淺議事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略

劉 娜

（煙臺市軍隊(duì)離退休干部休養(yǎng)所，山東 煙臺 264000）

引言

事業(yè)單位檔案管理是進(jìn)一步有效促進(jìn)事業(yè)單位工作效率提升，有效提供事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性工作。檔案是歷史的記錄。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到來，檔案管理工作逐步面臨著一些新問題、新情況，迫切需要以新的思路來有效提高事業(yè)單位檔案管理模式的革新，只有這樣才能夠面對復(fù)雜的檔案資料，進(jìn)行抽絲剝繭的梳理，有效提煉出關(guān)鍵性的信息，為單位的工作做好相應(yīng)的保障。

一、新時代事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的主要目標(biāo)和根本任務(wù)

新時代面對新形勢、新變化，事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化確定了新的目標(biāo)，即全面加強(qiáng)檔案管理，探索新思路、新模式、新途徑，推動檔案管理工作全面強(qiáng)化，加強(qiáng)檔案資料保管建設(shè)，支持全方位的力量推進(jìn)檔案事務(wù)管理。這一事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的目標(biāo)清晰地提出了新時代事業(yè)單位檔案管理的主要目的和內(nèi)容，就未來事業(yè)單位檔案管理全面優(yōu)化提供了價值參考。在新時代事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的根本任務(wù)在于通過積極探索，支持規(guī)范社會力量，有效參與檔案管理工作，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理征集接收，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的多途徑運(yùn)用和有效服務(wù)，使更多的檔案通過優(yōu)化管理來全面地促進(jìn)自身要素的開發(fā)，促進(jìn)形式的結(jié)合化，促進(jìn)內(nèi)容的共享化應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理在管的基礎(chǔ)上，提高用的途徑和用的效率。

二、新時代事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的重要意義

在新時代，進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案管理工作具有重要意義。檔案管理工作是事業(yè)單位在日常管理過程中對各種工作材料進(jìn)行的原始記錄，檔案具有歷史價值、現(xiàn)實(shí)價值和應(yīng)用價值。它是事業(yè)單位在開展各項(xiàng)工作中的歷史記錄和資料匯總，是事業(yè)單位在進(jìn)行新的工作時實(shí)現(xiàn)能力再開發(fā)和工作推進(jìn)過程中資料再利用的主要參考。在新時代，進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案管理工作具有重要意義。

三、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.對事業(yè)單位檔案管理缺乏系統(tǒng)性認(rèn)識

事業(yè)單位在當(dāng)前階段對檔案管理存在著一系列問題，其中首要問題是部分事業(yè)單位對檔案管理缺乏系統(tǒng)性認(rèn)識。一是事業(yè)單位對檔案管理缺乏全局性認(rèn)識。一些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，只是圍繞著各自工作部門來開展檔案管理，而沒有站在系統(tǒng)化、全局性和整個事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理的充分認(rèn)知，沒有對檔案管理在全局中發(fā)揮的有效作用進(jìn)行總結(jié)梳理，也沒有建立正確的思想認(rèn)知觀念。二是部分事業(yè)單位在檔案管理的過程中，缺乏對檔案管理工作的重要性認(rèn)識。當(dāng)前階段，我國一些事業(yè)單位在開展工作的過程中，認(rèn)為只要將自身的業(yè)務(wù)工作開展好就是工作完成了。然而，對于檔案管理工作卻存在著不重視、不愿管、不想管的局面，在人員分配、資金傾斜、崗位匹配等方面，存在著對檔案管理工作重視不足、投入過少、人員匹配結(jié)構(gòu)化失衡等問題。三是部分事業(yè)單位檔案管理工作存在著權(quán)責(zé)不明、崗位不明，管理制度落后，管理硬件提升度不足，管理制度流于表面化，規(guī)定沒有完全落實(shí)。在軟性管理方面，缺乏對檔案管理工作的系統(tǒng)優(yōu)化和全面推進(jìn)，缺乏對檔案管理工作的充分認(rèn)知和充分應(yīng)用。在內(nèi)部檔案管理溝通方面，沒有建立橫向的檔案溝通有機(jī)聯(lián)系機(jī)制，使得檔案工作成為部門間的單打獨(dú)斗，難以發(fā)揮檔案的有效應(yīng)用作用。

