企業物資采購的會計風險控制研究

李德亞 淮北礦業股份有限公司物資分公司

物資采購是企業管理當中的重要內容，也是影響企業經營管理成本的關鍵性因素，實際采購過程中面臨著各種風險隱患，對于企業長期發展有著不可忽視的影響。因此，加強對于企業物資采購會計風險控制方面的研究和探討是十分有必要的。

一、企業物資采購中面臨的主要會計風險

(一)采購計劃風險

1.預算編制會計風險

預算編制作為物資采購中的重要環節，對于后續采購工作的開展有著直接影響。當前很多企業在開展物資采購工作的過程中，仍然以收付實現作為主要管理方法，缺乏對于預算編制的重視，部門之間溝通不暢，極大地影響了預算的準確度，導致預算與實際采購執行情況之間存在較大出入。

2.供應商選擇會計風險

供應商選擇過程對于物資采購的價格以及質量有著直接影響，很多企業由于缺乏對于供應商的管理和評價，導致不合格供應商進入企業采購名單當中，使得后期出現供貨質量不合格、價格制定虛高等各種情況，給企業帶來不必要的會計風險和資金損失[1]。

(二)采購流程風險

1.采購申請風險

在實際進行采購申請計劃審批的過程中，若缺乏對采購申請計劃相關內容的市場調查和情況分析，或者在對物資請購制度掌握不充分、理解不透徹的情況下對采購申請予以批復，極有可能導致企業最終購買的物資不能滿足企業生產運營的正常需要，或者出現物資積壓等不良情況，造成資金浪費。

2.詢價過程風險

在確定物資采購價格的過程中，主要包括招標、比價、詢價等相關流程。其中招標環節是影響采購價格的重要步驟，招標過程中，若工作人員缺乏“貨比三家”的意識和思想，沒有花費足夠的時間和精力去尋找性價比較高的供應商，或者由于個人利益考量，缺乏對于供應商的詳細調研和科學評價，導致招標過程流于形式，不僅會使得物資質量不達標，而且還會影響實際生產工作，進而產生會計風險，給企業帶來經濟損失。

3.合同簽訂風險

在企業與供應商簽訂合同時，如果在項目條款中出現模糊語言和用詞，會導致甲乙雙方站在不同角度上對同一條款產生不同解讀，這種差異很可能會對企業造成損失。

4.價格變動風險

由于市場競爭的嚴峻形勢，物資的價格水平并不是一成不變的，隨時會因為市場環境的變化產生變動，導致企業無法以預期價格成功購買到企業所需的物資。另外，在招標投標活動中的非法操作也會產生價格變動風險。

(三)賬務處理風險

1.支付審核程序風險

為降低會計風險，提高供應商供貨積極性，企業在與供應商訂立合同時就約定了付款方式。即便如此，資金的控制工作仍屬于財務工作中的重點內容，可能存在貨款結算時的支付審核程序不規范、審批流程耗時較長、權責劃分不明確等風險。

2.賬務風險意識薄弱

部分企業在進行物資采購會計工作時并沒有按照規定和章程進行工作，對原始憑證和單據的保存和管理缺失，為后期的核對和統計工作帶來了極大的麻煩。校對、統計、核算等工作進行不及時，成本核算工作質量不高，缺乏對物資采購會計工作風險的認識，工作中存在較多漏洞，對企業的正常發展造成威脅。

二、控制企業物資采購會計風險的有效對策

(一)健全會計核算體系

1.強化預算編制管理

企業想要有效控制物資采購的會計風險，就要提升預算編制管理質量，可通過以下措施強化預算編制管理：其一，科學統計物資采購種類。企業在開展編制物資采購預算時，應結合企業內部的實際情況，率先對各部門所需物資進行統計并將其進行分類，在此基礎上，制定出科學合理的物資采購方案。其二，加強溝通和協調。在編制物資采購預算時，企業各部門之間應進行有效的溝通，積極主動地參與到編制過程中。在編制初期，會計人員還需對各部門進行嚴格的審查，確保采購方案具有合理性。會計人員開展審查工作時，應著重核查物資的尺寸、價格、種類以及運輸方式等有關采購內容，防止因審查不到位，出現遺漏的情況。

