基于智慧校園云平臺的檔案數據組織與服務的實現機理研究*

葛春蕾

摘 ?要：基于智慧校園云平臺的檔案數據組織與服務將成為檔案資源體系構建與共享的切入點。通過現狀分析，發現檔案數據組織與服務還存在宏觀層面缺乏頂層設計、中觀層面缺乏數據整合與微觀層面缺乏技術支撐等問題。據此，本文探討了基于智慧校園云平臺的檔案數據組織服務系統結構與流程以及檔案資源體系建設的一般思路，提出了建立智慧云數據轉換服務系統和建立業務系統、檔案系統的數據轉換接口方法，并在系統規劃、標準規范、質量控制、技術支撐和能力提升等方面提出了構建檔案資源體系的具體建議。

關鍵詞：智慧校園；云平臺；檔案數據；檔案資源；數據組織；資源體系；標準規范；治理能力

Abstract： The archive data organization and service based on the smart campus cloud platform will become the entry point for the construction and sharing of the archive resource system. Through the analysis of the current situation， it is found that there are still top-level design at the macro level， data integration at the meso level and technical support at the micro level in the organization and service of archive data. On this basis， this paper discusses the structure and process of the archive data organization service system based on the smart campus cloud platform and the general idea of the construction of the archive resource system， puts forward the methods of establishing the smart cloud data conversion service system and the data conversion interface of the business system and the archive system， and puts forward specific suggestions on the construction of the archive resource system in terms of system planning， standards and specifications， quality control， technical support and capacity improvement.

Keywords： Smart campus; Cloud platform; Archival data; Archives resources; Data organization; Resource system; Standard specifications; Governance capacity

1 引言

基于智慧校園云平臺的檔案數據組織與服務將成為高校檔案資源體系構建與共享的切入點。高校檔案資源體系是指高校師生員工在從事教育教學、科研管理、學習研究等工作中直接形成的對師生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄的集合體。[1]高校檔案資源體系既包括高校檔案館收藏的檔案資源，也包括社會其他機構和個人收藏的與高校有關的檔案資源。高校檔案資源體系的構建是指高校檔案部門對本校以及與本校有關的檔案信息資源進行合理配置、分工協調，形成檔案信息資源庫而開展的一系列創造性工作，它是一項需要長期堅持實施的系統工程。[2]

一般來說，校園網絡上線運行的學校業務系統涵蓋了教學、科研、人事、財務、辦公、資產、設備等各項職能業務的管理系統。這些系統相互獨立，各自有各自的管理權限和系統角色，數據標準和規范不統一，檔案數據分散在各個業務管理系統之中，既缺乏數據對接的標準規范，也缺乏數據獲取的入口。一些高校也曾經試圖以辦公自動化為核心將其他各類業務系統接入，建立集成界面并進行統一管理，但只是形式上的集中，沒有改變信息系統相互獨立的“數據孤島”或“數據煙囪”現狀。

智慧校園平臺檔案數據組織有利于打破信息壁壘，實現檔案的數據治理、綜合開發與利用，能夠打破信息壁壘，實現資源共享。各高校檔案資源通過科學、合理、優化的歸類整合，參照統一的技術標準進行數據組織以構建檔案資源體系，可以形成條目清晰、內容完整的檔案數據資源庫。

智慧校園平臺的不斷完善，數據產生量也迅速加大，檔案數據資源的范圍也拓展。因此，在紙質等傳統載體檔案收集管理的同時，也要加強電子檔案的收集。檔案部門要主動介入智慧校園平臺建設，依托云平臺開展現代化的管理和服務，運用新技術和相關工具，提高檔案數據治理能力，加強檔案數據資源的網絡獲取能力。在此基礎上，依托智慧校園平臺，運用技術和各類治理主體完成檔案資源的收集管理與服務利用工作，從而實現依托智慧平臺，提升治理能力的目標。

2 檔案數據組織與服務現狀分析

2.1 宏觀層面缺乏頂層設計。目前，我國出臺的相關規劃和標準有《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》《國家檔案局、中央檔案館關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》《電子文件歸檔與管理規范》《電子檔案管理辦法》《紙質檔案數字化技術規范》《錄音檔案數字化技術規范》《照片檔案數字化技術規范》等。標準規范數量多且涉及的內容范圍也很廣，但至今尚無全國統一、具體的檔案資源體系建設戰略規劃。[3]許多高校檔案資源體系的構建都是孤立的、自成體系的，沒有形成統一的規劃。

