數字化時代下財務云在中小企業中的應用

孟 超

（北京耐德佳顯示技術有限公司）

一直以來，中小企業是推動國民經濟發展，構造市場經濟主體，促進社會穩定的基礎力量，也是推動創新驅動發展的重要組成部分，大量新的技術、新的業態、新的模式，也源于廣大中小企業的創新。當前，受復雜多變的國際經濟形勢和地緣政治等多重因素影響，國內經濟環境面臨需求收縮、供給沖擊和預期轉弱等多重壓力，對全局下的中小企業帶來了不同程度的沖擊。隨著數字經濟在培育發展新動能、提升經濟質量效益方面的作用日趨凸顯，面對新時期新形勢新挑戰，廣大中小企業在企業運營體系的在線化和信息化等數字化應用領域也取得了重大發展。語音會議、視頻會議、移動協同辦公系統為業務的溝通打破了時空界限，基于地理位置+人臉識別進行的非接觸式考勤打卡突破了固定辦公場所的限制，這些可能早已在大企業中屢見不鮮的應用場景，為中小企業的復工復產和數字化發展創造了條件。在企業管理中處于核心地位的財務管理，更需要在企業數字化運營中保證實時協同，不僅要支持正常業務的運轉，還需要做好數據分析與數據加工，實現資源共享，為企業決策提供強有力的支撐，幫助企業度過危機。在新一輪科技革命和產業變革深入發展的背景下，總結和反思如何借助財務數字化手段來適應復雜多變的社會經濟環境，如何通過“云”實現數字化轉型為企業賦能也成為中小企業管理者和財務人員重視的焦點。

一、中小企業應用財務云的意義

（一）財務云改變了企業傳統的運作模式

財務云是一種基于財務共享服務的管理模式，也是新興技術在財務領域的應用，它融合大數據、人工智能、移動互聯、云計算、物聯網等信息技術，提升了財務服務的用戶體驗，實現了財務共享服務、財務管理、資金管理集中與統一，促進了財務的轉型，是財務信息化在新技術引領下的發展和延伸。

財務云作為一種建立在云計算和大數據基礎上，以互聯網為媒介，由專門服務商提供軟件、硬件及其維護服務的在線財務系統，突破了時間和空間的桎梏，不在局限于內部終端的使用，財務人員在手機等客戶端上就能移動辦公，對新業態下的共享經濟和靈活用工也是一種很好的手段；財務云產品對于軟件生產商來講開發和產品迭代更容易，避免了本地部署對于用戶IT 環境的適配問題和性能問題，也更加適應其他信息化工具進行數據接口對接；云平臺智能化和自動化技術的發展使財務與業務化繁為簡，更加智能的流程跟蹤和數據分析結合圖表化、視窗化的效果，加強了企業管理者對財務信息的理解，從而更好的提高決策水平。

（二）有利于企業降低成本

目前很多中小企業使用的電算化軟件仍然以本地化部署的傳統財務軟件為主，部分企業通過ERP 系統去實現企業的集成化管理。在成本投入上，主要包括軟硬件系統采購成本、IT 系統部署和實施成本及IT 系統維護成本，隨著業務規模的擴張，后續還需要大量的投入進行升級擴容。云平臺服務商為中小企業構建起實施信息化所需要的所有網絡基礎設施及軟件、硬件運作平臺，中小企業不需要購買服務器、軟件產品和設置專門的IT 維護崗位，通過按年支付使用費或租賃費的方式在經濟上更為劃算，有利于降低企業的運行成本。

（三）有助于信息的獲取與整合

財務云通過終端隨時隨地登錄等特點使財務管理更加靈活，云端可同時處理企業本地和異地各分散業務點的賬務，智能化的解決方案讓財務流轉更加順暢、賬務處理更加及時、資金規劃更加有效。企業管理者可以及時掌握數據，了解預算執行情況，進而將財務管理由事后控制轉為實時監控。同時，企業各個部門可根據權限及時查看相應的經營數據，通過系統應用來提高信息的傳遞效率，使各個部門的銜接更加緊密，提升企業整合能力。

