公立醫院采購前論證工作的實踐探索

馮韌，常曉晴，龐昊

天津市環湖醫院績效與運營管理辦公室 （天津 300350）

2014 年1 月1 日，國家財政部頒布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，其實施目的是進一步提高行政事業單位內部管理水平，規范內部控制，加強廉政風險防控機制建設。自此，我國始終將行政事業單位內部管理水平、廉政風險防控機制建設作為重要評價指標。2020 年，我院為提高內部控制管理水平，改善公立醫院存在的采購工作“重采輕管”現象，規范采購行為、縮短采購周期、提高資金使用效率，開展了一系列新舉措。采購前論證作為醫院采購工作的核心環節之一，主要是根據項目特點，結合預算編制、相關可行性論證和需求調研情況對采購需求進行論證，其在醫院采購工作中扮演著重要的角色。本研究通過結合我院采購前論證管理工作的實際情況，梳理了采購前論證的方法和流程，分析了采購前論證的優缺點，旨在為促進采購前論證工作開展提供理論依據和數據支撐，提高醫院的采購管理水平。

1 采購前論證的重要意義

采購前論證即根據預算指標，在采購實施前進行充分市場調研，以業財融合的運營理念分析采購項目的經濟效益。通過建立管理制度、完善論證體系、設置專業崗位等手段，既可規避采購論證存在的廉政風險，又可為后期實施采購提供科學有力的依據，進而提高采購工作質量和效率，強化院長負責制下的醫院內部運營管理[1]；通過發揮成本優勢，可提高醫院的核心競爭力，增強醫院自我運行和自我發展能力，進而實現醫院價值最大化[2]。

2 采購前論證的方法

2.1 建立醫院采購論證工作制度

制定《醫院采購論證工作細則（試行）》，與預算管理制度、資產管理制度等配套制度相互作用、相互支撐，提供具體、可行的政策依據，同時形成集資產預算、論證、采購、管理、使用為一體的全生命周期管理模式；搭建起臨床、醫技、行政、后勤不同部門、崗位之間的溝通協調渠道，同時使這些部門或崗位相互監督、相互制約，防范舞弊和預防腐敗，確保資產安全和使用有效[3]。由于醫院領導層的高度重視，可自上而下增強職工的運營意識和成本控制意識[4]。

2.2 設崗定責，組建專業團隊

由于醫院體系和規模較大，采購設備、服務項目種類繁多，臨床科室業務繁忙，會出現部分主任或護士長不清楚如何提交采購需求、不熟悉本科室所需采購的新型設備、不了解市場價格及產品相關性能指標等情況。因此，醫院成立了論證中心，明確了論證工作的職責和權限， 并由論證中心負責組織醫院5萬元以上采購項目的論證工作。作為資料匯集部門，論證中心專門負責收集采購相關信息，并將其整理成冊，及時與相關部門進行數據資源共享；作為中間對接部門，論證中心專門負責醫院部門與產品公司之間的對接溝通，同時要求各部門按照標準和要求開展論證，做到真正的統一集中管理。此外，醫院建立了論證專家團隊與職工代表團隊，論證全程由紀委辦、審計科等部門監督執行情況，確保工作的公平性、公正性、公開性[5]。

2.3 規范論證工作流程

醫院資產采購及管理工作分別由論證中心、采購中心、資產管理中心負責。論證中心論證的范圍包括設備類、服務類、工程類，通過制定工作細則，規范各類項目合理、可操作的論證流程，形成發布公告—深入市場調研—召開論證會的全過程管理。在紀委、審計的監督下，論證結果將由采購中心實施采購，由資產管理中心進行驗收入庫，正式完成采購工作。規范的流程可提升效率，使已通過年度預算審批的項目及時、按時完成，使采購速度滿足臨床工作需求[6]。

3 采購前論證的流程

3.1 接收申請

為節約時間和人力成本，提高采購效率，針對5萬元以下的項目，由各科室自行采購；針對5萬元及以上的項目，納入以下采購論證流程，即使用科室按照批復預算提出采購申請，其職能主管科室根據實際需求進行初步市場調研及詢價后形成方案，并通過醫院0A 辦公網遞交論證中心。

3.2 發布公告，接收供應商報名

由論證中心對遞交材料進行修改指導、審核同意接收后，在醫院官網公示2周，廣泛招募供應商。公示期間，論證中心應了解采購預算，同主管職能科室、使用科室溝通采購計劃及具體實施方案，包括功能需求、技術指標、配置條件及服務項目等內容，為后續工作做好充足的前期準備；同時接收供應商電話咨詢及線上報名。公示期結束暨報名截止后，接待供應商現場確認，告知工作流程，根據項目具體情況審核資質及相關論證材料。

3.3 開展市場調研

由論證中心開展市場調研工作，對于設備類、服務類項目，提出功能及配套性需求，并對市場價格、后續維修保養等做進一步考察調研，對市場上的同檔次產品進行橫向對比分析，參考借鑒同行醫院的同類項目，借助網絡調研平臺搜集產品資訊；對于工程類項目，組織現場勘探，梳理職能管理科室提供的施工方案及相對應的主材標準和價格。