這些標準規范對檔案部門來說只是一個指導性的文件，沒有硬性的規定，致使高校檔案部門在標準的選擇和使用上各行其是，專業之間、行政區域之間體系構建的標準難以統一，應用軟件、平臺難以通過網絡進行鏈接，妨礙了高校檔案機構之間的交流與合作，阻礙了師生對檔案信息的利用需求。

2.2 中觀層面缺乏數據整合。目前，大部分高校檔案資源收集一方面仍是以傳統的實體資源為主，缺乏對現代數據資源的收集，數字資源明顯不足[4]；另一方面高校檔案館重視對紙質版的數據資源、文本及數據庫資源等結構化數據的收藏，對半結構化、非結構化的信息并沒有充分的認識，影響了高校檔案資源體系的全面構建。高校檔案資源體系建設，不僅要做好傳統介質檔案的建設，更要做好對數字檔案資源的收集與建設工作，使檔案資源更加豐富和廣泛。

目前，各高校的檔案館注重對檔案信息資源的收藏與接收，但是沒有及時對相關資源進行數據化分析處理，缺乏對數據的深入挖掘與有效整合，導致很多有價值的檔案無法真正地被高校領導及師生所利用，不能實現其價值。

高校在進行檔案資源體系的構建時，要清楚數字資源建設與數字資源服務是不能相分開的，高校檔案館信息資源收集的目的不僅是收藏，還要將所收藏的信息資源用于服務全體師生，開發館藏特色資源。高校檔案資源體系的構建目的是方便學生和教師的查閱利用，所以，在檔案資源管理過程中要樹立“藏用并重”的意識。

2.3 微觀層面缺乏技術支撐。高校檔案資源體系構建是一個系統且復雜的工程，涉及的知識多而廣。而目前大部分檔案工作者不具備跨專業、計算機等背景知識，專業范圍偏窄，知識儲備較少，計算機操作技能不完善，面對大數據、云計算、人工智能等技術的飛速發展，對數字檔案資源建設不斷提出新的要求，這些都會在不同程度上影響構建工作的推進，不利于后續跨專業、跨區域的檔案信息資源整合工作的進行。

另外，從目前我國進行檔案信息資源整合的實踐情況來看，進行整合的地方基本都是國家在政策、人員、資金、技術上給予了有力的支持，地區之間發展程度存在差異，基礎設施及資金的缺乏，影響了檔案資源體系構建的可持續性。

3 云平臺檔案數據組織服務系統結構與流程

由于校園網中的各個業務系統，其數據標準互不統一，在網絡上實現統一管理是非常困難的，如果要求各業務平臺按照統一的標準進行數據處理和系統的重新設計，也不具有現實可行性。在智慧校園云平臺上建立數據轉換服務系統，對不統一的各類業務平臺中的數據進行統一格式轉換是一個可行的方案這個服務系統可以稱之為檔案數據處理云服務系統。

3.1 建立智慧云數據轉換服務系統。各業務系統和檔案管理系統兩類平臺之間建立一個智慧云數據轉換服務系統，該服務系統相當于數據中間件、數據中臺或者數據中心節點，負責各業務系統所有數據的獲取和數據格式的標準化轉換，并提供與檔案管理系統的數據接口。檔案管理系統僅與智慧云數據轉換服務系統對接，可以徹底避免檔案管理系統與各業務系統分別對接所帶來的管理和技術等障礙。

3.2 嵌入式業務系統數據轉換接口。分析辦公自動化、人事、教務、學籍、學工、財務、科研、國有資產、儀器設備等各類業務管理系統的數據格式，分別設計標準化的數據模塊，形成嵌入式業務系統數據轉換接口，該數據接口具有數據獲取，格式轉換與數據服務相應的功能。智慧云數據轉換服務系統，通過調用各專業系統的數據接口，實現數據的獲取和轉換功能。

3.3 嵌入式檔案系統數據轉換接口。就檔案管理系統來說，其功能模塊一般包括文件管理、電子文件“三性”檢測、數據管理、數字化加工處理、數據收集、在線歸檔、鑒定、數據統計以及檔案整理、編研、檢索、服務等。通過在線歸檔模塊中加入嵌入式檔案系統數據轉換接口，并與智慧云數據轉換服務系統建立連接，從該轉換服務系統的數據池中提取經標準化處理后的數據，從而實現在線數據獲取。對獲取的數據進行電子文件三性檢測、價值鑒定、歸檔處理和數據管理工作。

