全電發(fā)票在財務(wù)共享中的運用

李克健

（深圳市航世科技有限公司)

電子發(fā)票是在“互聯(lián)網(wǎng)＋稅務(wù)”的時代背景下應(yīng)運而生的，為了與經(jīng)濟、科技飛速發(fā)展的社會現(xiàn)狀相適應(yīng)，同時促進財務(wù)信息化的廣泛普及。2015 年，國家稅務(wù)局頒發(fā)了《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》，并修訂了《會計檔案管理辦法》。自此，會計檔案的范圍延展到了電子檔案，為構(gòu)建電子發(fā)票系統(tǒng)奠定了信息化基礎(chǔ)。全電發(fā)票是由稅務(wù)局為實現(xiàn)電子發(fā)票全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化目的所推行的一種發(fā)票開具形式。在此背景下，各企業(yè)為了全面實現(xiàn)財務(wù)管理的流程化、規(guī)范化、標準化，將財務(wù)工作集中納入統(tǒng)一的信息平臺進行管理，利用線上系統(tǒng)完成費用報銷，促進了財務(wù)會計向管理會計的轉(zhuǎn)型。

一、電子發(fā)票與財務(wù)共享概述

（一）電子發(fā)票

以國家的名義、通過電子記錄的方式在互聯(lián)網(wǎng)上存儲與流動的發(fā)票系統(tǒng)，即為電子發(fā)票系統(tǒng)。線上系統(tǒng)的優(yōu)勢是管理成本低、辦事效率高，更利于稅務(wù)部門對發(fā)票進行統(tǒng)一監(jiān)管。電子發(fā)票系統(tǒng)的運行時間較短，在為企業(yè)提供了便利的同時，也存在一些亟待解決的不足之處。比如：（1）現(xiàn)階段，電子發(fā)票的類型只局限于增值稅發(fā)票，除此之外的發(fā)票類型仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式。（2）電子發(fā)票系統(tǒng)的開放對象只限于開票方，收票方的后續(xù)查驗工作不便于在電子發(fā)票系統(tǒng)上進行，所以很容易出現(xiàn)重復(fù)報銷問題，而且面臨圖片被修改的風(fēng)險。（3）如果企業(yè)仍然延續(xù)傳統(tǒng)的記賬、存檔方式，那么就需要重新打印電子發(fā)票后才能報銷，并不能體現(xiàn)電子發(fā)票節(jié)約成本的優(yōu)勢，反而會造成資源浪費。（4）開具電子發(fā)票的企業(yè)，只能采用JPG、PDF 的文件格式，無法提供給對方發(fā)票背后的數(shù)據(jù)信息。發(fā)票的接收方還需要采用圖文轉(zhuǎn)換軟件識別發(fā)票中的有效信息。正是因為存在以上問題，所以限制了電子發(fā)票系統(tǒng)的全面覆蓋，發(fā)票數(shù)據(jù)化信息嚴重缺失，從而制約了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在電子發(fā)票系統(tǒng)中的應(yīng)用。

（二）財務(wù)共享

在標準化業(yè)務(wù)向賬務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化時，財務(wù)共享服務(wù)中心通常采用人工方式、圖文轉(zhuǎn)換軟件來識別電子發(fā)票上的信息，再通過郵寄的方式把報銷單據(jù)、紙質(zhì)發(fā)票原件寄給共享服務(wù)中心進行存儲，這一流程是對人力、物力資源的極大浪費。財務(wù)共享中心的電子檔案系統(tǒng)中集中保存的是紙質(zhì)發(fā)票的掃描圖片，以及電子發(fā)票，但并沒有數(shù)據(jù)化的發(fā)票信息。財務(wù)共享中心的功能只對報銷票據(jù)圖形進行了電子化處理，對財務(wù)業(yè)務(wù)進行了集中化處理，并沒有從本質(zhì)上改變?nèi)斯ぷ鲑~的方式，所以報銷、付款等流程還會出現(xiàn)人為因素造成的錯誤，而退回發(fā)票的流程所花費的時間甚至比傳統(tǒng)財務(wù)方式更多。財務(wù)共享中心的工作人員需要處理各自全國各地的報銷業(yè)務(wù)，工作量大、重復(fù)性強、上升空間小、技術(shù)含量低，離職率高，人員流動性大。造成上述問題的原因主要是沒有充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)＋”的計算、存儲功能所導(dǎo)致的，所以并沒有從根本上實現(xiàn)發(fā)票和原始憑證的數(shù)字化傳輸與接收，以至于財務(wù)共享中心的很多功能無法充分落實，財務(wù)人員無法擺脫枯燥、重復(fù)的工作，賬務(wù)的工作效率大打折扣，甚至經(jīng)常出現(xiàn)差錯。

