衛生事業單位檔案管理信息化建設路徑

方 立

（天津市衛生健康委員會綜合服務中心，天津 300074）

引言

近年來，突發公共衛生事件頻發，衛生事業單位遵照各職能，承擔著應急突發公共衛生事件的管理工作，在運行的過程中，會產生較多的檔案信息，若是仍采用傳統人工的方式進行檔案管理，會出現信息丟失或者遺漏的情況，無法為單位后續的發展提供全面、真實的檔案支持。信息化檔案管理工作的開展，能夠彌補人工檔案管理中存在的不足，同時可以提升檔案收集、處理與應用效果，對衛生事業單位的建設與發展具有促進作用。如何實現信息化檔案管理呢？本文就此進行分析。

一、衛生事業單位檔案管理信息化建設的重要性

對于衛生事業單位的運行來講，檔案管理工作非常重要，涵蓋單位內部的人事、管理體制的改革、單位的發展歷程、突發公共衛生事件專項工作等內容，對衛生事業單位未來的改革、管理理念的創新發展具有重要作用。信息化檔案管理工作的開展，體現出信息技術的優勢，轉變檔案信息的收集、處理與保存方式，提升檔案的管理效果。信息化檔案管理工作建設的重要性，主要體現在以下方面。

1.減輕檔案管理工作難度

信息技術與檔案管理工作的結合，充分地體現出科技的強大與優勢，工作人員只需要操作計算機即可，不需要重復檔案信息收集、分類、保存等工作，減輕檔案管理工作壓力。以往人工檔案管理工作中，需要管理人員與單位中的各個部門進行溝通，以了解各部門產生的檔案信息，并根據信息的不同進行分類與處理。紙質檔案保存的過程中，會因為自然環境、人為因素，影響檔案的完整性，無法保證檔案管理工作效果，帶給檔案管理人員較大的壓力。而信息化檔案管理工作的開展，則可以避免紙質檔案保存出現的信息丟失、被人為破壞的問題，同時可以減輕信息收集的壓力。工作人員可以建立網絡系統平臺，利用信息技術收集檔案信息，并將檔案信息以數字化的方式保存起來，實現檔案資源信息化收集、儲存與備份。

2.提升檔案管理工作效果

信息化檔案管理工作的開展，提升檔案管理工作效果，為后續檔案信息的運用提供技術支持。衛生事業單位運行的過程中，可以利用信息技術建立檔案管理系統，利用檔案管理系統收集、保存相關的信息，以此實現單位內部各個部門檔案信息的共享。與傳統人工檔案管理模式相比，信息技術手段的運用，轉變以往的工作模式，檔案管理人員可以根據檔案管理的需求，對信息化檔案管理模式進行創新，以此提升單位內部的檔案管理效果，為衛生事業單位的建設發展打下堅實的基礎[1]。

3.營造良好的衛生事業單位形象

衛生事業單位與普通的企業有很大的不同，具有公益性的特點，開設的目的是為人民群眾提供基礎服務，滿足群眾的需求。信息化檔案管理工作的實施，可以為人民群眾提供良好的服務，使人民群眾在解決問題的過程中獲得良好的服務體驗，從而提升衛生事業單位的良好形象。在實際工作中，加強信息技術的運用，利用此創新檔案管理工作模式，提升檔案管理工作效果，促使衛生事業單位更好的發展。

二、衛生事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

1.信息技術應用程度不高

在衛生事業單位檔案管理工作中，可以發現信息技術的應用程度并不高，沒有完全運用在檔案管理工作中。造成信息技術應用程度不高的原因，就是部分工作人員缺乏信息技術應用意識，對信息技術的認識上存在一些偏差，沒有意識到信息技術與檔案管理工作結合的必要性與信息化檔案管理工作開展的意義。在當前衛生事業單位管理工作中，仍采用傳統紙質檔案管理方式與手工的方式進行檔案管理，將所有的檔案信息以紙質的方式保存起來。這種工作方式雖然完成檔案信息的收集與管理，但是后續在保存與使用的過程中存在一些問題，無法為衛生事業單位建設發展提供便利。檔案管理信息化建設已經是檔案事業發展的必然方向，這一問題需要得到檔案管理人員的注意，并在原有的基礎上進行創新，展示信息技術的應用價值與優勢[2]。

