互聯網+時代事業單位人事檔案管理的信息化發展

□肖 旭

（作者單位：湖南省婁底市婁底日報社。）

互聯網+時代對整個社會各領域的影響均極為巨大，廣泛體現于多個層面，其中自然就包括檔案管理。新時期背景下，事業單位人事檔案管理需要積極實現信息化管理，才能順應時代發展趨勢并推動實際管理水平提升，在強化檔案管理職能的同時充分利用檔案的數據信息價值，為整個單位的運行、管理及發展提供支持。

一、事業單位人事檔案管理信息化發展的主要問題

（一）管理理念滯后

在現代社會快速發展的當下，持續更新、變革是時代的主旋律。事業單位人事檔案管理也需要緊隨時代步伐，持續進行創新、變革和優化。對檔案管理的創新優化而言，最基礎的一點在于創新管理理念。理念、思想是行為的主導，在缺乏先進理念指導的情況下人事檔案管理很難在實踐層面實現有效創新，也無法與信息化時代順利接軌，相應的管理水平自然不能得到切實提升。目前，部分事業單位領導以及人事檔案管理人員的思想觀念較為滯后，沒有意識到人事檔案管理的關鍵價值，也沒有意識到信息化發展的必要性與重要性，對相關工作的落實缺乏足夠重視，忽視了檔案信息安全防護。在實踐中，往往容易出現業務部門人員兼職檔案管理工作的情況，嚴重影響實際管理質量，也不利于檔案管理的信息化發展。

（二）人才欠缺

信息化的檔案管理對管理人員的綜合素養有著更高的要求，廣泛體現在專業能力、信息技術操作能力、信息安全意識、崗位道德等方面，部分事業單位正面臨人才欠缺的問題。一方面，不少在崗的檔案人員年齡較大，創新、學習、適應能力較弱，對信息技術的掌握不到位，難以快速適應檔案管理工作的信息化發展趨勢，很大程度上限制了管理創新與優化；另一方面，新的時代對檔案管理程序、要求有所提升，更是需要大量素養足夠高的人才作為基礎支撐。但目前事業單位人事檔案管理人員隊伍總體素養參差不齊，并不能完全滿足實際需求。

（三）制度不完善

在信息化發展的進程中，部分事業單位的人事檔案管理制度依舊是完全沿用傳統制度，并沒有及時進行創新和優化。從信息化發展層面看，缺乏基于信息化特征而構建具體制度；從制度規范層面看，缺乏基于對傳統制度的缺陷與不足進行有效改善的核心舉措。這直接導致整個制度體系存在不少問題，而且與實際檔案管理工作的開展有所脫節，自然無法充分發揮制度作用，難以推動管理水平提升。

（四）信息技術利用不到位

傳統人事檔案管理整體水平較低，大多停留在數據信息記錄層面，并沒有對檔案中有價值的信息進行充分挖掘和利用。而信息化技術則為此提供了有力支持，能夠很好地對檔案信息進行全面分析、深度挖掘以及有效利用。但是在信息化發展進程中，部分事業單位依舊以傳統模式落實具體管理工作，并沒有對先進信息技術進行充分利用，導致檔案管理依舊停留在簡單的數據、信息記錄層面，并不能很好地利用檔案信息與內容，無法支持單位業務以及管理工作的良好開展。

二、互聯網+時代事業單位人事檔案管理的信息化發展策略

（一）更新管理理念

互聯網+背景下，事業單位領導以及人事檔案人員都應當積極更新管理理念，既要充分意識到人事檔案對整個單位的重要意義，也要基于新的時代背景樹立持續創新、不斷優化的良好意識，進而為具體管理工作的完善奠定基礎。單位領導應當緊跟時代發展趨勢，正確意識到互聯網、信息化對整個單位的影響，制訂科學合理的人事檔案管理信息化發展規劃，并加強針對檔案管理人員的教育和培養。而檔案人員則需要充分意識到新時代背景下檔案管理的新要求，在積極探索信息化管理模式的進程中不斷推動管理水平提升。