電子發(fā)票系統(tǒng)、財務(wù)共享中心由于未能有效與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，原始憑證信息的源頭與企業(yè)接收信息終端無法全面落實標準化的數(shù)據(jù)對接，嚴重限制了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用。只有電子發(fā)票的開具方、接收方都實現(xiàn)標準化的數(shù)據(jù)表達，方能提升財務(wù)工作效率。

二、建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心面臨的困境

財務(wù)共享服務(wù)的實現(xiàn)，并不是簡單的構(gòu)建一套信息系統(tǒng)便可，而是需要從戰(zhàn)略層面進行統(tǒng)籌規(guī)劃，進行一場徹底的變革，包括業(yè)務(wù)流程、財務(wù)制度、人員結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)、工作流程等內(nèi)容；更需要企業(yè)內(nèi)部多部門的共同參與，包括業(yè)務(wù)部門、人力資源部、財務(wù)部門、信息部門等，其構(gòu)建難點主要體現(xiàn)在兩方面：

（一）業(yè)務(wù)流程、工作流程的梳理重構(gòu)

線上、線下流程的融合審批與流轉(zhuǎn)；基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、特殊業(yè)務(wù)的細致梳理；業(yè)務(wù)工作和財務(wù)工作的分工；總部和分支結(jié)構(gòu)的權(quán)限設(shè)置等，都是徹底實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)中心信息化的必不可少的工作，以保證業(yè)務(wù)活動的結(jié)果能夠在財務(wù)數(shù)據(jù)上動態(tài)反映出來，在整個業(yè)務(wù)流程中全面貫徹財務(wù)對企業(yè)業(yè)務(wù)開展的監(jiān)管作用，并且持續(xù)性的投入人力、物力與財力。

（二）線上流程、線下單據(jù)不同步

調(diào)整完組織架構(gòu)、系統(tǒng)流程之后，財務(wù)共享中心將面對線上流程、線下單據(jù)相互分散的矛盾。線下單據(jù)比較復(fù)雜，涉及銷售發(fā)票、采購發(fā)票、費用發(fā)票等，很多企業(yè)在信息化管理過程中都會發(fā)現(xiàn)這樣的問題：關(guān)鍵審核崗仍然需要憑借原始的紙質(zhì)單據(jù)，而線下紙質(zhì)單據(jù)的傳遞則需要郵寄，很可能在郵寄途中出現(xiàn)單據(jù)丟失、損壞、遺漏等問題，導(dǎo)致線上與線下單據(jù)無法同步。大量時間成本被浪費在節(jié)點之間的交接環(huán)節(jié)，而且還存在溝通不暢的問題。

現(xiàn)階段，大部分企業(yè)都采用先掃描紙質(zhì)發(fā)票，然后再轉(zhuǎn)交給財務(wù)共享服務(wù)中心的方式，規(guī)模較大的財務(wù)共享中心，每年會產(chǎn)生幾十萬元，甚至上百萬元的郵寄費用，如果票據(jù)審核出現(xiàn)問題，還要退票、再次郵寄，這期間又會造成各種成本的浪費。財務(wù)共享服務(wù)中心在審查單據(jù)時，如果要全部審核每一張發(fā)票，顯然是不現(xiàn)實的，即使共享中心采用光學(xué)字符識別技術(shù)分類抽檢發(fā)票，識別金額，也仍然不能從根本上解決問題。

可見，不實現(xiàn)線上與線下同步流程，單據(jù)與發(fā)票檔案的管理、全電發(fā)票的實現(xiàn)、電子發(fā)票的存檔和管理只能如空中樓閣。

三、財務(wù)共享模式下，全電發(fā)票報銷流程的優(yōu)化

“全電發(fā)票”并不只是簡單的用電子發(fā)票將紙質(zhì)發(fā)票取而代之，而是要優(yōu)化報銷流程，提高報銷效率，并且解決電子發(fā)票和財務(wù)共享無法充分對接的問題。