（四）有助于規范管理和提升財務工作質量

財務云利用人工智能和大數據技術，通過一套完整的操作與分析處理程序，進一步細化和明確了業務和財務的職能分工，促進從業務到財務的高度協同。財務云的業務標準化、流程規范化、數據精確化模式，有助于規范會計核算，提高財務工作效率，提升財務服務質量；有助于約束中小企業財務行為，使其按照協作、規范、健康的方向發展，從而提高了企業對風險的抵御能力和識別處理能力。

二、中小企業對財務云產品的選擇和應用

（一）根據企業的發展階段選擇財務云服務模式

對應中小企業的規模和發展階段，財務云可以提供三種服務模式：

1. SaaS（軟件即服務）模式

SaaS 構建財務云的會計核算、管理、分析系統，并與其他系統融合，以支付服務費的方式通過網絡交付給用戶。對于規模不大的企業，用戶只需要為自己使用的功能化模塊支付服務費即可解決財務問題，不需要員工具有太高的IT 基礎，從網頁瀏覽器中就直接運行應用而無需下載和安裝任何軟件，可從任何時間和任何連通互聯網的位置訪問應用數據從而輕松增強移動性，并且多個企業用戶同時操作使用同一個軟件也不會互相干擾。

2. PaaS（平臺即服務）模式

PaaS 構建會計信息化新應用、新服務的開發平臺及云會計的數據庫服務，企業從基于云的簡單應用到啟用云的復雜應用程序皆可。當企業已經進入發展階段，財務人員對財務云的應用比較熟悉，對軟件的功能擴展有著一定的需求，從而需要更加針對性的服務時，開發平臺提供大數據、AI 等新技術，通過中間件、開發工具等功能便于企業自行開發或定制財務人員需要的應用程序，按需逐步擴容，這樣資源利用率高而初始成本較低。

3. IaaS（基礎設施即服務）模式

當企業發展到一定規模，進入精細度運營階段，這也是財務分析為主的決策支持型應用階段，需要對企業的相關工作流程進行全方位的實時監控，此時企業具備相應的IT 技術團隊，借助IaaS解決方案，可以根據需要靈活地縱向擴展，幫助企業快速預配新的應用程序，并提高底層基礎結構的可靠性。這種模式更適合于對數據安全非常敏感、對云計算有著較高要求的企業。

（二）根據企業的實際需求選擇財務云產品

在基于SaaS 模式和PaaS 模式的現實應用中，對于財務基礎比較薄弱的企業，對應的財務工作也比較簡單，企業需求也相對比較簡單，這些企業往往對云產品的價格和安全性、穩定性較為敏感。標準的財務云產品可以滿足企業一般會計核算的需要，有些云產品還提供分行業（如貿易業、物流業、服務業、制造業等）的標準解決方案，按行業進行標準化設置和開發，企業可以簡單實施或不實施即可以上線使用。云進銷產品可以幫助有采購、銷售、倉庫管理需求的工業、商業、貿易領域小微企業實現業務數據的智能化分析和全面實現云上采購、銷售、庫存的經營管理模式。

對于業財融合有著較高需求的企業，財務運營體系和財務管理能力具備一定水平，傳統ERP 軟件的財務、供應鏈、生產制造、人力資源等功能也可以通過云ERP 產品來實現，云ERP 不限于財務部門單獨使用，而是銷售、生產、庫房等多個部門的財務業務一體化應用。供應鏈云、資金云、稅務云、協同云等模塊的綜合應用更是可以幫助中小企業實現一體化經營管理。

