淺談企業實物檔案管理與服務利用
——以汾酒實物檔案為例

靳利敏

（山西杏花村汾酒集團有限責任公司，山西汾陽 032205)

1 企業實物檔案概述

在企業的不少檔案館(室)中，有一項是榮譽實物檔案管理，對于一個企業來說，保存榮譽實物檔案具有重要的意義，因為從榮譽實物檔案可以直觀地看到企業的發展軌跡，是企業在社會實踐活動中具有保存價值的實物。

企業檔案工作者，要認真記錄好企業發展中的每一個關鍵點，實物檔案的保存就是一項重要的存檔，能直接體現企業深厚的文化底蘊，是企業改革發展的歷史見證為企業生產經營的各項工作提供有力的服務依據，要把企業改革復興的發展歷程記錄好、留存好，真正做到檔案存史資政育人。

在習近平總書記對檔案工作重要批示精神的鼓舞下， 面對企業日益發展壯大， 白酒企業的改革復興，企業檔案工作者以飽滿的工作熱情，認真細致的工作態度，以“為黨管檔、為國守史、為民服務”為宗旨，努力踐行檔案工作者的初心使命。

汾酒實物檔案的留存充分體現了源遠流長的企業文化， 歷史悠久的釀造技藝， 卓越創優的清香品質。汾酒實物檔案不僅包括產品實物檔案，而且有各種體現酒文化的報刊書籍、 有國家時事政治的各種報紙雜志，還有好多文化信息，如融詩酒歌、汾酒歷史典故、繪畫、書法、陶藝、釀酒器、飲酒器、貯酒器等。這些實物檔案真實地反映汾酒文化的博大精深，古法傳統釀造技藝的精湛演變， 有利于擔負起檔案為企業服務、為企業職工服務的歷史使命和時代重任。

2 實物檔案的特點與分類

2.1 實物檔案具有的特點

（1）具有檔案的本質屬性——原始記錄性；

（2）直觀性；

（3）種類和形態多樣、載體各異，保管和整理、分類的難度大；

（4）具有檔案和文物的雙重性質；

（5）非獨立存在性。

2.2 實物檔案范圍

（1）公司集體或個人在企業及其他活動中取得的獎杯、證書、獎章、錦旗、榮譽證書等；（2）在公務活動中的文創產品及紀念品；（3）上級領導著名人物來公司指導工作留下或贈予的銘文、字畫；（4）公司自成立以來使用的牌匾、已廢止的各類印章、各類重大活動形成的紀念品和宣傳品；（5）其他具有保藏價值的實物。

2.3 實物檔案的分類

（1）實物檔案應以“件”為單位進行整理；（2）排列與編號：可將歸檔對象先按項目類型排列，再按歸檔時間先后排列在同一類別中。 實物文件較少且未分類的基本類別可直接按歸檔時間、序號、一號一件順序排列；（3）編目：實物檔案目錄必須按照分類方案和編號順序編制； 實物檔案目錄應按類別裝訂成冊，并編制封面。物理文件目錄的覆蓋范圍由背景名稱和物理對象類別等元素定義。

3 實物檔案與文物的異同

實物檔案與文物盡管有許多的相似之處， 二者之間有許多聯系，但是它們的側重點并不相同，實物檔案在文，文物在物,實物檔案更加注重載體上的信息所帶有的價值，文物更加注重載體本身的文物價值。

過去很長一段時間， 具有檔案保存價值的實物往往由文物局保管，檔案局也認為，實物的保存不符合政府檔案館的標準。 不過文物部門有一種比較開放的精神：他們收集所有的材料，不管是紙質的還是實物的[1-2]。

3.1 實物檔案與文物都對物質有依賴性

無論是紙質檔案還是電子檔案等其他形式的檔案，都以一定的物質形態存在并被我們所感知；文物也由各式各樣的物質材料所組成。

3.2 實物檔案與文物都帶有信息

實物檔案攜帶的信息是清晰的、 明確的、 直觀的、顯性的，文物攜帶的信息是內涵的、隱藏的，需要特定的技術手段進行解析。

3.3 實物檔案和文物都是人們在社會活動中產生的

實物檔案是人為的創造，文物是歷史的遺存。

3.4 實物檔案和文物都可以看作“信息+載體”

