新《政府會計制度》下高校財務報銷工作探究

劉海蘋 蔣欣然 王素容 北京信息科技大學財務處

引言

隨著國家和社會對教育經費的不斷投入以及科研經費來源渠道的不斷擴寬，高校財務核算的工作量也在逐年增加。在高校發展過程中，會計核算是高校財務管理工作中非常重要的一個環節，做好財務報銷等核算工作對經費的預算和決算工作都有著較為直接的影響。會計核算是高校財務工作的前沿窗口，直接反映高校財務工作的服務質量，隨著社會經濟環境和財經政策的不斷發展變化，尤其是新《政府會計制度》實施以來，高校會計核算工作面臨重大變革，給高校財務管理工作帶來了新的發展機遇，同時也使得財務核算工作面臨新的挑戰。

一、新《政府會計制度》下高校報銷工作的現狀及困境

近年來，網絡預約報銷模式改革方興未艾，新《政府會計制度》改革又接踵而至。自2019年實施新制度以來，各高校積極與財務軟件公司溝通，通過重新設置項目大類、會計科目、經濟分類科目及項目資金來源等信息，夯實會計核算基礎。新制度的實施對財務核算軟件、財務核算人員都提出了更高的要求，與此同時也對報銷工作產生了諸多影響。

（一）新《政府會計制度》普及度不高，在一定程度上影響報銷工作效率

為進一步提升政府財務管理水平、服務水平，提高會計信息的準確性，自2019年1月1日起正式實施新《政府會計制度》，各高校積極響應并落實新制度改革。雖然新制度已經實施兩年有余，但仍有很多師生對新制度是一知半解的狀態。高校內大部分教職工對新《政府會計制度》缺乏關注和了解，甚至很多人都沒有聽說過，自然也不會意識到新制度執行會對財務核算產生的影響。對財務工作而言，新制度對核算工作確實產生了較大的影響，尤其是對資產類核算和管理都提出了更加精細化的管理要求。資產核算是會計核算中一項非常重要的內容，而資產類在日常核算中受資產處、財務處甚至科技處等多部門監督管理，易造成來回跑路的情形，且部分報銷人員對新制度下資產類核算的適應不足，從而使得報銷效率大打折扣。

（二）報銷經辦人與財務核算人員信息不對稱，導致報銷過程延長

1.報銷經辦人視角

現階段，教師們的工作重心集中在完成科研、教學任務，經辦人一般為學生或者科研助理，學生流動性較大，科研助理也無法發揮財務助理作用，當前僅做到遞交單據，而非真正的熟悉財務業務，但基于網絡預約報銷模式的報銷工作在預約報銷過程中本身具有一定的操作規則和財務要求，經辦人如果不熟悉業務模塊及項目預算就會導致預約單發生錯誤。常見的問題有經辦人約錯業務模塊或者預約模塊正確但是具體報銷項選擇有誤。以北京市某高校為例，預約報銷系統中的常見業務大類分為無發票借款業務、日常業務報銷、國內旅費、培訓費（主辦）、會議費（主辦）、市內交通費、酬金申報及固定（無形）資產等模塊，不熟悉預約業務的經辦人會將參加培訓費預約到主辦培訓費模塊，交通費預約到日常業務報銷模塊等造成預約模塊錯誤；有些模塊選擇無誤，但不熟悉預算項的經辦人往往會將所有費用都預約至其他項。在報銷過程中，財務人員發現此類問題需要逐項與經辦人溝通，補齊資料或修改報銷單后重新遞交，將導致一張報銷單重復往返多次才可入賬。

2.報銷核算人員視角

財務報銷是一項重復、煩瑣而又原則性較強的工作，高校經費種類多，各類經費規章制度、支出細則要求不同，財務人員要牢記每項業務類型報銷要求，時刻關注相關部門出臺的制度所導致報銷要求的變化，大量的審核要點對財務報銷一線人員也是一項考驗。同時負責審核報銷的老師還要每天面對大量的現場咨詢和電話咨詢，而咨詢問題從如何預約報銷到具體業務類型報銷細則，大量的咨詢工作會打斷報銷人員的業務處理思路，易使報銷人員產生較強的心理壓力和崗位疲憊感。

此外，近年來新生事物的涌現也給財務報銷人員帶來了挑戰，各類云服務技術、區塊鏈電子發票等新生事物層出不窮，常常讓報銷人員無章可循，且隔行如隔山，因受制于財務人員自身的知識結構及見解，對專業教師在專業領域開展的實驗、試驗等事項不夠了解，無法判斷材料等各類支出的項目相關性。這些事項都在無形之中增加了報銷的難度。

