數(shù)據(jù)治理背景下檔案數(shù)據(jù)館員能力建設(shè)研究

王 蕾 吳加琪/南京信息工程大學(xué)檔案館

加強檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)治理與利用能力建設(shè)，能釋放數(shù)據(jù)新動能，進一步發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在總結(jié)經(jīng)驗、認識規(guī)律、延續(xù)歷史、發(fā)展事業(yè)中的創(chuàng)新引導(dǎo)功能，不斷提升國家大數(shù)據(jù)治理能力和現(xiàn)代化治理水平。目前，對檔案數(shù)據(jù)治理的內(nèi)涵存在不同維度的理解與認知，基于適應(yīng)數(shù)據(jù)治理要求的檔案數(shù)據(jù)館員能力建設(shè)的研究還不多見。因此，有必要進一步厘清檔案數(shù)據(jù)治理在宏觀與微觀、主體與客體等方面的相關(guān)內(nèi)涵，探討檔案數(shù)據(jù)館員崗位設(shè)置、能力建設(shè)等，為提高檔案數(shù)據(jù)管控與應(yīng)用能力、發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)價值、促進行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供參考。

1 檔案數(shù)據(jù)治理內(nèi)涵的多維度學(xué)理研究

1.1 檔案數(shù)據(jù)治理的宏觀與微觀內(nèi)涵

2018年，我國頒布了國家標準《信息技術(shù)服務(wù)—治理第5部分：數(shù)據(jù)治理規(guī)范》，自此我國各機構(gòu)、各行業(yè)開展數(shù)據(jù)治理有了規(guī)范化的技術(shù)標準，數(shù)據(jù)治理框架逐漸明晰與完整。《規(guī)范》還從數(shù)據(jù)的治理與管理兩個不同層面，為行業(yè)和機構(gòu)在挖掘數(shù)據(jù)價值過程中做到合法合規(guī)、有效控制風(fēng)險提供了技術(shù)路線和實現(xiàn)路徑。由此可以分析檔案數(shù)據(jù)治理在宏觀和微觀層面的內(nèi)涵。

首先，檔案數(shù)據(jù)治理在宏觀層面的內(nèi)涵表現(xiàn)為以檔案數(shù)據(jù)為中心，以檔案數(shù)據(jù)治理的技術(shù)、制度等為核心要素的數(shù)據(jù)生態(tài)系統(tǒng)[1]。在數(shù)據(jù)治理問題上檔案因素是不可忽視的，檔案數(shù)據(jù)治理是數(shù)據(jù)治理范疇內(nèi)的重要內(nèi)容之一，兩者對數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制、資源集成、平臺建設(shè)、風(fēng)險防范、數(shù)據(jù)安全、挖掘價值等方面的要求具有內(nèi)在一致性[2]。檔案數(shù)據(jù)的管理與應(yīng)用服務(wù)能力、數(shù)據(jù)價值挖掘水平、引領(lǐng)行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的影響力等治理成效影響到整體的數(shù)據(jù)治理成效。

其次，檔案數(shù)據(jù)治理在微觀層面的內(nèi)涵，是以檔案數(shù)據(jù)從產(chǎn)生、處理、存儲、利用到銷毀的全生命周期為核心的業(yè)務(wù)流程。截至2020年底，全國各級國家綜合檔案館館藏檔案91789.8萬卷（件），館藏電子檔案1387.5TB，館藏檔案數(shù)字化成果19588.5TB[3]，比上一年度分別增加8939.1萬卷（件）、25.5TB和5840.4TB，其中電子檔案和檔案數(shù)字化成果的增幅分別為2.19%和42.48%，這充分表明檔案資源的數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨。檔案數(shù)據(jù)可信可用、完整性、安全性是進行數(shù)據(jù)治理的基本原則，只有當檔案數(shù)據(jù)有可靠的質(zhì)量保證、能滿足數(shù)據(jù)應(yīng)用需求、過程安全可控，檔案數(shù)據(jù)才能更好地提供利用，檔案數(shù)據(jù)的價值才能更好地顯現(xiàn)。

