全程電子化登記背景下市場監管部門企業檔案管理現狀與發展路徑研究

向思齊

（江城縣市場監督管理局，云南 普洱 665000）

0 引言

企業登記全程電子化是指各類企業登記申請、受理、審核、發照、公示、歸檔等各個環節均由網絡傳輸電子數據進行全程電子化辦理，電子化登記全過程的原始電子材料、登記機關電子審核表單以及相關數據文件、圖像等符合法律規定的數據電子文件的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力[1]。在企業登記全程電子化的背景下，市場監督管理部門的檔案管理工作已經有了質的飛躍，但仍然存在一些阻礙發展的缺陷。例如檔案管理人員的素養提升、管理機制的優化完善、管理系統的安全保障等。企業的電子檔案詳細載入了企業的工商注冊、經營管理、生產技術、財務勞資以及設備儀器等各項重要內容，如實地反映了企業的經營狀況。因此，本文從如何通過人才、管理、技術等多方面采取有力的管理措施，綜合提高檔案管理工作的整體水平，對市場監管部門的發展提供管理思路。

1 企業檔案管理現狀

1.1 檔案管理人員職業素養不足

市場監管系統的企業登記檔案管理是由注冊登記部門負責，檔案的接收、整理、保管和查詢等管理工作大多由事業編制人員擔任。在以往傳統檔案管理模式中，企業的檔案管理工作相對簡單，對檔案管理人員技能的要求不高。但是在電子檔案的應用下，企業檔案管理的方式、內容發生了巨大的改變。在全程電子化登記背景下，需要管理人員具備科學的管理理念，并具備基礎的信息化管理技術。但企業檔案管理人員的職業素養、工作能力不一，未經過專業的檔案學理論教育培訓，缺乏計算機應用技能，難以適應電子化檔案管理的轉變[2]。

1.2 檔案管理機制不夠完善

由于傳統檔案管理模式是以封閉式的資料保存為主，管理機制的建設較為單一。在電子檔案的轉檔填報、入網檢索、保密管理、遠程調閱等方面缺乏健全的規章制度。在管理模式轉變過程中，檔案管理機制不完善、管理不科學、數據不細致、維護不及時等問題逐漸暴露，導致檔案不夠完善、數據不夠真實，工作效率也隨之降低。再者，市場監管部門對企業在進行電子登記過程中提交的申請材料的真實性無法保證，雖然相關法律條文對企業提交材料的真實性已經做出了明確的規定，但是市場監管部門如果做出了錯誤的登記許可，仍然可以發起行政訴訟[3]。另外，電子材料的送審程序還有待優化，理想的企業電子化登記流程應先由企業在網絡平臺提交審核材料，再由市場監管部門對提交的材料進行審核，待審核通過準予登記后，通過網絡平臺發放電子營業執照。需要紙質營業執照的也可選擇到現場或郵寄的形式領取。但在實際審核過程中，由于各企業的性質不同，要求的材料也不一致，為審核工作帶來了巨大的影響。

1.3 檔案管理系統安全性有待提高

企業在網絡平臺的登記過程中向市場監管部門提交的設立、變更和注銷等申請，市場監管部門必須對申請人的所有檔案信息提供安全保障。但隨著網絡技術的不斷發展，確保申請人提交的信息不被泄漏、保障申請人提交的材料不被惡意篡改、對信息泄漏與材料篡改后產生的不良后果正確處理，已成為市場監管部門在企業登記全程電子化背景下面臨的關鍵問題。

1.4 檔案共享建設質量與企業共享意愿較低

由于檔案管理人員配置不足、檔案歸檔人員的能力有限、鑒定工作缺乏規范性文件指導，導致用戶在查閱過程中存在“找不到”或檔案信息不全等問題。電子檔案是依附在系統與數據來完成，要求檔案管理人員具有數據錄入、數據整理以及數據管理的能力。另外，由于企業登記檔案在各業務處形成，檔案歸檔人員歸檔能力欠缺。最后，企業登記檔案設計企業的隱私，而檔案的信息資源共享需要建立在不侵犯企業隱私安全的基礎上進行，需要對企業的登記檔案進行開放鑒定，而目前對于開放鑒定工作未有明確的文件指示，導致鑒定工作難以進行。除此之外，由上可知，企業登記檔案信息共享設計企業隱私，企業是否愿意公開其相關檔案信息與其愿意公開的程度都直接關系到檔案信息資源共享的工作開展。因此，存在檔案信息資源共享質量不高與企業檔案信息共享意愿較低的現象。

