電商企業財務共享服務中心模式下的業財融合研究

于嘉琪 黃天艾 北京工商大學嘉華學院

引言

信息的快速普及、數據的廣泛傳播為國內各大行業提供了發展空間，諸如人工智能、電子競技、5G通信等行業站在時代的風口迎來了自己的春天的同時，傳統生產制造行業也不甘落后，在此機遇之上開展廣泛的業務擴張活動，風光無限的背后隱匿著不為人知的財務風險隱患。諸如華為、中石化、工商銀行等450余家各大行業的頭部企業趁著科技的東風完成財務共享中心的建設與運營工作，通過創建標準化、統一化的操作流程實現對業務的集成處理，進而幫助企業有效減輕運行成本壓力，在提升服務質量的同時，也可以提升客戶群體滿意度，最終提升企業整體績效水平，加快企業標準化進程，對企業未來發展擴張起到積極促進作用。科技賦能后，業財融合理念也在國家扶持下誕生出來，其通過財務部門管理并指導業務開展的功能受到諸多企業的矚目，特別是在財務共享及其提高方面具有得天獨厚的優勢，可實現企業財務管理的科技化。同時財務共享可打破財務部門與業務部門、信息傳遞機構間的溝通壁壘，是各大期待財務轉型企業必須重點看待的選項之一。

一、電商企業財務共享中心模式的建立

（一）建立目標

鑒于各大型集團公司所處的內外部環境、狀況、管理模式等都存在著差別，財務共享服務中心的目標、預期標準不盡相同，在具體實施方面，應從以下三個方面來入手，分別對應：降低成本、強化風險控制、推動財務轉型。在成本減少方面，電商企業應將現有資源及其重新配置作為首要方向，并以此為基準建立財務共享中心，可通過刪減多余崗位、部門的方式將現有財務管理成本做出最小化處理，增強企業的市場核心競爭力。

1.降低成本

在目標的指引之下，電商企業制定了屬于自己的財務共享中心，進一步優化資源配置，減少多余的部門以及崗位，將財務管理成本降低，提高企業的綜合實力。

2.強化風險控制

在公司采取扁平化管理的條件之下，對有關管理制度采取優化，在這一過程當中實現上下統一的目標，進一步提高內部控制的效率，幫助企業掌握內部風險，防止出現更多的損失，提升企業的財務控制效率。

3.推動財務轉型

企業通過業務流程再造、組織機構優化，提高企業內部財務工作人員和各個部門發展水平，進一步提升各部門的工作效率，保障企業管理層作出科學的決策。

（二）組織結構

電商企業在財務共享平臺的基礎上，總部直接集中處理各分部、分公司的財務的具體工作，對財務工作的管理實現整體、集中、統一、高效的效果。并且審核、批閱、記錄、督導、核對數據進行統一化處理具有多方面的好處，不僅可使得各部門、各員工對財務數據獲取、使用的效率大幅度提高，同時也使得財務數據的準確性得到保證；另外，在平臺集中處理的方式下，可減少贅余的財務基層崗位設置，減少不必要的人力成本支出。并且財務共享平臺可以使財務操作流程更加科學、合理、規范，也能幫助總部在經營戰略、財務指標分析、預算決算管理等方面提高效率。

（三）內部流程

1.應付賬款流程

應付賬款的執行流程主要在采購過程中發生，在對其進行具體的管理時，涉及的管理內容包括數據、訂單、業務、合同、支付、發票、庫存等多個方面的管理。以ERP系統的操作來看，先由操作員運用掃描儀掃描相關紙質單據，再由信息錄入員將已掃描好的內容進行系統錄入工作，并將其作為掃描件上傳到系統中，相關信息管理部門工作者對收集到的各項數據進行統計、分析、對比后，最終完成閉環管理過程。

2.應收賬款流程

應收賬款的執行流程主要在銷售過程中發生的，其與前者的最大不同之處在于，增加了確認收入的環節，使得該過程呈現更加復雜的情況。諸如訂單審批、發票開具、合同簽署、信息反饋和商品轉移是這個流程的重要內容，在對各項應收賬款的業務的收入進行確認后，財務共享平臺的操作者應及時和客戶進行溝通，并把信息交給客戶進行確認，保證款項準確性的同時，將責任由客戶本人承擔。

3.費用報銷業務

電商企業應在現有的費用報銷業務程序中增加一個新的按鈕，該按鈕可賦予員工自助進行業務報銷的權利。增加后，應鼓勵各業務從業人員積極主動及時進行費用的報銷活動，防止因業務量過大使得業務人員的工作壓力過大。