1.2 檔案數(shù)據(jù)治理的主體與客體內(nèi)涵

首先，以檔案數(shù)據(jù)為主體的治理，其內(nèi)涵為“依賴于檔案數(shù)據(jù)的治理”，表明檔案數(shù)據(jù)的能動性。當前，國家已明確將數(shù)據(jù)確定為與勞動力、土地、技術(shù)、資本具有同等重要地位的生產(chǎn)要素。新形勢下的數(shù)據(jù)要素市場，必然會產(chǎn)生數(shù)據(jù)開放、共享、安全等方面的問題，需要加強頂層設(shè)計、明確體制機制，才會有利于數(shù)據(jù)利益相關(guān)主體共同開展治理。同樣，推進要素市場化配置改革，必然會對數(shù)據(jù)的開放共享、數(shù)據(jù)的流通交易、數(shù)據(jù)的應(yīng)用場景開發(fā)提出規(guī)范化要求。因此，在數(shù)據(jù)治理背景下，數(shù)據(jù)的生產(chǎn)要素地位已經(jīng)確立，并在數(shù)據(jù)市場化配置基礎(chǔ)性制度建設(shè)方面取得積極進展，為檔案數(shù)據(jù)治理提供了系統(tǒng)規(guī)范的參考。

其次，以檔案數(shù)據(jù)為客體的治理，其內(nèi)涵為“對檔案數(shù)據(jù)的治理”，強調(diào)的是治理數(shù)據(jù)的領(lǐng)域，這已引起檔案界的關(guān)注。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，檔案工作要“主動融入數(shù)字經(jīng)濟、數(shù)字社會、數(shù)字政府建設(shè)，推動檔案全面納入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，在國家相關(guān)政策和重大舉措中強化電子檔案管理要求”[4]，并強調(diào)要進一步加大重點科研任務(wù)的攻關(guān)力度，積極圍繞檔案數(shù)據(jù)治理、新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用等重大課題開展研究工作。還要不斷完善檔案信息化機制，實現(xiàn)對國家、社會具有長久保存價值的數(shù)據(jù)歸口到各級各類檔案館進行集中管理。由此可見，以檔案數(shù)據(jù)為客體的治理在今后檔案工作中的重要性已經(jīng)凸顯。

再次，由于檔案數(shù)據(jù)治理是跨行業(yè)、跨領(lǐng)域、跨職能的系統(tǒng)性工程，因此在當下的數(shù)據(jù)治理語境和具體實踐中，上述兩方面內(nèi)涵是交織并存、相互混合且互有牽制的。

2 適應(yīng)數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)據(jù)館員能力要求

2.1 探索設(shè)置檔案數(shù)據(jù)館員崗位

近年來，檔案部門相繼出臺了關(guān)于電子文件管理的相關(guān)法規(guī)、政策和制度，但檔案數(shù)據(jù)治理并不等同于電子文件管理。隨著數(shù)據(jù)治理逐漸推進，我國檔案數(shù)據(jù)治理工作缺乏具體的政策指導(dǎo)，并未出臺具體的檔案數(shù)據(jù)治理制度、標準或規(guī)范。為推動檔案數(shù)據(jù)治理和服務(wù)工作的開展，檔案部門可嘗試探索性設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)館員崗位，推動符合本單位實際情況的檔案數(shù)據(jù)相關(guān)制度建設(shè)，科學(xué)界定檔案數(shù)據(jù)治理工作流程，明確檔案數(shù)據(jù)館員的教育背景、崗位職責(zé)、技能要求和綜合能力，培養(yǎng)或聘用檔案數(shù)據(jù)治理專業(yè)人才，開展全面系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)治理，推動檔案數(shù)據(jù)治理及服務(wù)工作專業(yè)化和系統(tǒng)化。

