基于現(xiàn)代醫(yī)院物流管理系統(tǒng)構建與完善探討

丁蓉

鹽城市第一人民醫(yī)院總務處，江蘇鹽城 224001

醫(yī)院物流管理是對醫(yī)院所需物資的采購、運送、分配、倉儲等方面進行管理，其管理水平對醫(yī)院經濟效益有直接影響。在現(xiàn)代科技持續(xù)性發(fā)展及在醫(yī)療行業(yè)中的廣泛應用，使得醫(yī)院的醫(yī)療設施質量管理及運營管理水平得到較大提升，但在為患者提供優(yōu)質的醫(yī)療服務與條件的同時，也提高了運營成本。近年來，隨著醫(yī)療物資的消耗量逐漸升高，物流作為醫(yī)院重要的利潤來源之一，越來越受重視，醫(yī)院均建立起物流管理系統(tǒng)，旨在借助現(xiàn)代管理技術、信息技術提升管理水平，控制成本費用。但在實際工作當中受多種因素的影響，物流管理工作受到制約，無法發(fā)揮有效作用，如醫(yī)療物資采購、運輸、倉儲及供應等物流職能之間欠缺有機聯(lián)系。醫(yī)療物資輸送效率低下，且部分醫(yī)院并沒有以供應鏈角度構建流程化物流管理體系與框架，一體化管理建設滯后等。因此，針對醫(yī)院物流管理現(xiàn)狀，采取相應措施及手段進行優(yōu)化與完善極為重要。

1 醫(yī)院物流系統(tǒng)基本結構

由于醫(yī)院物流管理所涉內容較多，因此在對醫(yī)院物流進行管理與控制時，首先應對醫(yī)院物流的結構有充分的了解，再針對醫(yī)院物流結構及具體的物流問題對物流管理系統(tǒng)進行完善與優(yōu)化，以此才能夠對醫(yī)院物流管理系統(tǒng)進行全面升級，而不是局限于局部環(huán)節(jié)的優(yōu)化。醫(yī)院物流所涉關鍵領域包括：①庫存管理。由醫(yī)院物資管理部門對采購及現(xiàn)有的物資進行整體管理。由于醫(yī)院物資種類具有多樣性，因此在物資分類及管理中對管理人員的專業(yè)職能與技術有較高要求。并且這種一體化、整體性的管理并不是指由具有單獨一項職能的部門或科室將所有物資進行統(tǒng)一管理，而是借助網絡平臺構建協(xié)作管理模式。②物資采購。由采購部根據醫(yī)院某一階段物資需求及各科室物資需求向供應商發(fā)出訂單，進行物資采購。再由供應商將醫(yī)院所采購的物資按照事前簽訂的合同進行配送。③分發(fā)與供應。本環(huán)節(jié)是醫(yī)院物流中的尾部環(huán)節(jié)，主要活動表現(xiàn)為根據各科室的物資申請及損耗進行物資配送，本項環(huán)節(jié)的活動一般與其他醫(yī)療活動連接在一起。物資的配送與分發(fā)大多由醫(yī)療護理人員承擔，如傳送血樣、藥品、標本及醫(yī)用耗材等，并對其進行信息統(tǒng)計與保存。這一環(huán)節(jié)也是醫(yī)院產生物流信息的關鍵點。④醫(yī)用廢棄物回收與處理。本環(huán)節(jié)的主要內容是將醫(yī)院在各項醫(yī)療活動中所產生的醫(yī)院垃圾進行回收與處理。由于醫(yī)用垃圾會對環(huán)境及人體健康造成影響，因此醫(yī)療廢棄物流管理尤為重要。