4 基于智慧校園云平臺的檔案資源體系建設

4.1 頂層設計，系統規劃。在檔案資源建設中，方向引領和頂層設計從根本上影響著檔案資源建設的，目標和實現策略，影響著檔案資源體系的結構和質量。[5]

一方面建立由分管領導主抓、檔案部門牽頭、相關部門參與的領導小組，加強對高校檔案資源體系建設工作的全面領導；另一方面，高校檔案部門應全方位規劃制定本校檔案資源體系建設規劃，有計劃、有步驟地制定一系列規范性的實施細則，明晰高校檔案資源體系的總體規模、構成要素、建設進度和預期效果。從平臺對接、數據治理到檔案管理、開發利用等后續服務的流程悉數規范起來，科學規劃高校檔案資源體系構建方案。

4.2 標準先行，規范執行。標準化建設是高校檔案資源體系構建持續進行的重要保障。檔案行政管理部門應會同教育主管部門根據相關規定和業務標準，制定一套系統的檔案資源體系建設標準，規范高校檔案資源元數據描述、技術標準等，以便有章可循，減少檔案人員對無序、低價值資源重復收集。

各高校檔案部門應結合實際，制定本校的制度規定，加大檔案資源體系建設力度。此外，檔案行政管理部門及教育主管部門還應加強對高校檔案部門檔案資源體系構建的檢查、考核力度，建立工作聯系機制，確保高校檔案資源建設可持續發展。

4.3 質量控制，特色開發。檔案部門在信息資源選配時應注重系統性與特色化，不斷豐富和完善館藏資源，構建檔案資源統籌、規劃、協同的宏觀架構。

一方面，高校檔案館保存著學校從建校至今的各類文獻和實物資料，內容涵蓋教學、科研、管理、基建、財務等各個方面。檔案部門在明確檔案資源總體建設時，應充分結合本校實際，統籌制定高校檔案資源體系建設整體規劃，堅持系統性發展原則，對具有高校文化特色、人文特色和歷史特色的檔案資源予以重點整理開發。除對教學科研、基本建設以及學校發展規劃等資料進行收集外，還要加強對實驗數據、手稿、合同、證書、錄音、錄像等資料的收集，以彌補檔案資源在收集過程中的不足，達到查漏補缺的建設目的。

另一方面，特色化是檔案館彰顯資源立館的重要內涵體現。隨著移動互聯網的升級發展，網絡信息資源以井噴式增長，高校檔案資源建設面臨著由“普適”收藏向“特色”專藏重要轉變的挑戰。高校檔案資源其蘊含的巨大價值已得到社會各界廣泛關注和認可。

高校檔案資源體系構建應重點強化具有地方和行業特色資源的搜集整理與開發，并在高校檔案資源總體建設框架指引下，以資源特色化為立館根本，通過采取揚長避短措施，避免高校檔案資源建設同質化，同時，應積極加強同政府、企業等機構的聯合共建、互通有無，保障高校檔案資源體系建設沿著特色化發展目標邁進。

4.4 技術支撐，能力提升。依托新技術應用，提升檔案工作能力是構建檔案資源體系的重要支撐。

4.4.1 運用數據挖掘技術，延伸用戶服務。以館藏檔案數字化為基礎建立館藏檔案數據庫，結合本校辦學特色，對利用率高、利用效果好的檔案，建立專題檔案信息庫。

采用先進的信息技術統一各高校的數據檢索入口和后臺技術，消除系統之間的交流障礙，實現不同高校間的檔案信息數據無障礙傳輸，真正實現檔案信息無縫鏈接、檔案資源共建共享的目的，最終實現檔案資源查詢、利用的一站式服務。[6]

