新形勢下小區物業企業內部控制策略分析

黃雪群 北京金輝錦江物業服務有限公司福州分公司

引言

近些年來，我國社會經濟水平平穩增長，人們對于物質生活的要求逐漸上升到了一個全新的高度，在這一時代背景下物業管理工作發生了極大的變化，但從目前來看，部分小區物業企業在內部控制工作的開展上依然面臨一定的不足，基于此，有必要展開深入的探究。

一、新形勢下小區物業企業強化開展內部控制建設的重要性

（一）提高財務管理水平

針對物業企業而言，積極落實內部控制建設能夠在原有基礎上促進財務管理水平的提升，物業企業當前的財務管理工作包括核算管理、稅務管理、預算管理、票據管理和臺賬管理等，而應收賬款和前臺收費管理等工作的實際情況直接影響其資金安全。結合當前企業的發展進程進行分析，現如今其最主要的任務便是要強化內部控制建設，以幫助企業更高效把控財務各方面情況，繼而為小區公共收益和大修基金方面管理工作的順利開展創造良好的條件?；诖耍^物業企業務必要將內控建設作為其財務管理工作的重要手段。與此同時，內控建設還是財務核算和監督至關重要的組成部分，所以需要在物業企業中構建起切實可行的內控系統，以便于進一步提升財務管理水平以及高質量開展財務管理工作，從而推動企業長效平穩發展。

（二）高效落實資金管理

高質量的內部控制建設工作可以提升物業企業在資金管理方面的科學性和有效性，最大限度實現物業企業自身資金利用效率的不斷提升，確保各項資金都能夠在實際工作中得到科學應用，盡量減少資源浪費問題。對于物業企業的日常運營來說，資金管理是最為關鍵的核心部分，也是推動企業持續發展的重要動力之一，而內部控制建設成效的提升能夠為資金的科學管理提供必要條件，繼而提高物業企業的整體運營成效。物業企業在不斷加大內部控制建設力度的過程中可以充分調動起公司領導層的主觀能動性，促使其在后續工作中針對資金管理工作的實際情況展開更加深層次的探討，與此同時還能夠著眼于全局對當下資金管理的各方面情況進行全方位研究和分析，以便于第一時間妥善掌控資金的實際應用和管理情況，更加科學有效地實現資金的合理配置，使得資金的應用能夠發揮出最大的價值。

（三）科學預測市場發展趨勢

內部控制建設工作的進一步落實能夠幫助小區物業企業更加全面地實現對于市場未來發展趨勢的分析和預測，并在預測結果的基礎上對其未來財務計劃進行制定，由此可見內部控制建設的重要性。近些年來我國社會經濟不斷發展，建筑領域較之以往也實現了迅速進步，小區作為城市建設中的重要組成直接影響著城市發展，在這一時代背景下，物業企業應當在實踐過程中持續推動其自身競爭力的提升，以便于擴大企業影響力最終贏得市場競爭，而良好的內部控制建設可以為企業針對其財務計劃展開相應的優化調整工作奠定堅實的基礎，促使物業企業在復雜的環境條件和激烈的市場競爭中對未來的發展方向進行精準定位，從根本上為物業公司的發展提供不竭的動力。

二、新形勢下小區物業企業內部控制建設的路徑分析

（一）提升意識水平

若想切實提升物業企業所開展的內部控制工作的實際成效，企業應當從意識層面著手提升企業的認識水平，實現內化于心、外化于行，逐漸在實踐中進行落實，為后續的工作奠定堅實的基礎。具體來看，物業企業應當從以下兩方面著手促進企業整體內部控制意識水平的提高。

一方面，物業企業應當在現有的基礎上提高企業領導層的意識，結合各項工作開展的具體情況進行分析，領導層在物業企業中有著決定性作用，而其本身意識水平的提升能夠起到一定的榜樣帶頭作用，進而激發企業整體的積極性，促進內部控制工作的全面持續推進。基于此，政府部門應當有針對性地提供培訓機會，以保障其能夠通過對于各種案例和知識的深度學習意識到內部控制工作的價值和必要性。與此同時，企業的領導層還應當針對當下企業各項工作開展中所面臨的問題進行精確有效的劃分，切實明確內部控制工作不合理會產生哪些隱患和危害，以便于在后續工作中能夠自覺主動地投入到內部控制建設工作當中去，保障工作的高質量完成。另一方面便是針對企業員工展開意識建設工作，員工是小區物業企業開展各項具體工作的執行者，直接關系到內部控制建設的成效，所以應當強化落實對于員工思想意識的規范和約束。具體來看，物業企業需要定期開展對于全體員工的培訓和教育工作，安排專門的培訓師或企業內部講師就內部控制相關知識及內控典型案例對其進行針對性培訓和宣導，以便于全體員工提升自身內控意識以及能夠充分了解各方面實際情況，為后續工作的高質量落實創造良好的條件。