不同于傳統(tǒng)館員，檔案數(shù)據(jù)館員是對傳統(tǒng)檔案館員的職責(zé)、專業(yè)技術(shù)能力及服務(wù)思維的轉(zhuǎn)變和拓展，對專業(yè)能力有著更高的要求，可以由檔案部門原有的專業(yè)館員、電子檔案與信息技術(shù)部門的工作人員通過數(shù)據(jù)培訓(xùn)轉(zhuǎn)換而來，或向社會公開招聘引進專業(yè)人才，開展檔案部門的數(shù)據(jù)治理工作。

2.2 明確檔案數(shù)據(jù)館員的業(yè)務(wù)能力要求

大數(shù)據(jù)時代，隨著檔案數(shù)據(jù)的快速累積，其數(shù)據(jù)治理、利用服務(wù)工作必將逐步深化，這種發(fā)展趨勢對具有檔案數(shù)據(jù)治理、應(yīng)用和服務(wù)技能的專業(yè)人員需求顯著增加。建立檔案數(shù)據(jù)館員崗位、深化檔案數(shù)據(jù)治理并提供檔案數(shù)據(jù)服務(wù)，是檔案部門適應(yīng)數(shù)據(jù)時代新形勢新要求、提升檔案服務(wù)新能力的必然要求。

檔案數(shù)據(jù)館員是指能夠適應(yīng)數(shù)據(jù)治理要求、對檔案數(shù)據(jù)開展有效治理的專業(yè)人員，其能力素質(zhì)目標首先是掌握檔案專業(yè)知識和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)技能，并且其基本能力和專業(yè)知識具備高度的可開發(fā)性。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)技能主要包括從事檔案資源的全過程管理、信息技術(shù)運用、檔案標準規(guī)范建設(shè)等能力。在實際工作中，主要體現(xiàn)為日常檔案資源的收集、整理、編研、開發(fā)、利用等技能，以及開展檔案管理策略分析、完善制度規(guī)范、有效進行資源利用等能力。

2.3 明晰檔案數(shù)據(jù)館員的數(shù)據(jù)治理能力要求

檔案數(shù)據(jù)治理工作的專業(yè)性和特殊性，決定了檔案數(shù)據(jù)館員要掌握數(shù)據(jù)治理的基本技能。數(shù)據(jù)治理是在信息技術(shù)快速發(fā)展、生產(chǎn)要素地位進一步確立、數(shù)據(jù)價值逐漸凸顯、數(shù)據(jù)治理方法日益成熟的背景下逐步發(fā)展深化的，需要管理科學(xué)、信息科學(xué)、圖書情報學(xué)等多個學(xué)科的共同支撐。

檔案數(shù)據(jù)館員負責(zé)整個檔案數(shù)據(jù)生命周期的管理過程，不但需要掌握檔案專業(yè)的理論知識，而且需要掌握數(shù)據(jù)管理、技術(shù)工具、項目管理、科學(xué)研究等方面的知識與能力，還要具備豐富的數(shù)據(jù)治理實踐經(jīng)驗，這樣才能更好地開展檔案管理和服務(wù)工作。其中，數(shù)據(jù)的管理能力、分析能力、利用能力、創(chuàng)建能力等檔案數(shù)據(jù)技術(shù)能力是最為重要的。

從國內(nèi)相關(guān)高校檔案本科專業(yè)人才的培養(yǎng)方案中可以發(fā)現(xiàn)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)治理的相關(guān)課程還比較缺乏，“數(shù)據(jù)科學(xué)”等課程僅作為專業(yè)選修課開設(shè)，尚不能很好地滿足檔案數(shù)據(jù)治理能力培養(yǎng)的需要。

3 提升檔案數(shù)據(jù)館員能力建設(shè)的三個著眼點

3.1 堅持檔案視角，著眼于檔案數(shù)據(jù)治理納入大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

切實提高對國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略重要性的認識。我國在信息化發(fā)展進入大數(shù)據(jù)時代后，傳統(tǒng)檔案管理正逐步向檔案數(shù)據(jù)治理轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)檔案管理的流程正經(jīng)歷從傳統(tǒng)檔案收集整理走向檔案數(shù)據(jù)采集、從傳統(tǒng)檔案鑒定篩選走向檔案數(shù)據(jù)處理、從傳統(tǒng)檔案存儲保管走向檔案數(shù)據(jù)維護、從傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用走向檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的歷史性轉(zhuǎn)向。