2.科學選擇供應商

供應商的資質對企業所采購物資的質量有著重要的影響，因此，企業在開展物資采購前應科學選擇供應商，避免因供應商資質不合格等問題，增加物資采購的會計風險。企業在選擇物資供應商時，不僅要對物資的價格和質量進行綜合考量，還要站在長期發展的角度進行選擇，物美價廉是一方面，但供應商與企業之間合作的穩定性和可靠性也起著至關重要的作用。企業在選擇供應商的過程中，應結合業內評價標準，對各個供應商展開科學合理的評價，確保其可以滿足企業長期發展的需求。企業在評價時應從多個角度出發，采用統一的評價標準，對其開展全方位的審查，如供應商的服務態度、實際財務狀況、長期交易記錄以及聲譽和信譽等，只有這樣才能夠保證企業所選供應商符合實際需求[2]。

(二)強化采購過程監督

1.規范采購物資請購

在未開始采購活動階段，企業需要派專業的采購人員提前對相應市場進行全面走訪與調研，保證能夠準確找到相匹配的貨源。企業在采購物資階段，應充分做到以下四個方面。

第一，在此過程中應以生產需求為出發點，充分依照企業資金實際情況，掌控好采購預算對其庫存狀況，并進行全面分析。

第二，應對物資情況有更深入的了解，對物品庫存有所把握，庫存數量少的物品做到減少購買，防止在企業正常經營階段對其產生消極影響。

第三，企業在采購環節需要各部門之間共同進行，并有序實行階級審批。

第四，在對于金額過大的物品采購時，應嚴格依照流程進行，與上級部門積極溝通，待企業管理層批準后，方可進行采購活動。

2.保證采購預算合理

在進行物資采購前期階段，企業應對各部門需要的產品種類與數量進行有序統計，根據實際數據，為采購活動制定計劃表。企業在開展物資采購活動時，各部門之間應團結一致，做好溝通與交流，與企業有關部門進行協商，將物資需求相關信息及時進行記錄，保證能夠結合現實情況來對物資實行合理采購，杜絕出現占用其他資金的情況，對企業經濟流動造成影響的同時也會阻礙整個企業良好發展。

企業在進行采購預算時，應注重合理性，保證預算能夠與現實需求相匹配，需要對其預算內容實行嚴格核對與檢查，對采購預算中產品的數量、規格、價格等進行二次檢查，確保無誤后轉交給相應財會人員審核，通過管理階層審批后，形成最終預算。

3.規范采購合同管理

企業在制定物資采購合同階段，應嚴格遵照相關法律法規以及有關條款來制定，最大程度地降低合同風險。企業對于采購合同的管理，應創建標準的合同管理制度，保證能夠對合同的有關信息進行整合，為企業日后采購工作奠定基礎。對合同的整體安全性加大調研力度，對已簽約的合同進行全面保管。

要想全面加強采購合同管理質量，應對物資采購中的物資名稱、數量、價格、到貨日期、支付方式、運輸手段等實行全方位掌握，并在合同內容上全部呈現出來，只有在合同管理上不斷細化，才能有效防止遺漏以及其他錯誤事項發生，采取合同的方式對風險進行有效防范。與此同時，企業應安排專業人士來對物資進行采購，保證合同發揮出實效性，確保合同管理發揮出作用最大化，使采購環節中的保存、分類、信息整合能夠規范、有序展開，為企業防范會計風險提供重要保障。此外，企業對于未正式簽訂的采購合同，應盡量深入了解合作企業的現實情況，保證企業在物資合同層面上具有安全性，以免出現因為合同導致的詐騙問題。

4.強化物資驗收監督

企業應根據自身實際發展情況有序創建物資驗收制度，深入掌握驗收各環節的基本流程，并相應安排專業強的人員來進行物資驗收入庫工作，在此階段，應做好規范、合理的記錄工作。對于在驗收入庫中存在的問題，應及時將詳細情況轉達給有關企業部門，并有序做好問題的檢查工作以及漏洞排查。

如果出現物資與合同有關內容不匹配的情況，應及時暫停物資入庫，并與相應供應商第一時間取得聯系，詢問解決的有效方案。在具體的驗收入庫流程中，應實時做好核對檢查，保證所記錄的數據準確合理，在日后入庫物資出現問題時，能夠有效進行查詢。有關驗收工作人員應定期對企業庫存的實際情況進行判斷，保證物資數量能夠供應企業的正常發展[3]。

5.完善價格參照體系

物資價格在企業日常采購中是關注的一大重要因素，針對企業的物資采購部門，應對市場實時變化的物資價格有全面的判斷，能夠對其進行綜合評估與預算，在一定程度上積極運用價格談判的模式，以此擁有性價比較高的產品。在此過程中，要求企業進一步優化物資價格參照制度與體系，保證能夠第一時間獲取市場的相關政策與信息。在物資價格上，做好查詢、比較以及審查等工作，確保在價格上能夠合情合理，有序堅持公平公正的原則。需要對產品的質量加大監督力度，使其在質量優質的基礎上，爭取到最合適的價格。相關會計人員應做好采購資金預算工作，保證價格具有合理性，為企業自身利益帶來保障。

