電商企業(yè)財務共享服務中心模式下的業(yè)財融合研究

于嘉琪 黃天艾 北京工商大學嘉華學院

引言

信息的快速普及、數(shù)據(jù)的廣泛傳播為國內(nèi)各大行業(yè)提供了發(fā)展空間，諸如人工智能、電子競技、5G通信等行業(yè)站在時代的風口迎來了自己的春天的同時，傳統(tǒng)生產(chǎn)制造行業(yè)也不甘落后，在此機遇之上開展廣泛的業(yè)務擴張活動，風光無限的背后隱匿著不為人知的財務風險隱患。諸如華為、中石化、工商銀行等450余家各大行業(yè)的頭部企業(yè)趁著科技的東風完成財務共享中心的建設與運營工作，通過創(chuàng)建標準化、統(tǒng)一化的操作流程實現(xiàn)對業(yè)務的集成處理，進而幫助企業(yè)有效減輕運行成本壓力，在提升服務質(zhì)量的同時，也可以提升客戶群體滿意度，最終提升企業(yè)整體績效水平，加快企業(yè)標準化進程，對企業(yè)未來發(fā)展擴張起到積極促進作用?？萍假x能后，業(yè)財融合理念也在國家扶持下誕生出來，其通過財務部門管理并指導業(yè)務開展的功能受到諸多企業(yè)的矚目，特別是在財務共享及其提高方面具有得天獨厚的優(yōu)勢，可實現(xiàn)企業(yè)財務管理的科技化。同時財務共享可打破財務部門與業(yè)務部門、信息傳遞機構(gòu)間的溝通壁壘，是各大期待財務轉(zhuǎn)型企業(yè)必須重點看待的選項之一。

一、電商企業(yè)財務共享中心模式的建立

（一）建立目標

鑒于各大型集團公司所處的內(nèi)外部環(huán)境、狀況、管理模式等都存在著差別，財務共享服務中心的目標、預期標準不盡相同，在具體實施方面，應從以下三個方面來入手，分別對應：降低成本、強化風險控制、推動財務轉(zhuǎn)型。在成本減少方面，電商企業(yè)應將現(xiàn)有資源及其重新配置作為首要方向，并以此為基準建立財務共享中心，可通過刪減多余崗位、部門的方式將現(xiàn)有財務管理成本做出最小化處理，增強企業(yè)的市場核心競爭力。

1.降低成本

在目標的指引之下，電商企業(yè)制定了屬于自己的財務共享中心，進一步優(yōu)化資源配置，減少多余的部門以及崗位，將財務管理成本降低，提高企業(yè)的綜合實力。

2.強化風險控制

在公司采取扁平化管理的條件之下，對有關管理制度采取優(yōu)化，在這一過程當中實現(xiàn)上下統(tǒng)一的目標，進一步提高內(nèi)部控制的效率，幫助企業(yè)掌握內(nèi)部風險，防止出現(xiàn)更多的損失，提升企業(yè)的財務控制效率。

3.推動財務轉(zhuǎn)型

企業(yè)通過業(yè)務流程再造、組織機構(gòu)優(yōu)化，提高企業(yè)內(nèi)部財務工作人員和各個部門發(fā)展水平，進一步提升各部門的工作效率，保障企業(yè)管理層作出科學的決策。

（二）組織結(jié)構(gòu)

電商企業(yè)在財務共享平臺的基礎上，總部直接集中處理各分部、分公司的財務的具體工作，對財務工作的管理實現(xiàn)整體、集中、統(tǒng)一、高效的效果。并且審核、批閱、記錄、督導、核對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一化處理具有多方面的好處，不僅可使得各部門、各員工對財務數(shù)據(jù)獲取、使用的效率大幅度提高，同時也使得財務數(shù)據(jù)的準確性得到保證；另外，在平臺集中處理的方式下，可減少贅余的財務基層崗位設置，減少不必要的人力成本支出。并且財務共享平臺可以使財務操作流程更加科學、合理、規(guī)范，也能幫助總部在經(jīng)營戰(zhàn)略、財務指標分析、預算決算管理等方面提高效率。

