高中學籍檔案管理現狀與改進建議

王紀偉 （山東省青島第十七中學）

高中學籍檔案管理是衡量學校教育質量及管理水平的標準，也可以作為精準反映學校學籍檔案管理規(guī)范化及科學化的重要載體。高中學籍檔案主要涵蓋學生入學信息、轉學信息、休學信息、復學信息及跳級信息外，更是記錄學生獎懲及畢業(yè)等學籍檔案資料，它是校方領導及教師對學生思想、品德、學習、家庭了解的重要參考數據，也是學生未來社會實踐的名片。在社會經濟爆發(fā)式增長及人才高度密集的背景下，諸多企業(yè)對人才的衡量標準多以學生學籍檔案為主，據此，深入研究高中學籍檔案管理現狀并提出改進措施，有力推動高中學籍檔案管理規(guī)范化的同時，對提高教師對學生的了解情況及促進學生發(fā)展而言具有深遠意義。

一、高中學籍檔案管理存在的問題

（一）學籍檔案管理人員缺乏專業(yè)性

高中學校學籍檔案管理工作需要管理人員具備良好的專業(yè)知識以及專業(yè)技能。目前，在我國高中學校的學籍檔案管理中，存在著人員專業(yè)能力不足的普遍現象和問題，擔任學籍管理崗位的人員缺少系統(tǒng)的知識培訓，在學籍檔案管理中缺少對專業(yè)技能的掌握，僅僅具備理論知識能力，卻缺少對學籍檔案實際操作的探索和實踐。學籍檔案被損壞丟棄的行為十分常見，這不僅導致高中的學籍檔案安全受到破壞，而且浪費了大量的人力、物力資源。對高中使用學生學籍檔案造成不同程度的影響。

（二）學籍檔案管理人員缺乏服務性

從嚴格意義上來說，高中學籍檔案具備一定服務性。高中學校的學籍檔案管理工作要求有專業(yè)的管理人員，具備積極的服務態(tài)度、良好的服務意識，開展相關工作。但是目前在我國高中學籍檔案管理人員中，有人缺少職能意識，對信息的整理、處理得不夠細心、耐心。因為該工作較為枯燥、繁瑣，管理人員若是無法端正工作態(tài)度，很有可能難以完成學籍檔案管理的相關任務，對高中學校學籍檔案管理科學化發(fā)展造成一定的影響。

（三）電子學籍檔案管理缺乏規(guī)范性

高中學校學籍檔案室主要是由學校的內部資源經費而分配的，不同學校在財力分配中存在著差異性，財力資源情況不同。學校電子學籍檔案是在計算機路徑中存儲學籍檔案，例如，硬盤、光盤、U盤等，和紙質學籍檔案相比，硬盤的保存時間為5年左右，保存時間有所改變，形式發(fā)生了變化。另外，在電子存儲軟件的使用中，周期有所降低，經常導致電子學籍檔案保存中遇到不同問題。

二、學籍檔案管理改進建議

（一）健全學籍檔案信息化管理系統(tǒng)

從實質角度來看，學校學籍檔案管理人員有限，面對如此繁冗復雜的學籍檔案信息，相關管理人員的管理壓力不斷提高，這一因素也是導致學校學籍檔案管理質量下降的主要因素之一。學校的學籍檔案管理部門需要創(chuàng)建起良好的服務形象，提高管理質量，對工作理念和方式方法進行創(chuàng)新，促進學籍檔案管理工作的順利運轉。原本在對學校進行管理的時候，一般都是運用紙質的學籍檔案管理措施。但是需要意識到紙質的學籍檔案管理不容易保存，不容易搬運和查閱，需要耗費大量的人力與物力。所以，運用信息化檔案管理系統(tǒng)較為關鍵。

（二）加強硬件設施和軟件系統(tǒng)的建設

學校應針對高中學籍檔案管理室制定相關規(guī)定，定期做好計算機的維護、保養(yǎng)工作，發(fā)生計算機的異常故障問題時，學校人員應及時做好上報，邀請行業(yè)內的專業(yè)人士進行計算機的維修護理，防止出現維修失誤、二次傷害計算機、丟失信息等問題，保證學籍檔案管理工作的穩(wěn)定高效運轉。例如，對計算機使用時限要加強規(guī)定，一旦出現計算機超出規(guī)定時限的情況，要做好機器的更新，保證使用先進的硬件設備設施，在管理工作的實踐中，結合其中使用到的軟件系統(tǒng)，加強對學籍檔案信息的整理和有效處理，結合學生轉學、入學、懲罰等檔案，記錄信息的內容，更新軟件系統(tǒng)，緊跟時代發(fā)展的腳步，提高學籍檔案信息化的管理質量和管理準確性。更新軟件系統(tǒng)后，要求相關人員及時接受相關培訓，加強對新軟件的了解，熟練運用各種功能，提高系統(tǒng)應用水平，熟練地使用軟硬件設施。

