基于企業微信的迎新探索和實踐

吳志康

（山西財經大學網絡與信息教育技術中心，山西 太原030000）

為深入貫徹落實黨的十九大精神，辦好網絡教育，積極推進“互聯網+教育”發展，加快教育現代化和教育強國建設，2018年，教育部發布了《教育信息化2.0行動計劃》[1]。2021年，教育部發布了《關于加強新時代教育管理信息化工作的通知》，要求深化教育領域“放管服”改革，以數據為驅動力，利用新一代信息技術提升教育管理數字化、網絡化、智能化水平[2]。2021年，教育部發布《高等學校數字校園建設規范（試行）》通知，該規范適用于高等學校開展數字校園及智慧校園的規劃、設計、建設和實施[3]，涉及當前流行的云計算平臺、大數據平臺和人工智能平臺等。基于此，高校應全面貫徹落實全國教育大會精神，以教育信息化支撐引領教育現代化，驅動教育強國和人才強國建設。

隨著移動互聯網不斷發展和移動智能終端的廣泛使用，移動智能終端已經成為高校師生的教學和生活必不可少的工具[4]。特別是疫情期間，學校師生健康打卡、在線教學、開學迎新等需求[5-7]，也讓各種移動辦公平臺流行起來，包括早期阿里的釘釘、騰訊的企業微信以及后來華為的weLink、字節跳動的飛書等[8]。在2020年疫情期間，為了更好地完成新生開學工作，某高校推出了基于企業微信的迎新系統，新生在家通過手機等移動端設備完成線上預報到和健康打卡，到校后掃碼完成現場報到和檢錄。使得以往需要排隊等候或需要電腦操作的現場檢錄、繳費、是否購買公寓用品等環節得以通過手機端提前完成，在響應國家、地方和學校等疫情防控工作要求的前提下，減輕迎新壓力的同時更好地服務師生。

1 企業微信

企業微信是騰訊公司推出的專業辦公管理平臺，已覆蓋教育、醫療、互聯網等行業[9]。企業微信非常適合應用于高校的各類場景，它既內置了豐富的辦公應用，又依托開放平臺提供較強的開發擴展能力，從日常需求到個性化定制兩方面滿足高校的需求。并且企業微信秉承微信簡潔的界面、傻瓜式操作、開源化應用和可靠的安全保障，延續了微信的極簡風格。此外，企業微信和微信互通，使得企業微信既能在單獨APP上使用，也能在微信上使用，通過關注企業工作臺，實現微信辦公，師生們的接受度更高，推廣成本低。

在教育行業，企業微信主要被用于校內管理和服務、在線教學等應用場景。已經有眾多高校根據自身實際情況，以校內管理和服務為首要需求，實現了基于企業微信的個性化的移動端校園應用，其中包括華東師范大學、華南理工大學、北方工業大學、北京化工大學、南京工程學院等高校[9]。將企業微信定位為校園移動端平臺，以此整合并打通高校迎新系統、一卡通系統、一站式辦事大廳、教務系統、學工系統、圖書系統等業務系統，實現移動端統一身份認證，多平臺單點登錄。企業微信不僅給師生提供了便利服務，也提高了校內管理的效率和水平。總之，將企業微信打造成智慧校園時代的移動門戶，順應了社會數字化、信息化和移動化辦公的發展趨勢。

2 傳統開學報到

傳統的開學報到過程煩瑣，涉及學校部門眾多，信息登記重復較多。開學時，新生需準備身份證和錄取通知書現場報到，繳費，購買軍訓服裝和住宿用品，領取一卡通等，容易出現排隊等候，人員聚集現象嚴重。此外還需登記個人家庭信息、服兵役信息、貸款信息等，還要通過各個部門的蓋章憑據走完入學流程。

迎新期間，準備工作投入較大。作為迎新人員，需要提前在空曠場地布置帳篷、電源和網絡等相關環境，保證通過電腦、身份證識別設備或掃碼槍進行身份驗證。這種報到方式不僅受天氣環境影響較大，還存在電源、網絡和線路等安全隱患。