（一）完善電子發(fā)票系統(tǒng)

1.構(gòu)建電子發(fā)票服務(wù)平臺：2021 年，中共中央辦公廳與國務(wù)院辦公廳聯(lián)合頒發(fā)了《關(guān)于進一步深化稅收征管改革的意見》，明確提出在本年內(nèi)完成對全國統(tǒng)一電子發(fā)票系統(tǒng)平臺的建立，并開通24h 熱線，全面解決電子發(fā)票的實際應(yīng)用問題，這足以說明我國對于構(gòu)建電子發(fā)票管理平臺的重視程度。北京、寧波、陜西等城市已經(jīng)建立了電子發(fā)票平臺試點，2021 年11 月，上海、廣東、內(nèi)蒙古稅務(wù)管理部門先后發(fā)布了《關(guān)于開展全面數(shù)字化的電子發(fā)票試點工作的公告》，實現(xiàn)發(fā)票全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化。在不久的將來，電子發(fā)票平臺將會在全國各地推廣應(yīng)用。

2.企業(yè)加強與第三方的合作，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部電子發(fā)票系統(tǒng)：大型企業(yè)集團業(yè)務(wù)活動復(fù)雜更需要電子發(fā)票系統(tǒng)與財務(wù)共享中心，以彌補傳統(tǒng)財務(wù)工作、紙質(zhì)票據(jù)的不便，更加清晰的理順業(yè)務(wù)邏輯，提高財務(wù)管理效率與質(zhì)量，將系統(tǒng)與稅務(wù)部門相互連接，以保證電子發(fā)票能夠迅速流轉(zhuǎn)。對于中小型企業(yè)，電子發(fā)票系統(tǒng)可以增加企業(yè)收益，比如用友、金蝶等企業(yè)都在積極開發(fā)電子發(fā)票管理平臺，為廣大中小型企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)提供技術(shù)服務(wù)。中小型企業(yè)可以和第三方電子發(fā)票平臺建立合作關(guān)系，以降低系統(tǒng)的應(yīng)用成本。

近年來，互聯(lián)網(wǎng)、經(jīng)濟、科技獲得了飛速發(fā)展，第三方支付的比例越來越大，微信、支付寶、QQ等支付平臺的功能愈發(fā)完善。第三方支付與電子發(fā)票都具有無紙化特點，且實現(xiàn)了支付與開具發(fā)票的同步性。如果企業(yè)和第三方支付平臺建立合作，能夠從根本上解決頻繁報銷問題。比如，企業(yè)員工利用第三方支付平臺消費，第三方平臺立即生成電子發(fā)票，存入該員工的線上賬戶，在企業(yè)與第三方支付平臺彼此連接的情況下，員工可在手機端查詢電子發(fā)票，把電子發(fā)票與消費信息共同上傳到企業(yè)的財務(wù)共享平臺，不僅能夠保證發(fā)票真實，同時提升電子發(fā)票在交易中的應(yīng)用頻率，幫助財務(wù)人員規(guī)避發(fā)票審核風(fēng)險，實現(xiàn)“支付——開具電子發(fā)票——報銷”流程的閉環(huán)。

3.結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)解決報銷頻繁的問題：電子發(fā)票報銷，系統(tǒng)平臺不夠完善，則需要將電子發(fā)票打印成紙質(zhì)發(fā)票，在這個過程中就為篡改發(fā)票信息提供了機會。為了避免違規(guī)操作，財務(wù)人員在報銷前還要再次核對電子發(fā)票和打印件的內(nèi)容，無形中增加了財務(wù)管理的工作量。但是區(qū)塊鏈技術(shù)不能隨意篡改，從而杜絕電子發(fā)票篡改問題，在線上完成“半線上”到開票、流轉(zhuǎn)、報銷全過程的報銷流程，財務(wù)人員能夠隨時查看電子發(fā)票狀態(tài)，從而避免重復(fù)開票、重復(fù)報銷的問題。區(qū)塊鏈下的全電發(fā)票無需企業(yè)專門再采購專用稅控設(shè)備，為企業(yè)節(jié)約了財務(wù)管理成本，同時還能吸引其他商戶使用。電子發(fā)票和區(qū)塊鏈技術(shù)相互結(jié)合后，不僅能夠共享稅務(wù)信息，而且還可以避免虛假信息，區(qū)塊鏈能夠?qū)崟r更新電子發(fā)票的狀態(tài)，為涉稅人員查詢電子發(fā)票狀態(tài)提供了方便，消費者同樣可以在智能手機端下載電子發(fā)票。

