事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析

杜 寒

（鐵嶺日?qǐng)?bào)社，遼寧 鐵嶺 112000）

引言

在事業(yè)單位之中，很多民眾的信息以及科教文衛(wèi)的資料數(shù)據(jù)都以檔案的形式得以儲(chǔ)存，這些信息也是相關(guān)部門開展工作的主要依據(jù)。所以，事業(yè)單位的檔案管理水平也會(huì)影響到民生工作的開展效率和質(zhì)量。我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，而且管理人員的理念也相對(duì)落后，所以呈現(xiàn)出的管理效果并不好。因此，對(duì)事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并提出解決對(duì)策也更有現(xiàn)實(shí)意義。

一、基本概念概述

1.檔案管理

檔案管理是我國(guó)檔案事業(yè)不可或缺的環(huán)節(jié)，當(dāng)前，我國(guó)檔案管理工作的內(nèi)容眾多，如檔案的收集、整理、鑒定、保存、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)以及編輯等，都在檔案管理的范疇之內(nèi)。檔案的價(jià)值體現(xiàn)在為相關(guān)部門的工作開展提供基礎(chǔ)的信息和資料，但是在事業(yè)單位這樣具有一種公共性質(zhì)的部門之中，所搜集到的檔案信息資料的規(guī)模則非常龐大，而且質(zhì)量也是良莠不齊，所以檔案也會(huì)顯得非常雜亂，而檔案管理就是對(duì)檔案進(jìn)行梳理和歸類的過程。檔案管理水平越高，檔案的系統(tǒng)性也就更強(qiáng)，利用效率也就越快，也就更能夠滿足社會(huì)所需。隨著社會(huì)的全面進(jìn)步，檔案管理也呈現(xiàn)出智能化和數(shù)字化的趨勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理工作基本都是手工管理，而進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)管理模式也廣泛應(yīng)用于實(shí)踐之中。因此，檔案管理的獨(dú)立性、復(fù)雜性、科學(xué)性、智能性以及開放性也勢(shì)必會(huì)越來越強(qiáng)[1]。

2.事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)涵

相比于其他領(lǐng)域的檔案管理，事業(yè)檔案管理工作的服務(wù)性和政治性特征更強(qiáng)。檔案管理不是檔案形成以及利用的工作，而是檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于歷史文件的整理和保管。在事業(yè)單位之中，檔案管理系統(tǒng)與單位的整個(gè)管理系統(tǒng)都有密切的關(guān)聯(lián)，它不是獨(dú)立存在的，這也是事業(yè)單位檔案管理與其他領(lǐng)域的檔案管理工作的區(qū)別。

3.事業(yè)單位檔案管理的特征

3.1 公共性。與一般企業(yè)和單位不同的是，事業(yè)單位所產(chǎn)生的產(chǎn)品具有明顯的公共性質(zhì)。所以事業(yè)單位的檔案管理，所涉及的檔案內(nèi)容也都屬于公共事業(yè)的范疇，比如科學(xué)、文化、教育、衛(wèi)生等關(guān)系民生的資料。

3.2 服務(wù)性。公共事業(yè)都是具有服務(wù)性的，科教文衛(wèi)事業(yè)的本質(zhì)就是服務(wù)于民的，所以在事業(yè)單位的檔案管理之中，所涉及的檔案內(nèi)容也都是為民眾提供服務(wù)的資料的數(shù)據(jù)，所以服務(wù)性也是事業(yè)單位檔案管理的重要特征。

3.3 非營(yíng)利性。政府是事業(yè)單位最為主要的經(jīng)費(fèi)來源，只有少部分的經(jīng)費(fèi)則來自社會(huì)組織。從經(jīng)費(fèi)來源的角度來看，事業(yè)單位就不屬于市場(chǎng)交易的范疇，而且檔案也不是商品，所以檔案管理也不具有營(yíng)利性的特征。

3.4 機(jī)密性。事業(yè)單位中的檔案信息涉及很多機(jī)密組織，無論是科教文衛(wèi)還是軍事領(lǐng)域，都與國(guó)家安全和民生息息相關(guān)。因此，在開展事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，也必須要遵循機(jī)密性的原則，一旦檔案資源泄漏，所造成的的損失也是不可想象的。

