關于商業性文件中心的幾個問題

摘 ?要：我國已經建立商業性文件中心，但在文件中心特指政府文件中心的情況下，將商業性文件中心表述為文件中心的一種類型是不嚴謹的；商業性文件中心不具有過渡性，商業性文件中心的基本性質是商業性；文件生命周期理論是文件中心建立的理論依據，并不是商業性文件中心建立的理論依據，商業性文件中心的建立沒有理論依據。

關鍵詞：文件中心；商業性文件中心；政府文件中心；文件生命周期理論

Abstract： China has established commercial records centers， but when the records center refers to the government records center， it is not rigorous to describe the commercial records center as a type of records center. The commercial records center is not transitional， and the basic nature of the commercial records center is commercial. The theory of records life cycle is the theoretical basis for the establishment of the records center， not the theoretical basis for the establishment of the commercial records center. There is no theoretical basis for the establishment of the commercial records center.

Keywords： ?Records center; Commercial records center; Government records center; Theory of records life cycle

國內外除文件中心外，還有商業性的文件中心。1948年商業檔案中心（Business Archives Center）建立，成為美國的第一個商業性文件中心。[1]2000年，由美國專業文檔保管企業Guarantee Records Management與上海創造實業公司合作建立的上海信安達檔案文件管理有限公司在上海成立，并于2002年正式對外營業，這是首家國外商業性文件中心在中國開設“分號”。[2]我國也建有自己的商業性文件中心，如北京量子偉業信息技術股份有限公司、中信天津外包服務有限公司、北京東方博泰文檔數據管理有限公司、深圳市深港檔案寄存中心有限公司等。我國已經有了商業性文件中心的實踐，但關于商業性文件中心的幾個問題是值得探討的。

1 商業性文件中心是文件中心的一種類型嗎？

從字面上看，商業性文件中心是文件中心的一種類型。這應當是沒有疑義的。檔案學者黃霄羽認為，“商業性文件中心是文件中心的一種類型。”[3]

黃霄羽以美國的文件中心為例，認為“文件中心大致可分為三類——政府系統的文件中心、機構團體的文件中心、商業性文件中心”[4]。

孫觀清認為：“目前，發展水平較高的美國、加拿大等國大致有三類文件中心：聯邦文件中心、非聯邦文件中心和商業性文件中心。”[5]

問題在于，我們并沒有對政府文件中心與文件中心這兩個概念加以區分。我們提及的文件中心實際上指的就是政府文件中心。從目前的文件中心定義看，無論教材、工具書還是檔案專業術語都可以說明這一點。韓玉梅、張恩慶、黃坤坊編著的《外國檔案管理概論》一書認為：“文件中心又名‘中間檔案館’，是介于政府機關和檔案館之間的一種中間性機構。”[6]《中國大百科全書·圖書館學、情報學、檔案學》對“文件中心（records center）”的解釋是：“一種過渡性的文件保管機構，介于文件形成單位和檔案館之間，負責保管文件形成單位不經常使用但還不能最后處理的文件。”[7]中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》（DA/T 1—2000）將“文件中心records centre”術語解釋為：“介于文件形成機構和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構。”《英漢法荷德意俄西檔案術語詞典》將“Records centre 文件中心”解釋成“通常是為半現行文件在最終處置之前進行廉價貯藏、維護和交流而專門設計建造的建筑物。也叫intermediate repository（中間檔案庫）或limbo（過渡性庫房）”。[8]由于文件中心概念強調了中間性、過渡性，很顯然，“我們所說的文件中心就是政府系統的文件中心”[9]。

而國際文件管理者和指導者協會（ARMA）對商業性文件中心術語的解釋則是：“保存其他組織的文件并以營利為目的提供有償服務的文件中心。”[10]馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學概論》對商業性文件中心的界定是：“由有關機構或個人創辦的一種營利性檔案管理機構，它為工商企業或個人提供現代化的文件存儲設施、科學的文件管理和高效的文件服務”。[11]從文件中心和商業性文件中心術語的內涵來看，兩者是兩種不同性質的機構，商業性文件中心不可能是文件中心的一種類型。

之所以出現商業性文件中心不是文件中心的一種類型的問題，原因在于我們界定的文件中心概念實際上是政府文件中心。因此，要確認商業性文件中心是文件中心的一種類型，那就必須對文件中心（records center）重新予以定義，再將我們現在所說的文件中心明確為政府文件中心。只有這樣，我們才能夠說商業性文件中心是文件中心的一種類型。如果文件中心是特指政府文件中心的話，將商業性文件中心表述為文件中心的一種類型則是不嚴謹的。

2 商業性文件中心具有文件中心的基本性質——“過渡性”嗎？

黃霄羽認為，“文件中心的基本性質——‘過渡性’以及主要特點——‘成本低廉、管理高效’”，“商業性文件中心除具有文件中心的基本性質和特點外，還具有一些特殊性”。[12]