（二）構建統一的信息化管理平臺

建立統一的信息化管理平臺，不僅能為人事檔案管理工作的開展提供必要的功能支持，也能促進各部門間的有效交流與協作，進而為檔案管理水平提升帶來更多可能。事業單位應當全面加強硬件基礎建設，并基于此構建統一的信息化管理平臺，選擇合適的專業軟件支持檔案管理工作開展。不同部門人員可通過單獨的賬號與密碼登錄該平臺，并獲得不同權限的功能，完成相應的工作。平臺通常包含身份認證模塊、人員信息統計模塊、人員基本信息查詢模塊、人員基本信息管理模塊、工資信息查詢模塊、工資信息管理模塊、更改密碼模塊、添加/刪除管理員模塊、部門管理模塊等。通過該平臺不同模塊間的有機協作，能夠很好地支持人事檔案管理工作開展。不同部門、崗位間通過平臺強化合作，尤其是檔案管理部門與其他崗位間的交流與合作，能夠大力推動檔案信息建設與處理水平的提升。

（三）加強人才隊伍建設

打造高素養的人才隊伍，能夠很好地支持人事檔案管理工作在互聯網+時代的有效創新轉型。事業單位需要在新時期背景下全面加強檔案人員隊伍建設，根據自身實際情況對檔案人員應當具備的綜合素質進行明確要求，并以此指導人員招聘、培訓、管理等工作的開展。在互聯網+時代，檔案管理人員只有兼具良好的專業知識與能力、信息技術操作能力、信息安全防護意識、創新學習能力以及職業道德等，才能完全勝任崗位并推動人事檔案管理的信息化發展。在檔案人員招聘方面，事業單位需要基于專崗專責這一原則以高要求進行招聘。加強對在崗檔案人員的培訓和管理，著重圍繞新的檔案管理模式發展趨勢以及信息化特點等，合理安排人員考核及培訓方案，務必通過持續而有效的培訓確保每位在崗人員都能完全勝任本職工作。嚴格要求檔案人員在實踐中按照相關制度與規范進行操作，加強信息安全保護，做好數據備份工作，切實保障檔案管理工作的開展效果。

（四）規范和完善制度體系

對具體的檔案管理制度進行規范和完善，能夠為人事檔案管理工作的開展提供指導、規范以及保障。事業單位既要根據信息化特征與需求，積極創新檔案管理制度，結合具體工作程序及要求對具體制度加以明確；也要對傳統制度中存在的缺陷和不足進行糾正，動態化地完善制度體系。其中電子文件歸檔與管理制度、安全保密制度、數字檔案查詢利用制度、檔案數據管理維護制度、數字檔案鑒定銷毀制度、檔案數據網絡和信息設備維護使用制度、檔案庫房管理制度等，均需要根據信息化特征進行有效創新與優化。

（五）深化對信息技術的有效利用

對信息技術進行有效利用，深挖人事檔案中潛藏的信息與價值，可以更好地支持事業單位人力資源管理工作乃至其他工作的開展。事業單位需要以專業化軟件和統一的信息化管理平臺為基礎，通過自動化的信息數據處理支持檔案管理，并積極探索利用大數據技術等深挖人事檔案信息與價值的可行路徑，充分發揮技術優勢并利用檔案價值，為單位各項工作的開展與落實提供更多支持。

（六）加強信息安全防護

加強信息安全防護是互聯網+背景下檔案管理信息化發展的重要任務。只有做好信息安全防護工作，才能切實保障檔案數據安全，降低檔案數據泄露、損壞、丟失的風險。科學建設檔案庫房與服務器，做好電子數據本地與云端備份工作，同時健全檔案信息安全管理制度，嚴格要求相關人員在實踐中按照制度進行操作，不得作出危害檔案信息安全的行為。同時，事業單位需要全面加強對防火墻技術、訪問控制技術、數據加密技術等的運用，及時更新安全系統與軟件，加強對黑客攻擊、病毒入侵的防護。

三、結語

綜上可知，事業單位的信息化發展已成必然趨勢，加強人事檔案信息化管理也成為重中之重。事業單位需要根據自身實際情況，合理制定檔案信息化管理發展規范和方案，并在實踐中采取一系列措施加強變革和改善，持續推動人事檔案管理工作的創新和改善。