（三）內(nèi)部流程

1.應付賬款流程

應付賬款的執(zhí)行流程主要在采購過程中發(fā)生，在對其進行具體的管理時，涉及的管理內(nèi)容包括數(shù)據(jù)、訂單、業(yè)務、合同、支付、發(fā)票、庫存等多個方面的管理。以ERP系統(tǒng)的操作來看，先由操作員運用掃描儀掃描相關紙質(zhì)單據(jù)，再由信息錄入員將已掃描好的內(nèi)容進行系統(tǒng)錄入工作，并將其作為掃描件上傳到系統(tǒng)中，相關信息管理部門工作者對收集到的各項數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析、對比后，最終完成閉環(huán)管理過程。

2.應收賬款流程

應收賬款的執(zhí)行流程主要在銷售過程中發(fā)生的，其與前者的最大不同之處在于，增加了確認收入的環(huán)節(jié)，使得該過程呈現(xiàn)更加復雜的情況。諸如訂單審批、發(fā)票開具、合同簽署、信息反饋和商品轉(zhuǎn)移是這個流程的重要內(nèi)容，在對各項應收賬款的業(yè)務的收入進行確認后，財務共享平臺的操作者應及時和客戶進行溝通，并把信息交給客戶進行確認，保證款項準確性的同時，將責任由客戶本人承擔。

3.費用報銷業(yè)務

電商企業(yè)應在現(xiàn)有的費用報銷業(yè)務程序中增加一個新的按鈕，該按鈕可賦予員工自助進行業(yè)務報銷的權利。增加后，應鼓勵各業(yè)務從業(yè)人員積極主動及時進行費用的報銷活動，防止因業(yè)務量過大使得業(yè)務人員的工作壓力過大。

第一，員工應自行進行報銷系統(tǒng)的個人賬號注冊工作。完成后，由數(shù)據(jù)庫進行人員信息比對，并可完成一次性注冊，終身使用的功能，減少了多次填寫的麻煩。

第二，系統(tǒng)在“二進制”計算機的原理中，憑借影像掃描系統(tǒng)可完成原始憑證等紙質(zhì)文件的批量掃描工作后自動生成相應的“代碼”，依據(jù)不同的代碼進行歸檔、整理、登記等活動，再將其轉(zhuǎn)化成pdf或jpg等常見圖片格式加以存儲，可減少紙質(zhì)文件保存占用的空間、時間、重量等方面的成本損失。

第三，可通過諸如手機、pad、筆記本電腦等移動設備直接對上述資料進行線上審批，避免了原先的時間空間限制，因此更富有靈活度。審批標準以“額度”的形式進行控制，不超過額度最大值者均可予以報銷。

二、電商企業(yè)財務共享中心下業(yè)財融合的實踐

（一）“三位一體”的財務職能規(guī)劃

具體來看，戰(zhàn)略財務、共享財務與業(yè)務財務三項中最重要的一項是戰(zhàn)略財務，其包含流程、制度、財務管理和推進、資金與投資、財務管理五個方面。共享財務與業(yè)務財務處于并列地位，二者分別涵蓋三個子方面，前者包含會計核算、報表、綜合管理；后者包含資產(chǎn)管理、運營分析、計劃預算。財務人員在職能方面有不同的體現(xiàn)，但他們各司其職，完成整個財務部門的全部工作。其中戰(zhàn)略財務主要負責制定財務戰(zhàn)略決策、資源配置、稅務籌劃等方面；共享財務以共享信息平臺為基礎，對各個公司的全部財務活動進行會計核算；業(yè)務財務，從財務數(shù)據(jù)管理部門到生產(chǎn)業(yè)務部門管理，就是打通兩個彼此獨立的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)和共享，利用多維度數(shù)據(jù)來輔助和支撐企業(yè)的經(jīng)營決策，提高決策的科學性和合理性，有利于實現(xiàn)業(yè)務流程優(yōu)化，進一步提升管理和決策效率。通過業(yè)務財務，能夠?qū)崿F(xiàn)信息流、商品流和資金流的重構(gòu)和整合，進而解決相關模塊優(yōu)化問題，實現(xiàn)企業(yè)資源優(yōu)化配置，有助于發(fā)揮對賬稽核以及業(yè)務監(jiān)控的作用，是促使業(yè)財融合可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

