基于數字檔案館建設的智慧服務模式探析

吳哲

（航天科工防御技術研究試驗中心，北京 100854）

1.數字檔案館和智慧服務概念

1.1 數字檔案館

要進一步實現國家信息化建設的需要，我們國家早在幾年前就開始建設數字檔案館，同時也出臺了一系列規范的文件，將更好地建設數字檔案館。數字檔案館表示為使用現代信息化技術，收集、整理和保存各種數字資源和信息檔案，通過網絡平臺來提供檔案信息服務。數字檔案館在管理檔案的時候，務必注意使用現代化信息技術，取代之前的人工收集、技術的整理與檢索，檔案管理的內容需要改變傳統的紙質檔案，而是使用數字電子的檔案，借助電子系統來獲取具體的方位信息、網絡資源和檔案服務等功能。

1.2 智慧服務

智慧服務需要數字檔案館的數字信息與資源，通過大數據技術與物聯網信息技術，而檔案人員要具備一定的專業技能與智慧分析能力，給智慧用戶提供全新的檔案服務。智慧服務需要匯集技術、資源、服務、檔案人員與用戶等多種資源，形成一種強大的智慧載體，它的重點在于用戶和檔案人員間的感應、交互與協調。

2.數字檔案館建設智慧服務模式的可行性

2.1 依托豐富的館藏資源

當下，我們國家檔案信息化進程不斷加快，數字檔案館也一直用全新的方式來整合原本的檔案資源。但是數字檔案館的智慧服務模式尚未實現，一般來說，數字檔案資源的整合需要對檔案標準進行規范化和體系化，還要設置好文件格式與保存要求等，以實現智慧服務的基本要求。其次，數字檔案館中數字檔案資源的建設。信息資源的主要是傳播、共享與使用，檔案信息資源可以幫助檔案館更好地達到智慧服務的目的，數字檔案館需要收集和挖掘檔案信息和資源。工作人員要結合數字檔案館的不同標準和手段，要整合好電子信息系統，可以形成一套完整和穩定的數字檔案標準體系與規范，數字檔案資源在收集的過程中可以避免盲目建設或者信息孤島等情況。

2.2 合理地運用智能化信息技術

數字檔案館建設中智慧服務的實現需要合理地運用全新的信息技術和手段，接下來，我們將對云計算技術和互聯網技術在檔案智慧服務中的作用和運用進行分析。云計算也叫作網格計算，該技術可以在短時間內處理海量數據，實現更加強大的網絡服務。智能化信息技術有著廣泛的需求與延展性，該工作的重點是將許多的計算機資源匯集起來，使用戶能夠使用網絡來獲得很多資源；另一個方面，資源的獲得無需受時間和空間的限制。這樣一來，云計算技術具有數據存儲和數據處理的作用，由于數字檔案館建設工作不斷向前推進，檔案資源的增長速度也越來越快，云計算的兩大功能能夠很好地解決了一些數據問題，有著較強的安全保密性。檔案信息可以通過私有云的云存儲與處理功能，進而實現安全存儲與利用效果。云計算技術的使用可以確保海量檔案數據的安全性和有效性；還可以實現數據資源的有效運用。

網絡技術的運用大大推進了工作模式深度和廣度的改變，檔案資源的使用是從實物的使用過渡為信息的使用。網絡的連接、數字的存儲、計算機系統的管理等逐漸成為了檔案管理的基本模式。互聯網技術可以為檔案使用提供更多服務和觀念模式。檔案資源在使用的時候需要重視互聯網信息通信與信息服務功能的使用，這樣一來可以讓用戶檢索、查閱和調檔更加便捷和高效，還可以大大提升檔案資源的使用效率[1]。

大數據表示為資料的數據量很大、數據類型較多，難以通過一些主流軟件工具、一般的歸類方法進行處理的數據集合體。目前，大數據時代概念表示為基于數據資源的收集，開展信息的儲存、提煉與智能處理工作。過去的理論中，我們覺得檔案僅僅包含信息價值，可是在大數據時代下，檔案不僅有信息價值，還有數據價值，這種價值的產生需要借助大數據技術處理、挖掘，并且合理地使用檔案信息資源。故大數據技術能夠對檔案數據進行處理與挖掘，找到其中的更多價值；還可以分析和了解用戶需求，提升檔案使用服務工作的層次性，使數字檔案館逐漸達到其智慧服務的目標。