2 市場監管部門企業檔案管理全程電子化的必要性

2.1 順應時代的需求與政務職能的轉變

隨著大數據時代的到來，政府的政務職能不斷發展，市場監管部門的檔案管理需求持續增長，傳統的紙質檔案不僅不利于生態環保，且無法滿足當下需求。經過商事制度改革后，公眾對企業登記檔案查詢的需求越來越大，企業檔案登記現場查詢和打印的數量不斷攀升，大大地增加了市場監管部門的時間與人力成本。以四川省市場監管部門為例，2017 年6 月，為加強商事制度的改革，落實《工商局關于推行企業登記全程電子化工作的意見》（工商企注字〔2017〕43 號）精神，將全程電子化工作建設分為兩期實現全面開放。首先是全程電子化登記適用于全省范圍內有限公司、股份公司的設立登記，其次是繼續深化全程電子化工作建設，并實現各類企業的各個注冊環節均可通過網絡辦理。企業登記全程電子化的建設，為申請人搭建信息共享平臺，可以快速地進入檔案管理系統，快速查閱企業相關信息，以便民利企為指導思想，使群眾辦事更高效、更便捷。

2.2 提高檔案管理工作效率

電子登記檔案的廣泛應用可以優化傳統檔案查詢過程中的煩瑣步驟，將原始檔案儲存在計算機中，利用網絡實現群眾對檔案的查詢和篩選，減少了檔案管理人員的工作負擔，提高了檔案管理工作的質量。也避免了紙質文檔保存中受潮、蟲蛀和火災等不確定因素對檔案的潛在威脅，極大地節省了人力物力，提升了檔案管理工作的效率和水平。

3 市場監管部門企業檔案管理發展路徑

市場監管部門在企業檔案管理工作的發展過程中，應積極采用現代化、科學化的實施手段，對單位內部的計算機設備等硬件進行安全防護，最大限度地降低企業檔案管理系統中存在的安全隱患，以便于管理工作效率的提升。同時，還應規范全程電子化登記企業檔案管理的工作流程，鞏固檔案信息的管理，保障企業檔案管理系統得以安全穩定運行。

3.1 提升檔案管理人員專業素養

市場監管部門應注重培養檔案管理人員的專業素養，除了提升其檔案管理理論知識，還要提高其信息化工作技能，才可使檔案管理人員更好地完成電子化企業信息登記工作。

首先，明確培訓教學計劃。市場監管部門應針對檔案管理人員的專業技能制定明確的教學計劃，例如開展全年度專業培訓，培訓內容以全程電子化企業檔案管理為主，培訓的目標是提高企業檔案管理水平，培訓可采用線下或線上培訓。上級主管部門應對檔案管理人員的培訓成果進行季度考核，加強培訓效果。其次，創建合理的獎懲制度，根據考核結果對考核成績優異者給予績效獎勵或晉升機會；對考核成績較差者可延長其培訓時間或適當的績效處罰。同時，市場監管部門還應對自身管理中存在的不足向經驗豐富或管理妥善的單位部門學習，也可以聘請專業管理人士到單位內進行培訓指導。有利于優化檔案管理人員的學習理念、完善全程電子化企業檔案管理工作內容。最后，市場監管部門應發放關于全程電子化企業檔案管理系統的操作手冊，有助于檔案管理人員掌握相關的操作流程，并定期組織操作技能的培訓與考核，可分為操作考核及書面考核，進一步提高檔案管理人員的專業素養。

3.2 建立完善的檔案管理機制

市場監管部門應建立規范化、科學化的企業檔案管理制度。首先，制度是企業登記檔案資源共享建設的基礎，國家檔案相關部門應與市場管理部門聯合出臺相應的政策文件，明確各地區市場監管部門的檔案共享工作計劃、檔案管理標準與檔案信息資源共享平臺的建設標準等。市場監管部門應根據自身實際情況規范管理制度，設立鑒定標準，區分檔案管理的權限等。其次，企業檔案管理的信息共享工作需要多方合作、相互協同。市場監管部門應為企業登記檔案信息共享打造良好的社會與網絡環境，調動各方主體貢獻檔案資源的積極性[4]。最后，針對企業電子登記檔案管理留有的不完整、不真實問題，可采用數字水印、數字認證以及電子簽名等合理的技術手段，確保電子登記檔案的完整、真實、可靠性。并根據相關法律法規對企業電子登記提供虛假材料、虛假身份證明的違法行為進行查處或限制。