（三）根據財務管控的應用場景選擇其他云產品

根據企業財務管理存在的重點、難點、弱點對財務云進行功能擴展或是同其他云產品進行數據對接，都極大豐富了企業財務管控的應用場景。

例如企業銀行賬戶較多且支付頻繁，在日常維護賬戶余額或支付款項時，需要登錄網銀進行查詢、制單、授權，再登錄財務管理系統去錄入憑證，這需要財務人員在兩套系統中反復切換、重復操作，除增加時間成本和人力成本外，也造成業務和財務資金分離，無法實現業、財、資閉環管理，而一些基于SaaS 模式的銀企支付產品，賬戶管理、費用報銷、支付款項、余額查詢、自動對賬、資金歸集在一個平臺的應用，實現了業務、財務、資金管理一體化。

如果企業存在大量的員工報銷，在傳統方式下處理員工報銷時，即使有OA 協同辦公系統的協助，很大一部分工作仍需要財務人員手工處理，逐張加計發票金額核驗報銷金額，手工輸入發票數據進行網上驗真，不僅耗費大量的人力和時間，還容易出現錯誤。云報銷系統通過移動化和自動化等一系列手段簡化了報銷流程，提高了整體效率。員工通過手機APP 拍攝紙質發票進行上傳完成發票驗真，導入電子發票自動驗偽查重；自動拆分、計算進項稅額；規則內嵌自動預審，提升財務合規稽核效率；費用靈活分攤、準確歸屬；多維度的預算分析，實現事前預算——事中控制——事后分析的精細化費用管控；最后報銷單自動生成財務憑證，實時聯查。

三、財務云在中小企業應用的影響因素與應對策略

（一）企業管理者方面

簡單把軟件和流程上“云”結合，并不一定是數字化轉型，很多中小企業在信息化建設過程中會面臨一個矛盾困境，即使購買了多款云產品，但轉型依然沒有太大起色，背后原因很多是中小企業決策層存在的問題。在中小企業里，經營理念很大程度上是企業管理者思想的延伸，一旦企業管理者沒有良好的管理技巧或數字化思維，不了解應用財務云會給企業在管理、效率、效益和競爭力等方面帶來哪些益處，也沒有認識到是否是管理的缺失、制度和流程的不健全造成對財務云系統充分發揮作用的掣肘，這樣再好的云產品也無法發揮有效的作用。

加強中小企業管理者對財務云等信息化建設的重視度，管理者要認識到數字化是企業未來發展的必由之路，以長遠的目光去了解因時代發展應運而生的財務云，認識到財務云以低成本、靈活性、可擴展等優勢，給企業帶來的數據共享、管理升級；同時也要認清財務云并不是萬能的，在關鍵節點和重要環節須具備應對之策，以彌補系統的不足。

（二）財務人員方面

中小企業的財務人員由于長期采取傳統的會計模式進行工作，雖然已經積累了充足的會計工作經驗，但是對現代化的管理方式和信息技術還缺乏了解，對系統是否穩定、數據是否安全、存儲是否可靠還存有疑慮，認為傳統的方式更可靠，對學習新事物方面沒有很大的興趣。但財務人員要認識到傳統會計必將在數字時代被逐漸淘汰，了解財務云在提高工作效率、減少人力消耗方面的優勢及對企業發展的重大意義，把對財務云等財務信息化軟件和計算機應用技術的學習作為一項會計繼續教育來提升自身職業能力和業務水平，適應企業對新型財務人才的需求。

對于財務部門的管理者，還要認識到財務云的充分應用是借助智能化技術提升財務數據質量及運營效率，重構財務職能、賦能業務、輔助經營和支撐決策的過程。財務人員職能不再局限于會計和管控，而是要成為企業的價值引領者，而隨著財務職能的轉型，財務部門的組織架構需要相應的調整，也需充分配備具有相應技能的財務人員，以創新意識和創新能力來發掘出財務云的更大價值。