第一，員工應自行進行報銷系統的個人賬號注冊工作。完成后，由數據庫進行人員信息比對，并可完成一次性注冊，終身使用的功能，減少了多次填寫的麻煩。

第二，系統在“二進制”計算機的原理中，憑借影像掃描系統可完成原始憑證等紙質文件的批量掃描工作后自動生成相應的“代碼”，依據不同的代碼進行歸檔、整理、登記等活動，再將其轉化成pdf或jpg等常見圖片格式加以存儲，可減少紙質文件保存占用的空間、時間、重量等方面的成本損失。

第三，可通過諸如手機、pad、筆記本電腦等移動設備直接對上述資料進行線上審批，避免了原先的時間空間限制，因此更富有靈活度。審批標準以“額度”的形式進行控制，不超過額度最大值者均可予以報銷。

二、電商企業財務共享中心下業財融合的實踐

（一）“三位一體”的財務職能規劃

具體來看，戰略財務、共享財務與業務財務三項中最重要的一項是戰略財務，其包含流程、制度、財務管理和推進、資金與投資、財務管理五個方面。共享財務與業務財務處于并列地位，二者分別涵蓋三個子方面，前者包含會計核算、報表、綜合管理；后者包含資產管理、運營分析、計劃預算。財務人員在職能方面有不同的體現，但他們各司其職，完成整個財務部門的全部工作。其中戰略財務主要負責制定財務戰略決策、資源配置、稅務籌劃等方面；共享財務以共享信息平臺為基礎，對各個公司的全部財務活動進行會計核算；業務財務，從財務數據管理部門到生產業務部門管理，就是打通兩個彼此獨立的管理系統，實現數據互聯和共享，利用多維度數據來輔助和支撐企業的經營決策，提高決策的科學性和合理性，有利于實現業務流程優化，進一步提升管理和決策效率。通過業務財務，能夠實現信息流、商品流和資金流的重構和整合，進而解決相關模塊優化問題，實現企業資源優化配置，有助于發揮對賬稽核以及業務監控的作用，是促使業財融合可持續發展的重要保障。

（二）構建業財數據庫系統

信息、數據等內容的暢通交流是實現業財融合的主要途徑。電商企業運用數據庫等先進技術，使得整個公司的信息數據實現飛速流通、按時更新、自動判斷等功能，并將財務共享系統與各信息、財務與業務系統做到了無差異性的銜接，建立起一座能匹配自身經營實際的信息系統大廈，將數據“聯通”做到極致。

電商企業在新型技術手段的幫助下，完成財務共享平臺和各個相關系統間的資源共享。在處理各種拼圖式數據的過程中，形成一個具有多種類資源的綜合性數據中心。各個操作人員依據自身職能具有不同的使用權限對其中的資源與服務進行使用，將原先碎片化的數據信息進行整合與鎖定，形成有序的數據鏈。

（三）建立完善的管理制度

對所有企業來說，實現財務共享平臺構建只是完成了第一步，接著還應對企業內部的財務督導相關制度體系進行調整并更新，使其能與共享平臺相配套。在對業財融合模式進行推進中，電商企業已形成一套具有示范性意義的操作規范與管理流程，對所屬全部公司可執行“一碗水端平”的流程標準，使得集團具有一個統一的標準化管理環境，便于業務流程的風險識別與成本控制操作。

（四）培養專業人才

在對人才培養方面，電商企業高度重視專業人才的培養，通過管培生輔導的方式，為企業的中長期戰略發展提供了強力的管理人才儲備軍。另外，電商企業總結相關經驗，在對人才培養的過程中建立起一套可長期指導性的培訓提高計劃。可直接從企業基層員工中選拔優秀者進行培養，經考核合格后將其安排在最符合他們個體實際的工作崗位。

三、電商企業財務共享中心下業財融合的實施保障措施

（一）及時更新財務共享平臺

電商企業構建并使用財務共享中心的十幾年來，已實現對財務共享信息平臺實現財務信息的較好的利用。但隨著時間的推移，業財融合體系也一直處于不斷的發展過程中。故而，企業務必高度重視信息與軟件的更新與維護，防止兩者產生不相符的版本滯后矛盾。應充分發揮其功能，將業務與財務兩個系統進行有效銜接，將二者在軟件系統高度上進行統籌協調。