一方面，要加強以高校檔案資源為中心的數據挖掘，將數據挖掘技術與情境分析技術相結合，分析各類檔案資源之間的關系，發現檔案資源潛在的數據價值，進行個性定制服務模式的協同優化，提高個性服務的層次和深度。[7]另一方面，要開展以檔案應用信息資源為中心的數據內在關聯挖掘，以此為依據對高校檔案用戶搜索、存儲、利用等行為進行預測分析，創新檔案服務，推出個性化推送服務，系統后臺利用大數據技術分析用戶的喜好進行個性化的推送，預測或挖掘其未來的發展情況及趨勢，并將其制作成信息，及時推送至專題研究者，節省用戶檢索數據所花費的時間，高效且高質量的滿足用戶的各種需求，[8]最終促進檔案館服務質量的提升。

4.4.2 利用大數據技術，優化檔案館管理與服務。利用大數據技術對用戶行為以及檔案館系統運營的數據進行挖掘分析和判斷處理，充分了解用戶經常訪問的窗口和檔案信息，預測檔案館服務的高峰時段和低峰時段，進而調整檔案館的服務時間，合理安排檔案館工作人員服務時間，優化配置檔案館的人力資源，避免人手不夠和人多事少的情況出現，提高檔案館的服務效能和用戶滿意度。

在實際工作中，檔案館可以將用戶經常瀏覽和訪問的窗口及檔案信息，設置在比較醒目的地方，方便用戶查詢與使用，提高服務針對性，提升服務水平與效率，推動檔案館管理與服務工作的高效化與優質化。

4.4.3 運用區塊鏈技術，實現檔案數據可信共享。區塊鏈技術適用于“新型數據庫、多業務主體、彼此不互信、業務強相關”[9]的場景。

中國科學院合肥物質科學研究院檔案館及下屬多個研究所的檔案部門構建聯盟鏈，通過智能合約技術，配合公有鏈、IPFS、混合加密等技術對研究院的基建檔案和大科學工程等檔案實現共享申請、權限審核、檔案對象獲取、共享利用的全過程。[10]

高校檔案部門可以利用區塊鏈過程透明、數據溯源的技術力量實現高校檔案資源間的協同共享，推動檔案資源在高校乃至政府等其他部門服務創新中的可信應用。

4.4.4 提升技術能力，推進智慧檔案數據組織與服務。一方面，高校可以適當引進或聘請高端技術人才，使其成為高校檔案資源建設的引領者和開拓者；另一方面，建立人才培養機制，利用檔案部門現有的人力資源優勢，對其進行資源整合與體系構建相關知識的普及、培訓，更新高校檔案人員的知識儲備、知識結構，使之高質量服務于高校檔案資源體系構建工作。

5 結語

依托云平臺進行檔案數據組織，以此構建檔案資源體系是未來發展的可行路徑。以平臺化數據治理為基礎，進行到體系化資源建設，能夠推進高校檔案資源的共建共享，不斷推動新時代高校檔案事業的發展。

*注：本文系2021年安徽省高校檔案工作協會基金研究項目《高校檔案資源體系的構建與服務創新策略研究》（項目編號：2021yb25）階段性成果。

參考文獻：

[1]鐘春蘭， 陳海平.高校檔案資源體系建設策略研究[J].蘭臺世界，2015（14）：30-31.

[2]徐欣.淺談檔案館檔案資源的建設[J].檔案學通訊，2006（01）：82-84.

[3]杜娜偉.館藏檔案信息資源整合研究[D].哈爾濱：黑龍江大學，2018.

[4]周美蘭.大數據時代高校檔案資源體系建設的思考[J].山西檔案，2015（01）：68-71.

[5]李穎， 魏歌.阿聯酋國家檔案館檔案資源建設分析及思考[J].檔案學通訊，2020（01）：94-100.

[6]鹿璐.當前構建檔案資源體系的三個原則[J].中國檔案，2020（09）：57-58.

[7]劉永.檔案信息資源共享云體系建設的思考[J].檔案管理，2017（06）：25-29.

[8]陳光亮.大數據背景下高校圖書館服務創新策略研究[J].江蘇第二師范學院學報，2019（03）：98-100.

[9]中國通信院.區塊鏈白皮書（2018年）[EB/OL].[2019-11-25].http：//www.caict.ac.cn/kxyj/qwfb/bps/201809/P020180905517892312190.pdf.

[10]劉越男， 張一鋒， 吳云鵬， 鄭翀.區塊鏈技術與文件檔案管理：技術和管理的（管理中的管理中的）雙向思考[J].檔案學通訊，2020（01）：4-12.

（作者單位：安徽糧食工程職業學院 來稿日期：2022-08-15）