試論如何進(jìn)一步做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案開(kāi)發(fā)利用工作

孫文靖

（常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 常州 213000）

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題

1.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案內(nèi)容相對(duì)單一

目前大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要以文書(shū)檔案作為檔案收集重點(diǎn)。文書(shū)檔案的材料來(lái)自于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)，內(nèi)容以各項(xiàng)日常工作為重點(diǎn)，與鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾有關(guān)的檔案資料只涉及婚姻、建房審批、拆遷安置協(xié)議、司法調(diào)解協(xié)議等特殊檔案，鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾存在著很強(qiáng)的查檔局限性，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員才是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案查閱利用的主要對(duì)象，鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾很少利用，檔案社會(huì)公眾利用率不高。另外，隨著城鄉(xiāng)一體化撤鄉(xiāng)并鎮(zhèn)推進(jìn)而開(kāi)展的檔案移交工作，很多形成時(shí)間較早的檔案已移交給上級(jí)檔案保管部門(mén)，在沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和信息資源共享之前，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室就無(wú)法查到了，必須到距離較遠(yuǎn)的上級(jí)檔案保管部門(mén)查閱，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用受到了制約。

1.2 查閱利用檔案不便利

查詢(xún)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案主要以利用者到檔案室查閱檔案原件為主，如果需要檔案證明，就在復(fù)印件上加蓋檔案機(jī)構(gòu)專(zhuān)用章方能生效。對(duì)于相當(dāng)一部分年齡較大的檔案利用者，有的甚至居住在外地，這樣單一的檔案利用方式就顯得尤為不便。隨著檔案信息化工作的推進(jìn)，上級(jí)檔案接收部門(mén)要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)移交的檔案“雙質(zhì)移交”，即檔案全文掃描后再移交原始紙質(zhì)件，但檔案掃描要產(chǎn)生額外的費(fèi)用，給本來(lái)經(jīng)費(fèi)就比較緊張的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作增加了財(cái)力負(fù)擔(dān)，影響了檔案信息化工作的推進(jìn)和開(kāi)展。

1.3 檔案匯編內(nèi)容質(zhì)量不高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案年度歸檔工作每年定期進(jìn)行年檢，檔案匯編工作也作為年檢的一個(gè)重要指標(biāo)，利用匯編材料要逐年遞增。為了完成相關(guān)指標(biāo)，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案人員對(duì)檔案資料隨意進(jìn)行編輯，對(duì)匯編材料的實(shí)際價(jià)值不做充分考慮。另外，上級(jí)檔案部門(mén)缺乏對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案匯編工作的指導(dǎo)，閉門(mén)造車(chē)，匯編資料都缺乏規(guī)范性。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案開(kāi)發(fā)利用存在問(wèn)題的原因

2.1 重視檔案資源建設(shè)，輕視檔案利用工作

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員大部分是兼職人員，基本都是利用主要工作完成之余來(lái)開(kāi)展檔案收集、整理工作，偶爾為零星檔案利用者提供查閱服務(wù)，平時(shí)很少有時(shí)間潛心檔案管理，更談不上檔案工作研究、開(kāi)發(fā)利用。這種“重收藏，輕利用”現(xiàn)象導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用程度和質(zhì)量均不高。

2.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案來(lái)源單一，開(kāi)發(fā)利用資源不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案基本固定在文件資料、匯報(bào)總結(jié)、會(huì)議資料和一些照片、光盤(pán)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等實(shí)物檔案，這些檔案的可利用程度不高，缺乏太多的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。相反，一些涉及經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、民生的檔案資料，平時(shí)在收集過(guò)程中或存在很大困難，這些資料的保管部門(mén)往住不愿全部提供，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室檔案資源相對(duì)單一，且價(jià)值含量不高，影響到檔案的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用。

2.3 檔案宣傳力度不夠，開(kāi)發(fā)利用意識(shí)淡薄

檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案利用工作的重要內(nèi)容，也是檔案工作的目的。但在實(shí)際生活中對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，各級(jí)檔案部門(mén)的宣傳工作和考核力度均不到位，有的兼職檔案人員只知道收集和整理，開(kāi)發(fā)利用意識(shí)淡薄；社會(huì)群眾只知道檔案機(jī)構(gòu)保存有檔案，不知道如何利用或是否可以利用，影響了檔案的查閱、開(kāi)發(fā)和利用。

2.4 檔案資金不足、現(xiàn)代辦公設(shè)備欠缺、服務(wù)手段落后

當(dāng)前，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒(méi)有建立專(zhuān)項(xiàng)檔案資金預(yù)算，個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)資金也十分有限。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室缺乏計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，而是與其他部門(mén)共享現(xiàn)代辦公設(shè)備。即使很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)對(duì)檔案目錄實(shí)行了檔案數(shù)字化管理，但沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全文檔案數(shù)字化管理，開(kāi)發(fā)利用檔案信息時(shí)依然需要查閱原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行摘錄、輸入，增加了兼職檔案人員的工作強(qiáng)度，使得檔案的開(kāi)發(fā)利用工作也受到了影響。