（二）構(gòu)建業(yè)財數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

信息、數(shù)據(jù)等內(nèi)容的暢通交流是實現(xiàn)業(yè)財融合的主要途徑。電商企業(yè)運用數(shù)據(jù)庫等先進技術，使得整個公司的信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)飛速流通、按時更新、自動判斷等功能，并將財務共享系統(tǒng)與各信息、財務與業(yè)務系統(tǒng)做到了無差異性的銜接，建立起一座能匹配自身經(jīng)營實際的信息系統(tǒng)大廈，將數(shù)據(jù)“聯(lián)通”做到極致。

電商企業(yè)在新型技術手段的幫助下，完成財務共享平臺和各個相關系統(tǒng)間的資源共享。在處理各種拼圖式數(shù)據(jù)的過程中，形成一個具有多種類資源的綜合性數(shù)據(jù)中心。各個操作人員依據(jù)自身職能具有不同的使用權限對其中的資源與服務進行使用，將原先碎片化的數(shù)據(jù)信息進行整合與鎖定，形成有序的數(shù)據(jù)鏈。

（三）建立完善的管理制度

對所有企業(yè)來說，實現(xiàn)財務共享平臺構(gòu)建只是完成了第一步，接著還應對企業(yè)內(nèi)部的財務督導相關制度體系進行調(diào)整并更新，使其能與共享平臺相配套。在對業(yè)財融合模式進行推進中，電商企業(yè)已形成一套具有示范性意義的操作規(guī)范與管理流程，對所屬全部公司可執(zhí)行“一碗水端平”的流程標準，使得集團具有一個統(tǒng)一的標準化管理環(huán)境，便于業(yè)務流程的風險識別與成本控制操作。

（四）培養(yǎng)專業(yè)人才

在對人才培養(yǎng)方面，電商企業(yè)高度重視專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過管培生輔導的方式，為企業(yè)的中長期戰(zhàn)略發(fā)展提供了強力的管理人才儲備軍。另外，電商企業(yè)總結(jié)相關經(jīng)驗，在對人才培養(yǎng)的過程中建立起一套可長期指導性的培訓提高計劃?？芍苯訌钠髽I(yè)基層員工中選拔優(yōu)秀者進行培養(yǎng)，經(jīng)考核合格后將其安排在最符合他們個體實際的工作崗位。

三、電商企業(yè)財務共享中心下業(yè)財融合的實施保障措施

（一）及時更新財務共享平臺

電商企業(yè)構(gòu)建并使用財務共享中心的十幾年來，已實現(xiàn)對財務共享信息平臺實現(xiàn)財務信息的較好的利用。但隨著時間的推移，業(yè)財融合體系也一直處于不斷的發(fā)展過程中。故而，企業(yè)務必高度重視信息與軟件的更新與維護，防止兩者產(chǎn)生不相符的版本滯后矛盾。應充分發(fā)揮其功能，將業(yè)務與財務兩個系統(tǒng)進行有效銜接，將二者在軟件系統(tǒng)高度上進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

至于硬件設施方面，相關工作者應做到定期檢查，對不符合當前需求的設備進行舍棄，對出現(xiàn)諸如異響、老舊等不影響日常使用的設備應及時進行修復并優(yōu)化；在平臺的諸如ERP系統(tǒng)等支持系統(tǒng)方面，也應做到及時更新，及時的程度以企業(yè)財融合的發(fā)展方向以基礎，將系統(tǒng)及系統(tǒng)間的各項信息優(yōu)化到順暢、便捷的狀態(tài)，使得相關信息的共享沒有阻力。

（二）及時防范業(yè)財融合潛在問題

電商企業(yè)實際來看，財務共享中心的相關技術人員應做好日常的維護工作，并提前預測可能發(fā)生的突發(fā)情況，諸如系統(tǒng)運行、黑客攻擊等方面。另外，受限于財務工作者對相關信息技術知識與技能缺乏足夠的積累，可由上述技術人員或開發(fā)者進行BUG的修復工作。與此同時，雙方在溝通方面常存在雙向的問題，一者財務人無法準確描述已發(fā)現(xiàn)的問題，二者開發(fā)者對財務知識了解不充足，因此造成溝通壁壘。鑒于以上，企業(yè)在平臺的構(gòu)建與安全防御方面應做到定期與不定期相結(jié)合的安全檢查工作，對已發(fā)布的新版本及時更新，提升財務共享中心的營運穩(wěn)定性，推動業(yè)財融合穩(wěn)定發(fā)展。