（三）財務云產品的適用性方面

雖然財務云在一些中小企業已經得到了應用，但是企業間發展狀況不同，也缺乏互相溝通，在選擇實施財務云產品時，往往都是通過服務提供商的推介，難以真正設身處地的去了解財務云產品在該企業應用的實際情況。目前的財務云產品在繼承財務電算化軟件的基礎上還融入了管理思想，特別是云ERP 產品，內部承載著復雜的業務邏輯和行為思維，各個財務云產品的關鍵控制點設置也不盡相同，完全符合中小企業發展特征的個性化定制產品較少。如果使用的是不符合企業自身特點的SaaS產品或者云ERP 產品，發現與企業的管理風格、財務環境并不匹配，流程也不通暢，與其他業務系統之間數據無法貫通，各應用之間形成相互孤立的數據孤島，那么用數據來驅動企業管理決策的初心也將大打折扣。

增強財務云產品在企業的適用性，需要企業從清晰的定位出發，既要結合自身現實需求選擇財務云產品，也要按照企業的發展趨勢以前瞻性的目光來選擇，選擇關鍵控制點和核心要素更符合本企業管理要求的財務云產品；需要企業從內部變革出發，在財務云應用后，其機構設置和業務流程都會與以前有所不同，企業應在深入分析的基礎上對機構設置和業務流程進行適當的變更，使各業務之間實現有效銜接；需要企業從制度建設出發，通過發現在使用財務云等信息化工具過程中暴露出的問題，用制度來明確相關流程的行為執行標準、獎懲標準、成本費用標準、時效標準、表單證據鏈標準等，給企業信息化建設夯實基礎、補齊短板。

（四）財務云產品的應用風險方面

財務云給企業帶來價值的同時，也存在著一些風險因素，如數據泄露風險、系統操作風險、容災備份風險、可擴展性風險、系統遷移風險等，需要企業科學規劃、強化管理、積極應對。

在數據泄露風險上。企業對數據實施分類分級管理，劃分出公開數據、秘密數據、絕密數據；建立健全內控機制，通過訪問控制、權限管理來完善規范操作流程并強化監督；在員工中設立一人一碼，登錄時進行身份識別并對操作全程留痕，有效實施動態云端監控；利用技術化手段強化信息的加密防護措施，有效阻止外來攻擊，實現對異常進出數據的實時監控。

在系統操作風險上。加強員工對系統使用培訓的針對性和實用性；強化員工風險意識，杜絕賬號借用，防范賬號被冒用、盜用；強化財務內部控制，錄入和審核職位分離，嚴格授權程序。

在容災備份風險上。始終樹立數據安全、數據完整是企業發展的生命線。做好數據的實時或者定時備份，云端備份與介質備份相結合；建立數據被篡改后可以恢復的保障；建立數據損壞、丟失時的應急恢復措施，做到歷史數據不丟失，正常業務仍能實時進行。

在可拓展性風險上。由于財務云的基礎功能模板應用上還需要根據企業業務需求去靈活進行模塊組裝和功能定制，這樣在選擇云產品服務商時要考慮其規模和服務水平、價格和信譽等因素；企業的會計信息系統應處于一個統一可擴展的平臺上，要考慮財務云系統與其他業務支持系統和資源服務的互通互聯。

企業應用財務云后，數據存在于互聯網上，數據取得的便利性受到網絡環境的影響，數據存儲的速度也受到網絡帶寬的影響，延時、卡頓情況有時也難以控制。此外，并不是所有的會計信息都適合在“云”上運行，企業現有的會計信息系統是否能匹配適合的財務云系統進行數據轉化，這些因素也需要企業充分考慮。

四、結語

中小企業作為國民經濟的重要組成部分，對推動經濟恢復發展、暢通國內大循環、擴大社會就業、提升市場活力等方面的作用也更加顯著。盡管在未來一段不短的時期內，廣大中小企業依舊要面對不容樂觀的經濟環境，更加復雜的管理挑戰，但是在開拓創新的道路上，中小企業對數字化轉型有著強烈的現實需求，靈活高效的財務云作為企業上云的重要突破口，能加速企業各項業務的“云化”，從而全面實現企業的轉型與升級。夯實基礎、勤練內功、厚積薄發的中小企業定能在這場數字化變革中發展壯大。