文件中心的基本性質是過渡性以及商業性文件中心具有文件中心基本性質的認識值得探討。

所謂“過渡”，《現代漢語詞典》解釋為“事物由一個階段或一種狀態逐漸發展變化而轉入另一個階段或另一種狀態”[13]。文件中心的文件在移交給檔案館后，文件中心這一機構依然存在，并沒有變成檔案館或別的什么機構，并且文件中心與檔案館的這種文件交接關系是長期存在的，并不是一次性的。文件中心保管的文件是暫時的，并不是永久性的，具有永久保存價值的文件按照規定最終要移交到檔案館。因此，認定文件中心具有過渡性，實際上是將文件中心保管對象的性質當成了文件中心的性質。

文件中心不具有過渡性，文件中心的保管對象則具有過渡性。非終極性的保管機構，其保管對象都具有過渡性，因此過渡性只是文件中心文件的一般性質。

文件中心不具有過渡性，但由于文件中心處在形成單位和檔案館之間，接收形成單位不經常使用的文件，又要將具有永久保存價值的檔案移交到檔案館，因而文件中心具有中間性。因此，我們可以將文件中心簡要地概括為保管過渡性文件的中間性機構。

很顯然，文件中心不具有過渡性，只具有中間性，而商業性文件中心既不具有過渡性，也不具有中間性。

就商業性文件中心而言，其保管對象不存在向哪一家檔案機構移交的問題，過渡性、中間性根本無從談起。因此，認為商業性文件中心具有文件中心的基本性質，也就失去了依據。黃霄羽認為，商業性文件中心的“基本性質是商業性和有償性。”[14]尚美潔認為，“商業性是商業性文件中心的本質屬性”。[15]如果說商業性文件中心具有特殊性，它的特殊性無疑就是商業性，這是商業性文件中心的基本性質，或者說是本質屬性。

當然，如果說商業性文件中心與文件中心一樣，具有“成本低廉、管理高效”的特點，則是無疑的。“據美國統計，機關辦公室每1立方英尺文件年均保管費用為7.66美元，而文件中心只需0.51美元。”[16]如果商業性文件中心的保管費用高于工商企業自己保管的費用且管理和服務效率低下，商業性文件中心也就無法生存下去。

筆者之所以對商業性文件中心是文件中心的一種類型這一提法提出異議，主要是因為文件中心和商業性文件中心并不是同一性質的機構。黃霄羽就認為，“基本性質是商業性和有償性。這是商業性文件中心與政府文件中心的根本區別。”[17]這就表明，商業性文件中心具有商業性和有償性，而文件中心具有中間性和無償性。兩者根本性質不同，不具有可比性。黃霄羽也承認，其實“美國檔案界對文件中心的類型并未作明確的劃分。”[18]

尚美潔認為，“商業性文件中心是文件中心的一種特殊形式。”[19]沈一春認為，“商業性文件中心具有文件中心的部分特性，但是不等同于文件中心。”[20]如果商業性文件中心就是文件中心的一種類型，那么說商業性文件中心是文件中心的一種特殊形式就令人費解。如果商業性文件中心是文件中心的一種類型，那么商業性文件中心就應該具有文件中心的全部特性，而不是部分特性。商業性文件中心是文件中心的一種特殊形式、商業性文件中心具有文件中心的部分特性，恰恰表明：文件中心就是特指政府文件中心。和政府文件中心相比，商業性文件中心具有特殊性，商業性文件中心具有與政府文件中心不同的根本性質。

3 商業性文件中心的建立有理論依據嗎？

黃霄羽認為“商業性文件中心同樣是基于文件生命周期理論的完美實踐”。“因此可以說，商業性文件中心是企業半現行文件最佳的保管場所，符合文件生命周期理論對階段式管理的要求。換言之，文件生命周期理論正是商業性文件中心產生和發展的理論基礎和科學依據。”[21]

文件生命周期理論真的是商業性文件中心產生和發展的理論基礎和科學依據嗎？

文件生命周期理論的確為建立文件中心提供了理論依據。該理論也稱為文件生命過程三階段論：“現行階段，也叫文書處理階段，由文件形成單位自行保存；非現行階段，也叫休眠階段，由文件中心保存；最后處理階段，即銷毀或永久保存階段，按規定的保管期限由各機關自行銷毀或移交檔案館永久保存。”[22]現行文件、半現行文件、非現行文件正好與相應的保管機構——形成單位內部機構、文件中心、國家檔案館對應起來。商業性文件中心保管的文件最終是不可能移交到國家檔案館的，因而用文件生命周期理論去解釋商業性文件中心顯然是解釋不通的。

