醫院圖書館檔案管理與大數據融合

王婷婷

（上海交通大學醫學院附屬瑞金醫院，上海 200020）

隨著我國醫療衛生事業的快速發展，醫院承擔的社會職責愈發重要，對人民群眾身體健康與切身利益產生的影響更為突出。在不斷優化醫療衛生服務的過程中，醫院要加強自身建設與管理，進而不斷提升整體競爭力，彰顯醫院服務性本質。在信息化浪潮下，醫院圖書館的檔案管理工作必須要堅持智能化、數字化與電子化路線，全面提升工作水平，將海量檔案高效管理起來，實現“管理→應用”的有效創新，切實發揮醫院檔案數據信息的多元價值。為此，引入大數據理念及技術，推進醫院圖書館檔案管理工作，無疑在醫院持續健康發展進程中具有特殊意義。

一、醫院圖書館檔案管理工作的現狀分析

隨著我國全面推進醫療衛生體制改革，各級醫院正以前所未有的決心和魄力推進自身能力建設，力圖更好地展現醫院核心價值，進而為廣大患者提供更優良服務。從醫院自身建設與發展的視角來看，做好圖書館檔案管理工作，無疑是醫院各項工作中不容忽視的一環。圖書館在某種意義上是醫院各類信息資料與分類數據的“集散地”，也是醫院各類檔案集中統一管理的“基地”。準確認知圖書館檔案管理的現況，探究問題和不足，無疑是推進科學管理的前提。

首先，一些醫院圖書館的檔案管理工作仍然以紙質化、人為性管理為主，電子化、信息化管理并未完全落實，尤其是缺乏與現代信息技術的融通，這給醫院整體檔案管理工作提出了嚴峻的挑戰。其次，目前一些醫院圖書館的檔案管理缺乏科學精細分類，也缺少對檔案資料的匯總分析，使得海量的檔案資料成為“沉睡資源”，無法發揮出再利用、可循環功能，對醫院科研、醫療衛生服務及人事資源調配等工作無法起到積極的推動作用，造成了嚴重的“資源閑置”。

此外，不少醫院缺乏專門的信息化檔案管理人員，缺少細化的管理規章制度，使得圖書館檔案管理工作較為粗放，缺乏部門間的立體協同，無法真正開展日常管理工作。因此，要立足于醫院圖書館檔案管理工作存在的現實問題，提出科學合理的解決對策，以促進醫院圖書館檔案管理有序發展。

二、醫院圖書館檔案管理與大數據融合的必要性

從全面推進醫院圖書館檔案管理的需求入手，有效融入大數據思維方法與技術，將對醫院檔案管理乃至運行工作產生積極的影響，其顯著意義要引發足夠關切。

1.二者融合是圖書館檔案信息化的基本要求

大數據技術是一種采集、整合和利用海量數據的新技術，在不同社會生產領域和環節中皆有應用，且具備極為突出的實踐價值。將醫院圖書館檔案管理與大數據深度融合，不僅是圖書館檔案管理信息化、電子化的基本要求，也是醫院推進系統信息化建設的題中之義。大數據技術與平臺系統可以對醫院圖書館現有的紙質、實物類檔案資料和信息進行有效采集、收納，實現檔案資料的平臺轉換，這樣便于工作人員隨時調取、查閱相關檔案信息，從而保證醫院檔案使用的需求。無論是醫院的業務檔案、綜合檔案，或是特殊檔案，都可以在大數據加持下實現電子化與智能化運行，這是醫院推進信息化工程的重要環節，也是檔案信息化的基本內容。

2.二者融合是發揮圖書館檔案多元價值的需要

醫院圖書館的大量檔案是醫院各項工作有序推進的重要依據和參照性資料，其功能十分突出。將大數據與檔案管理工作有效融合，對切實發揮圖書館檔案的多元價值具有正向推動作用。例如，通過整合、歸納典型疾病的病人病歷檔案，可以總結出臨床診療、醫治與用藥方案，在步驟與操作流程方面加以簡化，這樣不僅可以提升臨床工作效率，也可以降低病患負擔。所以，以大數據思維改進醫院圖書館檔案管理工作，實現信息化與智能化操作，對醫院圖書館檔案的多元價值釋放是極為必要的。

3.檔案大數據化可以推動醫院業務與科研進步

眾所周知，醫院圖書館保存著大量檔案資料與信息，這些資料與信息既是醫院技術、科研、業務與內部管理工作的重要集成，也是醫院開展日常工作的重要參考依據。推動醫院圖書館檔案資料的數據化與電子化，既可以確保海量的檔案資料發揮應有價值，也可以為醫院的日常業務拓展和科研工作創造良好條件[1]。如，在醫院業務流程改進與新藥品臨床試驗過程中，通過采集、比對、整合過往的大量數據，可以起到“抽絲剝繭，去偽存真”的效果，進而提升實踐效能，增強業務能力與科研水平。顯然，大數據的有效運用對醫院業務發展、科研進步具有突出的支撐作用。

