關于檔案館檔案管理工作水平提高淺析

趙 楊

（調兵山市檔案和黨史文獻中心，遼寧 鐵嶺 112700）

引言

隨著社會的全面進步，檔案管理工作的信息化程度實現了大幅度的提升，檔案管理質量也得以明顯的增強。然而，結合我國當前檔案管理人員的整體水平現狀來看，對于不同機關不同部門的檔案管理工作性質和職能仍然尚未形成全面的認知，所以他們在進行檔案館檔案的管理工作時，也并沒有領會到其中的精髓，分不清檔案館與一般性的檔案部門之間的差異性。因此，對檔案館檔案管理人員的水平進行針對性的分析，并提出優化對策，對我國檔案事業的發展也更有現實意義。

一、檔案管理工作的意義

特定的歷史時期也會形成特定的文化，我國經過了幾千年的發展仍然可以屹立于世界之林，文化的傳承和發展則起到了重要的作用。而文化的實物載體也就是檔案，檔案的內容非常豐富，既可以記載社會的經濟狀況，也可以記載政治現狀，檔案更像是歷史的縮影，檔案的水平也可體現出社會的發展現狀，因此，檔案管理工作的重要性也是不言而喻。通過檔案管理，讓檔案中所承載的文化更加清晰得以呈現，同時應用于社會的生產生活之中，文化價值也就會得以體現。隨著信息技術的升級，檔案管理工作的科學性也在不斷增強，管理制度不斷完善，管理手段不斷豐富，這都是檔案管理工作質量和效益的重要保障。而且隨著社會的進步，人們的生活方式也發生了很大的改變，更加追求信息化的服務模式，在這樣的背景下，檔案管理的科學化水平也成了人們重點關注的對象[1]。

二、我國檔案館檔案管理工作中存在的問題

1.管理理念落后

檔案信息來源于社會，同時檔案的存在價值也是服務于社會。檔案管理工作是具有公共性質的。在新公共服務理論下，檔案館中的檔案工作需要每個人的參與，這樣才能讓檔案館與公民形成良好的互動關系，進而共同促進檔案工作的開展。然而結合檔案館檔案管理實踐可以發現，檔案管理工作基本都是在內部開展，公眾很少參與其中，一方面，他們對于檔案管理工作的認知相對淺顯，不了解檔案管理工作的內涵和程序；另一方面，檔案館也很少向外部開放。因此，檔案館檔案管理工作也成了檔案館單方面的事，檔案館的功能也相對單一，沒有起到社會文化傳播和愛國教育的目的[2]。

而且以我國檔案館檔案管理工作的開展現狀來看，部分管理人員存在等、靠、要的思想，比如在檔案信息的征收工作中，他們很少走出單位主動征收，而是讓公民來到辦公室呈遞相關的信息。這也是檔案館檔案征收效率慢的主要原因，進而導致檔案館藏收的檔案資源更新滯后。而且在檔案管理實踐中可以發現，檔案館的檔案管理方式非常單調，除了常規性的紙質檔案保管，只能進行簡單的電子文件掃描和備份，可見也缺少更為精細化的檔案處理技術。有些檔案已經在檔案館儲存很多年了，甚至已經過了保管年限，但是并沒有鑒定出來，這些檔案已經失去了價值，不能再予以利用，在庫房存放只會占據更多的空間。可見，當前檔案館重保管、輕利用的陳舊理念，也阻礙了檔案管理工作的開展。

2.檔案征集不嚴謹，資源建設偏科

由于部分檔案館檔案管理人員的理念相對落后，所以他們征集檔案也呈現出被動的特征，往往都是公民提供什么信息，檔案就收錄什么信息。這樣的檔案征收力度也非常有限，征收面積也非常狹窄。而且征收過程也缺乏規范性，這說明在業務檢查時沒有進行嚴謹的實物考究。除此之外，根據我國當前的館藏檔案資源可以發現，不同領域的內容量也有明顯的差異性，比如會計、科技和文書檔案就非常多，而如房產、紀檢以及實物檔案則非常稀少。從檔案內容的性質上看，可以發現政治層面的檔案更多，而基層的經濟和文化類檔案則非常少。再從檔案的時間分布上看，館藏檔案基本都是中華人民共和國成立后的資料，很少有中華人民共和國成立前的檔案。可見，我國館藏檔案的結構明顯失衡，有偏科的特征。

