大約（ ）畝，占該鄉農田總數的（ ）；被沖毀的村莊有（ ）個，占該鄉村莊總數的（ ）；被損壞的工廠有（ ）座，占該鄉工廠總數的（ ）。經濟損失達到（ ）。”

在（）內填寫相關的數字，是不是能讓領導更快速了解該鄉的受災情況？

（三）準確性表達不到位的影響。作者在文書表達準確性上容易犯的錯誤往往是表達不到位，隔靴搔癢。譬如畢業生的求職信：

“除了上學期間，其他時間積極參加課外文體活動，各種社會實踐活動和兼職工作。在平時學校生活中，做過很多兼職，例如：做一名托管老師，話務員，派單員，還到工廠打過暑假工，親身體會了各種工作的不同運作程序和處事方法，鍛煉成了吃苦耐勞的精神，并從工作中體會到樂趣。”

“除了上學期間，其他時間積極參加課外文體活動，各種社會實踐活動和兼職工作。”一句陳述拖沓重復，可以修改為：“本人在課余時間積極參加文體活動和社會實踐?！钡@不是我們最主要的修改意見，因為這樣一句空洞的話放在此處，是不會給到對方有效信息的，作者需要補充說明自己具體參加了哪些與求職有關的文體活動和社會實踐，在哪里？干多久？哪方面的能力和素養獲得了提升？等等，因為這些要素才是招聘單位最想了解的。

另外，“在平時學校生活中，做過很多兼職，例如：做一名托管老師，話務員，派單員，還到工廠打過暑假工，親身體會了各種工作的不同運作程序和處事方法，鍛煉成了吃苦耐勞的精神，并從工作中體會到樂趣。”這句話中陳述的兼職工作與第一句文體活動和社會實踐活動應該分開陳述，另起一段。需要將托管工作、話務員工作、派單員工和暑假工作等的具體信息表達清楚，譬如，時間長短、工作單位、具體收獲等。因為不同的公司有不同的文化、不同的規矩，在不同的公司工作會傳遞給招聘單位以不同的信息，干1個月和6個月的收獲會有差別，所有這些工作的收獲與你所要求職的職業有何幫助，這些都需要說清楚，說到位。

四、點面結合的寫作思維

所謂“點”就是對具體事例的陳述，所謂“面”就是對具體事例的理論總結和概括，是一種有高度的思考，這種思考非常方便讀者更好地把握文書的內涵。“面”的寫作在文書中往往表現為小標題的撰寫。

合理運用小標題對于初學文書寫作的人來說是一把金鑰匙，這種寫法讓人感覺文書條理清楚，結構分明，恰如帥哥美女，一打眼還是讓人賞心悅目的。譬如，一篇學生的總結：

2018～2019學年第一學期已經過去，現將本學期的學習情況總結如下：

在第一學期中，我不僅學習了英語基礎課，還學習了會計等專業課程。在第一學期的前半段，由于上課沒有認真聽講導致在隨即而來的考試前并沒有掌握所學知識。認識到自己的不足之處后，我開始從最差的會計開始學習。在看完全書后，仍有不明白的地方，我請教了學習較好的同學。在得到解釋后，我將課后題做了一遍，遇到做錯的題，我先翻看了前面的要點，再看習題，通過對錯題的檢查，我更加深了對要點的理解。在考試中，我的會計得了75分，雖然不高，卻是我努力的結果。在這學期中，也暴露了我在學習中的問題，像是英語，缺乏耐性，在課堂上未完成的問題下課也未解決，單詞、課文，不能背過，對課文的理解不深。在考試中也得到了不理想的成績。

縱觀第一學期的學習，因為不努力，不刻苦而造成了成績的不理想。這是深刻的教訓，希望在嶄新的學期我能克服困難，取得滿意的成績。

這篇文書寫得既短促又羅唆，給人感覺是完全沒有受過寫作訓練的，這種不懂分層分段的“螃蟹體”，毫無文書管理的意識，本應該分層寫作，卻堆在一起，臃腫不堪。結合總結的寫作要求和點面結合的寫作思維，該總結可以修改為：

2008～2009學年第一學期已經過去，現將本學期的學習情況總結如下：

1.在專業課學習中能夠適時止損，及時修正，考試成績差強人意。

在本學期的前半段，由于上課沒有認真聽講導致在隨即而來的考試前并沒有掌握所學知識。認識到自己的不足后，我開始制訂學習計劃，進行了會計相關課程的學習。在自學完教材之后，我仍有不明白的地方，面對這種情況我沒有放棄，而是主動請教了學習較好的同學。在得到同學的耐心指導后，我將課后題做了一遍，進行學習成果的鞏固。遇到有難度的題，我再次翻看前面的要點，通過不斷練習和復習，通過對錯題的檢查，加深了我對專業重點知識的理解。在后來的測試中，我的專業課成績基本在75分以上，雖然不高，卻是我努力的結果，也是對我掌握了專業課學習方法的一種肯定。

2.在英語課學習中缺乏耐心和恒心，專注力不夠，導致英語成績不盡如人意。

在本學期的英語學習中，我缺乏耐性和恒心，在課堂上未完成的問題課后也未進行積極解決，老師要求的背誦單詞、課文的任務，我也是消極應對，對課文的理解不夠深入，課后的拓展訓練更是幾乎毫無涉及。所有種種，導致在后來的測試中，成績很不如意。這個英語成績是對我英語學習態度的一種真實反映，也是對“一分耕耘一分收獲”老話的印證。

縱觀本學期的學習，因為不努力、不刻苦而造成了各種成績的不理想。這是深刻的教訓，希望在新學期，我能克服困難，取得讓自己滿意的成績。

通過原稿和修改稿的對比，體會到文書寫作中對“面”的概括的好處了嗎？

當然，如果只有“面”的概括，而沒有“點”的支撐，也是一種不到位的表達，對于“點”的準確表達，前面已經在“準確表達”部分做過論述，此不贅言。