2.3 跟蹤用戶的實際需求

數字檔案館檔案管理人員的工作能力、專業敏感度與數字檔案館智慧服務水平有著密切關系。故檔案管理部門不僅要重視優秀人才的錄用；還要做好人才養成和管理工作，檔案管理人員要學習先進的資源管理技術和理論知識。在工作的時候，檔案管理人員要掌握各種信息技術手段，不斷地轉變自身思想，提供服務意識，具有檔案智慧服務的理念。還要把握用戶的基本需要，把它當作一種內在動力，全面地認識用戶群體的需求，這樣可以給檔案館提供更智能、準確和便捷的檔案信息服務。數字檔案館管理人員要認真思考怎樣提高檔案信息資源的使用效率和質量，然后發展檔案智慧服務形式，滿足用戶的不同需求。比方說，數字檔案館在收集數字檔案信息資源的時候，要從用戶的實際需要出發，全方位地考慮自己的內外條件，在匯總數字檔案資源的時候還要給社會各界提供個性化管理服務。

3.數字檔案館建設中檔案智慧服務模式的運用

3.1 改變檔案服務理念

近年來，我們國家檔案服務工作一直停步于你來我查、你問我答的局面，由于社會經濟不斷向前發展，人們越來越注重自我價值的實現，以前的檔案管理理念難以適應社會發展的需要。要更好地適應信息化技術的發展，這對檔案服務工作也提出了全新的要求，要實現檔案管理工作中的智慧服務，檔案管理工作者要轉變之前的落后觀念，積極地發揮自身能動性，檔案人員要還要做好本職工作，積極地加入檔案的挖掘和研究工作中，加大檔案的傳播與普及力度，努力扭轉之前止步不前的思維模式，將檔案管理由后臺拉到臺前，通過專業的檔案管理知識來呈現其良好的職業形象，展現檔案工作的重要作用。

3.2 做好檔案資源的建設工作

對檔案館來說，如果沒有大量的、多樣的和規范的檔案資源，檔案資源的智慧服務就會缺少能夠依托的堅實基礎，所以數字檔案館“智慧服務”要利用檔案的模式來收集數字信息，實現館藏資源的電子化，要尊重用戶需求的多樣化，從而更好地展現檔案資源建設的多樣化與全面化[2]。其中，數字檔案館要實現高效和統一的數據資源挖掘效果，建設數字檔案館的時候就要統一資源的加工標準，建立元數據的統一描述與標準，并且形成數字檔案加工標準與體系，為更大范圍的數據信息提供共享服務。

3.3 創新和完善智慧服務模式

3.3.1 適合用戶需求的個性化服務

適合用戶需求的個性化服務模式也要合理地運用互聯網技術，例如，信息瀏覽與跟蹤技術、信息的檢索技術等，需要對用戶的基本信息進行把握，然后了解用戶行為偏好、特征和習慣等，結合用戶的行為習慣來選擇、收集、歸類和發掘檔案信息資源，對比數字檔案信息與瀏覽內容，把和用戶有關的數字檔案資源介紹給用戶。個性化服務還指學科專題信息和行為偏好等介紹服務，第一，學科信息的服務，要考慮用戶的檔案信息要求與具體的使用習慣，有效地整理擁有的檔案信息，進而分析檔案信息資源的內在價值，可以給用戶提供學科信息服務。檔案索引標準要輸入關鍵詞來搜索，無法有效地揭示全部內容，有些數據信息容易隱藏在內容中，難以全面地發揮其有效價值。通過全文檢索、數據歸類等方法，這樣有助于用戶檢索相關的檔案內容，滿足不同用戶對于數字檔案信息的需要。第二，行為偏好的推薦，用戶的信息行為包括信息的利用和獲取，目前，用戶要利用手機端來獲取信息，公眾號或小程序可以開展網上預約或者查找服務，這與實體檔案館的查閱相比，用戶可以利用互聯網來獲得需要的檔案信息。數字檔案館可以結合用戶的愛好與需求，制作出簡單與個性的檢索界面，用戶可以掌握比較規范和全面的數字資源信息，用戶在客戶端或者公眾號上面檢索資料，以最快的時間找到所需要的檔案內容。

