淺談事業單位檔案管理的信息化建設路徑

孟慶雪

哈爾濱市松北區疾病預防控制中心 黑龍江 哈爾濱 150000

引言

在全新的社會環境下，互聯網+的時代特征越發顯著，并且衍生出了許多的信息化技術載體和軟件，在很大程度上改變了社會的發展面貌，同時也給事業單位的內部工作帶來了顯著的革新機遇。檔管作為事業單位內部的重要工作內容，所發揮的重要地位尤其突出。在全新市場環境下，事業單位內部的檔案資源日漸豐富，且具有一定的復雜性，傳統的管理模式比較桎梏，難以符合新時期的管理要求。而積極適應互聯網的時代趨勢，加強檔管工作信息化建設與改革，逐漸成為事業單位深入發展道路上的核心要務。對此，需結合實際展開深入分析，進一步明確工作要點，并提出科學的建設舉措。

1 事業單位檔案管理信息化建設的重要性分析

1.1 拓展系統檔案包容量

經濟的高速發展讓事業單位的服務業務和范圍逐漸的拓展和增加，致使內部所產生的檔案信息越發復雜和多樣。傳統以人工和紙質為載體的檔管模式，逐漸與新時期的市場環境以及管理要求相偏離，甚至呈現出一定的桎梏性，所呈現的管理效能比較低下。同時，以往紙質的檔案管理模式在信息的包容量上也具有很大的局限，在很大明顯造成了空間浪費，也不利于環境的生態建設。而信息化建設能夠有效緩解當前不良的管理現狀，用電子化管理平臺取締傳統的紙質管理模式，降低木材開發、紙張生產而造成的環境污染。同時也能夠進一步縮小檔管空間，降低成本投入，切實滿足復雜化、多元化的檔案信息存儲和管理要求。

1.2 便捷檔案信息檢索

傳統以人工為主的檔管模式，在檢索方面具有很大的難度挑戰[1]。因為事業單位在不斷拓展和實踐業務的過程中，逐漸積累了豐富而多元的檔案信息，這將給工作人員的檔案檢索與搜集造成了很大的難度挑戰。致使整個檢索效率比較低下，甚至還會出現重復且錯誤等不良現象，給事業單位未來的戰略統籌與發展規劃造成不良誘導和消極影響。而信息技術的應用能夠實現智能化檢索功能特征的進一步凸顯，管理人員可以在先進技術的支撐下，通過智能檢索快速搜集和整理出相關的檔案資料，對其進行分類管理。從而在進行戰略規劃時，能夠有針對性的檢索和整理，充分發揮其所具有的參考功能。保證事業單位所規劃的未來發展方向更加精準，也能夠為相關業務有效開發和拓展提供一定的行動參考。

1.3 助力事業單位公共參與

在新時期社會形勢下，國家針對公共參與提出了全新的戰略要求，主張事業單位要適應相關的政策法規，積極構建公共參與平臺。從而全面提高整體的公共參與度，充分發揮公眾所具有的監督作用，支撐整個事業單位實現更規范而深入的發展。傳統的檔管工作模式在信息傳播共享方面具有一定的空間局限，而信息化載體的應用能夠有效突破這一圍墻。科學搭建檔案信息資源共享中心，增強各個部門之間的有效銜接與互通，同時也能夠為公共參與提供良好的信息依托。所以，事業單位需要全面關注當前檔管工作信息化發展的必要性和重要性，然后結合具體的建設目標和方向定位，確定具體的工作要點。

2 事業單位檔案管理信息化建設的工作要點分析

2.1 戰略統籌，確定方針

在全面發展檔管信息化建設這一工作要務時，事業單位需要遵循戰略統籌的原則，深入分析國家在檔管工作方面所提出的新要求、新標準。了解具體的戰略法規，借鑒和引進先進的管理思想和基礎理論[2]。然后結合單位內部的工作要求以及在未來發展方向的精準定位，科學的設置建設方針。從而為接下來相關建設工作的有序開展提供一定的戰略支撐和引導，保證各項工作有序進行，提高整體的建設效能和綜合實踐品質。在進行信息化建設時，需要做好全面性、系統性的市場調研工作。了解目前人民群眾在檔案信息方面所具有的實際需求，確定服務的人群和工作改革方向。之后，結合單位內部所涉及的服務業務以及覆蓋范圍確定具體的功能要素，對信息化管理系統的內部結構，以及所包含的功能模塊進行優化設置。這樣才能夠保證所構建的系統更符合真實的工作環境，提高整體的執行性和適應性。

2.2 革新技術，搭建平臺

為推進檔管工作真正實現信息化建設與改革，事業單位需要清楚地認識到新時代背景下所呈現的互聯網革新趨勢，做好市場調研活動。積極搜集和整理多元化的技術載體，分析其所具有的功能和適用范圍。然后通過有效的銜接與規劃，科學設置現代化管理平臺，確定具體的功能優勢以及服務范圍。結合檔管工作的職能要求進行合理布局，確定相關的工作流程，設置具體的管理標準。這樣才能夠保證信息化系統在實操的過程中更規范，且符合事業單位的實際要求。同時也需要利用互聯網所具有的信息搜集、整理和傳播、共享功能，科學構建官網平臺。就相關的檔案信息進行傳輸與反饋，真正做到檔案管理的公開化與透明化，從而為公共參與提供良好的環境基礎和信息保障。同時，在革新技術時，不僅需要針對系統建設積極引進先進技術軟件，也要做好系統維護與安全防護，加強技術開發與系統完善。合理引進防火墻等軟件，搭建安全防護屏障[3]。