3.檔案信息化程度低，利用途徑單調

雖然近年來我國的網絡信息技術得到了快速的升級，為檔案館的檔案管理工作提供了有力的支持，但是整體來看，目前檔案工作的信息化程度仍然很低，這也源于我國檔案信息化起步較晚。推進檔案信息化發展，則需要進行全方位的建設，比如高素質的檔案工作團隊，先進的信息設備，以及完善的檔案管理系統。然而結合實踐來看，這些環節距離預期的標準仍有很大的差距，由于管理人員技術能力的有限，當其中一個環節出現操作失誤的現象時，很有可能導致整個管理過程的失敗，這也是檔案館檔案利用效率低的原因。此外，部分管理人員在進行信息錄入之時，對信息的審查不夠仔細，所以也容易導致檔案信息的錄入出現遺漏和錯誤，給后期的利用過程埋下隱患。

關于檔案館檔案利用，主要呈現出如下兩方面的問題。第一，利用主體有政治化的傾向，可以發現，對檔案館檔案進行查閱的主體基本都是政府部門，很少有其他領域的人員和普通群眾查詢檔案館的檔案，之所以呈現這樣的局面，一方面是由于群眾的檔案意識淡薄；另一方面是檔案館的配合力度有限。因為在檔案館查詢檔案的過程，需要經過非常繁瑣的審批程序，所以導致一些檔案內容的開放度不足，而且檔案館的服務有待提升，難以對公民形成高效的檢索指引，檔案館與大眾之間的距離也會越來越遠，群眾很少參與到檔案的利用過程之中。第二，檔案用于愛國以及文化宣傳的參與主體范圍狹窄，除了上級的領導和學生群體，基本很少向其他人群開放，這也是檔案館宣傳展覽人數少的主要原因，難以與群眾形成密切的接觸和交流。

4.檔案宣傳力度不足，檢查指導不全面

結合生活經驗可知，在大眾眼中，檔案館是一個隱秘的組織，檔案資料是大眾不可觸及的信息。這也能體現出檔案館的檔案宣傳工作不到位，導致大眾對于檔案查詢的程序以及檔案知識的內容缺少足夠的了解。其實在檔案館建設之中，很多產品也是具備娛樂消遣的功能的，然而由于部分檔案館不重視網站的建設，一些宣傳工作也沒有真正落實到人民群眾之中，更不會利用多樣化的媒體形式進行宣傳，所以導致檔案的公開和透明程度非常低，對檔案事業的發展造成阻撓。當前檔案館的行政管理部門很少能夠進入到基層單位進行業務的檢查、指導以及培訓，所以基層單位的業務能力也始終難以實現大幅度的提升，因此，上級行政管理部門也需要加大檢查指導的力度，并且提高業務培訓的頻率。

5.檔案政策中要加強人文關懷，且決策者對檔案工作不夠重視

不難發現，隨著社會的全面進步，勞動力的福利待遇也實現了不同程度的升級，尤其是對身體損傷較大的工種，補貼補助也更加豐厚。但是檔案工作者的健康權利保障需要加強，尤其基層的檔案員，會長時間地與霉菌和粉塵進行接觸，所以其心肺功能很容易受到損傷，但是檔案工作相關的政策和制度，并沒有體現出對基層工作人員足夠的人文關懷。

此外，檔案工作也沒有受到部分決策領導層足夠的重視，在各方面的投入也相對較少。比如，在當前一些檔案館的基層單位中，檔案工作人力資源也呈現出一定的不足，一些員工也是身兼數職，任務量繁多，所以工作效率和工作質量都難以得到有效的保障。再加上信息化的設備稀少，而且也相對老舊，應用效率普遍不高，綜合因素下，各地檔案館檔案管理工作的效果也普遍一般。

三、檔案館檔案管理工作水平的提升措施

1.更新檔案管理觀念

作為檔案管理人員，也需要及時更新自身的思想觀念，要充分借助網絡信息技術的便利，了解新時代檔案管理工作的特征以及發展趨勢，從而反思工作實踐中存在的問題，進而提出針對性的解決方法，以大眾的需求為導向，提升服務質量。因此，在開展檔案管理工作時，也需要充分結合廣大群眾的生活現狀，因為很多檔案內容就是大眾生活的縮影。以瀘溪縣退休會計師蔡相鈞的家庭檔案為例，檔案內容就包括水利、農社賬本、農業和氣象記錄等多方面的信息，這些檔案資源對于了解瀘溪縣田間民俗風情具有重要的作用。瀘溪縣檔案館想要通過檔案管理工作還原一個完整的瀘溪縣田間風情，就必須要做好分類保管，而在征收檔案信息資源的過程中，還需要對深入到每家每戶之中，這些工作都在檔案管理的職能范疇之內[3]。