(三)完善賬務處理流程

1.強化結算付款程序控制

在實際展開結算付款程序的過程中，應加強對于以下要點的控制：一是要求會計部門在采購部門上報原始憑證和單據時按照相關制度和規范進行細致嚴格的審查與核對，確認原始憑證與單據是否合法合規，有無數據篡改和偽造，內容是否正確全面，相關手續是否齊全；二是會計部門要及時進行預付款項的核對工作，檢查工作記錄與實際情況能否一一對應，如果存在錯記、漏記的現象要及時更正；三是會計部門的工作活動要有對應的證明材料，嚴格按照公司制定的規章制度和相關的法律法規開展工作，要在采購部門出具發票等有效材料時才能進行下一步工作；四是在使用企業資金進行貨款支付和報銷工作時必須按照審批程序嚴格進行，權責分明，將工作任務落實到個人。

2.提升會計人員風險意識

如果企業會計人員缺乏對物資采購會計風險的理解和認識，在會計工作中疏忽大意，這無疑會給企業物資采購的會計工作帶來極大的風險。因此，一定要提升會計人員的風險意識。要提高管理層的思想認識，通過領導干部的帶頭作用，制定工作策略和方針政策，引導基層員工進行會計工作。為此，要對管理者進行理論培訓和指導，著重灌輸物資采購會計風險的危害性，通過實際案例說明物資采購會計風險造成的嚴重后果，敲響警鐘。對基層的會計人員來講，要定期開展相關培訓和學習，合理安排專業培訓的內容和頻次，提高工作人員的專業素質和職業素養，提高工作人員對企業物資采購會計風險的認識，了解會計風險的種類、形成條件和解決辦法，不斷完善工作人員的理論知識體系。

三、提升企業物資采購會計風險控制水平的措施

(一)建立風險評估流程

首先，根據企業采購的不同階段劃分，分析不同階段的采購數據，深度研究其中存在的采購風險，并構建風險評估體系。借助風險評估體系識別其中存在的采購風險因子，對其作出評價，準確得出企業在采購過程中面臨的關鍵性風險因素，并由風險管理部門完成審核。

其次，根據審核結果評價和判斷企業在面臨相應風險因素的情況下，如何解決并降低風險帶來的損失。同時根據不同風險的發生概率及損失情況分類，進一步加強對風險因素的了解。

最后，根據不同風險類別，制定相應的應對方案，如針對發生概率低且損失小的風險類別，可以選擇企業自留，針對發生概率大且損失嚴重的風險，應采取風險轉移或風險規避等方式應對。

(二)制定風險預警指標

為進一步提高風險預警機制的實施效果，應制定準確的預警指標。根據企業物資采購目標，分析會計風險影響因素和風險變化規律，并在此基礎上構建預警指標。在制定指標時，應根據不同指標類型和重要性合理分類，如將各類資金和款項歸為一類，并提高關注度，重點分析該類型指標的變化情況。在該過程中，可以設置相應的警戒值，風險指標超過警戒值后，及時進行上報，并對其實施重點監測和管理。

(三)實現業財深度融合

為降低企業物資采購過程中存在的會計風險，當前企業已經基本實現了物資管理ERP 與財務共享的對接，實現了財務處理由業務端發起，有效減少了會計差錯。在此基礎上，為進一步強化會計風險控制，為企業物資采購管理活動提供更好的財務服務，還應加強業財融合。一方面，應著重提升會計人員的綜合素質和能力，幫助其加強對于企業物資采購業務以及相關生產線對于物資需求的了解，以此提升物資采購申請審批的合理性和規范性；另一方面，應從業財融合角度，結合業務流程關鍵控制點以及相應控制指標，對系統接口及功能進行優化，以此實現日常控制，并以系統為支點，收集物資采購業務相關數據信息，自動進行財務會計數據的分析和預警，以此加強物資采購過程中的財務控制，降低會計風險[4]。

四、結語

對于企業物資采購會計風險問題，可結合實際采購流程以及風險所在，從采購計劃、采購流程以及賬務處理角度進行強化控制，構建完善的風險評估和預警機制，強化采購全流程的控制和監督，同時推動會計職能轉變，提升會計人員風險意識，以此全面強化企業物資采購會計風險防控能力，為企業可持續發展提供良好保障。■