大數據時代行政事業單位優化內控管理的思考

仲曉琳

（山東省農業技術推廣中心，山東 濟南 250014）

如今，大數據技術在社會各領域得到廣泛應用，大數據改變了人們的生活和工作方式，給經濟社會發展帶來重大變革。在大數據時代背景下，經濟社會得到快速發展，這對行政事業單位的管理與履職能力提出了新的要求，行政事業單位必須適應社會經濟形勢的變化，以市場為導向，盡可能滿足社會需求，根據市場形勢提供更加完善的服務。為此，行政事業單位必須轉變管理理念，重視服務意識的培育，引入現代內控體系，規范內控管理，對行政事業單位的履職行為加以約束，保證單位規范運行。在精簡機構、節約行政成本的同時，不斷優化內控流程，提升內部運營效率，提高綜合服務水平，充分發揮行政事業單位的職能作用，保障經濟社會穩健運行。

一、相關理論概述

（一）內控管理的內涵與目標

內控管理是企業為保證經營管理活動規范運行，對財務、人力資源、資產及業務流程采取系列監管活動的總稱。

內控管理目標是保證組織資產、財務信息的準確性，有效管控員工、業務流程，對組織經營活動加強監督。

（二）內控管理的步驟與方式

內控工作分預測、控制與監督三部分。預測是指活動之前，為業務提前制定對應的解決方案。控制是按計劃進行控制，保障活動順利開展。監督重點是管控財務與人力資源，保證預期目標實現。

內控管理方式很多，主要涉及職責分工，如職能與崗位設置、授權管理、審批管理、預算管理、財產管理等。

（三）行政事業單位實施內控管理的作用

行政事業單位實施內控管理，目的是保障單位各項業務穩定運轉。通過完善內控制度，優化內控流程，防范內部風險，促進運行效率提升，維護行政事業單位形象。內控管理的作用如下：一是保障單位的資產安全和合法使用；二是依法開展經濟業務；三是加強財務管理；四是預防舞弊情況發生；五是提升公共服務水平，增強服務效能。

二、大數據時代行政事業單位優化內控管理的重要意義

內部控制作為一種十分有效的管控方式，是確保行政事業單位各項業務穩定運行的一項重要保障措施。大數據時代，行政事業單位面臨的市場環境更加復雜，社會各界對行政事業單位的履職能力有著更高期盼，希望行政事業單位能夠以更少的成本提供更好的社會管理服務，為經濟社會建設提供更大助力。這就需要行政事業單位更好地優化內控管理，加強內部運營風險防范，不斷提高內控管理水平，在經濟社會發展中更好地發揮作用［1］。在大數據時代，行政事業單位內控管理的重要性通過以下幾個方面體現出來。

（一）有利于規范內部管理，保障各項法規政策的落實

行政事業單位大多承擔一定的行政管理與社會服務職能，履職依據是國家法規政策。在大數據時代，面對復雜的經濟社會形勢，行政事業單位要更好地履行職能，必須加強內控制度建設，完善內控措施，強化內控管理，保障各項業務良性推進，達到落實法規政策的目的，更好地實現加強行政管理與提供社會服務的目標。因此，行政事業單位必須根據法律法規和政策的要求，優化內部流程，規范內部管理，加強內部約束與業務監督，做好風險防控，保證各項法律法規、政策在實踐中得到全面落實。

（二）有利于增強財政資金使用的安全性，確保各項業務活動穩定運行

行政事業單位履職活動需要一定的經費保障，資金來源以財政撥款為主，部分經費來自一定的創收。大數據時代，地方政府財力有限，對行政事業單位的經濟活動管控更嚴，行政事業單位要想更好地履行職責，必須統籌安排經濟活動，嚴格按規定的收支渠道做好經濟管理，通盤考慮財政撥款、自有收入，科學安排各項支出，合理安排財政資金，確保其使用安全，防止經濟活動中出現違法違規行為，不斷加強資金管理，促進各類資金使用效率提升，從而確保各項業務穩定運行［2］。