（二）優化內控環境

針對小區物業企業的內部控制而言，良好的控制環境是其各項工作高效落實的基礎，直接關系到企業未來能否健康運轉。基于此，企業應當高度重視內控環境的優化，進而搭建起更加科學有效的內控制衡體系，確保能夠全面覆蓋到物業企業的全體員工，并可以與當前現代化的企業治理要求相適應。

首先，物業企業應當著重開展人力資源管理工作，在未來發展的過程中需要從相關制度以及計劃的實際情況出發大力開展人力資源引進工作，與此同時，企業需要在現有的基礎上對人力資源的激勵、績效考核以及培訓等機制進行健全和完善，高效推行能夠實現人力資源可持續發展的政策，助力員工本身專業能力和綜合素質的不斷提升。

其次，物業企業需要確保其內部控制能夠始終堅持以戰略目標為導向，在發展過程中制定明確的戰略目標，并科學確定其未來所要采用的盈利模式，若想保障企業內部控制工作的高效開展則勢必要使其所制定的計劃和所采取的措施能夠高度符合企業未來的戰略目標。例如，若是小區物業企業采用的是差異化戰略，其便需要在后續工作中從服務品質這一根本要求出發進行技術創新、組織結構優化以及人員配置工作，但若是小區物業企業在戰略目標的規劃上更加注重成本，便應當將服務成本的內容深層次地融入其所采取的內部控制措施當中。

最后，企業需要注重開展文化建設，在企業內部構建起反舞弊機制，進而形成全方位覆蓋的良好文化氛圍，使員工置身于這樣的環境內部，在潛移默化中促進自身內部控制意識的形成和發展，形成良好的社會責任感以及正確的價值觀，確保內控工作的權威性與實效性。此外，企業還應當建立起妥善的舉報投訴機制，對其現行的處理程序進行有效調整和約束，最大限度為監督控制工作的開展提供必要支持。

（三）完善內控組織機構

完善的內控組織機構可以在極大程度上助力小區物業企業內部控制成果的提高，以A物業服務有限公司為例，其在發展過程中為了能夠有效沖破以往存在于各個專業條線之間的束縛，繼而充分調動起各個專業條線之間的協調合作，最終構建起切實可行的內部控制體系。公司研究決定構建起相應的內控領導小組和執行小組，其中內控領導小組由總部總經理、副總經理和總經理助理構成，其作為內部控制工作的決策機構，主要負責內部控制體系建設的統一部署，確定內部控制目標和執行計劃；內控執行小組由總部總經理助理、總部各職能條線負責人、內控專職人員和其他業務動態人員（根據具體工作任務安排相應業務骨干）構成，其作為開展并協調內部控制日常工作的執行者，主要負責制定并組織實施公司內部控制制度，提出和落實公司內部控制目標。此舉能夠有效保障內部控制工作的執行力度，不斷促進經營管理的優化改善，從源頭上減少業務管控風險的產生和擴大，給予公司利益充分的保障。其具體的執行方式如下：

其一，內控綜合性巡檢。內控執行小組需要從年度內控工作計劃出發，針對各條線業務的開展情況展開全方位的檢核工作，確保各項工作的開展都有著相應的要求和原則約束，積極探究當前現行標準的合理性，并在實踐中科學審查其落地執行效果。內控執行小組應當通過分析、觀察以及測試等多個手段的應用驗證相關制度設計的合理性和有效性，促使企業能夠針對那些難以同當前發展相適應的制度和機制進行第一時間的更新和升級，確保其能夠充分發揮出應有的規范作用。而在偏差度層面，內控執行小組需要將側重點放在制度的執行上，保障業務測試和分析的科學性，一旦發現執行偏差，就需要及時修正或制止，這樣便能夠進一步促進內控工作成效的提升。同時，在此過程中內控執行小組需重點關注普遍性問題，并對其進行相應分析和探討，明確其產生的具體原因，進而從機制層面著手實施調整，逐步向全國各地方物業公司進行更加廣泛的推廣。

