公交企業(yè)財務共享服務與財務供應鏈分析

吳小品 合肥公交集團有限公司

社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，使得企業(yè)之間的界限向著模糊化發(fā)展，導致企業(yè)之間的競爭向著供應鏈競爭轉(zhuǎn)變。利用財務共享服務這一理念開展供應鏈企業(yè)之間的管理，能夠提升財務管理的工作效率，有效控制成本。而對財務共享服務在內(nèi)部供應鏈中的應用進行研究分析，則能為加強財務共享服務在內(nèi)部供應鏈中的應用提供依據(jù)，繼而為提升財務管理效率與降低成本提供幫助。

一、公交行業(yè)概況

城市公交是滿足人民群眾基本出行需求的社會公益性事業(yè)，是城市功能正常運轉(zhuǎn)的重要支撐。近年來，國家頒布優(yōu)先發(fā)展城市公交行業(yè)的重要交通發(fā)展戰(zhàn)略，在很大程度上促進了城市公交行業(yè)的全面、快速發(fā)展，各市委市政府高度重視與大力支持，公交基礎(chǔ)設(shè)施得到明顯改善，運輸能力穩(wěn)步提高，服務水平有效提升，為城市經(jīng)濟社會發(fā)展和居民出行提供了重要保障。然而伴隨著城市不斷發(fā)展，公交企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，為減輕政府負擔，公交公司大多開展了第三產(chǎn)業(yè)。當前的狀況給內(nèi)部供應鏈管理工作增添了很大困難，因此為了解決這一困難，我們必須尋找新的管理方法。筆者認為，構(gòu)建財務共享服務中心可以很好地解決以上問題。

二、財務共享服務實施前公交企業(yè)內(nèi)部供應鏈存在的問題

(一)資源調(diào)配能力不足

隨著城市的不斷發(fā)展壯大，公交集團規(guī)模也在擴大，分公司、子公司的不斷增加，使得公交的業(yè)務繁雜化多樣化，辦公地點分散化逐漸明顯，進而導致公交集團內(nèi)部的資源整合變得更加復雜，在財務共享服務沒有建立前，公交集團內(nèi)部供應鏈在資源調(diào)配方面存在明顯的不足。導致這一情況出現(xiàn)的根本原因是各分公司、子公司的財務數(shù)據(jù)過于分散，分公司采用獨立核算方式，子公司擁有獨立的財務系統(tǒng)，使得各分、子公司之間信息相對獨立，不具備對稱性，導致集團難以在整體層面對內(nèi)部供應鏈進行科學、合理的資源調(diào)配。

不僅如此，由于集團內(nèi)部缺乏一個完善的財務數(shù)據(jù)管理平臺，且業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)完全不相關(guān)，僅通過人工匯集數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)口徑不統(tǒng)一，導致集團管理者無法第一時間掌握各子公司供應鏈的實際情況，存在信息滯后性的情況，不僅難以合理進行資源配置，還會使得企業(yè)的配置成本上升。另外，因為缺乏完善的監(jiān)管手段，對于財務數(shù)據(jù)的管理力度較弱，所以在對供應鏈各環(huán)節(jié)進行資源配置時，很容易便會出現(xiàn)徇私舞弊的情況。

(二)往來業(yè)務管理效率低

因為公交集團為減輕政府負擔，還存在多種經(jīng)營，并且整個集團的組織結(jié)構(gòu)較為分散，各分、子公司距離較遠，而大部分業(yè)務辦理只能通過經(jīng)辦人員趕往集團總部辦理，而復雜的業(yè)務處理由于業(yè)務的環(huán)節(jié)過多往往導致需要多次往返，花費大量的時間，嚴重影響了工作效率。對于多種經(jīng)營來說，各項業(yè)務開展時間所存在的差異問題，需要財務人員分別進行核算，使得財務人員需要進行大量的重復工作，不僅對工作效率造成影響，還會讓集團的運營成本增加，還會出現(xiàn)資金沉淀這一情況，不利于集團發(fā)展。