（三）有利于各類資源得到優化配置，促進行政效能提升

大數據時代，社會各界希望行政事業單位轉換職能，根據群眾需求做好行政管理與提供服務，要求行政事業單位加快轉型步伐，優化配置資源，提升行政效能。為此，行政事業單位應當以內控制度建設為突破口，按經濟、高效原則配置各類資源，不斷改進和優化內部工作流程，精簡工作程序，減少審批環節，強化服務意識，促進服務效率與質量全面提升，為經濟社會快速發展提供支撐。

三、大數據時代行政事業單位內控管理中的問題

如今，隨著各項改革的不斷推進，行政事業單位內控管理意識不斷增強，已經形成了獨立的內控管理體系，這為行政事業單位各項業務穩定運行提供了重要保障。然而，面對大數據時代復雜的市場形勢，行政事業單位在內控管理實踐中還存在不少問題，與大數據時代的要求不相適應，對行政事業單位效能的提升造成較大的制約，影響了行政事業單位的改革發展。

（一）內控管理未引起重視

與市場經營主體不同，行政事業單位的職能是做好社會管理、提供公共服務，因而，經濟效益并非行政事業單位管理重點，由此導致部分行政事業單位對內控問題與效益問題并不重視，與市場經營主體相比，對內控管理的認識不全面，內控環境相對較差，在內控管理上有所松懈，存在內控管理效率不高的問題。

（二）內控制度尚需完善

大數據時代為行政事業單位內控管理提供了便利條件，行政事業單位可以利用大數據技術做好內控制度建設、優化內控工作、防范內部風險、提高內控運行效率。而在實踐中，部分行政事業單位對大數據技術應用不深，在內控制度建設上沒有認真研究，沒有借鑒相關經驗，在完善單位內控管理工作體系上沒有下功夫，對工作流程是否合理沒有進行嚴格的評估，有的流程沒有改進，與市場實際不相適應。如在職位配置中，由于人員有限，一人身兼多職，不相容職位沒有完全分離，內部牽制難以落實，存在運營風險［3］。

（三）內控執行與監管缺位

內控工作能否落實與實際執行有很大關系。從行政事業單位內控管理執行情況看，行政事業單位雖然建立了內控制度，但內控執行是一個薄弱環節。一方面，沒有設立專門的內控執行機構，內控工作由各部實施，沒有內部檢查、督辦，核心崗位權限過大，缺乏制約；另一方面，相關制度在實踐中未嚴格執行，如崗位輪換制度，部分單位的核心崗位長期固定，崗位風險較大。同時，內部監督體系不完善，內審職能弱化，相互牽制流于形式，內控作用難以有效發揮。

（四）內控管理信息化程度不高

在大數據時代，大數據技術對經濟社會發展起著重要的推進作用，對行政事業單位加強內控管理提供了極大助力。行政事業單位應當充分利用大數據的優勢，通過大數據技術加強內控管理，促進內控管理效率提升。然而，從內控管理實踐看，行政事業單位大數據技術利用較多，但較少用于內部控制方面，數據信息未實現共享，內控溝通困難，潛在風險較大。以財務系統管理為例，財務系統僅在財務部內部運行，其他部門并不清楚財務狀況。在系統操作方面，為了操作便利，操作密碼設置簡單，密碼沒有進行保密，內部人員都很清楚，有時相互代替操作，風險隱患較大。

四、大數據時代行政事業單位優化內控管理的措施

（一）樹立內控觀念，增強內控意識

隨著各項改革的不斷深入，行政事業單位肩負的責任更大。行政事業單位必須牢記職責與使命，保證各項法規政策在實踐中得到全面落實。為此，必須樹立內控管理觀念，增強內控管理意識，強化內控工作責任，打造和諧的內控環境。

1.行政事業單位的領導必須轉變管理觀念，對內控工作高度重視

內控工作是否落實、落實程度如何，與單位主要領導的態度有很大關系，單位主要領導必須帶頭遵守內控制度，嚴守內控流程，提升內部操作規范程度，在內控執行中作出表率。為此，單位主要領導必須加強學習，扎實掌握內控業務知識，準確定位內控作用，運用內控制度加強內部管理，推進單位管理制度化、規范化。