2 醫(yī)院物流管理現(xiàn)狀

2.1 物流管理缺乏協(xié)調性

目前，部分醫(yī)院雖然已經將現(xiàn)代化物流管理技術應用于物流管理當中，但在實際操作過程中管理質量受專業(yè)性與服務性的影響并不能達到預期效果[1]。醫(yī)院物流活動環(huán)節(jié)包含較多內容，如基建維修、藥品采購、能源功能等，并且醫(yī)院所需醫(yī)療物資的類型、品種較多，每個醫(yī)院的設施條件、發(fā)展方向存在差異性。但部分醫(yī)院在運用現(xiàn)代化管理技術時并沒有針對醫(yī)院本身發(fā)展方向與管理現(xiàn)狀制定相應的管理方案，導致管理模式與醫(yī)院物流工作需求不符，管理缺乏合理性與協(xié)調性，對醫(yī)院物資配置的合理性會造成一定影響，導致工作效率降低[2-3]。

2.2 管理理念與方式滯后

部分醫(yī)院雖然引入了現(xiàn)代化物流管理理念，但對現(xiàn)代化物流管理方式與核心內容的了解缺乏全面性，管理理念并沒有完全轉變，還是以傳統(tǒng)管理方式為主，導致多數醫(yī)院存在管控機制不健全、信息傳遞缺乏交互性、成本管理后置等不足之處[4]。并且部分醫(yī)院的信息化物流供應管理平臺建設滯后，且審批環(huán)節(jié)繁瑣，對管理反饋的重視度不高，容易導致醫(yī)療物資采購與供應與信息變化不符，造成物資積壓等問題。由于醫(yī)院醫(yī)療物資具有特殊性與多樣性的特點，若物資積壓或短缺不僅影響醫(yī)院資金成本，還會影響臨床工作與服務水平[5]。

2.3 專業(yè)人才管理隊伍建設滯后

在物資流動的過程當中不僅需要系統(tǒng)性、有效性高的管理方式，還需要專業(yè)能力、管理能力較高的復合型人才實施各項管理制度，確保管理制度能夠有效落實，從而構建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理體系[6-7]。但部分醫(yī)院內所配備的專業(yè)配送人員較少，工作大多由科室醫(yī)護人員兼職承擔，不僅影響院內工作，且管理人員缺乏專業(yè)性，其對供應鏈管理、數據處理、信息技術等方面的了解度不高，難以體現(xiàn)醫(yī)院物流管理的專業(yè)性與服務性[8]。

3 構建與完善現(xiàn)代醫(yī)院物流管理系統(tǒng)的策略

3.1 建立物流供應中心，加強一體化管理

構建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理的目的在于為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展、服務質量優(yōu)化以及物流成本控制等方面提供支持[9]。對此，在構建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理系統(tǒng)時，應以醫(yī)院當前的物流管理模式及醫(yī)院長期戰(zhàn)略定位為基礎，針對物流管理中存在的問題采取現(xiàn)代化管理技術對常規(guī)物流管理進行優(yōu)化，以此提高管理模式與醫(yī)院物流管理發(fā)展的符合性[10]。醫(yī)院的物流工作中主要的信息交互構成為物資供應商、醫(yī)院及各科室，需要多方進行溝通協(xié)調完成物資供應工作，由使用物資的科室提交需求計劃，再由醫(yī)院內物資管理庫房根據相關規(guī)定進行采購與發(fā)貨[11]。在此過程當中涉及資金、人力、物資等多個方面，若監(jiān)管不力容易引發(fā)多種問題，對此為提高采購效率，降低總成本應將采購與供應過程透明化。如針對醫(yī)院物流工作復雜性特點，可通過建立管理樞紐對醫(yī)院物流進行系統(tǒng)性、一體化的管理。遵循按需供應、協(xié)調管理的原則建立物流供應中心，針對每一科室的工作性質及物資需求對物資采購、庫房管理、財務管理等多個部門進行統(tǒng)一管理。在了解不同科室所需物資的相關信息后應進行市場預測，再根據預測結果選擇適合的供應商，建立良好供應關系，并基于此，制定訂貨、存儲、發(fā)放的管理程序。同時，醫(yī)院物流供應中心應將物資采購信息與各科室對醫(yī)療物資的供需求進行實時信息交互，將物資采購、配送信息進行共享，各科室應將物資使用情況進行反饋，為醫(yī)院物流供應中心下一次物資采購與供應提供支持。物流供應中心應定時對醫(yī)院內物資存儲情況進行檢查，將物資采購、存儲等信息錄入至信息管理系統(tǒng)中，并將其與醫(yī)院財務部門共享，為財務部門進行資金管控提供支持。通過建立物流供應中心，將信息進行共享，不僅能夠為參與物流工作的各部門提供溝通平臺，提高物流管理的效率，還可控制院內物流資金成本[12-13]。