3.3 提高電子檔案管理的安全性與保密性

在電子檔案的使用過程中，存在著一定的安全隱患。為保護企業電子登記檔案的信息安全，市場監管部門必須采取合規的保護措施來提高檔案管理的安全性。①對企業登記檔案系統用戶登錄進行控制，用戶必須經過用戶名、密碼以及加密口令或指紋驗證完成身份信息確認后才可順利登入檔案管理系統。②由于網絡信息技術的飛速發展，黑客和計算機病毒侵入檔案管理系統的概率也隨之增大，因此，為避免檔案管理系統被黑客入侵或病毒破壞，市場監管部門應使用加密技術，讓用戶必須經過授權才可正常使用檔案登記管理系統。③為防止檔案登記管理信息被非法泄漏或篡改，市場監管部門應加強防火墻技術，針對網絡安全漏洞應做到及時排查、及時修復，保障電子檔案管理系統的安全系數保持合理的水準。

3.4 建立管理服務平臺

在全程電子化登記背景下，為了提高企業檔案管理工作的服務水平，市場監管部門應該及時改善檔案管理形式。運用信息技術及單位內部數據整理建立檔案管理服務平臺，為大眾提供檔案管理、信息發布與電子檔案保存等全方位的管理服務。另外，還可優化檔案管理業務，使企業檔案管理不僅僅只是檔案存放，使企業電子檔案管理更全面化、信息化。并根據企業檔案管理的利用率，合理搭配檔案資源，通過分析企業數據，了解企業需求，增加企業檔案管理的系統功能。

4 市場監管部門企業檔案管理創新研究

4.1 創新企業檔案管理理念

市場監管部門檔案管理人員不僅要做到企業登記檔案信息的錄入和管理工作，還應對檔案管理工作進行分析，總結管理過程中存在的不足、加強對檔案管理工作的認知，認識到其對管理工作發展起到的重要作用，使檔案管理在為企業與群眾的服務中提供保障。上級主管部門應做到對市場監管部門的督導，了解電子檔案管理工作的實際應用情況，并對工作情況展開考核評價，確保企業檔案管理工作的順利開展。

4.2 創新企業檔案管理信息化建設

信息技術正處于快速發展階段，在企業檔案管理的信息化建設過程中，市場監管部門應注重先進、成熟的新技術引入。對系統需要使用的軟件、硬件設備及時更新，保障設備可以滿足使用的需求，采用更優異的管理系統對檔案信息進行管理，持續優化檔案管理工作的效率和質量。也可以引入一些高水準的計算機技術人才，以便對管理系統進行維護和升級，提高檔案管理工作的安全性[5]。

4.3 創新企業檔案管理宣傳工作

新媒體時代，各種各樣的新媒體技術應用到社會活動中，為實現檔案管理宣傳工作提供了新思路。市場監管部門應充分利用各種新媒體做好企業登記檔案管理的宣傳工作，將傳統媒體和新媒體技術進行融合，使檔案管理宣傳工作落到實處。例如借助微博、抖音、微信公眾號等平臺展開宣傳工作，使社會公眾知曉全程電子化登記的便捷性，及時回應解答公眾關注的疑問，努力使全社會了解、支持、參與全程電子化登記。

5 結語

檔案管理的信息化是未來時代發展的潮流趨勢，市場監管部門應從實際出發，及時改進企業管理模式，使其適應信息化時代的快速發展。科技與經濟的發展必定會帶來全新的管理理念與管理方式，合理地將這些理念與方法進行利用，可有效促進企業檔案管理工作的效率提升。綜上所述，在全程電子化登記背景下，對于市場監管部門企業檔案管理工作進行完善，有助于提高市場監管部門的工作質量與工作效率，促進檔案管理向信息化的轉變。對于目前市場監管部門所存在的問題，提出了以下幾種解決措施：提升檔案管理人員的專業素養、建立完善的檔案管理機制、提高檔案管理工作的安全性與保密性等。對于促進全程電子化登記市場監管部門企業檔案管理工作的發展與改革具有積極意義。