實物檔案更加注重信息產生的價值，即“檔案在文”；文物主要注重載體的價值，即“檔案在物”。

3.5 實物檔案和文物都能反映某一段歷史

探尋實物檔案與文物的區別， 正確地將它們交付相應的檔案館或博物館保存研究， 既有利于這些物品的長久保存，也能更好地發揮它們的價值。

4 企業實物檔案的存檔與服務利用

4.1 .企業實物檔案的存檔

公司清香型白酒企業是以生產銷售汾酒、 竹葉青酒和杏花村酒為主，集白酒、大健康產業、產業鏈、文化旅游、 產業基金及白酒機加工于一體的省管重要骨干企業，是國家工信部認定的“全國工業品牌培育示范企業”、國務院國資委“國企改革雙百行動”入選企業。坐落于杏花村鎮東堡村的汾酒老作坊，有著800 多年的歷史，是義泉涌、晉裕公司時期的釀造廠舊址， 也是榮獲巴拿馬萬國博覽會甲等大獎的老白汾酒的誕生地，其中的牌匾、石雕、酒壇、獎章、史料等都屬于實物檔案，而且參觀者可以親自裝甄，品味酒醅，感受源遠流長、歷久彌新的汾酒文化。 杏花村古村落、汾酒老作坊、是厚重歷史文化的鮮活載體，檔案工作者一定要保護利用好這一“活態文化”讓“得造花香” 的酒文化與精美的古建筑藝術相得益彰，描繪好“牧童遙指杏花村”的詩意畫卷，把汾酒打造成“品質、文化、歷史”的中國第一清香白酒。

就汾酒集團檔案館現館藏種類來說， 榮譽實物檔案2 081 件、字畫實物檔案279 幅、停用公章檔案182 枚、圖書報紙雜志10 000 余件。其中榮譽實物檔案有汾酒、竹葉青酒在1964年4月、1979年9月10日、1984年8月、1989年五屆蟬聯國家輕工部、國家質量獎評定委員會“全國名酒金質大獎章”的獎狀。

早期的榮譽檔案有民國33年汾酒晉裕公司高粱穗商標；民國33年3月4日晉裕公司參加煙臺國貨商標展覽會， 收集全國之國貨商標樣品以介紹給國人，提倡國貨振興(當時用的信紙是麻紙，麻紙的上面寫的造廠救國社公用箋， 兩邊緣寫著凡國人皆當用國貨、能生產方可有生路)，寄去產品商標并贈送老白汾酒、玫瑰汾酒、竹葉汾酒、伏曬陳醋各兩瓶奉星(表贊助)，并于1924年11月5日回函晉裕公司商標展獲“特”等獎;民國33年7月在山東青島舉行的第四次展會的邀請函、 山東省國貨陳列館邀請函，并給獎狀一紙晉裕公司獲得了“超”等獎等[3]。

酒類產品檔案有：汾酒、竹葉青酒、白玉汾酒、玫瑰汾酒、杏花村酒。 珍藏產品種類932 種、1 666 瓶、2 155 盒,產品實物的存檔是山西省企業檔案工作的亮點。 實物酒產品檔案有1958年65°×500 mL 玻璃瓶汾酒、1962年45°×500 mL 竹葉青酒，包裝為綠直玻瓶型、鐵皮蓋用膠冒封口、古井亭商標（1958年9月印制1959年1月1日注冊啟用，粉紅色標底上面有1915年巴拿馬賽獲得獎章，中間是地球中國版圖上印有“汾酒”“竹葉青酒”字樣，下面是山西杏花村汾酒廠出品字樣及英文）。

商標檔案，商標從古井亭、四新（四新是文革中破四舊立四新時期使用， 從1967年開始1971年停止使用）、“汾”字牌、“杏花村”牌，外玻汾商標是“長城”牌，長城牌商標在1986年由“中國天津”改為“中國山西”等。這些汾酒實物檔案真實地講述了汾酒中國酒魂的清香歷史，深厚的文化底蘊源遠流長。更是見證了實物檔案保留存檔的深遠價值及意義。

4.2 物理文件的保存

（1）物理文件介質有不同的形狀和大小。小的有獎牌和證書，大的有獎杯和三角旗。存儲方法也因設備不一致而不同。

（2）可折疊的實物文件或小于A4 尺寸的證件、獎狀、三角旗等，貼好標簽后，按順序放入實物文件箱內，整齊實用。

（3）較大的實物文件，如獎牌、獎杯、紀念品、書法等，因規格不一致，無法存放在盒子中。 可以貼上標簽后存放在專門的展示柜或柜子里， 也可以放在專門設計的柜子里， 放置在單位走廊或公司設施內的會議室，可以更好地發揮其廣告作用。

（4）失效的檔案印章應先在白紙上用紅墨蓋住，在紅印章下填上與實體相同的編號， 然后將印章清洗干凈，放入裝有印章的專用木箱內。 印章朝上，然后將印有印記的紙張放好。

4.3 實物檔案歸檔制度

（1） 實物檔案是指以物質實體為載體反映公司歷史真實面的特定物品，一般包括獎牌、印信、名人字畫等檔案。公司實物檔案不僅包括產品實物檔案，而且有各種書籍。有體現酒文化的報刊書籍、國家時事政治的各種報紙雜志，還有好多文化信息，融詩酒歌、汾酒歷史典故、繪畫、書法、陶藝、釀酒器、飲酒器、貯酒器等。