其二，專項審計。主要包括以下兩部分內容，一方面內控執行小組需要結合總部領導層所提出的要求，針對重點事項專門制定審計方案，并負責審計方案的實施；另一方面則是由地方物業公司管理層提報審計事項以供內控領導小組進行決策，再由內控執行小組對領導小組決策審批通過的審計事項制定專門的審計方案并負責實施。同時，內控執行小組還要向內控領導小組提交專項審計報告，以便于其根據報告最終所呈現出的內容以及審計結果判斷后續是否需要由內控執行小組繼續對所有地方物業公司全面開展進一步審計或者是要求各地方物業公司自行開展自查自糾工作。

其三，整改閉合。嚴格按照相關原則，第一時間針對那些限期整改的環節進行回訪工作，全方位監督其整改情況以及意見的落實情況，逐步減少存在于各個環節內部的隱患和問題，降低其后續再次出現的可能性，以便于真正起到規避風險的作用。

（四）落實內務活動控制

1.收費與壞賬風險

在內務活動中，強化開展對于收費與壞賬風險的控制工作是至關重要的內容之一，首先，小區物業企業應當合理進行收費環節的控制，保障不相容崗位之間能夠相互分離。若是受到資源以及項目規模等各項條件的限制難以高效落實職務分離，企業便需要合理采用定期盤點資產以及不相關員工兼職等措施，同樣能夠達到替代的效果。其次，小區物業管理企業在收費的過程中需要切實保障其工作能夠符合合同要求以及相關標準，明確業務數量，與此同時，企業還應當有針對性地構建起科學有效的審批流程，進一步提升審批程序的合理性。若是不可避免地涉及物業費或其他收費減免的問題，便需要合理執行相應的審批流程，只有在相應審核、審批節點的人員通過之后，方可執行。最后，通常情況下來說，小區物業企業所面臨的客戶群體在構成方面具有相對較高的復雜性，所以其常常面臨極高的壞賬風險，所以企業需要對科學合理的客戶信用評價制度進行完善，結合日常服務溝通的具體情況第一時間獲取客戶本身的信用情況，與此同時還要針對性地建立起清欠存繳的制度，從客戶信用評價出發采用適宜的催繳手段。

2.資產管理

在資產管理方面，小區物業企業需要結合現有條件建立起資產定期抽查和定期清查制度，以便于在制度層面為資產的安全性提供充足的保障，與此同時，企業還應在資產的管理工作方面加大落實力度。

首先，存貨方面的各種物理條件需要能夠充分同存貨管理的實際需求相適應，與此同時，還應當注重其能夠有效符合成本效益原則，在實際開展各項工作的過程中應當加大力度落實對于采購工作的計劃性管理，保障存貨不會產生短缺或者是積壓等現象，深入到現場進行全面盤點，及時對其中的差異進行調查，進而采取科學有效的應對措施。

其次，在固定資產的管理方面，小區物業企業需要建立起相應的固定資產臺賬，與此同時還要在實踐中確保固定資產維修計劃的高質量執行，定期實施維護保養工作，并全面評價其當前的具體應用情況，在此過程中進一步展現出固定資產清查制度的實質性作用，確保全面清查工作的常態化落實。

最后，企業需要加大力度開展相關物業設施設備的管理工作，設施設備本身有著基礎性作用，是充分展現物業價值和功能的必要條件，盡管其本質上是歸于業主，但其在日常的運作管理上則是由小區物業企業進行負責，物業企業需要按照相應的計劃開展日常的維修以及養護工作，深層次分析各個設施設備當前的能源消耗情況，針對那些能源消耗較高、經濟效益較少的設備需要從節能降耗的角度出發進行合理改造，盡管這一措施會在短時間范圍內增加成本，但從長遠的角度來看，有助于推動企業運營成本的進一步減少。

結語

綜上所述，強化落實內部控制工作能夠有效提升小區物業企業財務管理水平以及運營成效，對于企業服務能力的進一步增強和其未來的可持續發展有著積極的促進作用。因此，小區物業企業應當在實踐中總結經驗教訓，進而為其內部控制工作的高質量落實創造良好的條件。