檔案數(shù)據(jù)館員需要全面提升自身數(shù)據(jù)素養(yǎng)，在采集、篩選、處理檔案數(shù)據(jù)時，應(yīng)具有檔案社會責(zé)任意識、數(shù)據(jù)危機意識和價值判斷意識，在組織、交流、維護、共享利用工作中具有效率意識和服務(wù)意識，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理流程，基于檔案數(shù)據(jù)生命周期進行科學(xué)數(shù)據(jù)治理，破除數(shù)據(jù)壁壘、消除數(shù)據(jù)孤島，從而形成覆蓋面廣、數(shù)據(jù)標準化、共享共用的檔案數(shù)據(jù)平臺，為跨區(qū)域、跨行業(yè)的協(xié)同管理和服務(wù)創(chuàng)造良好條件。計劃于2021年10月在阿聯(lián)酋阿布扎比舉辦的第19屆國際檔案大會（因疫情原因推遲至2023年召開），將大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)保存和公共利益、元數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)安全與信息治理等作為會議的主題內(nèi)容，檔案數(shù)據(jù)治理成為全球檔案從業(yè)者共同關(guān)注的內(nèi)容。

充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)治理中的主導(dǎo)作用。隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展、數(shù)據(jù)治理技術(shù)迭代更新以及國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略的實際需要，檔案工作的對象、內(nèi)容也隨之發(fā)生變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式。檔案部門要主動適應(yīng)檔案數(shù)據(jù)治理帶來的改變，必須提升檔案數(shù)據(jù)意識，對傳統(tǒng)檔案工作進行重新審視，以“全數(shù)據(jù)”的眼光看待檔案工作[5]，樹立檔案數(shù)據(jù)價值觀、態(tài)度觀和行動觀，充分認識檔案數(shù)據(jù)的價值，認真對待每一個檔案文件數(shù)據(jù)，尊重檔案數(shù)據(jù)，認真管理和利用檔案數(shù)據(jù)，保證檔案數(shù)據(jù)公平、公開、公正獲取，促進檔案數(shù)據(jù)治理能力與服務(wù)水平不斷提升。

截至2020年底，通過省級及以上檔案主管部門認證的數(shù)字檔案館323個[6]，這為深化檔案數(shù)據(jù)治理提供了充足的實踐平臺。檔案工作要充分立足自身業(yè)務(wù)視角，進一步融入國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，大力推動數(shù)據(jù)治理方法和技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，在加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和業(yè)務(wù)升級中發(fā)揮好主導(dǎo)作用，促進數(shù)據(jù)治理與檔案業(yè)務(wù)深度融合，形成數(shù)據(jù)驅(qū)動型服務(wù)體系和發(fā)展模式，以高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)治理能力和水平帶動檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型。

3.2 堅持需求導(dǎo)向，著眼于提升適應(yīng)檔案數(shù)據(jù)治理水平

大數(shù)據(jù)時代，檔案電子數(shù)據(jù)的歷史價值高，政府部門和社會公眾的檔案服務(wù)需求日益增強，迫切需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和有效利用。檔案工作者要及時適應(yīng)服務(wù)需求的變化，應(yīng)更加重視自身的數(shù)據(jù)素養(yǎng)，按照檔案數(shù)據(jù)館員的能力建設(shè)進一步加強教育培訓(xùn)、技能更新和實踐鍛煉，更好地滿足檔案數(shù)據(jù)治理能力水平提升的需要。

檔案服務(wù)需要進一步轉(zhuǎn)變思路，由檔案部門的“供給側(cè)”服務(wù)向以對象用戶為中心的“需求側(cè)”轉(zhuǎn)變。如，近年來江蘇等地衛(wèi)健委與檔案部門聯(lián)合制定了新生兒出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理辦法和實施細則，堅持將實體檔案與電子檔案一同歸集，進行出生醫(yī)學(xué)證明檔案的常態(tài)化收集、整理、移交、接收和查閱利用，使館藏民生檔案資源更加豐富，能夠方便快捷地滿足群眾戶籍登記、國籍確認、留學(xué)旅行等多方面的需求。