4.事業(yè)單位檔案管理的功能和作用

之所以要開展檔案建設(shè)工作，就是為了方便相關(guān)部門的利用，從而提升工作效率。檔案作為一種信息資源，可以作為單位發(fā)展的憑證，也可以體現(xiàn)出社會(huì)的文明進(jìn)程。而由于事業(yè)單位的公共性特征，檔案管理工作的價(jià)值和作用也更加突出，對(duì)于社會(huì)公共事業(yè)的發(fā)展具有重要的推進(jìn)作用。此外，事業(yè)單位的檔案管理水平也可以作為衡量事業(yè)單位整體工作水平的指標(biāo)，而且檔案工作做好了，也代表著可以對(duì)過去工作的記錄更加完整，而對(duì)于后續(xù)工作的開展也可以提供有力的支持[2]。

二、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在的普遍性問題

1.管理觀念落后，管理制度不完善

隨著社會(huì)的全面進(jìn)步，公共服務(wù)理論也得到了完善和升級(jí)。比如，在新公共服務(wù)理論之中，就明確指出公共組織最為根本的目標(biāo)就是維護(hù)公民的公共利益。而事業(yè)單位這樣的公共性組織，所開展的工作幾乎都是面向民眾的，所以所涉及的檔案也是與公民的利益息息相關(guān)。基于這樣的原因，事業(yè)單位檔案管理制度也需要充分體現(xiàn)出公民的意愿。然而，以我國(guó)部分事業(yè)單位檔案管理的制度現(xiàn)狀來看，無論在制定過程還是在實(shí)施過程，都像是單位內(nèi)部的事，民眾根本就沒有參與的機(jī)會(huì)，這也能夠體現(xiàn)出我國(guó)部分事業(yè)單位檔案管理制度觀念的落后和陳舊。此外，一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理的認(rèn)知相對(duì)淺顯，從內(nèi)心深處就沒有對(duì)檔案管理工作的價(jià)值形成足夠的認(rèn)同，所以對(duì)于管理制度的建設(shè)并不重視，再加上事業(yè)單位的檔案管理工作無法直接產(chǎn)生效益，因此，從決策管理層到一線工作人員，在開展檔案管理相關(guān)工作的過程中，有些會(huì)表現(xiàn)出一定的懈怠情緒，部分管理層不重視監(jiān)督指導(dǎo)，部分工作人員的工作態(tài)度消極，那么檔案管理質(zhì)量勢(shì)必難以得到保證，很多管理制度也無法得以落實(shí)。

2.檔案工作人員專業(yè)性不足

在我國(guó)的公共事業(yè)體制中，事業(yè)單位一直都有“鐵飯碗”之稱，很多事業(yè)單位重點(diǎn)員工從入職開始就已經(jīng)在一個(gè)崗位上待了幾十年，僵化的體制也導(dǎo)致工作人員安于現(xiàn)狀，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位的員工也呈現(xiàn)出老齡化的特征，并且對(duì)于新型技術(shù)的接受能力也較差，專業(yè)性有待提升。以事業(yè)單位檔案管理人員為例，在網(wǎng)絡(luò)信息的時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)也廣泛應(yīng)用于檔案管理工作之中，所以也涉及很多網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和編程技術(shù)等。但是，由于我國(guó)部分事業(yè)單位檔案管理人員結(jié)構(gòu)的不平衡，一些員工也缺乏對(duì)這些新型管理技術(shù)的了解，而且也沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)的意愿，所以一些檔案管理人員仍然按照傳統(tǒng)、簡(jiǎn)單的管理模式進(jìn)行，即使存在部分人員意識(shí)到新型管理手段的優(yōu)勢(shì)，但是由于能力的限制，也僅僅掌握一些簡(jiǎn)易的操作軟件和技術(shù)，并沒有發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的最大價(jià)值。除了他們自身的原因，事業(yè)單位的部分行政部門也沒有組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，導(dǎo)致一些檔案管理人員并不具備勝任檔案管理工作的技能和素質(zhì)。

此外，通過部分檔案管理工作人員專業(yè)性的問題也可以暴露出管理制度的缺陷，尤其在對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督上，不僅力度有限，而且監(jiān)管得到規(guī)范性也不足。這就導(dǎo)致檔案管理人員受到的約束更小，而且也沒有獲取到有效的指導(dǎo)，在網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代下，檔案管理工作的形式多變，但是部分工作人員的業(yè)務(wù)能力卻沒有跟上，那么事業(yè)單位檔案管理的效果勢(shì)必難以達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。