2.事業(yè)單位檔案管理制度不完善

事業(yè)單位檔案管理制度不完善，是當(dāng)前部分事業(yè)單位檔案管理中存在的另一個重要問題。一是事業(yè)單位在檔案管理制度的建設(shè)方面存在著整體性問題，主要核心在于部分事業(yè)單位的檔案管理制度規(guī)范不全面、不具體，難以落實(shí)，存在著表面化等問題。二是在事業(yè)單位檔案管理制度的建設(shè)化方面，沒有進(jìn)行經(jīng)常性的事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化完善，沒有及時更新梳理事業(yè)單位檔案管理制度，沒有依據(jù)新形勢、新變化對檔案制度進(jìn)行修訂。三是在檔案管理制度落實(shí)方面，存在著檔案管理制度落實(shí)不完善，輕制度完善，輕制度落實(shí)，從而使得事業(yè)單位檔案管理工作細(xì)節(jié)不夠，系統(tǒng)化不足，管理雜亂，可執(zhí)行性不足，嚴(yán)重地對事業(yè)單位檔案管理的體系化建設(shè)造成了傷害。

3.事業(yè)單位檔案管理方法不合理

當(dāng)前階段，事業(yè)單位檔案管理的方法也有待進(jìn)一步的完善，一些事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理過程中存在著方法不合理等缺陷。第一，一些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，履行職能薄弱，沒有很好地對檔案管理實(shí)現(xiàn)管理職能有效的發(fā)揮。第二，檔案管理更新不及時，存在著消極落后、對檔案管理不上心等問題。第三，檔案管理仍然大量地使用人工參與、手工分類和單一化管理，這就使得事業(yè)單位在檔案保管過程中有可能產(chǎn)生檔案的丟失、錯誤分類和盲目建檔。事業(yè)單位檔案管理方法的不合理性產(chǎn)生的根本原因還在于部分事業(yè)單位沒有真正地將檔案管理工作重視起來，沒有想方設(shè)法開拓檔案管理新方法、新手段，沒有對檔案管理進(jìn)行全方位的認(rèn)知和全領(lǐng)域的方法構(gòu)建，使得事業(yè)單位在檔案管理過程中存在著方法更新不及時，手段落后，不能夠有效地支撐企事業(yè)單位檔案管理的全面化推進(jìn)[1]。

4.事業(yè)單位檔案管理信息化程度不足

檔案管理工作信息化能力不足也是當(dāng)前階段部分事業(yè)單位檔案管理過程中存在的重要不足。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也迫切需要以一定的視角很好地切入到信息化管理工作中，使用新的信息化管理手段，對檔案管理工作進(jìn)行新型改造，特別是當(dāng)前階段，許多企事業(yè)單位進(jìn)行了檔案管理的信息化融入應(yīng)用，而一些事業(yè)單位在檔案管理過程中仍然較多地以紙質(zhì)檔案管理為主，在電子化檔案管理、信息化檔案管理方面存在著較大的缺陷。一是存在著部分事業(yè)單位檔案管理信息化認(rèn)知不足，對檔案電子信息構(gòu)造能力和理解力、工作方法認(rèn)知不足[2]。二是在具體的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，存在著信息化建設(shè)不足，對事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)不足，在企業(yè)事業(yè)單位信息編程能力建設(shè)、數(shù)據(jù)中心建設(shè)等方面存在著嚴(yán)重滯后。三是一些事業(yè)單位在檔案管理過程中對于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等多功能新型化檔案信息建設(shè)水平推進(jìn)不足。四是在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中，存在著信息化開發(fā)水平不足，投入資金較低，對信息化軟件應(yīng)用開發(fā)力度滯后，沒有很好服對事業(yè)單位的檔案管理信息化進(jìn)程建立臺賬制度、追蹤制度和督促審查制度，也沒有真正有效地采取切實(shí)的手段來推進(jìn)信息化，按照長遠(yuǎn)的規(guī)劃進(jìn)行持續(xù)化建設(shè)。