3.2 基于系統(tǒng)性原則，完善物流管理制度

合理、系統(tǒng)的管理制度是構建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理體系的基礎，只有針對醫(yī)院物流現(xiàn)狀制定相應且明確的管理制度才有效控制醫(yī)院物流各項環(huán)節(jié)，進而提高物流管理水平[14-15]。針對醫(yī)院物流所涉內容，應以醫(yī)療物資采購、發(fā)放、存儲以及廢棄物的處理為主要管理內容，并針對各項內容所對應的部門進行責權管理，明確各項工作的責任主體與中心，并將責任與業(yè)績掛鉤，定期進行考核，以此構建科學的工作機制。在制定考核制度時，應根據工作內容、職責制定量化的考核制度，使每個責任個體在享受權利的同時能夠明確自己的任務目標，認真履行相應的職責，以此實現(xiàn)局部與整體的統(tǒng)一[16]。針對醫(yī)院物流信息具有多元化的特點，應以動態(tài)管理為主，加強事前、事中及事后的監(jiān)管，包括在采購物資前，對各種物資的需求量進行評估，對需求量大的物資應根據消耗情況提前提交采購申請，對需求量小的物品由科室根據其本身需求進行申請，對緊缺物品應按照需求定時、定量、定點進行發(fā)送，以此提高存儲與采購的協(xié)調性，避免出現(xiàn)物資短缺或積壓的情況出現(xiàn)。同時，應對管理制度的落實情況進行后續(xù)追蹤，根據物流工作及管理工作中存在的問題對實施優(yōu)化措施后的情況進行檢查，并針對未解決的問題改進管理方式、處理對策，以此不斷優(yōu)化物流管理制度，使其更加符合醫(yī)院物流管理需求[17]。

3.3 引入信息技術，建設智能化管理系統(tǒng)

信息技術是構建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理系統(tǒng)的核心技術，其能夠為數據采集、分析等方面提供支持，將其引入醫(yī)院物流管理中可起到優(yōu)化監(jiān)管程序、減少工作量、提升工作效率等作用[18]。如針對部分醫(yī)院信息傳遞慢、各利益方缺乏溝通等問題，運用信息技術建立供應中心，可實現(xiàn)數據共享，改善數據提供滯后的問題。針對醫(yī)院物流工作所涉內容較多、信息煩瑣的問題，通過借助信息技術建設信息管理模塊，將采購、存儲、發(fā)放納入模塊中，并單獨設立相應模塊可優(yōu)化信息維護與物資管理，避免采購信息與后續(xù)物資發(fā)放信息不符的情況出現(xiàn)。例如將新購入的物資信息錄入信息管理系統(tǒng)中，在后續(xù)存儲管理、發(fā)放物資時可以先進行庫存查詢，避免物資領用數量與實際不符的情況發(fā)生。同時，為確保醫(yī)院物流管理模式與醫(yī)院實際物流結構與流程相符合，可借助醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospital information system，HIS）、全成本H-ERP 系統(tǒng)以及財務系統(tǒng)構建完整的數據交換平臺，實現(xiàn)信息交互與無縫對接。如由需要申請物資的科室通過前臺進行物資申領，將所需物資信息傳輸至財務ERP 系統(tǒng)中，不需要人工進行操作就可自動將預算數據進行自動扣除，且能夠將預算金額大小及物資庫存量自動顯示，自動計算與統(tǒng)計各科室領用物資的數量。此過程能夠減少人工操作量，且便于數據查詢。同時將信息與HIS 系統(tǒng)共享，可借助信息技術自動計算不可控與可控醫(yī)用耗材的使用與供應情況，為成本核算提供數據。這種模式能夠構建一個數據交互平臺，實現(xiàn)將績效考核、成本預算以及預算管理等環(huán)節(jié)一體化管理，有助于打破醫(yī)院信息孤島管理的狀況。此外，可借助信息技術建立條形碼管理模式，通過條形碼掃描的形式實現(xiàn)自動錄入物資供應情況，并通過條形碼識別為相關管理人員提供物資的基本資料與數據，可降低手工輸入信息的失誤率。并且條形碼管理模式可根據醫(yī)院對物流管理的需求，針對物資品種提供個體碼、品種碼等多種條形碼管理模式，可實時監(jiān)管物資的管理與使用情況，為加強事中、事后管理提供支持，進而提高物流管理效率。但在使用二維碼管理模式時應注意明確醫(yī)療耗材的入口為設備科，在錄入物資、醫(yī)療耗材信息時需要對條形碼及物品使用有效期進行管理，不應對過期的條碼進行登記與出庫，避免出現(xiàn)物資庫存量與出庫數量不符的情況。