除此之外，當前一些醫院的圖書館檔案管理工作面臨諸多困難和壓力，如管理理念滯后、專業化管理人才缺少、電子化與信息化檔案管理制度不健全以及實物檔案的二次利用與開發工作滯后等。這些問題的存在，不僅制約了醫院圖書館檔案的高效利用，也不利于醫院圖書館的信息化改造與建設。因此，推進大數據與圖書館檔案管理的深度融合，顯然在醫院各項工作中具有顯著必要性。

三、醫院圖書館檔案管理與大數據融合的有效思路

誠如前文所述，將大數據與醫院圖書館檔案管理工作密切融合，可以實現檔案資料的電子化、信息化與智能化，這將對醫院圖書館檔案的有效開發、利用產生積極影響，也利于推動檔案管理科學轉型。要合理設計方案，切實提升二者的融合水平，真正發揮出醫院圖書館檔案的綜合效益。

1.更新圖書館檔案管理思維理念

思維意識是實際行動的先導。有效更新、轉變思維觀念，不僅是醫院圖書館檔案管理工作創新的內在要求，也是檔案信息化建設的基本要求。圖書館管理人員要切實認識到運用大數據、融入大數據的重要性，積極主動地將圖書館檔案資料與大數據平臺密切融合，提升檔案信息化與電子化水平，建立圖書館專屬的檔案數據庫與信息化平臺，運用大數據技術采集、收納、整合醫院保存的各類檔案。要做好分門別類與“按圖索驥”工作，根據技術、業務、部門、崗位及時間線等不同標準對圖書館現有檔案資料進行數據錄入、掃描、存儲等操作，確保海量檔案可以實現“電子入庫”。

同時，醫院圖書館也要加強宣傳教育和信息化引導工作，確保廣大職工了解、認知、重視大數據，掌握一定的檔案信息化操作方法，熟悉大數據應用流程，從而為日常檔案管理工作創造良性條件。要切實轉變傳統檔案管理的認知，改變“重保存，輕利用”的陳舊思維，主動對接信息化平臺，融入大數據環境，不斷提升醫院圖書館檔案管理的信息化質量[2]。

2.健全圖書館檔案信息化管理制度

建立健全符合醫院實際要求的圖書館檔案信息化管理制度，無疑是醫院圖書館檔案管理走向規范化、標準化的重要步驟。要充分認識到規章制度建設的重要性，以“建章立制”推進信息化檔案管理，實現制度約束、部門聯動，提升圖書館檔案管理綜合效能。圖書館信息化檔案管理制度的建設，要針對部門、人員，實現制度化操作，為大數據深度嵌入提供有力支撐。

例如，結合醫院工作實際，制定、頒布《醫院圖書館檔案管理工作章程》《醫院圖書館電子檔案管理制度》《醫院圖書館大數據檔案運行細則》《醫院圖書館電子檔案人員管理規范》等制度，明晰管理各崗位管理人員的職責與義務，對電子檔案管理和大數據運行標準進行框定，實現大數據的有序運用，為檔案管理工作高效運行創造積極條件。在嚴密、科學的規章制度約束下，圖書館工作人員可以依照制度開展日常管理工作。

此外，圖書館的信息化技術人員也可以按照制度要求推進電子化、數據化操作工作，這樣不僅有嚴格流程的操作規程，也具備了良好的“軟性條件”，能夠為日常檔案管理高效能運行提供支撐。此外，要根據醫院圖書館檔案管理的信息化需求，及時調整、完整、更改相關制度條文，做到“靈活應變，創新更替”，確保檔案管理工作穩步推進。

3.提升圖書館檔案信息化建設力度

醫院圖書館的檔案管理工作具有繁瑣性、長期性與復雜性等基本特點，這也決定了檔案管理工作不是一朝一夕能夠完成的。要全面推進醫院圖書館檔案的信息化與數據化管理，就必須從基礎設施建設與完善、資金投入、運行保障、維護保養等多個角度入手，強化信息化建設與支撐力度，確保相關工作有效開展[3]。例如，醫院要專門設置圖書館檔案信息化建設與改造專項預算，定期投入資金、物資與硬件設施，為大數據技術應用于檔案管理工作創造必要條件。比如，加強圖書館寬帶、微機、存儲設備、保障設施及庫房建設，可以為檔案大數據化運行提供支撐。