新生和學校溝通渠道單一。過去新生開學前，學生大都通過招生辦電話和各學院電話咨詢各種報到、繳費和住宿等問題，經常出現學校正值放假，學校和學院電話無人接聽、電話繁忙或者學生所咨詢問題與分管部門不一致等現象。而學校則通過官網發布通知，容易出現學生錯過或完全不知情。這種溝通不暢，消息接收不及時，嚴重影響新生入學手續的辦理和新生對學校的認可。通過企業微信的員工助手，方便學生和教師的溝通交流。

此外，2020年疫情蔓延，為了做好學校師生的疫情防控，高校推出基于企業微信的健康打卡系統，保證學校對師生行程信息和健康狀態有一定的掌握。在響應國家推出的復工復學通知下，各省市多次推遲開學時間。在疫情防控要求下，為了避免新生入學時出現校門口人員聚集、校內人員排隊等現象，學校在推出基于企業微信的迎新系統，提前完成預報到，使得新生現場報到手續更簡潔、高效。在校門口和校內管理上也作出部署，包括分批開學，加強校門人員和車輛管理，提前14 d開始健康打卡，進校通過測溫門，查看健康碼和行程碼，禁止家長陪同進校等措施等，保證疫情防控到位。

3 基于企業微信的迎新系統

通過對各個部門需求調研和相關院校的經驗借鑒，迎新系統主要包括迎新官網、迎新后臺管理系統和迎新移動應用，其中迎新官網包括入學須知、管理員登錄和學校概況、校園生活等。學校通過迎新官網發布入學須知、注意事項和報到流程等，管理員通過管理員登錄模塊進入迎新后臺管理系統。迎新后臺管理系統包括部門管理、新生管理、迎新準備、新生預報到查詢、現場辦理、報表查詢、通知公號、網站管理和系統管理模塊。迎新移動應用即掌上迎新，教師端主要完成新生報到檢錄、信息查看和統計等；學生端則是通過掌上迎新，方便、快捷地完成網上預報到流程。

3.1 迎新準備

在準備階段，主要是完成后臺數據同步和導入，迎新部門、人員及對應業務的設置，明確各部門、學院教師的職責和任務。該階段的任務主要是在教務處主導下，由各業務部門配合信息中心完成。

3.1.1 數據同步和導入

新生數據同步，包括從招生辦或研究生院將新生數據導入到迎新后臺管理系統，從后勤管理系統中將樓宇宿舍數據和相應的住宿費導入。還包括專業及費用設置、迎新輔導員數據以及其他部門迎新人員等數據的導入。

3.1.2 設置迎新部門、人員及業務

后勤部門負責宿舍分配和公寓用品統一招標購買，保衛處負責戶口遷移統計和相關材料回收，學生處負責軍需服裝招標購買、綠色通道管理、經濟調查表填寫、健康打卡、行程信息的統計和具體接站等。教務處負責學號生成、班級分配、兵役統計和生成學籍卡等，財務處負責費用扣除和繳費數據的同步，網絡中心負責制作一卡通、迎新期間迎新系統、企業微信以及相關后臺數據的維護和管理，各學院迎新人員負責學生現場檢錄、確認和一卡通發放等。在迎新后臺為各個業務部門配置對應的業務人員和權限，保證業務、部門、人員相對應。為了方便學生完成預報到操作流程，在每個業務和操作的下邊添加相應的注意事項。當某個業務未完成或出現錯誤，也會有相應的操作提示或錯誤提示。

3.1.3 其他

在迎新后臺管理系統，可以設置學號構成規則來一鍵完成學號生成，也可以通過各學院的人數、性別比例、地域分布、班級人數等完成快速分班和分宿舍，還可以在后臺管理系統中提前導入錄取通知書和調檔函的模板，完成新生錄取通知書和調檔函的批量打印。

3.2 新生預報到

新生通過錄取通知書上的二維碼和相應流程，注冊企業微信，進入工作臺，點擊“掌上迎新”。通過閱讀預報到說明、完善個人基本信息、登記家庭經濟情況，完成健康打卡、綠色通道、其他信息登記、繳費信息查看、信息確認（生成預報到二維碼）完成預報到流程。預報到完成后，新生可以查看自己的學院和班級等個人信息、住宿信息、繳費信息等。