（三）進一步優(yōu)化改進關鍵流程

1.應付賬款流程

在應付賬款過程中可能存在的問題，企業(yè)應將影像與財務輔助系統(tǒng)二者的優(yōu)勢進行充分發(fā)揮，并將采購的發(fā)票在掃描儀掃描后傳入到影像系統(tǒng)中，之后上傳到財務共享平臺，再由財務核算人員對相應信息進行輸入工作，在確認其沒有錯誤后，將其交由初步審核人員。再在財務輔助系統(tǒng)的幫助下，進行單據(jù)的匹配工作。判斷核對是否有錯誤，無錯誤可允許其進入到下個環(huán)節(jié)之中；反之，若有明確的且被發(fā)現(xiàn)的錯誤，可進行系統(tǒng)的輔助自動識別活動，若系統(tǒng)仍無法進行精準識別，則將其返回到上一步驟中進行二次處理工作。在具體的賬齡分析并進行優(yōu)化之中，核算人員應根據(jù)不同賬齡與當前所處的時間的距離進行時間上的分類工作，并在分類后編寫好賬齡報告。對其進行財務處理工作時，只要有賬齡報告的存在，財務部門的內(nèi)部工作完成后，可進入到業(yè)務部門進行處理，由業(yè)務部門向供應商索要發(fā)票，從發(fā)票顯示的內(nèi)容判斷賬齡。

2.應收賬款流程

從應收賬款流程中的不足之處來看，電商企業(yè)應增強財務系統(tǒng)的使用頻率，將財務共享平臺的自有優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，可把機械性強、標準高的具體小過程直接交由系統(tǒng)進行自動化處置。以返利優(yōu)惠活動來做具體舉例，未有系統(tǒng)前，人工處理耗費時間久、人力成本浪費多，將其交給該平臺中的人員進行處理，只需通過影像系統(tǒng)改進掃描并上傳到平臺之中，便可將其解決；而在核銷具體的應收賬款過程中，可對流程進行優(yōu)化處理，切實提高活動的效率。優(yōu)化處理過程中，借助上文提到的財務輔助系統(tǒng)對是否進行自動核銷指令進行判斷。輸出結(jié)果為“是”時?？捎韶攧障到y(tǒng)直接進行自動核銷活動；反之，若輸出結(jié)果為“否”，則應由會計部門的資金結(jié)算專員進行相應工作。

（四）尋找業(yè)財融合關鍵點

我們知道，業(yè)財兩部門具體內(nèi)容的關注視角方面存在較大的差異，但從企業(yè)經(jīng)營的整體發(fā)展來看，兩者又有高度統(tǒng)一的目標。從電商企業(yè)實際來看，只有把握并尋找二者融合的關鍵所在，才能更好地促進工作開展。

1.從風險管控方面尋找業(yè)財融合關鍵點

風險管控也是企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。電商企業(yè)應將內(nèi)部業(yè)財流程分別進行整理，在對各個運行子過程進行了解并把握后，判斷流程的合理性。符合合理性標準者進行細分，從中尋找易產(chǎn)生風險事件的過程。對上述過程進行財務核實，判斷財務人員對其的控制程度，對不符合者應重新構(gòu)建。

2.從決策支持方面尋找業(yè)財融合關鍵點

從以往經(jīng)驗來看，業(yè)財融合的關鍵點常在業(yè)務前端出現(xiàn)。從此經(jīng)驗來看，財務部門可在業(yè)務部門作出業(yè)務活動的最終決策之前將自身已有信息向其進行傳輸，為業(yè)務部門制定出更可行、更科學、更合理的決策提供幫助。故而，持續(xù)探索兩部門結(jié)合的關鍵所在并在發(fā)現(xiàn)后將其進行更新并推廣，是推動業(yè)財融合模式進行的好方法。

結(jié)語

目前，國內(nèi)迎來井噴式的經(jīng)濟發(fā)展，企業(yè)更多地將著眼點集中在業(yè)財融合模式來變革財務活動方式，本文在對電商企業(yè)財務共享平臺下的該項融合模式進行研究，豐富相關理論研究經(jīng)驗并將其更加完善的同時，也為其他愿意嘗試這種新型融合方式的大型企業(yè)、集團公司提出理論指導與借鑒意義。