黃霄羽進而認為“商業性文件中心的產生和發展不僅符合文件生命周期理論階段式有效管理的要求，而且更突出地體現了文件生命周期理論全過程管理的思想”，因為“從文件的生成、管理和維護到最終處置，整個過程均由商業性文件中心進行高效管理”[23]。這一解釋是缺乏說服力的。如果說半現行階段和非現行階段的文件在商業性文件中心合而為一而體現出整體性的話，那么“文件的生成”是在形成單位，商業性文件中心應當是無法進行全過程管理的。

文件生命周期理論不能作為商業性文件中心理論基礎的根本原因在于商業性文件中心保管的文件與政府文件中心保管的文件性質不同。政府文件中心保管的文件是政府公共文件，從所有權的角度看屬于國家所有。正因為如此，國家通過對公共文件和公共檔案進行立法，強制要求文件由形成單位移交到文件中心、再由文件中心移交到國家檔案館，從而使得文件的運動體現出明顯的階段性。換句話說，政府文件中心保管的文件屬于公共文件，文件生命周期理論研究的其實是公共文件的整個運動過程以及對這一過程的全面管理。阿根廷檔案學者曼努埃爾·巴斯克斯提出研究文件生命周期理論的意義“不僅僅是為文件中心提供理論依據”，更重要的是“為了發現是什么原因促使文件從一個階段向另一個階段過渡”。[24]而商業性文件中心保管的文件則不然，從所有權的角度看并非屬于非國家所有，不屬于公共文件和公共檔案立法調整的對象。商業性文件中心保管的文件則由文件所有者與商業性文件中心簽署協議并支付費用，而且是否將文件交由商業性文件中心保管也不具有強制性。可見，將文件生命周期理論作為商業性文件中心的理論基礎是缺乏說服力的。

不可否認，商業性文件中心與政府文件中心具有密切關系的事實。建立第一個政府文件中心和商業性文件中心的人都是美國國家檔案館工作人員艾默特·里赫（Emmett Leahy）。他幫助設計了文件中心方案，又將建立文件中心的成功經驗引入商業領域，投資建立了第一個商業性文件中心。[25]這只能說明商業性文件中心是對政府文件中心的效仿，證明不了商業性文件中心建立的理論依據也是文件生命周期理論。

商業性文件中心是由獨立法人成立，自負盈虧，獨立核算，主要面向企業和個人，提供文檔寄存、處置、利用等有償服務的經濟實體。商業性文件中心只要經營項目符合國家法律法規規定，就可以開展相關業務。因此，商業性文件中心的建立并沒有理論依據，非要給商業性文件中心尋找理論依據是非常勉強的。

4 結語

由于目前文件中心特指政府文件中心，或者說文件中心就是政府文件中心的簡稱，因而將商業性文件中心表述為文件中心的一種類型是不嚴謹的。政府文件中心的特性是中間性，商業性文件中心的特性是商業性，無論如何，過渡性不可能是商業性文件中心的基本性質。商業性文件中心不同于政府文件中心，商業性文件中心的建立是一種商業行為，沒有理論依據。

參考文獻：

[1][21][23][25]黃霄羽.商業性文件中心產生的理論依據和實踐原因[J].北京檔案，2010（09）：8-10.

[2]隋曉云.我國商業性文件中心的發展及其趨勢分析[J].蘭臺世界，2016（17）：24-27.

[3][10][12][14][17]黃霄羽.全面解析商業性文件中心[J].檔案學通訊，2009（06）：75-78.

[4][16][18]黃霄羽.美國檔案界對文件中心的全面認識[J].上海檔案，2001（01）：46-47.

[5]孫觀清.設立中國式的商業性文件中心的構想[J].檔案學訊，2005（02）：33-36.

[6]韓玉梅，張恩慶，黃坤坊.外國檔案管理概論[M].北京：檔案出版社，1987：39.

[7]中國大百科全書· 圖書館學、情報學、檔案學[M].北京：中國大百科全書出版社，1993：459.

[8]丁文進，何嘉蓀，方新德，許士平.英漢法荷德意俄西檔案術語詞典[M].北京：檔案出版社，1988：84.

[9]王茂躍.文件中心與機關檔案室的性質基本相同嗎——文件中心思考之三[J].檔案管理，2011（01）：16-18.

[11]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論（第二版）[M].北京：中國人民大學出版社，2006：95.

[13]現代漢語詞典[M].北京：商務印書館，2002：485.

[15]尚美潔.我國商業性文件中心的發展研究[D].黑龍江大學，2018：31.

[19]尚美潔.我國商業性文件中心的發展研究[D].黑龍江大學，2018：23.

[20]沈一春.中美商業性文件中心比較研究[D].南京大學，2017：17.

[22]中國大百科全書·圖書館學、情報學、檔案學[M].北京：中國大百科全書出版社，1993：460.

[24]轉引自韓玉梅.外國現代檔案管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，1995：17.

（作者單位：安徽師范大學文學院 來稿日期：2022-08-20）