另外，因為管理過于分散，管理效率低下，使得集團對于很多要到期的收付款項無法進行統(tǒng)一管理，常常出現(xiàn)款項超期情況，對企業(yè)融資造成影響。

(三)營運資金的管理較為分散

財務人員在對運營資金進行管理時，依然通過分項目以及分要素的方式來開展管理工作，但隨著公交行業(yè)壓力的不斷增加，對資金的適用往往達不到相應需求，這給資金管理增加了難度，難以發(fā)揮出應有的作用和價值。并且在實際管理過程中，很容易便會出現(xiàn)管理和運作脫節(jié)，難以實現(xiàn)資金合理配置這一目標，影響資金利用效率，導致營運資金管理分散。

另外，這種分散的管理方式，嚴重影響了集團開展預算管理工作，使得財務人員在對營運資金進行管理時存在很大風險，稍有不慎，便會導致集團的經(jīng)濟效益受到損害。

三、公交企業(yè)財務共享服務中心的建設(shè)

借鑒行業(yè)中優(yōu)秀企業(yè)的成功經(jīng)驗是作為優(yōu)秀管理者制定發(fā)展策略時最常用的方法之一，接下來就海爾集團的成功案例進行分析。

(一)確定組織架構(gòu)

在建立財務共享服務時，首先需要進行組織架構(gòu)建設(shè)。海爾集團的財務共享組織架構(gòu)分別為資金平臺以及會計平臺[1]。其中和會計交易相關(guān)的事項由會計平臺負責，主要包括納稅提交、質(zhì)量監(jiān)督管理、款項收付控制、稽核用途支出、稅票憑證保存、核定資產(chǎn)、出具報表等。而直接平臺則主要為融資管控、風險管控以及運營管控三部分，其中制定資金計劃、營運收入確認、費用報銷、資產(chǎn)管控以及采買貨物檢修等功能都可以用來對內(nèi)部供應鏈進行控制。如圖1、2所示(以海爾集團為例)。

圖1 會計平臺

圖2 資金平臺

在建立完善的組織架構(gòu)后，海爾集團還對財務人員進行了分類，劃分成業(yè)務財務人員、專業(yè)財務人員以及共享財務人員。三類財務人員根據(jù)相應的比例進行劃分，并負責相應的工作，以此來加強財務管理。

(二)開展流程建設(shè)

在明確組織結(jié)構(gòu)后，海爾集團通過財務共享服務理念對財會處理流程進行了優(yōu)化，主要對六個環(huán)節(jié)進行完善，分別為資金控制、往來、預算支配、總賬、費用支出以及固定資產(chǎn)等。并根據(jù)自身情況構(gòu)建了三個關(guān)鍵節(jié)點：首先是在事前將訂單作為中心，為此需要先對訂單進行明確，并確保訂單符合相關(guān)標準，同時還要對結(jié)算流程有個準確的了解，以此來提升訂單處理效率。另外還要做好預算控制工作，做好成本費用預算，降低企業(yè)管理成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。其次，是在供應鏈和其他業(yè)務環(huán)節(jié)實施期間實現(xiàn)訊息共享這一目標，使企業(yè)各環(huán)節(jié)的財務訊息、業(yè)務訊息實現(xiàn)共享，將整個供應鏈整合在一起，使工作人員能夠結(jié)合業(yè)務情況進行適當調(diào)整。最后，要在業(yè)務完成后實現(xiàn)自動入賬，讓整個業(yè)務結(jié)算過程實現(xiàn)精簡化，從而提升費用結(jié)算速度，加強款項管理。如圖3所示。

圖3 流程建設(shè)

(三)開展信息系統(tǒng)建設(shè)