（二）全面優(yōu)化財務(wù)共享服務(wù)中心流程

構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的過程中，線上影像的審核流程往往不能和線下原始單據(jù)的流轉(zhuǎn)同步進行，從而制約了財務(wù)共享中心的優(yōu)化。電子發(fā)票則為解決“不同步”問題提供了有效方案，為財務(wù)共享服務(wù)中心流程的優(yōu)化提供了推動力。全面推廣全電發(fā)票后，共享服務(wù)中心的賬務(wù)平臺會對接企業(yè)OA 報賬系統(tǒng)以及手機上的APP，員工通過第三方支付平臺或者微信卡包中的發(fā)票管理可導(dǎo)入電子發(fā)票文件等資料，以供財務(wù)人員實時審核。共享服務(wù)中心可以自行設(shè)置程序，智能審查發(fā)票的規(guī)范性以及業(yè)務(wù)的真實性，以完成線上高效流轉(zhuǎn)與審批，在和共享服務(wù)中心的賬務(wù)核算系統(tǒng)完成對接后，能夠自動入賬。通過審核的電子發(fā)票聯(lián)通報銷憑證，會一起集中到財務(wù)共享服務(wù)中心的電子檔案系統(tǒng)，為查閱、管理檔案提供了方便，而且節(jié)約了人工管理成本。

（三）提高財務(wù)共享服務(wù)中心的運行效率

在推行全電發(fā)票后，因發(fā)票的產(chǎn)生與交易時間同步，而且消費者還可以自行在服務(wù)平臺查詢、下載、打印電子發(fā)票，所以更容易拿到發(fā)票。在電子發(fā)票系統(tǒng)與財務(wù)共享服務(wù)中心充分結(jié)合后，企業(yè)可以全面銜接開具發(fā)票、接收發(fā)票、報銷、入賬等流程，極大簡化了報銷手續(xù)。通過智能技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子發(fā)票系統(tǒng)的相互結(jié)合，為企業(yè)提供了數(shù)字化、圖形化的發(fā)票形式，從根本上解決了報銷效率低、發(fā)票審核準確率低的問題。隨著電子發(fā)票逐漸普及，財務(wù)的報銷與審核效率會得到了極大提高。電子發(fā)票采用標準、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，財務(wù)共享中心在接收電子發(fā)票后，直接導(dǎo)入標準數(shù)據(jù)，共享服務(wù)中心的賬務(wù)系統(tǒng)可根據(jù)流程自動形成憑證，在對電子發(fā)票的數(shù)據(jù)信息作出判斷后，準確無誤情況下直接編制記賬憑證，從原始發(fā)票的審核到記賬流程全部實現(xiàn)了智能化和自動化操作。電子發(fā)票的全面普及，打破了時間與空間的限制，員工可以隨時通過企業(yè)OA 系統(tǒng)、移動手機端導(dǎo)入電子發(fā)票，并提交報銷申請，企業(yè)管理人員也可以在OA 系統(tǒng)上查看員工的報銷情況。極大地簡化了報銷流程，縮短了報銷時間，提高了員工對報銷服務(wù)的滿意度。

總之，全電發(fā)票平臺能夠容納所有與經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)的人員，企業(yè)管理人員、財務(wù)人員、報銷員工都可以在平臺上查詢信息，無論是開票方還是收票方，都能通過平臺進行信息共享，在和財務(wù)共享服務(wù)中心結(jié)合后，實現(xiàn)了電子發(fā)票報銷流程的閉環(huán)，開具發(fā)票后，可以在線上平臺隨時查看發(fā)票狀態(tài)，為稅務(wù)部門的監(jiān)管提供方便。

四、結(jié)語

在信息化浪潮下，電子發(fā)票的推廣和應(yīng)用已成為大勢所趨，同時也為企業(yè)全面完成數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型提供了良好契機。財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建，為企業(yè)在復(fù)雜的市場環(huán)境中保持長久、高效的運營管理提供了硬件支持。電子發(fā)票系統(tǒng)和財務(wù)共享服務(wù)的深度融合，為企業(yè)的運營和管理節(jié)約了大量成本，是促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要措施。