（三）網約報銷系統功能有待完善，缺乏財務信息管理綜合性人才

1.新《政府會計制度》的實施受制于財務信息化發展

互聯網在一定程度上提升了財務報銷工作的智能化和信息化，使得財務人員得到了便利，但得益于信息化的同時也體現出對財務信息化人才的缺乏。新《政府會計制度》對原有的財務系統進行了升級，也使得財務人員經受了考驗。新制度的“雙分錄”操作要求財務人員對納入部門預算管理的收支業務在進行財務核算的同時還要進行預算會計核算。當前絕大部分高校采用的思路是通過財務系統對會計科目進行設置，根據財務會計科目自動觸發生成預算會計，這種操作對財務信息化設置要求較高，大多數高校選擇與軟件公司協作完成。信息化內容增多使得財務系統方面的工作過分依賴于軟件公司，很多棘手問題不能及時得到解決。此外，軟件公司的開發工程師對財務軟件較為熟悉但缺乏專業的財務知識，有時也會出現無法解決的特殊業務問題。

2.當前的網絡報銷系統應用不到位

實施網絡預約報銷是為了便于預算控制且減少教職工現場報銷排隊等待時間。當前的網上預約報銷可做到通過填報報銷信息自動導入生成會計憑證，減少了財務人員手工錄入的工作量，但預約系統界面存在部分預算項模糊不清晰，報銷經辦人難以選擇具體預算項內容，預約界面預算項與賬務系統科目不一致，易造成財務核算人員二次選擇會計科目等情形。且目前的預約報銷系統功能僅應用于部分預算控制及智能憑證導入，對于業務流程尚未控制，如網上審批功能暫未開發，部分費用超標內容未實現控制等，導致網絡預約報銷系統并未發揮全部作用。

（四）項目預算支出與會計核算科目口徑不一致，出現不同程度的脫節

新制度執行以來，要求構建“財務會計”與“預算會計”適度分離并相互銜接的會計核算模式。財務人員要明確所列分錄是否應該觸發預算會計，保證核算準確無誤，還要明確發生的各類經濟事項對應的預算項，保證其支出與預算具有較強的關聯性。但在日常報銷工作中發現部分預算執行部門缺乏對項目預算和核算關系的認知，認為只要項目有余額則都可以列支，對項目預算不清晰會導致部分項目未按預算計劃執行。當前高校各類經費實施項目管理，財政資金按年度編制預算劃分至各部門各項目，科研經費根據項目類別立項分別設置預算。但部分項目預算系統設置粗糙，僅實施總額控制，支出范圍較廣泛，資金來源不確定，未通過系統控制預算項，報銷經辦人隨意選擇預算項，會計核算明細科目預算設置也不夠精細，核算人員只能根據職業判斷進行科目選擇，核算和預算各行其是，年底決算與年初預算易出現較大偏差，導致財務工作出現隱患。

二、新《政府會計制度》下優化財務網絡預約報銷工作建議

（一）繼續推進新制度培訓工作，增進部門間工作協調

1.加強新《政府會計制度》宣講及培訓交流

針對校內人員對新制度理解不透徹的情形，繼續深化對新制度的學習，尤其加強對財務相關人員新制度理論及業務的培訓，組建優質財務團隊。前期針對新制度的大方向和基本原則，財務人員基本都已掌握，但是對細節性的知識，尤其是日常業務中遇到的實際情況，缺乏實質的培訓和學習交流。應積極開展與各高校的交流互通，集中討論互相學習。學校不可能對校內每一個人都進行新制度的普及宣講工作，但是要執行好新制度，財務人員作為先鋒隊必須率先理解透徹。新制度對于財務人員的要求不僅僅局限于正確核算業務，更應該進一步培養管理會計思維，在日常各項財務工作環境之中，轉變會計處理的思維，同時做好窗口的宣傳工作。

2.增進部門聯動，提高工作效率

財務工作是對業務實施的反饋，其屬于業務流程末端，新制度改革要想成功僅僅依靠財務部門是不夠的，還需要校內各部門協同完成，轉變管理理念、業務流程，從內部控制角度出發，明確各單位職責，為落實新制度改革提供支持。尤其加強相關部門的聯動性，如增進資產處、科技處等相關部門與財務處的協同工作。對資產類業務而言，應該積極主動與資產處對接，優化資產類報銷流程，單獨建立資產類業務預約報銷模塊，定期與資產處進行對賬，避免出現賬實不符的情形，保證資產與財務口徑一致。

（二）利用多渠道做好財務政策宣傳工作，大力優化報銷服務

充分利用信息網絡平臺，消除信息障礙，宣傳財務報銷知識。利用微信公眾號、校園網以及財務宣傳欄等多種渠道對常見報銷問題進行宣傳。如將財務處及各項經費歸口管理部門常見的經費管理辦法及實施細則及時公布在財務公眾號平臺上，供大家隨時查閱；將常見報銷業務按不同預算項做成清單，發布“報銷事項‘最多跑一次’清單”；制定財務報銷指南對師生進行報銷指引。常見的電話咨詢是“一對一”輔導，不僅宣傳面窄而且傳授業務類型單一，而通過公眾號或者報銷清單、手冊等途徑普及報銷知識則是“一對多”，易產生較好的宣傳效果。如果人員條件允許，可設置財務“大堂經理”，“大堂經理”可實行輪崗制度，每位報銷人員輪流在財務報銷大廳內對前來報銷的人員進行窗口指引和業務指導，既能夯實自身的業務水平還能對第一次來財務大廳辦業務的人員答疑解惑。