3.2.1 完善基本信息

個人基本信息包括1 in（1 in≈2.54 cm）照片、身高、體重和手機號等，其他考生號、姓名、政治面貌和畢業院校等信息已經內置，無需填寫。其中1 in照片標注了尺寸、大小范圍、底色等提示信息。

3.2.2 其他信息登記

其他信息包括軍訓服裝和公寓用品的購買、戶口遷移、宿舍申報、兵役登記和行程信息（包括是否需要接站、站點名稱、到校日期、出行工具以及隨行人員等）。

通過預報到，保證在新生入學前，收集到校后所必須的所有信息。使得學生到校后，不必再填報各種表格或系統，也在一定程度上保證信息的準確性。

3.3 現場檢錄和確認

新生到校后，迎新人員核對新生身份信息，通過掃描新生掌上迎新中二維碼，確認后完成現場檢錄，同時領取一卡通。學生預報到時購買軍訓服裝和公寓用品等，在開學前，由宿管人員放置到對應的柜子和床位，避免學生排隊領取物品的現象。

除了檢錄功能外，輔導員可以在手機等移動端查看對應班級的報到情況、學生繳費狀態和戶口遷移情況等統計信息，也可查看班級中的某個學生的報到情況，這在一定程度上有助于輔導員及時提醒學生完成繳費或后續戶口等對應材料的收取。學院層級的管理員可以在手機端查看學院和各專業的預報到統計、檢錄統計、繳費統計、性別統計和到校日期等信息。同樣的，校級管理員可以通過移動端查看學校整體預報到和檢錄統計等展示信息。此外，全校師生都可以通過迎新大屏實時關注全校學生檢錄統計、各學院報到比例、生源地地圖、年齡統計柱形圖、性別比例、星座占比和報到時間折線圖等信息的分析展示。

3.4 迎新后期

新生報到完成后，將迎新系統中的數據作為唯一的數據源，學生處等各部門依據對應的權限將所需數據同步到各自部門，共享基本信息，以便在新生入學后，避免學生信息的重復填報。

4 企業微信員工助手

為新生順利完成預報到，在企業微信中為各迎新部門和學院建立對應的員工助手，添加對應的業務名稱、部門服務人員和職責描述，新生可根據各自問題在對應的員工服務窗口咨詢，解決預報到和到校后面臨的各類問題。在為新生答疑解惑的同時，迎新人員能及時發現迎新系統和迎新準備當中存在的一些新問題，為后續迎新系統的進一步完善做準備，也為下一年線上迎新積累經驗。

此外，通過企業微信的消息中心和公號，能夠及時讓學生收到關于預報到、繳費和一卡通等相關信息，及時了解動態，完成相關操作。

5 問題和改進

5.1 部分新生上傳照片，驗證未通過

為方便制作一卡通和后期學生照片收集，一開始將迎新系統中的照片上傳作為必選項，但從初中到大學，部分學生成長變化較大，當前照片與公安系統的身份證照片比對未能通過，無法完成后續預報到流程。在發現該問題后，將照片上傳作為可選項，使學生順利完成預報到。

5.2 數據未打通

迎新系統除了與財務系統和教務系統進行對接，保證數據同步及時，未與其他系統完成對接，部分業務數據需手動導入。需要在后續迎新系統進一步完善的基礎上完成對接。

6 總結

移動信息化建設是一個長期的過程，在推出基于企業微信的掌上迎新后，不僅方便新生開學報到和信息收集，還大幅度提高了迎新人員的工作效率，改變了原先需要排隊等候的報到流程。為方便師生一卡通充值實時到賬、查詢、掛失等，建設了基于企業微信的一卡通系統。在一卡通系統中推出了虛擬卡，即通過手機完成刷碼支付、刷碼進出公寓門禁、圖書館門禁以及圖書借閱等。此外推出了移動端辦事大廳e事通，通過手機即可完成原先復雜、煩瑣的申請、審批業務，包括教師調課、師生請假、科研項目申請、社會車輛出入等。

總之，在未來的移動端建設中，繼續以企業微信為平臺，不斷推出更多能滿足高校豐富的教學、行政、服務等應用場景和環境的應用系統，進一步提高教育服務信息化水平。