2.科學界定管理責任，加強歸檔模式的合理性

精細化的檔案管理，必須要保證各項管理工作都能夠找到明確的責任人，而且對管理人員所分配到的任務還要足夠平均，避免出現工作量差異過大的現象。而且隨著網絡信息技術的升級，檔案館的歸檔模式也需要得以優化，利用大數據對檔案內容進行科學的歸類和整理，推進檔案館檔案管理工作的規劃化和標準化。具體而言，需要涉及管理機制的完善，責任主體的界定，歸檔方法的升級，監理制度的健全，項目文件的整理等。在這些環節予以強化，這樣才能真正提升檔案館檔案管理工作水平。

3.加強檔案文化的宣傳與建設

檔案是人類文明和歷史的濃縮，檔案文化主要包括兩個層面的含義。一是狹義層面的檔案文化，其更有歷史性的特征，人類的歷史以檔案的形式得以記錄；二是廣義層面的檔案文化，就是指通過對檔案進行管理，形成的事業層面的文化。結合我國當前檔案館檔案管理工作的開展現狀來看，普遍存在一種重數量而輕質量的現象，檔案館雖然收藏了大量的檔案資料，但是檔案資料的價值也很難予以保障，而且檔案類型也比較單一，有些檔案館的檔案內容基本都是集中在幾個特定的領域。此外，檔案館的開放力度不足，到檔案館查閱檔案的人數非常有限。因此，作為檔案館的行政管理部門，也需要重點加強檔案文化的宣傳和建設。首先，需要從法律層面予以宣傳，讓人們對于檔案管理工作的認知更加全面，理解更加深刻。比如，可以采用發放宣傳畫冊的方式，讓大眾學習檔案工作的法律法規。其次，還要樹立正面的典型，以市級或者縣級為單位，組織各級的檔案館向典型檔案館學習檔案管理工作，從而形成有效的激勵。最后，加強檔案知識培訓，檔案館的行政管理部門需要為基層單位組織培訓活動，為檔案管理人員提供足夠的技術指導。

4.利用信息技術，推進檔案管理模式的升級

在傳統的檔案管理工作，對紙質檔案進行人工的管理，也是最為普遍的工作模式。而隨著社會的全面進步，很多網絡信息技術都可以應用于檔案管理工作中，這對于檔案館檔案管理事業的發展也是一次重要的契機。作為檔案管理人員，也需要革新觀念，學習更多新型的檔案管理信息手段，改變傳統的紙質檔案形式，用電子檔案予以替代，并且還需推進檔案查詢的網絡化服務進程，從而提升管理質量和效率。具體而言，可以從如下幾方面著手建設。一是建立檔案數據庫，依托于計算機設備，利用微機系統，從而實現檔案材料的信息化掃描、錄入和儲存；二是提供信息檢索服務，在檔案室之中裝設計算機設備，并且構建檔案檢索工具，進而為查閱者提供更好的服務體驗，推進檔案的數字化進程[4]。

5.重視檔案管理培訓，強化管理人員專業水平

影響檔案管理工作質量的決定性因素就包括管理人員的專業水平，進入網絡信息時代，很多網絡信息技術也廣泛應用于檔案館的檔案管理工作之中。但是由于管理人員自身理論水平和技術能力的限制，對于很多新型技術也是一知半解，而且也缺乏主動學習的意愿。因此，強化管理人員的專業水平，必須要加強培訓工作的開展。具體可以從如下兩方面進行。第一，強化繼續教育，提高管理人員管理水平。當前檔案設備更加現代化，檔案的種類還有載體更加多樣化，管理人員的管理方法也需不斷改革，也就需對管理人員定期培訓，做好繼續教育，讓檔案管理人員掌握現代設備的操作能力，掌握檔案信息收集方法。第二，健全培訓良性運行機制。培訓良性運行制度為檔案管理人員教育培訓開展的保證。蘆溪縣檔案館建立了包括登記、統計、評估為一體的完善的繼續教育管理制度，每年定期督查檔案管理人員進行繼續教育。且針對繼續教育建立了相應的激勵約束機制，管理人員上崗之前及輪崗之后都需進行相應崗位培訓，讓檔案管理人員能主動參加管理培訓，不斷提高自身的專業技術及業務水平。

結語

結合我國檔案館檔案管理工作現狀可以發現，目前仍然存在多方面的問題。一是管理理念落后；二是檔案征集不嚴謹，資源建設偏科；三是檔案信息化程度低，利用途徑單調；四是檔案宣傳力度不足，檢查指導不全面；五是檔案政策中要加強人文關懷，且決策者對檔案工作不夠重視。因此，檔案館也需要持續優化檔案管理體系，進而實現檔案管理工作水平的提升。具體可以從如下幾方面予以切入：一是更新檔案管理觀念；二是科學界定管理責任，加強歸檔模式的合理性；三是加強檔案文化的宣傳與建設；四是利用信息技術，推進檔案管理模式的升級；五是重視檔案管理培訓，強化管理人員專業水平。