3.3.2 以知識組織為基礎的專項服務

以知識組織為基礎的專項服務表示在統一的元數據標準體系與標引規則的方式之下，分類標記不同格式、載體和種類的分散或碎片化數字檔案資源，對檔案資源進行規范化處理，為用戶提供新知識和資源的服務模式。這項服務模式包括統一的數字檔案元數據體系與統一的檔案標引規則和分類。元數據可以用來保護資源、管理資源、檢索和確定信息，這將更好地保證數據長時間保存與資源的獲取。它要根據國家、行業和地方數據標準，制定數字檔案資源的元數據方案。其次，統一的檔案標引規則和分類[3]。它用于統一匯集數據資源，并且集中展示數據資源，它可以改變之前數字檔案資源管理分散的局面，然后建立邏輯集中、物理分散的一體化和開放的檔案數據管理中心，便于用戶使用數據和管理數據。

3.3.3 數據挖掘的關聯服務

數據挖掘的關聯服務，這項服務能夠替用戶統計借閱情況，統計館藏數據，之后共用一張地圖系統、OA系統等，還可以給用戶提供空間分布的地圖服務或者統計服務。比如說，對建設選址進行檔案歸類，需要提供不同行政區域的劃分、不同地段的選址意見，查看工程項目的地理地質分布狀況。數據挖掘關聯與分析，數字檔案館要合理地使用關聯挖掘技術、分類以及聚合技術等，有效收集檔案信息資源，挖掘與研究信息資料，把檔案信息內容中的有效信息提取出來，對比其他檔案的基本信息和要素，這樣就可以實現分類標引所實現不了的細致工作。工作人員在挖掘信息數據的時候要尋找不同數據信息之間的關聯，數據與同類項目文件之間的關聯、結論與重要材料的關系，空間與時間的內在紐帶，進而充分地發揮檔案背后的信息價值，也可以達到用戶對數字檔案信息的具體要求。

3.3.4 感知用戶需求的智慧服務

智能的感知服務表示為不同的數字檔案館與用戶通過互聯網、云相互鏈接，形成一個智慧網，可以給用戶提供全面的感應服務。這項服務方式有助于檔案文件的連接、用戶之間的連接、檔案與用戶之間的關聯，還可以使用不同的檔案館存在協商的空間，用戶可以體驗真人檔案和活人借閱等多種形式，用戶還可以直接在平臺上和感興趣的用戶交流。云服務。數字檔案館能夠有效地收集數字檔案資源，并將其放置于公共云端上，所有的用戶可以利用移動網絡上的數字檔案資源和信息。目前，“互聯網+”時代的鐘聲已然敲響，工作人員在提煉和發掘檔案信息資源的時候，需要將高科技成果運往至云端，在一定程度上給用戶提供不同方面和不同層次的服務，滿足用戶對于數字檔案信息的要求。

4.結語

我們國家正處在信息技術高速發展的時代，數字檔案館在建設的時候，工作人員要努力轉變其服務理念，關注用戶的基本需求，借助豐富的館藏資源，合理地運用各種智能化信息技術和手段，為檔案資源館的建設提供更多個性化和智能化的高質量服務，不斷推動檔案智慧服務功能的實現，還可以更好地發揮檔案信息資源的社會價值。檔案信息服務的推動和升華能夠提升信息資源的使用效率，展現檔案信息資源的有效價值，還可以挖掘檔案信息資源的內在價值，從而賦予它全新的活力。目前，我們國家數字檔案館中智慧服務模式的研究正處于初級階段，我們要努力學習先輩們的優秀經驗，努力找到適合我國國情的檔案智慧服務模式路徑，展現數字檔案資源的社會價值和獨特魅力，更好地適應時代發展的需要，也可以服務國家和社會[4]。