數字背景下科技檔案信息化建設與管理

閆穎

河南中核五院研究設計有限公司 河南 鄭州 450052

引言

在數字背景下，科技檔案信息化建設與管理也應該與時俱進。相較于傳統的管理模式而言，數字背景下的科技檔案保存形式更加豐富多樣。數字時代為科技檔案信息管理帶來了新的發展思路，但同時也增加了管理的難度。

1 數字背景下科技檔案特點

在數字背景下，科技檔案信息化具備了更多的特點，形態以及載體等都和傳統管理模式有所不同，主要體現在以下幾個方面。

1.1 非人工直讀性

相較于傳統的紙質檔案而言，數字背景下的科技檔案信息化建設和管理會更多地使用數字代碼形式，會通過包括光盤以及云盤等載體來保存檔案信息，在對檔案信息進行讀取的時候，需要利用計算機進行解碼操作，或者使用配套設施對檔案信息進行解碼，將其轉化為可直接讀取的文字、聲音以及圖表[1]。

1.2 依賴專用設備

在數字背景下，計算機、掃描儀以及數據像機等是科技檔案信息化管理中必不可少的硬件設備，同時還需要搭配可讀寫軟件，由此可見，科技檔案信息化建設與管理非常依賴專用設備，設備的適用性、硬件設備的兼容性和軟件的性能都會對科技檔案信息化建設與管理造成重要的影響。

1.3 信息易更改性

在數字背景下，數字信息是以編碼的方式進行記錄和儲存的，因此，科技檔案信息化建設與管理具有一定的獨立性，在對信息內容進行相應的修改時，具有一定的隱蔽性，同時也更加方便快捷。

1.4 信息可快速共享

在數字背景下，科技檔案信息有效利用了網絡技術，這能夠讓科技檔案信息建設和管理工作擺脫時空的束縛，提高科技檔案傳閱以及利用的效率。同時通過數字技術的有效運用，能夠達到信息共享和集成的效果，這能讓科技檔案的查詢以及利用更加高效快捷。

2 數字背景下科技檔案信息化建設與管理意義

隨著計算機技術和信息技術的發展，科技檔案信息化建設和管理也需要進行相應的革新和升級。只有提高科技檔案信息化建設與管理的效率和質量，才能增強檔案應用的有效性，滿足人們的現實需要，提供更加優質的服務。

2.1 提升科技檔案建設與管理應用效率

在科技檔案信息化建設與管理中有效運用先進的信息技術，能夠有效提高科技檔案信息化建設的效率和質量，同時也能讓科技檔案信息化管理更加高效快捷，在科技檔案中發揮著重要的意義[2]。隨著大數據時代的到來，科技檔案數據庫也得到了更好的建設，具有強大儲存空間的光盤及云盤開始受到了廣泛的運用，極大地提高了科技檔案信息化建設與管理的效率。

2.2 保障科技檔案建設與管理現實需要

數字背景下科技檔案信息化建設和管理需要多種配套儀器設備的支持，同時還要綜合運用各種管理軟件。隨著網絡技術水平的不斷提高，各類檔案管理軟件的功能也變得更加強大，在科技檔案建設與管理中發揮了重要的作用，能夠有效滿足科技檔案建設和管理的實際需求。

2.3 提升科技檔案建設與管理服務水平

隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，人們對科技檔案管理給予了更多的關注，科技檔案的實際價值也得到了更有效的發揮。在數字背景下，科技檔案信息化能夠有效提高其服務水平。相較于傳統的科技檔案而言，科技檔案信息化建設和管理有效運用了先進的信息數字技術，能夠擺脫時空的束縛，更加方便快捷的為科研人員提供服務[3]。

3 數字背景下科技檔案信息化建設與管理措施

3.1 基礎：做好數字化科技檔案收集歸檔

在數字背景下進行科技檔案建設和管理的時候，需要重視不同檔案資料的收集工作，同時要通過數字檔案儲存載體來對相關資料進行科學合理的歸檔。有關單位必須確保資料的全面性和準確性，以便科研人員更加高效的開展科研工作。除此之外，相關人員需要對數字科技檔案進行分類處理，并且按照一定的規律進行排序，以便后期更加方便地進行查詢。

3.2 保障：做好數字化科技檔案保管工作

在數字背景下，為了推動科技檔案信息化，就要對科技檔案進行妥善的保管，同時要確保數字化科技檔案的保密性和安全性。除了需要符合紙質檔案保管的有關規范之外，在進行科技檔案信息化管理的時候，有關單位必須根據數字科技檔案的載體形式，選擇更加科學合理的保管方式。如果儲存載體是光盤，那就需要對光盤進行定期維護，全面清理光盤上的灰塵，并且要做好防光和防磁工作，避免因為保管不當而導致檔案信息損壞或丟失。除此之外，有關單位要安排專門人員對科技檔案的保存情況進行定期的全面檢查，必須保證科技檔案信息的完整性和安全性[4]。

3.3 條件：做好數字化科技檔案安全工作

數字化時代為科技檔案信息化建設和管理帶來了新的發展思路，但同時也使科技檔案面臨了一定的安全問題。因此，有關單位必須確保檔案信息儲存的安全性，同時要做好防范工作，避免因為非法訪問和篡改等影響科研工作的有效開展。為了保證科技檔案的安全性，防止因為某些因素的影響而導致信息錯誤和丟失，有關單位可以對數據進行備份，同時通過身份登錄認證等形式來提高科技檔案的安全防范力度。除此之外，相關工作人員必須具備相應的安全意識和責任意識，提高科技檔案管理的科學性和有效性，保障科技檔案信息的安全。