3.檔案資源利用率低

檔案的核心價(jià)值就是供人利用的，事業(yè)單位的檔案由于會(huì)涉及一些機(jī)密性的信息以及民生資料，所以利用價(jià)值也會(huì)更高。然而，對(duì)于我國(guó)部分事業(yè)單位的檔案資源而言，利用率普遍較低，其中在如下幾方面就可以得到體現(xiàn)。第一，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的逐漸升級(jí)，檔案的形式和內(nèi)容更新更快，所以也產(chǎn)生了很多新型的檔案資源，以事業(yè)單位的檔案資源為例，相比于其他領(lǐng)域的檔案，其檔案信息量也更大，而且也更加紛亂，所以檢索難度也更大，這樣的背景下，很多人也會(huì)應(yīng)用到網(wǎng)頁進(jìn)行查找資源，因此，檔案資源就被替代，利用價(jià)值也會(huì)隨之降低。第二，以我國(guó)檔案管理技術(shù)的發(fā)展水平來看，當(dāng)前還無法實(shí)現(xiàn)一對(duì)多的檔案提供服務(wù)，換言之，若是有人申請(qǐng)查看事業(yè)單位的檔案，那么當(dāng)為該用戶提供服務(wù)時(shí)，是不能夠?yàn)槠渌瞬樵儥n案的，所以一對(duì)一的檔案服務(wù)形式下，檔案資源的利用效率也非常低下，不利于檔案管理工作的開展。

在事業(yè)單位之中，之所以要開展檔案管理工作，最初的目標(biāo)就是為了實(shí)現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)分類以及匯總，從而為需要的人群提供更加精細(xì)化的服務(wù)。隨著社會(huì)的全面進(jìn)步，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作模式也得到了更新和完善。但是從事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐中可以發(fā)現(xiàn)，基于多方面的原因，檔案資源的利用率并不高，所以也無法提升服務(wù)質(zhì)量，與新公共服務(wù)理論相背離。

4.資金投入不足

對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行建設(shè)，也需要耗費(fèi)大量的資金，尤其在如今的網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)，為了讓人們的公共性服務(wù)需求得到更大的滿足，在事業(yè)單位檔案管理建設(shè)中，也需要引用更多的高端電子和通信設(shè)備，而這些設(shè)備通常也都是非常昂貴的，以目前我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理建設(shè)中的投入來看，還無法滿足投資需求。首先，從我國(guó)事業(yè)單位的資金來源上看，政府財(cái)政則是最為主要的主體，只有一小部分是由社會(huì)組織提供。可以發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位的資金來源渠道非常狹窄，這些資金僅僅可以滿足事業(yè)單位的薪資待遇支出，其他領(lǐng)域則很少涉及。而且對(duì)于地方政府而言，更愿意將資金投入到可以提升地方經(jīng)濟(jì)水平的環(huán)節(jié)之中，或者是直接關(guān)系到社會(huì)生產(chǎn)生活的項(xiàng)目?jī)?nèi)容，而檔案管理工作具有一定的行政性質(zhì)，尤其是事業(yè)單位的檔案管理，還無法直接獲取到效益，綜合因素之下，也導(dǎo)致政府和事業(yè)單位都不愿在檔案管理建設(shè)中投入過多的資金，所以事業(yè)單位檔案管理工作的開展也缺乏保障和動(dòng)力。

三、事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

1.引導(dǎo)公民監(jiān)督檔案管理制度建設(shè)

不同于一般性單位的檔案資料，事業(yè)單位的檔案內(nèi)容與公民的個(gè)人信息以及國(guó)家的公共事業(yè)資料息息相關(guān)，甚至很多內(nèi)容還會(huì)關(guān)系到個(gè)人隱私和國(guó)家機(jī)密，所以整體上來看，事業(yè)單位的檔案資料內(nèi)容更多也更加雜亂，這也導(dǎo)致檔案管理工作的難度更大，作為管理人員，必須要拿出更加認(rèn)真的態(tài)度完成檔案管理的程序。然而由于當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作機(jī)制仍然具有封閉性的特征，就以檔案管理制度的建設(shè)工作來看，事業(yè)單位基本不會(huì)與公民形成有效的溝通，公民的意見無法吸取和借鑒，對(duì)于工作人員的工作效果也無法予以客觀的評(píng)價(jià)。工作人員長(zhǎng)期受不到有力的約束，久而久之自然也就產(chǎn)生懈怠的心理，所以檔案管理建設(shè)也相對(duì)不力。因此，作為事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理建設(shè)工作時(shí)，也需要充分發(fā)揮公民的監(jiān)督力量，廣泛吸取公民的意見，進(jìn)而完善監(jiān)督機(jī)制。首先，就要從檔案管理制度建設(shè)進(jìn)行切入，在強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督的同時(shí)，也要引導(dǎo)公民進(jìn)行外部監(jiān)督。加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督需要進(jìn)行監(jiān)督隊(duì)伍的構(gòu)建，并且規(guī)范監(jiān)督內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。而加強(qiáng)外部監(jiān)督，事業(yè)單位需要對(duì)公民進(jìn)行檔案管理的宣傳，要先讓公民了解事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)涵和特征，這樣公民才能根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的水平做出客觀的評(píng)價(jià)，進(jìn)而督促事業(yè)單位開展高質(zhì)量和高效率的檔案管理工作[3]。