2.3 精準錄入，智能統計

事業單位對于檔管工作領域的信息錄入和統計基礎要素具有較高要求，其操作的精準性顯著影響著今后的戰略統籌以及發展規劃。因此，在科學構建現代化信息化管理平臺時，需要遵循精準錄入、智能統計的原則，對具體的系統功能和實操流程進行規劃設置。根據不同類型的檔案信息進行智能分類，然后借助一定的技術載體進行掃描錄入。加強信息真實性精準性的檢測，并做好信息匯總，依托智能化的技術手段進行綜合性的統計與評估。通過對檔案信息的全面整理、分析整體的業務成果和接下來的發展趨勢。同時，也能夠幫助管理人員以此為依據深入分析和判斷事業單位內部所存在的不良風險，并及時做出干預和控制。

3 事業單位檔案管理信息化建設的工作路徑分析

3.1 改良建設方法

為了促進檔管信息化建設工作實現高效落地，事業單位務必要從具體的建設理念和方式手段上進行合理規劃，從而提高整體的建設進度。也能夠確保所構建的信息化管理體系與新時期的事業單位實際環境，以及在檔管工作方面所提出的具體要求更加契合。首先，事業單位積極搜集國家在檔管工作方面所制定的全新戰略方針，確定具體的建設目標。然后本著精細化全方位的原則，科學設置檔管工作體系[4]。以保證其內部所包含的結構要素、功能模塊更加的全面，提高整體的管理環境適應性。

同時，在具體進行系統信息化建設時，需要組織相關工作人員全面做好市場調研。了解新時期市場經濟體制下對事業單位的工作要求，以及在檔案管理方面所提出的全新標準，做好建設方案科學規劃、設置。并遵循預防為先戰略準則，深入分析在信息化系統實踐運行中可能存在的不良風險。然后積極制定預防方案，以規避不良隱患，合理控制信息化建設的成本損失。

3.2 加強人員建設

檔管信息化建設的進一步推進以及高效運行離不開優秀人員的支撐[5]。作為檔管工作的主要執行者和參與者，內部人員的綜合素質在很大程度上決定著管理工作的綜合品質。因此，事業單位需進一步明確信息化管理系統的操作要求，確定安全與質量控制標準。科學構建培訓機制，組織多元化的培訓活動，引導廣大工作人員積極參與其中。學習優秀的管理理念以及掌握正確的信息化管理操作技能，從而保證所構建的當管信息化系統能夠得到真正的運行。在規范內部人員工作流程以及操作規范的同時，也能夠切實保障整個系統運行環境的安全性，有效避免重要檔案信息丟失等不良隱患的發生。

3.3 完善監督體系

在構建信息化檔管系統的過程中，事業單位需出于安全防范與質量控制的原則，構建完善而具體的監督機制。搭建智能化自動化的監督平臺，以便能夠在系統實際運行期間及時發現不良隱患，對網絡病毒進行杜絕。切實保障檔案存儲和管理環境的安全性，有效維護事業單位的信息安全。

同時，也需要積極構建專業的系統維護隊伍，確定具體的工作職能[6]。科學設置維護周期，定期對信息化系統內部結構和運行環境進行智能檢測。及時發現故障風險，并采取專業的技術手段對系統做出維護。這樣能夠讓整個系統功能得到進一步的優化，規范運行環境，確保檔案管理工作質量符合實際要求。

3.4 優化系統功能

在復雜化的檔案信息環境下，事業單位需對具體的系統模塊和結構進行優化設置。

首先，需要在檢索方面進行合理優化。加強信息化載體的開發與運用，科學構建智能化檢索系統。方便相關人員在獲取檔案信息時，能夠通過智能檢索來獲取相關信息。

同時，科學構建智能化、自動化的存儲工作環境也十分必要。科學利用自動化的掃描軟件，對檔案信息進行精準錄入，提高整體的錄入和存儲效能，也能夠有效降低人工模式下所造成的錯誤概率。

此外，事業單位還需要充分借助現代化載體所具有的共享功能，科學構建數據控制中心，拓展共享服務范圍和空間。方便內部各部門之間能夠就重要的檔案信息進行對接和分享，提高各個部門之間的溝通效能。促進各項任務有效落地。

不僅如此，事業單位還需要積極開發信息化軟件，重點加強系統本身自動糾錯功能的設計與建設。以便可以及時甄別出錯誤信息并有效剔除，加強重復性信息的自動檢索功能設置。這樣能夠保證檔案管理更加精準，且全面提高信息的利用價值。

3.5 創新服務形式

事業單位需要重點關注新時期在檔案管理方面所提出的要求，確定接下來的改革方向。重點加強現代化載體的規范應用，并以此為支撐對具體的服務形式進行優化創新。這樣能夠提高整體的執行力，也能夠促使檔管工作與新時期的事業單位發展與建設更加契合。科學設置官網，并針對查詢、檢索、對比、篩選等各個功能模塊進行合理優化。從而在實現高效管理的同時，也能夠合理的控制出錯概率，提高整體的管理品質。

4 結束語

依前所述，事業單位從內部出發做好檔管工作，并跟隨新時代發展趨勢加強信息化建設與改革，對于優化內部經營環境、全面整合業務信息具有積極影響，能夠為今后的戰略統籌以及發展規劃能夠提供良好的依據和參考。因此，事業單位需進一步明確接下來的檔管工作核心目標，積極確定具體的工作要點，并充分發揮信息化載體所具有的功能優勢，對具體的檔管工作模式以及建設舉措加以革新，只有這樣才能夠全面提高檔管工作的綜合實效性。