至于硬件設施方面，相關工作者應做到定期檢查，對不符合當前需求的設備進行舍棄，對出現諸如異響、老舊等不影響日常使用的設備應及時進行修復并優化；在平臺的諸如ERP系統等支持系統方面，也應做到及時更新，及時的程度以企業財融合的發展方向以基礎，將系統及系統間的各項信息優化到順暢、便捷的狀態，使得相關信息的共享沒有阻力。

（二）及時防范業財融合潛在問題

電商企業實際來看，財務共享中心的相關技術人員應做好日常的維護工作，并提前預測可能發生的突發情況，諸如系統運行、黑客攻擊等方面。另外，受限于財務工作者對相關信息技術知識與技能缺乏足夠的積累，可由上述技術人員或開發者進行BUG的修復工作。與此同時，雙方在溝通方面常存在雙向的問題，一者財務人無法準確描述已發現的問題，二者開發者對財務知識了解不充足，因此造成溝通壁壘。鑒于以上，企業在平臺的構建與安全防御方面應做到定期與不定期相結合的安全檢查工作，對已發布的新版本及時更新，提升財務共享中心的營運穩定性，推動業財融合穩定發展。

（三）進一步優化改進關鍵流程

1.應付賬款流程

在應付賬款過程中可能存在的問題，企業應將影像與財務輔助系統二者的優勢進行充分發揮，并將采購的發票在掃描儀掃描后傳入到影像系統中，之后上傳到財務共享平臺，再由財務核算人員對相應信息進行輸入工作，在確認其沒有錯誤后，將其交由初步審核人員。再在財務輔助系統的幫助下，進行單據的匹配工作。判斷核對是否有錯誤，無錯誤可允許其進入到下個環節之中；反之，若有明確的且被發現的錯誤，可進行系統的輔助自動識別活動，若系統仍無法進行精準識別，則將其返回到上一步驟中進行二次處理工作。在具體的賬齡分析并進行優化之中，核算人員應根據不同賬齡與當前所處的時間的距離進行時間上的分類工作，并在分類后編寫好賬齡報告。對其進行財務處理工作時，只要有賬齡報告的存在，財務部門的內部工作完成后，可進入到業務部門進行處理，由業務部門向供應商索要發票，從發票顯示的內容判斷賬齡。

2.應收賬款流程

從應收賬款流程中的不足之處來看，電商企業應增強財務系統的使用頻率，將財務共享平臺的自有優勢充分發揮出來，可把機械性強、標準高的具體小過程直接交由系統進行自動化處置。以返利優惠活動來做具體舉例，未有系統前，人工處理耗費時間久、人力成本浪費多，將其交給該平臺中的人員進行處理，只需通過影像系統改進掃描并上傳到平臺之中，便可將其解決；而在核銷具體的應收賬款過程中，可對流程進行優化處理，切實提高活動的效率。優化處理過程中，借助上文提到的財務輔助系統對是否進行自動核銷指令進行判斷。輸出結果為“是”時。可由財務系統直接進行自動核銷活動；反之，若輸出結果為“否”，則應由會計部門的資金結算專員進行相應工作。

（四）尋找業財融合關鍵點

我們知道，業財兩部門具體內容的關注視角方面存在較大的差異，但從企業經營的整體發展來看，兩者又有高度統一的目標。從電商企業實際來看，只有把握并尋找二者融合的關鍵所在，才能更好地促進工作開展。

1.從風險管控方面尋找業財融合關鍵點

風險管控也是企業長期穩定發展的重要環節。電商企業應將內部業財流程分別進行整理，在對各個運行子過程進行了解并把握后，判斷流程的合理性。符合合理性標準者進行細分，從中尋找易產生風險事件的過程。對上述過程進行財務核實，判斷財務人員對其的控制程度，對不符合者應重新構建。

2.從決策支持方面尋找業財融合關鍵點

從以往經驗來看，業財融合的關鍵點常在業務前端出現。從此經驗來看，財務部門可在業務部門作出業務活動的最終決策之前將自身已有信息向其進行傳輸，為業務部門制定出更可行、更科學、更合理的決策提供幫助。故而，持續探索兩部門結合的關鍵所在并在發現后將其進行更新并推廣，是推動業財融合模式進行的好方法。

結語

目前，國內迎來井噴式的經濟發展，企業更多地將著眼點集中在業財融合模式來變革財務活動方式，本文在對電商企業財務共享平臺下的該項融合模式進行研究，豐富相關理論研究經驗并將其更加完善的同時，也為其他愿意嘗試這種新型融合方式的大型企業、集團公司提出理論指導與借鑒意義。