2.重視程度有待提升

在衛生事業單位運行的過程中，單位的部分管理人員對檔案管理工作的重視程度較低，沒有對檔案管理工作進行創新，影響信息化建設與發展。在衛生事業單位運行的過程中，部分管理者比較重視業務的開展與經濟的建設，很少將注意力放在檔案信息化建設中，認為這一工作對單位的經濟建設不會產生過多的影響。實際上并非如此，檔案管理是衛生事業單位重要組成部分，檔案中的人事、管理、突發公共衛生事件專項工作等方面的信息，直接關系到單位的正常運行。若是這一問題得不到管理者的重視，那么會對衛生事業單位未來的建設與發揮產生巨大的影響。

3.檔案管理人員的信息技術能力有待提升

在檔案信息化建設中，檔案管理人員的信息技術操作能力，是檔案管理工作順利實施的前提。若是工作人員不具備信息操作能力或者專業素質，會對檔案管理信息化發展產生消極的影響。通過對事業單位檔案管理工作人員崗位工作情況的分析，發現部分人員僅僅會簡單的計算機操作，無法為檔案管理信息化發展提供技術手段的支持。這一問題的出現，局限了信息化檔案管理工作的開展，影響事業單位信息化建設。在衛生事業單位運行發展的過程中，結合檔案管理信息化建設的需求，對工作人員進行技能、技術的培訓，提升工作人員的專業素質，促使檔案管理工作順利進行。

4.檔案信息化平臺建設問題

檔案信息平臺的建設，具有推動檔案管理信息化發展的作用，是非常重要的一項工作。在實際工作中，需要根據衛生事業單位的運行特點，建立符合實際的檔案管理平臺，利用此進行檔案信息的收集、處理與分析工作[3]。但是通過對當前衛生事業單位檔案信息平臺建設情況的分析，發現一些不足，具體表現為以下幾點。第一，檔案信息平臺更新速度比較緩慢。雖然衛生事業單位建設檔案信息平臺，但是并沒有結合時代的發展、衛生事業單位的運行需求，對信息平臺進行更新，豐富檔案信息平臺的功能。這一情況的出現，影響衛生事業單位檔案信息化發展，無法真正地為衛生事業單位的發展提供支持。第二，信息化平臺在應用過程中出現形式化、表面化的情況。部分檔案信息并沒有錄入信息平臺中，而是以紙質的方式進行保存，無法保證檔案信息保存質量與應用的效果。

三、衛生事業單位信息化檔案管理建設的途徑

1.明確檔案信息化建設的重要性

在衛生事業單位運行的過程中，需要轉變管理人員的思想觀念，使其意識到檔案信息化建設的重要性，并主動參與檔案信息化建設中，為衛生事業單位各項工作開展打下堅實的基礎。若想提升衛生事業單位檔案信息化建設效果，可以從以下兩個方面入手。第一，對衛生事業單位的領導人員進行基礎知識培養，使領導人員意識到檔案信息化建設工作的重要性，提升對這一工作的關注。領導人員在衛生事業單位中具有較大的影響力，是落實信息化檔案管理工作，提升檔案工作的重要媒介。若是單位的領導人員對信息化檔案管理存在片面的認識，則會影響后續工作的實施。因此，需要對單位的領導人員進行基礎知識培訓，使其真正的了解檔案信息化建設內容，為后續檔案管理與信息技術的結合做好鋪墊。第二，將檔案管理的重要性以多種不同的途徑、媒介呈現出來，使衛生事業單位的管理人員與領導者認識到這一工作實施價值，并主動帶頭進行檔案的信息化建設，落實相關的政策。此外，在宣傳活動中，可以將國家的政策要求體現出來，借此引起衛生事業單位管理者的重視，并在日常工作中積極落實。通過多種不同的方式，提升衛生事業單位對信息化檔案建設的重視，主動采取相關的措施，提升檔案建設與管理工作效果，為衛生事業單位發展提供內在支持。