由于傳統(tǒng)信息收集模式難以滿足財務服務共享對于數(shù)據(jù)信息的需求，因此借助信息技術(shù)開展數(shù)據(jù)信息管理是不可避免的[2]。海爾集團在建立財務服務中心時，一同建立了四個信息系統(tǒng)，分別為財務核算系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)、財務控制系統(tǒng)以及影像系統(tǒng)，并以此為基礎(chǔ)來加強信息管理，確保企業(yè)信息收集處理能夠滿足財務服務共享的需求，推動企業(yè)發(fā)展。

海爾集團在建立信息系統(tǒng)時，需要設(shè)立一個科學、合理的數(shù)據(jù)處理標準，這是因為各分公司之間的數(shù)據(jù)存在差異性，在進行對接時經(jīng)常出現(xiàn)不順暢的情況，所以要想通過財務共享平臺對企業(yè)的財會信息進行收集處理，就必須設(shè)立一個數(shù)據(jù)處理標準。同時在建立財務共享組織結(jié)構(gòu)時，海爾集團以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，研發(fā)了云作業(yè)平臺，并在平臺內(nèi)設(shè)立一個統(tǒng)一標準，使得系統(tǒng)在對同一類型的數(shù)據(jù)進行計算時，會逐漸信息化與規(guī)范化，從而提高數(shù)據(jù)信息質(zhì)量，使整個集團的信息平臺聯(lián)系在一起。而且信息標準規(guī)范化能夠有效降低信息傳遞難度，增強信息處理的可靠性與準確性。

除此之外，工作人員還要定期對信息系統(tǒng)進行優(yōu)化，這是因為隨著數(shù)據(jù)信息的不斷增加，會導致系統(tǒng)出現(xiàn)信息傳遞速度變慢的情況。而為了解決這一問題，海爾集團建立了專門的信息化系統(tǒng)，并搭建了眾多功能模塊，以此來加強對信息數(shù)據(jù)的處理。

(四)加強內(nèi)部控制與風險控制

海爾集團在建立了完善的財務共享服務平臺，搭建好服務平臺的各個功能模塊后，其財務共享服務進入成熟期，并對企業(yè)開展內(nèi)部控制與風險控制設(shè)計。為了加強內(nèi)部控制，工作人員在平臺當中安裝了質(zhì)量中心板塊，以此來加強各業(yè)務的質(zhì)量管理，確保各項業(yè)務質(zhì)量符合相關(guān)標準。而且質(zhì)量中心是整個內(nèi)部控制當中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，除了負責對質(zhì)量進行控制外，還負責對內(nèi)審、內(nèi)控頻率監(jiān)督、數(shù)據(jù)差異解析、業(yè)務流程穿刺以及科目解析等任務，提升會計信息品質(zhì)以及管理效率。

在進行風險控制時，工作人員在財務共享平臺當中安裝了幾個評判模型，分別對員工信用級別、業(yè)務呈現(xiàn)、規(guī)范流程以及管理方向等方面進行科學、合理的評判，以此來加強對風險控制，防止財務人員在進行財務管理時遇到風險，使企業(yè)能夠健康發(fā)展，提升經(jīng)濟效益。

四、海爾集團財務共享服務中心在內(nèi)部供應鏈中的應用

(一)利用資產(chǎn)中心開展資產(chǎn)管理

為了更好地對資產(chǎn)進行管理，海爾集團將全面預算控制應用到資產(chǎn)管理當中，并借助共享中心內(nèi)的資產(chǎn)模塊對集團資產(chǎn)進行管理[3]。

首先，能夠根據(jù)集團實際情況建立一個完善的資產(chǎn)管理制度，讓采購、處置、使用、清理以及折舊等環(huán)節(jié)在資產(chǎn)管理模塊進行處理與歸集。并定期對系統(tǒng)進行盤點，并提出適當?shù)囊庖姡缓蠼Y(jié)合資產(chǎn)具體情況制定相應的折舊方式，通過這種方式可以更加有效對資產(chǎn)進行控制，加強對資產(chǎn)管理，增加財務共享服務中心在內(nèi)部供應鏈中的應用。