再如，醫院圖書館檔案大數據平臺與系統的建設需要專業技術隊伍的介入，也需要日常的檢查、維護與保養。尤其是針對計算機系統、網絡安全保障系統的日常維護工作，需要圖書館加強人力、物力與資金投入，在常態機制下開展針對性工作。如醫院圖書館計算機設備與大數據平臺的日常維護和保養，可以確保檔案管理系統安全運行；定期開展大數據檔案平臺穩定性測試與檢測，可以提升平臺綜合性能。在檔案數據化維護與日常檢測中，一旦發現問題及隱患，要及時開展技術會診，并根據實際情況來加以改進和挑戰，確保大數據管理平臺安全運轉。

總的來說，醫院圖書館大數據檔案平臺與系統的有效維護、硬件設施與軟件的安全保障，都需要強有力的物質投入，也需要制度的堅定支撐，這是檔案信息化管理的重要環節。

4.強化信息化檔案安全管理工作

從大數據思維角度對醫院圖書館檔案管理工作進行改進與完善，基本目的是實現檔案信息的電子化、信息化與智能化，提升圖書館檔案的綜合應用價值。但必須認識到，一旦醫院的檔案資料與內容被錄入、儲存到大數據平臺中，就會存在一定的網絡安全風險與隱患。尤其是部分醫院缺乏數據安全意識，缺少必要的數據安全管理方法與技術，都會使得這些隱患被無限放大。為此，要強化醫院圖書館大數據檔案的安全管理與保障工作，建構一體化網絡安全平臺，形成日常工作制度，完善技術保障系統，規避各類安全隱患，提升圖書館檔案安全系數。如建立健全檔案大數據平臺的日常檢修、維護與測試機制，運用技術手段開展日常維護與測修，形成“預防為主”的工作常態，降低風險隱患。

再如，要建立嚴密的安全技術保障系統，織密大數據安全網絡，提升保障能力。具體地，要加強檔案數據段與客戶端的有效監控，落實專人專班、一人一策的安全監管模式，規避外來風險與人為操作隱患；要加強網絡端口與數據輸入端的風險，消除電腦病毒、網絡木馬等潛在安全隱患；要靈活設置大數據平臺的網絡開關與防火墻，打造數據預警系統，加強技術排查力度。此外，要設計多權限管理模式，對大數據平臺登錄人員和記錄進行技術測驗，設計保密性更強的密碼與驗證系統，防范檔案資料與信息外泄。要建立區域局域網模式，實現內網與外網的物理隔離，及時添加圖書館智能網關，實現檔案數據庫的動態監控，降低不必要的風險。

5.打造專業化的檔案管理工作團隊

建立一支高水平的圖書館檔案管理工作隊伍，不僅可以推薦圖書館檔案管理工作，也可以促進圖書館檔案平臺的信息化與數據化轉型。從醫院整體工作推進的視角入手，要結合圖書館檔案管理實際，建立一支懂管理、熟悉信息化技術、具備良好協同配合能力的專業化團隊，負責大數據平臺建設、維護、管理和保障工作，切實增強醫院圖書館檔案管理工作能力[4]。要根據醫院發展需求，從圖書館檔案信息化轉型的實際入手，在“專人專班”“權責分明”的原則指引下，建立“檔案綜合管理部門”“大數據平臺建設與運行保障部門”“數據庫維護部門”“安全保障與排查部門”等。通過引進、培養和內部挖潛等多重方式，提升各部門工作人員的業務素質與技術水平，確保檔案管理的信息化、數據化轉型穩步推進。

除此之外，醫院也要加強業務知識與計算機技術培訓和再教育，提升檔案管理人員的操作技能，實現大數據檔案管理工作良性發展。要為技術人員和管理人員提供良好工作條件，優化檔案信息化、數據化工作氛圍，確保專業化管理團隊高效工作，確保大數據與檔案管理實現深度交融，取得更積極的效果。

結語

綜上所述，新時期醫院圖書館檔案管理工作需要大數據思維方法與技術的有效支撐，這也是醫院推進檔案管理信息化、電子化的內在要求。要立足于大數據應用需求，建立健全規章制度與大數據平臺，打造圖書館檔案數據庫，強化思維理念創新與技術保障力度，確保大數據與醫院圖書館檔案管理深度融合，確保檔案管理邁向信息化、數字化與智能化軌道。醫院要多措并舉，確保大數據技術高效嵌合到圖書館檔案管理工作各個環節，真正實現醫院各類檔案資料的科學管理、高效利用，促進醫院各項工作實現持續健康發展。