3.3 堅持科學(xué)培養(yǎng)，著眼于構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)治理人才隊伍體系

完善繼續(xù)教育培訓(xùn)內(nèi)容。截至2020年底，全國各級檔案主管部門和綜合檔案館共有專職人員40946人，其中具有大學(xué)本科及以上檔案專業(yè)程度的4863人[7]，僅占總?cè)藬?shù)的11.88%，檔案隊伍的專業(yè)化建設(shè)之路仍然任重道遠。2019年1月開始施行的《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》，要求檔案專業(yè)人員通過強化繼續(xù)教育，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力水平，在促進檔案工作滿足業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型需求方面發(fā)揮了積極作用。

我們也要看到，在繼續(xù)教育培訓(xùn)中，學(xué)習(xí)內(nèi)容還多限于檔案基礎(chǔ)知識與法律法規(guī)、文書檔案管理以及基于電子文件管理的檔案信息化建設(shè)等，還不能滿足檔案數(shù)據(jù)治理需要。因此，檔案部門可加強數(shù)據(jù)館員的在職教育和培訓(xùn)，通過課程學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)、專題研討會、案例調(diào)查等形式，著重加強檔案數(shù)據(jù)政策、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)管理和維護等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)和交流，促進檔案人員由傳統(tǒng)館員向數(shù)據(jù)館員轉(zhuǎn)型。

進一步優(yōu)化檔案學(xué)科專業(yè)課程體系。面對檔案數(shù)據(jù)治理的現(xiàn)實需求，應(yīng)充分兼顧信息科學(xué)技術(shù)與檔案學(xué)的核心內(nèi)容。國內(nèi)檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)可開設(shè)相應(yīng)課程和招收檔案數(shù)據(jù)治理方向的學(xué)生，優(yōu)化學(xué)科專業(yè)課程體系。在課程設(shè)置方面，除講授檔案學(xué)專業(yè)核心知識外，還應(yīng)設(shè)置更多與之相關(guān)的信息科學(xué)技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等信息技術(shù)類課程，用交叉學(xué)科的研究方法解決檔案數(shù)據(jù)資源的價值挖掘、數(shù)字資源利用[8]中存在的問題，培養(yǎng)具有數(shù)據(jù)思維、素養(yǎng)和技能的檔案數(shù)據(jù)館員。如國外iSchools圖書情報與檔案管理碩士學(xué)位項目中，華盛頓大學(xué)信息學(xué)院、印第安納大學(xué)伯明頓分校信息與計算學(xué)院、加州大學(xué)伯克利分校信息學(xué)院、謝菲爾德大學(xué)信息學(xué)院等均開設(shè)了“數(shù)據(jù)科學(xué)”培養(yǎng)項目[9]。

面對當前數(shù)字經(jīng)濟、數(shù)字社會、數(shù)字政府的廣闊需求，公眾和社會對檔案數(shù)據(jù)價值的認識逐漸提高，對檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的需求不斷增強，檔案工作正經(jīng)歷著從傳統(tǒng)檔案管理到檔案數(shù)據(jù)治理的歷史轉(zhuǎn)型，這對檔案館員的技術(shù)能力、服務(wù)內(nèi)容、崗位職責(zé)等各方面提出了更高要求，探索檔案數(shù)據(jù)館員崗位設(shè)置以及其能力提升，有利于及時消除檔案數(shù)據(jù)館員與傳統(tǒng)檔案館員能力不足的矛盾。檔案數(shù)據(jù)館員是適應(yīng)數(shù)據(jù)時代發(fā)展的新崗位類別，應(yīng)更加深入研究檔案數(shù)據(jù)館員的角色定位與能力建設(shè)的關(guān)聯(lián)性、有效性，提升檔案數(shù)據(jù)治理及服務(wù)工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。