2.提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理工作的執(zhí)行者仍然是檔案管理人員，雖然越來越多的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作之中，但是我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作的信息化程度仍然相對(duì)較低，而且形成了更加高端的管理技術(shù)，具體的使用過程仍然由檔案管理人員來完成。因此，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)。具體而言，可以從如下三方面進(jìn)行展開。第一，要注重優(yōu)質(zhì)人才的引進(jìn)，在招聘階段，要重視資質(zhì)審核，根據(jù)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)優(yōu)先選擇信息化的管理人才，通過提升福利待遇來提高對(duì)高素質(zhì)人才的吸引力。第二，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，從理論和實(shí)踐層面來強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第三，加大考核力度，根據(jù)檔案管理人員的綜合表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)分，并依據(jù)評(píng)分進(jìn)行不同程度的獎(jiǎng)懲，從而對(duì)檔案管理人員形成有效的激勵(lì)，需要注意的是，要在考核之前就要明確考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，確保考核工作的客觀性和公正性。

3.提升檔案資源的利用率

從技術(shù)手段來完成檔案管理的升級(jí)，從而讓檔案資源的利用率得以提升。當(dāng)然，首先需要明確事業(yè)單位檔案管理是以公共利益為目標(biāo)的工作性質(zhì)，在此基礎(chǔ)上再進(jìn)行技術(shù)的針對(duì)性升級(jí)。比如，加強(qiáng)檔案管理的互動(dòng)性，讓員工參與到檔案建設(shè)中來，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源利用效率提升的目的。

4.加大資金投入

事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)與國(guó)家財(cái)政部門積極協(xié)商，獲得國(guó)家的財(cái)政補(bǔ)助，通過建立檔案建設(shè)專項(xiàng)基金的方式，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。多渠道籌集資金的方式主要集中在以下幾個(gè)方面。一是地方政府部門為了獲得檔案管理方面的財(cái)政撥款，應(yīng)該首先從自身方面加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的重視，使該項(xiàng)目的建設(shè)工作成為主要項(xiàng)目，那么上級(jí)部門會(huì)比較容易通過財(cái)政審批，并給予其他物質(zhì)方面的支持。二是應(yīng)該廣泛動(dòng)員社會(huì)各界的了力量，因?yàn)闄n案關(guān)系到每個(gè)公民的信息，因此，政府可以動(dòng)員當(dāng)?shù)剌^大規(guī)模企業(yè)以及個(gè)人的力量，鼓勵(lì)企業(yè)或者是個(gè)人為信息化建設(shè)共享本企業(yè)或者是個(gè)人的力量[4]。

結(jié)語

首先，本文介紹了事業(yè)單位檔案管理涉及的一些基本概念，包括檔案管理的概念和內(nèi)容、事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)涵、事業(yè)單位檔案管理的特征以及事業(yè)單位檔案管理的功能和作用。其次，又對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在的普遍性問題展開分析，發(fā)現(xiàn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的觀念落后，管理制度不完善，同時(shí)檔案工作人員專業(yè)性不足，檔案資源利用率低，以及資金渠道狹窄，資金投入不足等。針對(duì)這些普遍性的問題，本文也提出了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略，如下。一是引導(dǎo)公民監(jiān)督檔案管理制度建設(shè)；二是提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)；三是提升檔案資源的利用率；四是拓寬資金渠道，加大資金投入。通過本文的研究，希望可為我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供一些參考經(jīng)驗(yàn)。