召開深入市場調研會，由使用科室及相關職能科室出席，項目采購預算金額以50萬元為界限，由紀委辦、審計科采用定期、定量抽查或出席會議兩種方式進行監管；論證中心負責人介紹具體情況后，參會人員應與每家供應商開展雙向溝通，對設備參數、價格、質量安全、付款方式、質保期限、維修售后等內容進行討論，由供應商確定最終報價并在會后遞交書面確認函。

3.4 召開論證會

在確定論證會時間及參會人員后，提前發放邀請函及相關材料；由使用科室及相關職能科室、職工代表及特邀專家參會并有投票權；由論證中心、采購中心、資產管理中心列席；由紀委辦、審計科負責會議全過程監督。

論證會上，由論證中心負責人匯報前期市場調研情況，參會人員則依據各自職責，對設備參數、服務能力、服務質量及價格情況進行充分論證。討論結束后，由投票人進行無記名投票，由紀委辦、審計科負責統票，并現場宣布投票結果。對于采購計劃金額20萬元以下的項目，投票直接確定供應商、采購價格，醫院進行自行采購；對于采購計劃金額20萬元及以上的項目，投票確定招標控制價和采購方式。

3.5 論證會后

會后，論證中心將自行采購的論證結果在0A網上公示1周后，再遞交采購中心實施采購。

4 采購前論證的實施

4.1 實施效果

醫院自2020 年5 月開始實施“論、采、管、用”相分離的閉環工作流程，2020 年5 月至2021 年5 月共完成采購項目93 個，涉及采購預算9 942.4 萬元，通過各科室共同努力，為醫院節約資金561.5 萬元。

4.2 實施優勢

4.2.1 體現了公開性

論證中心在接到職能科室前期市場調研和論證申請后，在醫院官網向社會發布公告，開始啟動采購論證的市場調研工作，并通過醫院官網招募社會上相關采購項目的供應商積極參與市場調研，公告中明確報名條件和時限，從而規范參與論證調研供應商的準入機制；對于自行采購項目，論證中心在醫院OA 辦公網對論證結果予以公示。以上充分表現出論證工作全過程的公開性和透明性，有效規避了廉政風險，保障了醫療安全[7]。

4.2.2 體現了廣泛參與性

采購論證工作參與范圍不僅包括使用科室、相關職能科室、相關專業專家，還要求職工代表參與論證，使職工參政議政，增強職工的主人翁意識；同時也明確了重大項目院領導參與論證。采購中心和資產管理中心均是在使用科室和相關職能科室協調配合下順利完成本部門的工作[8]。

4.2.3 體現了專業性

在論證過程中，醫院建立論證專家庫，同時充分結合各專業委員會的意見；對于重大及專業性強的特殊項目，論證中心邀請院外知名專家參與論證，幫助醫院精準制定采購意向。通過由專家對設備的功能需求及配置參數進行把關，發揮了臨床技術人員的管理作用，保障了醫療安全，滿足了使用科室的科教研實際需求[9]。

4.2.4 體現了民主性

在采購論證過程中，工作科室人員廣泛參與，并賦予其投票權，使全員參與到采購論證環節中，強化了職工的管理思想和成本控制思想。

4.2.5 保障了醫院利益

在公立醫院管理中引入市場機制，對采購項目進行成本分析，深入調研、綜合評價，保證了資金決策的合理性，確保了采購計劃的高效執行以及后續采購質量，降低了設備后期運維成本，實現了醫院利益最大化，提升了醫院規范化與專業化管理水平，推動了醫院健康、可持續發展[10]。

4.2.6 為下一年度的預算編制提供了依據

完善的制度及流程提高了醫院作為采購方的議價能力，經過科學性分析和論證，保證了采購設備數量的合理性、采購價格的可參考性、采購方式與供應商選擇的正確性，最大限度地排除了人為干擾因素，避免了盲目采購。在下一年度預算的編制中，可根據設備使用情況及使用壽命進行預判，對采購設備或服務的投入、產出收益進行分析，制定采購計劃，避免資源浪費[11]。

4.3 不足及改進方向

信息化管理水平有待加強，如對于每年度的所有項目，參與的供應商名單及其提供的參數、報價均屬于重要數據，目前由論證中心歸納整理并儲存，缺乏系統管理；論證中心在針對設備類項目的市場調研中發現了設備附帶耗材問題，長期使用耗材成本可能會高于設備自身價格，論證中心已將此問題納入持續改進的計劃中。

總之，通過新論證制度的持續開展與探索，組織多方建立有效的雙向溝通和交流機制，并不斷調整工作流程和工作細節，及時發現問題并反饋，逐步提升工作效率，促進運營管理良性循環，才能實現醫療運營管理質量的螺旋式上升。