其次，借助資產(chǎn)中心能夠加強對資產(chǎn)的預算管理，并將全面預算管理和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，確保全面預算管理能夠得到有效落實，加強資產(chǎn)管理。與此同時還要把全面預算思想應用到日常管理當中，如此便可以讓公司更好地進行資源管理，最大程度上發(fā)揮出資產(chǎn)價值，使企業(yè)能夠平穩(wěn)有序進行生產(chǎn)運營活動。

最后，通過資產(chǎn)中心模塊能夠有效提高資產(chǎn)風險管理效率，規(guī)避財務管理風險，防止企業(yè)的經(jīng)濟效益受到損害，從而促進企業(yè)發(fā)展進步。

(二)利用往來中心提高往來款項管理效率

良好的應收應付管理可以幫助企業(yè)更好利用商業(yè)信譽，降低企業(yè)自身資金的占用率，提高企業(yè)在銷售環(huán)節(jié)和采購環(huán)節(jié)的效率，帶來積極的經(jīng)濟效果[4]。其中財務共享平臺當中的往來模塊主要負責對供貨商、客戶以及金融單位之間的接口進行反饋，并自動核對賬目，最終實現(xiàn)監(jiān)控業(yè)務款項這一目的，如此可以有效提升往來款項管理效率，加強財務管理，提高財務管理水平，并增強財務共享服務中心在財務供應鏈中的應用，促進企業(yè)發(fā)展進步。

而且利用往來中心對款項進行管理，不僅可以有效緩解財務人員的工作壓力，還可以避免重復性工作，使財務人員的工作效率得到提升，從而更好地進行款項管理工作，推動企業(yè)發(fā)展進步。

(三)利用資金運營中心強化資金管理

海爾集團為了有效加強對資金的管控，專門在財務共享平臺建立了資金運營中心這一模塊，以此來提高資金管理水平。該模塊主要擁有兩大功能，首先是能夠和往來中心模塊進行配合，對日常支付進行控制，并核對往來款項，保證核對結(jié)果準確無誤。其次，對經(jīng)營活動中的資金流轉(zhuǎn)行為進行控制，通過提前對經(jīng)營活動的預測，使企業(yè)能夠更加科學合理對資金進行管理。而且因為海爾集團的子公司眾多，如果使用傳統(tǒng)的方式進行資金管理不僅需要耗費大量的人力物力，并且管理過程復雜。通過資金運營中心來對資金進行管理，只需要財務人員對各子公司的銀行賬戶進行限額，這樣便能使企業(yè)的所有款項都在財務共享中心的控制中開展，不僅有效提升了企業(yè)對資金的控制水平和質(zhì)量，還可以提高資金利用率，避免出現(xiàn)資金閑置的情況，提升企業(yè)的經(jīng)濟利益，促進企業(yè)發(fā)展進步。

(四)利用總賬中心提供數(shù)據(jù)支持

為了更好地對財務進行管理，海爾集團還專門建立了一個總賬中心模塊，并利用該模塊對每天的會計工作進行結(jié)算，然后編寫現(xiàn)金報表，為后續(xù)的預結(jié)賬工作打下堅實基礎(chǔ)。而且企業(yè)的管理人員還能根據(jù)報表準確掌握各業(yè)務的工作內(nèi)容與工作推進情況，為管理人員決策提供數(shù)據(jù)支持，提供決策的科學性與合理性，加強財務共享服務在供應鏈內(nèi)部中的應用。

五、結(jié)語

總而言之，要想加強財務共享服務中心在財務供應鏈中的應用，還需要綜合考慮各種應用方法和行業(yè)實際情況，從而進行有利方案選擇。在此基礎(chǔ)上，才能將各種應用方法整合在一起，進而加強財務共享服務中心在財務供應鏈中的應用，以此來促進企業(yè)發(fā)展進步，使企業(yè)的效益得到提升。