定期聯合相關部門（如資產處、科技處等）到學院開展面對面交流，進行財務專題培訓及調研工作，尤其對新入職教職工以及科研助理等人員進行集中宣講和培訓，便于其了解財務報銷流程及手續，讓科研助理發揮真正的作用，而不是僅僅將報銷單據遞交至財務。還可開展財務人員學院負責制，對各學院建立專門的財務聯絡人，分時段解答報銷過程中遇到的各類難題。總之，利用多種方式對財務政策進行宣傳，以消除報銷經辦人的報銷疑云。

定期開展財務內部研討學習。對財務人員日常報銷過程中遇到的問題定期匯總并集中學習研討，對日常中發現的無章可循的報銷事項和報銷過程中出現的新事項及時匯總向領導匯報，以便根據實際情況集中討論從而制定更合理的管理制度。此外，引入自助投遞機，減少報銷經辦人及財務人員面對面接觸，理性地看待財務報銷問題，避免當面拒絕報銷產生的負面情緒影響雙方，從而更加客觀公正地看待報銷問題。

（三）完善財務崗位設置，優化人員配置，加強財務信息化建設

隨著新制度的落地實施，核算工作的復雜性增加，高校財務部門逐漸意識到信息化人才的缺失。加強信息化建設已然成為提高財務工作效率、改善財務管理水平的重要手段。通過信息化手段來落實新制度實施的各項要求，學校及財務部門應重視財務信息化建設，設置單獨的財務信息化科室及崗位，積極引進計算機軟件及財務交叉學科專業人才，加強對信息化崗位人員的重點培養，確保快速提升財務信息化工作水平。加強對在職財務人員的信息化方面業務培訓，提升財務人員專業素質，培養復合型人才，建設全員學習型財務部門。

根據當前的財務報銷系統現狀，充分落實當前的財務信息化工作。可根據預算項及報銷要求來改造報銷界面，提升報銷效率，完善報銷系統的設置工作；還可根據項目預算設置預約項，避免無關預算項出現誤導預約人進行無預算預約。報銷系統也可以根據業務類型設置報銷標準限額，如差旅費中對應的不同城市的住宿標準，經辦人填入出差達到地點和出發及往返日期，一旦輸入住宿金額便可檢測出是否超過標準或限額，并進行提示和控制。設置標準限額一是可以避免人工二次審核或審核出錯，二是可以避免老師預約單據簽字完畢超限額無法報銷還需返回修改單據的情形。通過完善財務預約系統，整合業務流程，可以使得控制端前移，避免報銷經辦人到報銷窗口后才被拒絕報銷的情形。

（四）加強預算精細化管理，提升預算與核算關聯性

當前大部分高校都采用通過設置項目大類的模版來控制各項目預算項開支。針對部分預算與核算脫節情形，財務應加強對項目預算項的精細化管理，減少通用模版的使用，明細各項目的預算內容，通過對不同的項目大類進行對應的預算模版設置，從預約界面開始阻斷無預算項的開支，避免經辦人在預約、簽字等一系列流程完成后到報銷窗口被拒絕報銷的情形，減少報銷經辦人與財務人員正面情緒沖突。預算與核算的脫節一定程度上也反映了各部門對預算編制的認知不嚴謹，僅把預算作為撥款的手段，而財務對預算也缺乏細致管控。財務應加強預算管理，提高預算編制嚴謹性，對各部門上報的預算進行精細化管理，對預算的資金來源及各預算支出進行嚴格把控。

此外，還應加強財務內部學習與交流，預算人員與核算人員及時溝通，確保預算人員了解核算工作，核算人員了解預算工作，實現部門預算與會計核算保持協調一致，提高會計核算的準確性。

結語

財務工作貫穿于高校教、科、研、人等各項服務活動中，財務報銷工作是高校財務工作中最基礎的工作，報銷工作的質量不僅關系到每一位師生的切身利益，還直接影響到會計信息質量。通過各項措施提升新制度下的財務報銷管理工作，使高校師生不再談“財務報銷”色變。但新《政府會計制度》改革不是一蹴而就的，需要在日常工作中不斷發現問題并修正，利用信息化手段不斷推進財務工作高效發展，同時根據新制度要求修訂并完善各項財務管理制度及內控制度，更有效的規范會計核算工作，使得高校財務工作更上一個新的臺階。