（三）提高學籍檔案管理人員綜合素質

加強對學籍檔案管理人員綜合素質的培養(yǎng)和提升，是提高學籍檔案管理工作效率的關鍵所在，特別是隨著學籍檔案管理人才需求的增長，學籍檔案管理人員要將傳統(tǒng)的管理理念管理方式摒棄，加強對信息化管理知識和技術的學習。熟練地運用辦公化軟件，提高學籍檔案管理的信息化水平，向著計算機網絡化辦公的方向開展逐步探索，加強對網絡學籍檔案管理工作的實踐創(chuàng)新，在收集、整理、編輯等工作環(huán)節(jié)，要求學籍檔案管理人員提高技術水平，強化管理意識，與時俱進，樹立起終身學習的觀念，學習檔案管理技術和知識。學籍檔案管理人員要結合信息化時代的發(fā)展腳步，創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式，用激勵機制調動起員工的積極性，加強對人才的全方位培養(yǎng)，提高學籍檔案管理人員的綜合素質。[5]

第一，由于學籍檔案管理工作對于人才的專業(yè)能力綜合素養(yǎng)有著較高要求，學籍檔案人員應具備專業(yè)知識能力和豐富的實戰(zhàn)經驗，對網絡信息技術具有熟練運用的能力，以此創(chuàng)新學校的學習檔案管理工作。因此，要將理論和實踐有機結合在一起，提高學籍檔案管理的信息化水平，

第二，學籍檔案管理要服務學校，為學校的高效穩(wěn)定運轉夯實基礎，結合學校各部門對學籍檔案的需要，在形式、內容等多方面的需求下，創(chuàng)新學籍檔案管理工作的模式，增進與其他部門人員之間的溝通交流。對學校各部門學籍檔案信息的需求加強深入調查和了解，對其他人提出的意見和建議，要虛心采納，及時更新學籍檔案管理工作理念，引進現代化的管理技術、管理觀念。

第三，學校的管理者要針對學籍檔案管理人員加強專業(yè)化的培訓，將學籍檔案管理的法律法規(guī)內容融入培訓活動中，使專業(yè)人員提高管理能力，加強對法律法規(guī)內容的學習。包括檔案法、學籍檔案法實施辦法等，強化從業(yè)人員的法律意識，自覺做好保密工作，加強對重要學籍檔案的有效保護，提高學籍檔案管理的質量。

（四）落實思想政治教育，滲透正確職業(yè)觀念

學籍檔案管理工作的實踐中，檔案管理人員應強化自身的職業(yè)素養(yǎng)，樹立起正確的認知觀念，形成積極的意識形態(tài)，為學籍檔案管理工作夯實基礎。目前，我國的各個行業(yè)領域發(fā)展都離不開社會主義核心價值觀的教育和導向作用，因此，針對學校學籍檔案管理人員的培訓，要落實思政教育，提高其思政素養(yǎng)，樹立起正確的職業(yè)觀和價值觀。

思想品德教育、職業(yè)道德教育中，應結合學校學籍檔案管理人員的現狀，加強對學籍檔案管理工作任務的明確認識，結合所需要秉承的人生觀、價值觀、職業(yè)觀，使學籍檔案管理工作堅定方向，明確學籍檔案管理的創(chuàng)新途徑。在思政教育的實踐中，要結合學籍檔案管理人員的現狀，加強對工作人員的社會意識形成的指引，使其形成規(guī)則意識，加強對自身行為的規(guī)范，提高職業(yè)素養(yǎng)。對學校發(fā)展和自身成長之間的密切關系，形成正確的認識，主動發(fā)展自我，發(fā)光發(fā)熱，提高學習能力，端正價值觀念，提高專業(yè)能力，建設起一支專業(yè)型的學校學籍檔案管理人才隊伍。[6-7]

綜上所述，目前處于大數據的背景之下，不論是學校自身內部的環(huán)境或者是外部的環(huán)境，都要求學校中的學籍檔案管理工作能夠不斷地提升，從而以便于為各個層面上提供更好的服務，滿足各種需求。所以提升學校的學籍檔案管理工作的關鍵性就展現出來，必須要在對學籍檔案進行管理的過程中具有創(chuàng)新性，不斷地在管理、技術等層面上進行革新，從而促使學籍檔案管理工作能夠較好地符合大數據的背景需求，提升學籍檔案管理的質量和效率。