探究城市化建設環境下城建檔案管理分析

楊 陽

（撫順市城市建設發展促進中心（撫順市城建檔案館），遼寧 撫順 113000）

引言

在信息技術的支持下，我國社會各個領域注重信息化的發展，充分利用互聯網建立信息平臺可以實現與傳統行業的深度融合，實現改革與創新的目標，從而形成新的產業形態。在城市化的發展進程中也應當注重信息技術的應用，利用該技術實現高效的城建檔案管理，實現由傳統紙質檔案管理向電子檔案管理模式的轉化。這種管理方式不僅可以保障城建檔案的完整性，還可以保障信息安全，詳細記錄城市的具體發展情況。

一、城建檔案的重要性

上述內容中提到城建檔案是城市規劃管理過程中直接形成的真實記錄。由此可見，城建檔案中蘊含著很多豐富的信息資源，涉及很多領域和很多專業的內容。傳統的檔案管理模式都是紙質管理，還有部分城建檔案也會利用錄音或者錄像帶進行記錄。這些資料在管理的過程中存在很多的問題，占地空間很大且后期維護管理成本很高。在資料查詢方面也不夠方便，往往會浪費大量的時間。而隨著信息化技術的發展，辦公室辦公已經實現了信息化發展，產生了許多的電子文件。在城建檔案中的各種工程圖紙也可以有效利用信息處理技術進行持續性優化，通過對信息的整合最終實現業務的規范化與標準化管理。在此基礎上，可以最大程度地進行檔案的開發利用與保護，也可以為檔案查詢提供更多的便利。依托信息化技術的城建檔案也可以進行高效的信息交流，充分利用互聯網進行傳輸省去了更多的中間環節，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地服務城市建設[1]。

二、城建檔案管理現狀

1.信息化的城建檔案管理意識不強

面對現代化的行業發展，城建檔案管理也應當注重信息化的發展。然而，部分城市的檔案管理雖然利用了數字化的檔案，但是對其認知存在偏差，并未意識到數字化檔案管理的重要性。同時，由于相關從業人員自身能力的局限性，很多信息化技術的掌握程度不夠，導致信息化技術無法充分發揮作用，這種情況下會導致城建檔案信息化建設在發展的過程中受到限制。

2.建設資金投入不足

一般情況下，如果要實現城建檔案的信息化建設與信息化管理，就必然要政府的財政撥款。然而，在實踐中容易受到經濟發展現狀和資金協調等方面因素的影響，導致各地所投入的建設經費不夠統一。具體表現在硬件設施方面。城建檔案的信息化建設對于各類硬件設施的要求較高。雖然部分地區開展了城建檔案的信息化建設，但是現階段信息化技術的更新速度很快，城建檔案的信息化建設的系統和硬件設施都需要進行持續性的更新換代，從而滿足城建檔案信息化建設的需求。然而，資金方面的問題是影響城建檔案信息化建設的客觀因素[2]。

3.信息化建設隊伍專業能力不足

從以往的建設案例中可以發現，城建檔案的信息化建設具備較強的綜合性、復雜性、系統性特征的專業工程，在實施的過程中依賴功能齊全的硬件設施，還需要具備綜合能力的信息化人才隊伍的有效支持。然而，現階段很多單位缺少專業的人才引進機制，導致整體團隊的能力不足，在工作中無法充分發揮作用，專業人才隊伍的建設與城建檔案的信息化建設不夠同步，影響城建檔案信息化建設的順利進行。由此可見，強化人才培養也是當前城建檔案建設管理的重要手段之一[3]。

4.技術水平有待提升

上述內容中提到傳統的城建檔案管理模式存在很多的缺點，例如占據空間大、管理任務重。在維護方面更是存在很多的問題。紙質檔案比較容易變黃、損壞、蟲蛀。如果出現上述問題，檔案的修復與完善難度較大，可能會造成信息資料不完整的問題發生。在信息技術的支持下，我國很長一點時間中僅有一部分工作實現了信息化管理，信息化建設比較落后，數字化檔案建設還處于初步發展的階段，還應當在現有的基礎上進行研發，擴大信息技術的應用范圍[4]。