3.4 關鍵：做好數字化科技檔案接收移交

在數字背景下進行科技檔案整理歸檔之前，相關人員必須履行好對應的手續，確保數字化合格率達到有關標準。在科技檔案接收移交的時候，需要對檔案載體和文件進行全面細致的檢驗。檔案資料的輔助說明同樣應該進行檢驗，進一步保證科技檔案內容的完整性和準確性。

3.5 利用：做好數字化科技檔案作用發揮

在數字背景下，要想有效發揮科技檔案的實際價值，就要結合科技檔案信息化的特點，并且充分考慮科技檔案渠道以及載體等的更新和升級。例如可以通過電子閱覽室來達到在線閱覽的目的，通過互聯網實現在線訪問的功能，通過載體來方便信息的復制等。

4 推動科技檔案信息化建設的創新舉措

4.1 科學定位科技檔案信息管理的目標

科技檔案信息化建設和管理是一個持續不斷的過程，需要較長的建設周期，同時會在建設和管理過程中產生較多的時間和人力成本。因此，有關單位需要結合自身的實際情況和需求，對科技檔案信息化建設的各個環節進行全面的分析和研究，進而制定更加科學合理的建設和管理目標，保證科技檔案信息化建設與管理的科學性和有效性，避免因為目標不合理而導致資源的浪費。在建設科技檔案的時候，有關單位需要清楚單位科技人員對信息的實際需求，讓科技檔案建設和管理更加具有實用性。但是需要注意的是，在數字背景下，科技人員對科技信息的需求會隨著科技的發展而產生相應的變化，所以有關單位要積極構建科技人員的溝通系統，加強和科技人員的交流，以便了解和掌握科技人員當前的實際需求，同時要盡可能地拓寬科技檔案信息的利用渠道，為科技人員的科研工作提供更有效的支持[5]。除此之外，為了提高科技信息檔案管理的效率和質量，在建設的時候要對管理功能進行充分的考慮，例如數據檢索功能等等，同時，有關單位要安排專門人員做好科技檔案的管理和分類工作。

4.2 選擇合適的科技檔案管理的軟件

科技檔案管理在科研單位以及部分科技型企業中比較常見，不同單位的性質和規模具有一定的區別，因此各個單位的科技檔案也存在顯著的差異。部分單位的規模比較巨大，這也增加了科技檔案管理的難度，在實際管理過程中，往往需要消耗眾多的人力，并且要耗費大量的時間，這無疑增加了企業的成本投入，損壞了企業的經濟利益，不利于企業持續健康的發展。因此，有關單位在進行科技檔案建設與管理的時候，應該積極通過先進的管理軟件和技術，提高科技檔案管理的效率和質量，促進科技檔案管理的自動化轉變，減少對人力的依賴。科技研發水平較高的企業要加強管理軟件的研究和開發，同時要和專業軟件公司進行有效的交流與合作，爭取研發出性能更加卓越的管理軟件。在選擇管理軟件的時候，有關單位需要結合自身的實際情況和需求，選擇適用性更強的管理軟件，保證管理軟件運用的實際效果。目前，在市場中存在各種類型的管理軟件，這些軟件的性能良莠不齊，因此有關單位需要對各類管理軟件進行全面的了解，在采購軟件的時候要貨比三家，對軟件公司的資質進行核查，避免選到性能不佳的管理軟件。除此之外，系統構架和設備也會影響管理軟件的運行效果，因此有關單位在選擇管理軟件的時候也要考慮到這一點，以充分發揮管理軟件的實際價值。

4.3 加強電子檔案管理制度的建設

在長期的紙質科技檔案建設和管理實踐過程中，已經形成了較為科學合理的管理流程，符合國家制定的有關標準，也比較契合行業需求，具有較強的規范性和適用性。不過，在數字背景下，計算機技術以及網絡技術已經有了很大的進步，并且在科技檔案中的運用在不斷加強，能夠有效推動科技檔案的信息化建設。同時，隨著電子檔案的數量與日俱增，科技檔案的管理工作也要進行相應的轉變，在這樣的背景下，傳統的管理制度已經無法很好地滿足科技檔案信息化管理的實際需求，所以，有關部門要建立健全的科技檔案信息化管理理制度，對管理流程進行合理的規定，并對具體管理工作進行有效指導和規范，提高科技檔案信息化管理的效率和質量。

4.4 更新服務理念，拓展信息服務領域

在信息化建設不斷深入的背景下，電子檔案得到了越來越廣泛的應用，科技檔案建設的服務理念也應該與時俱進，不斷進行調整和優化。科技檔案的管理人員需要有效通過相關技術軟件來提高自身的管理水平，保證科技檔案信息化管理的實際效果。同時，還要結合實際情況進行經驗總結和思考，不斷創新科技檔案信息化建設與管理的服務模式，提高科技檔案信息化建設的深度和廣度。科技檔案的管理人員需要深入了解和掌握科技人員的實時需求，為相關單位或個人提供更加貼合實際需要的服務。最后，為了保證科技檔案管理的效率和質量，管理人員需要積極主動的學習，豐富自身的專業知識，提高專業能力，走在發展的前列。

5 結束語

綜上所述，在數字背景下，有效進行科技檔案信息化建設與管理具有重要的現實意義，是保障科技檔案發揮價值的重要基礎。同時，數字背景下的科技檔案具有和傳統檔案不同的特點，因此有關部門需要根據實際情況，對建設與管理過程進行嚴格把控，重視收集歸檔、安全保管等工作的質量，確保科技檔案運用的有效性，為我國科學技術的發展打下堅實的基礎。