5.事業(yè)單位檔案管理管理人員能力不足

部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中管理人員能力不足，本領(lǐng)不夠，這也是當(dāng)前階段事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理過程中的重要缺陷。一是一些事業(yè)單位由于對檔案管理工作不重視，因此，在實(shí)施檔案管理過程時，大量地使用臨時性工作人員和兼職性工作人員。一些檔案管理工作人員往往是身兼數(shù)職，主要工作完成之余才進(jìn)行檔案管理工作，因此，出現(xiàn)了檔案管理工作淪為次要工作的傾向，從而使檔案管理工作人員在工作時投入的精力不足。二是檔案管理是一項(xiàng)高復(fù)雜性工作、細(xì)致性工作，需要嚴(yán)格的理論和扎實(shí)的作風(fēng)以及豐富的實(shí)踐能力。然而，一些事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理過程中，并沒有對檔案管理工作進(jìn)行完全的重視，從而許多檔案管理工作人員僅僅是兼職化人員，部分是在完成了主要的工作之后才實(shí)施檔案管理，這一部分人員并非完全專業(yè)化的檔案管理人員，也沒有經(jīng)歷過完全專業(yè)化的檔案教育和檔案管理實(shí)踐，沒有長時間的經(jīng)歷過專業(yè)化的訓(xùn)練，從而在事業(yè)單位檔案管理過程中存在著管理缺失、管理能力不足等現(xiàn)象。三是當(dāng)前一些事業(yè)單位檔案管理工作人員能力不足，專業(yè)性不夠，由于編制等原因的共同作用，從而使得檔案管理工作人員流動性頻繁，一些檔案管理工作人員出現(xiàn)一崗多人。檔案管理工作較為滯后等現(xiàn)象。四是在檔案管理工作過程中，檔案管理工作人員培訓(xùn)不足。一方面，事業(yè)單位沒有對專門進(jìn)行檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)；另一方面，許多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中沒有對檔案管理人員實(shí)施長期化、常態(tài)化、系統(tǒng)化的檔案管理培訓(xùn)，檔案管理培訓(xùn)嚴(yán)重滯后，使得事業(yè)單位的檔案管理工作存在著種種落后的局面。

四、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略

1.強(qiáng)化對事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)性認(rèn)識

針對事業(yè)單位對檔案管理缺乏系統(tǒng)性認(rèn)知這一問題，應(yīng)該全面把握，從系統(tǒng)化、全局性的角度來全面推進(jìn)事業(yè)單位對檔案管理工作的認(rèn)識。一是主要領(lǐng)導(dǎo)班子要建立起對檔案管理系統(tǒng)化認(rèn)識的重視機(jī)制，要強(qiáng)化對領(lǐng)導(dǎo)班子在檔案管理過程中的考核激勵，從而更多地使事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子對檔案管理工作有全局性認(rèn)知，帶動事業(yè)單位整體對檔案管理的認(rèn)識和重視。二是要強(qiáng)化對事業(yè)單位檔案管理的系統(tǒng)化布局，建立長期性事業(yè)單位檔案管理規(guī)劃，站在全局性的角度，對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)化、全面化和有效化的長期規(guī)劃，從而使得事業(yè)單位內(nèi)部對事業(yè)單位檔案管理有充分的認(rèn)知。三是要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理權(quán)責(zé)分明、制度建設(shè)，完善崗位明確化管理。特別是在工作職責(zé)面要捋清職責(zé)，完善崗位，使權(quán)責(zé)統(tǒng)一，從而有利于事業(yè)單位檔案管理。

2.健全事業(yè)單位檔案管理制度

針對事業(yè)單位檔案管理制度不完善，應(yīng)該建立健全事業(yè)單位檔案管理制度。一是要全面梳理完善事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)，在整個事業(yè)單位層面建立檔案管理制度。二是要經(jīng)常性、定期性地對事業(yè)單位檔案管理實(shí)施全面優(yōu)化、梳理和改進(jìn)，根據(jù)新形勢、新變化對檔案管理制度進(jìn)行全面的修訂和完善，并且這一制度應(yīng)該選擇固定的期限執(zhí)行。三是在檔案管理制度落實(shí)方面，形成檔案管理制度、監(jiān)察制度，通過內(nèi)部審計(jì)的方式，對各個部門在檔案管理制度的落實(shí)、執(zhí)行方面進(jìn)行全面的審計(jì)和檢查，就檔案管理工作是否系統(tǒng)化完善，是否嚴(yán)格管理，是否嚴(yán)格執(zhí)行等進(jìn)行全面的年度化考核，并且給出年度化考核報(bào)告，就今后階段進(jìn)一步的完善事業(yè)單位檔案管理提出相關(guān)的建議和意見。