3.4 前置成本管理，規(guī)避浪費資金成本

醫(yī)院物流管理不僅是對物品采購、分配進行管理，更在于對物流活動過程中所產生的費用進行管理，科學的成本管理能夠減少不必要的資金浪費，提高醫(yī)院的經濟效益。目前，部分醫(yī)院雖然將成本核算的概念融入到物流資金成本管理中，但效果并不理想，還是以事后監(jiān)管為主，并沒有將成本核算前置，再加上醫(yī)院物資需求波動較大，訂貨的不確定性等特點，導致容易出現(xiàn)成本增加的情況[19]。對此，應針對醫(yī)院當前的資金成本管理制度制定前置性成本管理措施，根據往年醫(yī)院所需物資的情況進行分析，包括各階段物資使用情況，根據高峰期階段物資需求量對物流成本進行預算分析，制定成本費用的標準，并將其與物流管理的考核相結合。之后應對醫(yī)院物流活動中所產生的費用成本進行記錄，事后根據事前制定的成本費用標準進行對比核算，分析實際成本費用與預算差異形成的原因，并制定相應的處理措施，運用于下一階段的物流成本管理中，以此實現(xiàn)對物流活動中資金使用情況進行全面監(jiān)管，減少資金浪費的情況，提高資金使用合理性，將其價值最大化。

3.5 更新管理理念，建設專業(yè)管理人才隊伍

醫(yī)院物流管理工作所涉內容較多，不僅涉及物資供應鏈管理，還涉及物流運轉、傳輸、管理、信息技術等多個方面，只有具有較高管理能力、專業(yè)技能的復合型人才才能夠有效把握每個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)協(xié)調、統(tǒng)一的一體化管理模式。因此，建設專業(yè)的管理隊伍，引入具有豐富的物流管理經驗、現(xiàn)代化物流理念且熟悉醫(yī)院供應鏈管理的人才尤為重要。對此，醫(yī)院應注重挖掘復合型人才，引入技術型管理人員，為醫(yī)院管理注入新生力量。同時，應定期對物流管理人員進行專業(yè)性的培訓，包括信息化物流管理系統(tǒng)的使用方法、物流供應鏈構成及管理、現(xiàn)代化物流管理制度等，以此提高管理人員的專業(yè)職能及工作效率。

綜上所述，在社會環(huán)境下，醫(yī)院要發(fā)展就必須面對管理模式的轉型，物流作為醫(yī)院的主要利潤源，優(yōu)化其管理模式，構建現(xiàn)代物流管理系統(tǒng)可提升醫(yī)院管理水平、服務質量，降低運營成本，是促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的核心內容。在完善與構建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理時應注重以醫(yī)院發(fā)展為主，建立一體化管理系統(tǒng)，以此提升管理水平與服務水平。