（2）獲得的獎牌、印信及名人字畫實物檔案一般在獲得二個月內向公司綜合檔案室移交。

（3）獲得的獎牌、獎旗、匾或者榮譽證書應跟頒獎部門制發的原始配套文件一并移交， 如無原始文件，則附上復印件。

（4）所有標注“山西杏花村汾酒集團有限責任公司出品”及“山西杏花村汾酒廠股份有限公司出品”的酒均需由相應生產單位定期向集團總經理辦公室檔案館移交，并附上該酒的合格證、防偽標。

（5）移交實物檔案時，應進行登記，辦理移交手續。登記內容有實物頒發單位或個人、接收單位或個人、頒發時間接收時間、實物記載內容和名稱[4-5]。

實物檔案歸檔范圍及保管期限如下所述。

（1）由黨中央、國務院頒發的獎狀、獎旗、獎杯、榮譽證。 保管期限為永久。

（2）由市各部、委、辦頒發的獎狀、獎旗、獎杯、榮譽證。 保管期限為永久。

（3）由縣級頒發的獎狀、獎旗、獎杯、匾、榮譽證書。 保管期限為永久。

（4）撤銷合并單位的印章。 保管期限為永久。

（5）撤銷合并單位職能部門的印章。保管期限為永久。

（6）有黨中央、國務院領導人、社會知名人士的字畫。 保管期限為永久。

（7）有市領導人的字畫。 保管期限為永久。

（8）所有標注“山西杏花村汾酒集團有限責任公司出品”及“山西杏花村汾酒廠股份有限公司出品”的酒。 保管期限為永久。

“實物檔案” 是具有保存價值的具體有形物品，可以反映單位的功能活動和單位的真實歷史作為載體，是單位管理的重要組成部分。它具有檔案的獨創性、直觀性、確定性等特點，能夠真實地記錄各種社會實踐活動，形象地展示社會發展的歷史。

4.4 實物檔案的服務利用

使實物檔案活起來，讓企業文化走出去，創新實物檔案服務利用，更好地發揮它的價值。我們采取了“互聯網+文化+行動”。

（1）可采取舉辦常規展覽、參加巡回展覽，進行藏品交流， 加強中外合作， 通過館藏實物檔案來傳播、提升企業的影響力、吸引力、輻射力，讓人們了解企業的文化歷史。

（2）綜藝讓實物檔案活起來，可以借鑒、參與央視的綜藝節目《國家寶藏》，請學者來演繹企業的前世和今生的故事， 可以用創意的形式提升實物檔案的價值深探，通過微妙的穿越感與古今對話，來吸引年輕人放慢腳步聆聽感受。

（3） 如今大數據時代用科技助力實物檔案的服務利用。

可以通過AR、VR 人工智能預先對實物檔案的信息進行收集和學習，讓實物檔案“開口說話”，回答來館人員提出的許多問題，從歷史到釀造技藝，甚至包括與當代事件的聯系和企業的改革發展。

用二維、三維、動漫形式來宣傳，如點擊畫軸，一幅畫卷徐徐展開，再配以仿真聲音，讓人耳目一新，仿佛置身于畫卷之中，身臨其境、流連忘返。

讓手機成為實物檔案的鏈接入口， 讓游覽者成為媒體。 想聽汾酒故事嗎，請掃描二維碼；身在遠方沒法親臨現場怎么辦？ 通過微信的檔案館“實物檔案”，你也可以了解。

今年公司號召的主題是“我為群眾辦實事”，我們檔案的服務利用是檔案工作的價值與目的， 創新工作和服務的價值和宗旨是檔案工作發展的永恒主題。 隨著社會的進步和發展，檔案深入發展的條件越來越成熟，創新體制機制、提高服務水平、增強自主權將成為檔案館工作的重點。 實物檔案在企業發揮重要服務利用的事例很多。 如汾酒產品檔案為公司打假辦辦理商標侵權， 有效維護了公司品牌和聲譽，為公司挽回了不可估量的經濟損失；為法律事務部辦理相關案件提供了1924年晉裕公司商標注冊證、商標注冊書及晉裕公司營業執照，為法律評判提供了有力的證據；公司的市場監察部、汾酒國際貿易公司、汾酒銷售公司等部門利用館藏竹葉青酒45°×750ML 產品打假； 為公司文化發展研究中心提供1993年汾酒，作為全國白酒第一上市公司汾酒股票發行的第一枚股票等[6]。

檔案記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民，實物檔案在企業中發揮著非常重要的作用， 通過一件件實物檔案記錄著企業的發展歷程， 是企業文化內涵的一種承載。檔案工作以“為黨管檔、為國守史、為民服務”為宗旨，積極做好檔案的服務利用工作，讓檔案活起來、讓文化走出去，更好地做好檔案的傳承與服務工作。