3.促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理方法提升

針對事業(yè)單位檔案管理方法不合理，一是要全面促進(jìn)事業(yè)單位在檔案管理過程中的履職能力，通過有效的職能分類和方法探索，鼓勵不同的部門對檔案管理進(jìn)行全面化的探索，并且對其中探索有效的部門實(shí)施獎勵機(jī)制。二是對檔案管理要及時更新，避免存在消極落后、不負(fù)責(zé)任的現(xiàn)象。完善獎優(yōu)罰劣機(jī)制，對出現(xiàn)相關(guān)問題的單位、部門和科室要實(shí)施年度考核排名，對問題較嚴(yán)重的部門通報(bào)批評，以促進(jìn)單位檔案管理。三是要全面實(shí)施新的檔案管理方法，通過系統(tǒng)化的發(fā)揮單位內(nèi)部人員的頭腦風(fēng)暴，將事業(yè)單位管理方法重視起來，研究新的管理方法和新的管理內(nèi)容，對新的檔案管理進(jìn)行方法探索，尋找適合本部門、本單位的檔案管理新方法、新手段。

4.推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

針對事業(yè)單位檔案管理信息化認(rèn)知程度不足這一問題。一是要全面強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化認(rèn)知能力，通過內(nèi)部宣導(dǎo)、外部借鑒的方法來全面強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)部認(rèn)知，對內(nèi)部員工提高事業(yè)單位檔案管理認(rèn)知程度進(jìn)行考核。二是大力推動事業(yè)單位信息化能力建設(shè)，全面借助于移動互聯(lián)網(wǎng)和信息存儲技術(shù)，開展廣泛的信息化能力建設(shè)。利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)，通過手機(jī)客戶端多鏈接端口來實(shí)施信息化分類，通過電子化檔案建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等，將紙質(zhì)化的檔案信息盡可能的線上化，推進(jìn)電子檔案的發(fā)展和完善。最后要強(qiáng)化檔案管理過程中的安全管理，推進(jìn)安全機(jī)制，加強(qiáng)檔案的保密和安全工作宣傳與落實(shí)，強(qiáng)化紙質(zhì)檔案、電子檔案的信息存儲和安全環(huán)境建設(shè)以及突發(fā)應(yīng)急預(yù)案建設(shè)。

5.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人員能力建設(shè)

針對事業(yè)單位檔案管理管理人員能力不足，一是要全面強(qiáng)化對檔案管理工作人員培訓(xùn)制度的完善，強(qiáng)化他們對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度。二是要全面強(qiáng)化檔案管理工作人員專業(yè)化能力建設(shè)，一方面在招收人員時，盡可能地招收專業(yè)化的檔案管理人員，使用他們的專業(yè)化能力來推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作全面化建設(shè)。另一方面，要實(shí)施專業(yè)化的檔案教育工作和專業(yè)化訓(xùn)練。三是要對檔案管理能力不足專業(yè)性實(shí)施全面化的培訓(xùn)教育。要堅(jiān)持引進(jìn)來、走出去。在引進(jìn)來方面，聘請專家學(xué)者、檔案管理工作較好的單位來內(nèi)部講學(xué)培訓(xùn)，使內(nèi)部工作人員進(jìn)一步接受新的檔案管理思想、方法和內(nèi)容。在走出去方面，積極地派遣檔案管理工作人員向外部優(yōu)秀的檔案管理部門和專家學(xué)者進(jìn)行學(xué)習(xí)請教。此外，還要堅(jiān)持專崗專則，一人一崗，避免過分兼職的現(xiàn)象在檔案管理工作中出現(xiàn)，從而使檔案工作謀劃要加強(qiáng)專崗專則、專技能力和機(jī)制建設(shè)，推進(jìn)檔案管理工作一體化和專業(yè)化建設(shè)，使人員在事業(yè)單位檔案管理過程中實(shí)現(xiàn)檔案管理專一化。