5.用戶訪問存在安全隱患

很多工作人員都會設置專門的用戶，在訪問城建檔案信息系統期間可能會出現錯誤操作，也可能訪問密碼設置得過于簡單。這種情況下可能會為一些不法分子提供可乘之機，系統會被侵入破壞，系統信息的完整性將會受到影響。值得注意的是，在信息系統中不同的用戶具備不同的訪問等級，對應著不同的密級，訪問權限方面存在較大的差異，然而一些基層工作人員由于各種私人原因越級查看涉密信息，帶來很多的安全隱患。

6.開發信息資源表層化

在管理實踐中一些工作人員在開展城建檔案信息資源開發工作時，目光過于短淺，拘泥于數字化掃描和目錄錄入工作中。也就是說，即便是開展了數字化城建檔案建設，也僅僅是由傳統保管形式向著數字化保管形式的轉變，并不具備其他方面的功能，信息利用的方式也并沒有發生變化。這種信息資源開發過于表層化的問題，無法保障信息化檔案建設可以真正發揮作用[5]。

7.缺少統一的開發標準

為確保城建檔案的數字化建設可以順利進行，需要具備一套統一的建設開發標準，實現高效的數據信息共享與交流。然而，現階段缺少相應的統一標準，使得各個系統無法實現連通。值得注意的是，這種問題的存在也與部分私密性的城建檔案信息有關，要求工作人員做好相應的處理。

三、城市化建設環境下城建檔案管理分析

1.規范檔案形成單位檔案管理意識

以某一個建筑工程項目為例，從立項開始到竣工驗收，整個過程都會產生大量的數據信息，而這些數據信息將會被完整保存。如果在建筑工程管理中建筑出現了質量問題，也可以通過檔案快速找出發生質量問題的原因，并采取有針對性的處理措施。因此，檔案資料具備很強的質量監督作用。工作人員則應當意識到檔案管理的重要性，強化資料的收集、管理與歸檔，并完善檔案管理制度。在此基礎上，注重信息化管理，切實提升城建檔案的管理效率，也可以為后續的工程建設提供重要的資料依據，從而提供更好的數據服務。

2.加強城建檔案數字化過程中的基礎建設

由于資金方面的限制導致很多城建檔案信息化管理工作的硬件設施不夠完善，導致城建檔案信息化管理質量受到影響。這種情況下要求相關工作人員注重資金渠道的拓寬，不僅依賴于政府的撥款，還要加大資金投入，匹配相應的硬件設施。與此同時，在工作中要求城建檔案管理部門充分利用相關的法律法規落實各項管理工作，并做好檔案管理的信息化理念的宣傳工作。最后，還應當匹配相關的安全管理制度，避免城建檔案信息出現泄漏問題。并充分利用先進的基礎手段強化城建檔案信息化安全保密工作。

3.建設人才隊伍

為保障城建檔案管理工作信息化建設的順利進行，就需要通過人才建設的方式提升管理工作的有效性，從而組建專業的人才隊伍。具體而言，團隊中工作人員要經過專業合理的培訓，使得工作人員具備較強的業務能力和良好的思想品質，推動檔案管理的標準化、規范化與現代化管理。值得注意的是，城建檔案管理具備一定的特殊性，具體體現在要保障管理人員的穩定性，盡量減少人員調動。與此同時，在人才隊伍建設期間注重對工作人員進行有針對性的崗位培訓，尤其是新知識與新技術的管理，從而盡快適應較為快速的設計發展，使得城建檔案信息化建設得以進一步完善。