2.做好內部培訓工作

行政事業單位要做好內控管理，必須擁有一批熟悉內控政策、制度的專業人員，能夠有效執行內控制度。行政事業單位必須結合內部管理的需要，在單位內部組織相關人員開展培訓，向管理層、核心人員傳授內控相關知識，不斷提高相關部門、管理人員的內控業務水平，促進內部工作效率提升。

3.加強內部宣傳教育工作

要讓全體員工充分認識到內控管理的重要性，明確各個部門、相關崗位的內控責任，讓全體員工轉變內控觀念，增強內部意識，嚴守內控流程，規范內部操作，構建良好的內控執行環境，確保內控制度得到有效實施。

（二）重視內控制度建設，完善內控管理體系

內控制度建設是內控工作實施的首要環節，建設科學規范的內控制度是內控工作有序推進的重要保證。在大數據時代背景下，行政事業單位應當結合自身職能與市場需要，做好部門職能分工，科學劃分相關崗位職責，恰當評估崗位風險點，構建完善的內控制度。行政事業單位還應結合市場的不斷發展變化，不斷優化、完善內控制度，使之與政策法規相適應。同時，行政事業單位要結合內部管理現狀，梳理內控體系，分析業務運行特點，特別是要評估新業務中的風險點，排查舊業務中的風險，對與業務有關的經濟活動實施風險管理，落實業務管理責任，全面分析、評估相關經濟活動的風險因素和制定風險管控措施，進行系統控制。

一方面，制度建設與管理要覆蓋全部業務、所有經濟活動，不留“真空”，如建立財務預算制度、落實財務收支審批權限、強化資產管理責任等，確保內控管理目標明確；另一方面，要抓關鍵，評估重要崗位的履職能力，落實崗位輪換制度，定期輪換一般性崗位，重點監督特殊崗位，不定期調整，加強崗位風險防范，降低崗位風險發生的概率［4］。

（三）完善內控監管體系，加大內控執行力度

行政事業單位應當對內控執行情況開展經常性檢查，通過查漏補缺、完善管理，促進行政效能提升。為此，行政事業單位要重視內控監督體系建設，根據自身管理需要，設置內控部、內審部等監督檢查機構，實現內控監督常態化，不斷提高內控執行力。

一方面，行政事業單位可成立內控檢查小組，由單位主要領導親自掛帥，定期開展專項督查，檢查各部門內控執行情況，出具檢查報告，進行內部評估，檢驗內控執行成效；另一方面，可由內審部開展常態化的監督檢查，重點評估制度的實效性、制度執行的科學性、經濟活動的合法合規性等，根據檢查結果不斷調整、優化內控制度與內控執行體系，使之更加完善，契合管理實際，為行政事業單位各項業務的穩定運行設置一道安全防護網。

（四）引入大數據技術，提升內控管理效率

大數據技術在行政事業單位內控管理中的作用日益突出，行政事業單位應當以大數據技術為依托，全面提升內控效率。行政事業單位要引入大數據技術，加強內控建設，強化內控管理。如通過引入大數據技術，實現部門資源的有效銜接、信息共享，促進工作效率提升。大數據技術使行政事業單位的控制環境發生了很大變化。引入大數據技術，整合各部門職能，如重組行政、業務等部門職能，進一步協調業務與財務間的內控關系，構建一套完善的內控制衡模式［5］。引入大數據技術進行風險評估，可以提高風險評估的精準度，如進行風險預測與防控、查找崗位風險點等，以降低管理與決策的風險性。

大數據技術還可以整合各類平臺，再造業務流程與管理流程，促進管理與服務標準化，加強業務管理與經濟活動控制。大數據技術可有效銜接業務平臺與財務系統、行政辦公系統，通過網絡整合單位資源，對經濟活動加強管控，促進經濟運行安全。同時，通過網絡系統實時對接，提升內部溝通效率，降低運營成本，提高運營效率，使行政事業單位的職能得到更好的發揮。

五、結語

在大數據時代背景下，行政事業單位的業務運行環境與行政管理模式發生了很大變化，這對行政事業單位的內控管理提出了更高要求。為此，行政事業單位必須根據政策發展變化的新趨勢，充分運用大數據技術，與市場全面對接，不斷優化內控管理，提升管理效能。