2.5 檔案工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)技能欠缺

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員遠(yuǎn)離城市，大部分是兼職人員擔(dān)任，有的都沒(méi)有接受過(guò)檔案知識(shí)培訓(xùn)就臨時(shí)上崗，對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)、利用、匯編等工作缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)；有的接受過(guò)培訓(xùn)并獲取了檔案資格上崗證，但缺乏常態(tài)化的知識(shí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)，檔案開(kāi)發(fā)利用能力有限。

2.6 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員流動(dòng)性強(qiáng)

人才隊(duì)伍不穩(wěn)定，檔案兼職人員更換頻繁，所以部分工作人員檔案業(yè)務(wù)技能不精，對(duì)館藏資源不熟悉，造成了檔案開(kāi)發(fā)利用的脫節(jié)和滯后。

3 提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源開(kāi)發(fā)利用的具體措施

3.1 加大宣傳力度，提高開(kāi)發(fā)利用社會(huì)知曉率

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的目的就是為鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服好務(wù)。過(guò)去由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案開(kāi)發(fā)利用宣傳工作不夠，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作存在一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)，普遍認(rèn)為僅限鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員查閱，群眾想利用檔案室的檔案是件非常麻煩或要找關(guān)系的事情。所以，各級(jí)檔案管理部門(mén)要把對(duì)基層檔案開(kāi)發(fā)利用的宣傳工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播、公眾開(kāi)放日等渠道向大眾進(jìn)行大力宣傳，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案開(kāi)發(fā)利用的公眾知曉率，引導(dǎo)社會(huì)大眾合法、合理的利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源。

3.2 加強(qiáng)檔案收集工作，不斷豐富室藏資源

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室的檔案除了收集文書(shū)材料外，可以把會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、科技檔案、民生檔案、聲像檔案以及實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理中心。在收集材料內(nèi)容上，要將與鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾切身利益有關(guān)的內(nèi)容納入到收集范圍中，歸檔的材料不僅具有現(xiàn)行查考價(jià)值，而且還要有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值，要以鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾為中心進(jìn)行收集。同時(shí)，還要根據(jù)社會(huì)發(fā)展，不斷優(yōu)化進(jìn)室檔案的內(nèi)容，不斷豐富室藏資源，提高信息價(jià)值，才能更有效地為利用者提供服務(wù)。

3.3 加大投入資金，服務(wù)手段不斷創(chuàng)新，改變檔案管理模式

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府一定要加大對(duì)檔案工作的投入和重視，根據(jù)實(shí)際需求每年年初設(shè)立財(cái)政預(yù)算，為檔案工作提供必要的資金保障。同時(shí)，上級(jí)政府機(jī)關(guān)要適當(dāng)增加財(cái)政投入，尤其要對(duì)基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作適當(dāng)進(jìn)行資金支持和補(bǔ)助，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作向前發(fā)展。資金有了保障，就要不斷創(chuàng)新技術(shù)手段。要一改以往以查閱案卷為主的單一利用模式，建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)字化檔案室，充分利用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公用品，對(duì)室藏檔案資料進(jìn)行全文數(shù)字化處理和管理，實(shí)現(xiàn)檔案查閱、利用的電子化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，對(duì)于涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾切身利益且可以公開(kāi)的檔案資料，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案中心，通過(guò)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸。借閱者通過(guò)身份注冊(cè)后就可以在網(wǎng)上查閱自己所需的檔案資料，檔案管理人員在網(wǎng)上進(jìn)行審核把關(guān)，符合要求的給予通過(guò)，利用者就可以通過(guò)電腦及時(shí)閱覽檔案全文，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾查閱檔案提供了極大的便利。

3.4 加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案專(zhuān)職隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)

一是要穩(wěn)定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隊(duì)伍，變兼職為專(zhuān)職，讓檔案人員潛心檔案工作。二是給鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員提供外出培訓(xùn)交流機(jī)會(huì)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，有針對(duì)性的加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)。三是要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案編研質(zhì)量。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，積極主動(dòng)熟悉室藏檔案，善于總結(jié)分析，重點(diǎn)圍繞檔案社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益及民生問(wèn)題上下功夫，并以此作為檔案開(kāi)發(fā)利用的突破口，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。此外，基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員要有超前意識(shí)，要積極了解利用者的需求，提前對(duì)室藏的檔案資料信息進(jìn)行深度挖掘和匯編，以便更好服務(wù)社會(huì)群眾。