4.加強網絡安全技術的應用

在城建檔案信息化建設的過程中為保障信息的完整性，需要強化網絡安全技術的應用，具體論述如下。第一，安裝防火墻。防火墻從本質上講是內網和外網之間的屏障，是保障網絡安全的重要基礎。一般情況下防火墻可以通過對端口的管理實現不明IP地址的訪問阻止，從根本上避免非法入侵問題的發生。第二，做好數據加密工作。數據加密實際上就是將信息利用加密函數進行轉換形成沒有意義的密文，而信息接收方在接受信息時需要利用加密函數進行再次轉化，形成有用的信息。第三，安裝殺毒軟件。殺毒軟件的存在可以確保計算機環境的安全性，在實踐中殺毒軟件可以防御黑客程序和木馬病毒的入侵，確保信息系統的安全性。第四，安裝漏洞補丁程序。漏洞是軟件、硬件或協議在具體應用過程中或系統安全策略中存在的缺陷，比如功能設計弱點或者配置不當等，其會讓攻擊者在未授權的情況下訪問或破壞系統。為保障系統的安全性就應當結合實際情況安裝漏洞補丁程序，從而解決相應的安全問題。第五，設置口令密碼。具體而言，不同崗位的工作人員應當設置不同的訪問權限，避免不相干的人員訪問檔案內容。在此基礎上，要設置保密強度非常高的口令，降低信息系統被黑客入侵的概率。

5.嚴格落實立法相關規定

為確保城建檔案管理的有效性，需要依賴專門的法律，最終使得城建檔案管理工作更具備法律約束力，實現對于各個崗位工作人員和社會大眾的管理與約束。與此同時，還應當明確城市規劃中城建檔案資料管理的責任主體，一旦出現問題可以第一時間找出負責人員對問題進行處理。相關從業人員也應當嚴格依照法律法規辦事，不斷提升城建檔案管理水平，從而為社會大眾提供更好的社會服務。

6.建設城建檔案信息資源

建設城建檔案信息資源是確保城建檔案管理有效性的基礎。現階段很多城市借助信息化技術實現了城建檔案資源的信息化發展。而作為管理人員，則需要對各種文件進行分類整理，做好歸檔工作。值得注意的是，城建檔案信息資源建設是城建檔案信息化建設，屬于一種長期性的工作。在管理實踐中要求工作人員提高資源的利用效率，實現信息資源的共享，打破各自為政的局面。同時，這種發展方式也可以提高各個部門的溝通與交流效率，獲取城建檔案信息資源的方式更加便捷，通過對信息資源的開發使得更多的信息資源可以有效服務社會。

7.建設標準規范

統一的標準規范是一切工作順利進行的基礎。在實踐中要求工作人員不斷完善管理機制，制定各種規范與標準，為城建檔案管理提供有力的根據，從而發揮最大化效益。具體而言，需要建設的標準包括統計標準、及時標準等，使得各項信息資源得到更加合理的應用，推動城建檔案管理的標準化與規范化發展。

8.城建檔案信息化管理系統的結構方案

在城建檔案信息化管理系統的構建中，要求工作人員給出詳細的結構方案。具體而言，可以按照國家相關的標準與規定選擇具備檢索、瀏覽、儲存等功能的軟件，從而實現檔案的收集、儲存、整理、檢索等功能，實現對于信息資源的合理開發。由此可見，城建檔案管理軟件需要擁有很多的功能，并具備兼容性高、通用性強等優勢，從而確保檔案管理信息系統可以真正發揮自身的應用價值。在硬件設備方面，也應當注重計算機、掃描儀、復印機等硬件設備的合理應用。在此基礎上結合社會的發展趨勢充分使用現有設備的基礎上增添一些未來可能會使用的技術設備。例如，比較常見的掃描設備、儲存設備和數據庫服務器等，實現對于城建檔案的高效管理與控制。最后，將各類電子文件進行整理、歸類與管理，在應用城建檔案管理系統的基礎上建立統一的準則，和社會服務目標群體相關運用系統相對接，使得城建檔案管理單位對不同電子文件和電子檔案進行迅速歸檔。

結語

綜上所述，城建檔案對于城市的未來規劃與發展而言至關重要，在管理實踐中工作人員應當結合城市的發展需求加快檔案管理信息化建設的步伐，開展信息化管理并實現創新應用，實現發展與突破。在這個過程中，可以通過規范檔案形成單位檔案管理意識、加強城建檔案數字化過程中的基礎建設、建設人才隊伍、加強網絡安全技術的應用、嚴格落實立法相關規定、建設城建檔案信息資源、城建檔案信息化管理系統的結構方案應用等方式提升檔案管理的有效性，從而推動城市檔案管理事業的進一步發展，早日實現城建檔案現代化發展與轉型升級的目標，為城市的未來發展注入源源不斷的動力。