2.完善管理制度，強化信息技術應用效果

在衛生事業單位管理工作中，為了實現信息技術與檔案管理工作的有機融合，可以通過健全管理制度的方式實現檔案管理信息化，為衛生事業單位信息化建設與發展提供制度支持。

首先，立足衛生事業單位的實際運行情況，對管理制度進行完善與創新。檔案管理工作與單位內部的職能部門有著密切的關系，需要各個部門、各個崗位工作人員的積極配合，才能保證信息化檔案管理工作建設的效果。實際工作中，對各個部門、崗位人員的責任、工作內容以文字的方式體現出來，使工作人員對自身的崗位工作形成正確的認識，并積極配合檔案管理人員做好檔案信息的收集工作。

其次，建立績效考核制度，將檔案信息化管理工作的開展情況，與檔案管理人員的績效考核結合在一起，以此激發檔案管理人員工作積極性，使其全身心參與信息化檔案的建設中，為檔案的信息化發展貢獻一份力量[4]。在績效考核制度基礎上，建設獎懲制度，圍繞信息化檔案管理工作效果、工作人員態度入手，對表現好的工作人員進行多方面的獎勵，對表現不好的員工則給予一定程度的懲罰，利用此提升檔案信息化建設與發展的動力。

最后，制定信息化系統的維護與管理制度。要求技術人員做好信息技術的維護與管理工作，定期檢查信息設備與技術，做好系統的更新與完善，以此保證數字化檔案管理工作開展的效果。信息技術設備的維護與維修工作非常重要，是保證信息系統不被不法分子侵害，保證檔案信息安全的重要舉措。通過管理制度的建設，可以提升信息技術人員的自覺意識與責任意識，能夠促使此項工作有序的實施。

利用多種不同的管理制度，促使信息技術與檔案管理工作的結合，為信息化檔案管理工作開展提供制度保障，使檔案管理人員與技術人員更加積極地參與信息化檔案建設中，為衛生事業單位健康發展打下堅實、牢固的基礎。

3.提升檔案管理人員素質，促使信息化建設

在檔案管理信息化建設中，工作人員的業務素質，職業能力，是推動檔案信息化建設發展的有效途徑，也是優化衛生事業單位管理工作模式的重要舉措。實際工作中，可以根據原有檔案管理人員的情況，采取以下措施。

第一，提升檔案管理人員的信息技術操作能力，使其掌握信息技術的使用方法與操作技巧，在崗位工作中靈活運用該技術開展工作。部分檔案管理人員雖然具備簡單的計算機操作方法，但是無法靈活運用檔案信息平臺進行檔案管理[5]。通過專業的培訓活動，可以強化檔案管理人員的職業素養與專業能力，使其掌握信息技術操作能力，為信息化檔案管理工作開展提供技術支持。

第二，提升檔案管理人員的思想意識，使其樹立信息化工作意識。檔案管理工作中，工作人員需要投入較多的時間與精力，保證檔案管理工作實施的有效性。部分工作人員因為復雜的工作內容，會對信息化檔案管理產生抵觸心理，不愿意參與其中。針對這一問題，可以進行思想政治教育工作，將信息化檔案管理與傳統人工檔案管理工作模式進行對比，使檔案管理人員意識到信息技術應用的價值與優勢，轉變消極的工作態度，主動參與其中，提升檔案管理工作有效性。

第三，加強信息技術交流，提升工作人員的專業能力。在信息化檔案管理工作中，可以組織技術人員與檔案管理人員進行互動，就信息化檔案管理中存在的問題進行溝通，由技術人員答疑，解決檔案管理人員工作中存在問題，提升信息化檔案管理工作效果。

4.構建信息化管理平臺，提升檔案管理工作質量

衛生事業單位信息化檔案管理工作中，需要建立一個與單位檔案管理需求相符的平臺，將此作為信息化檔案管理工作開展的媒介。衛生事業單位中，可以自主研發檔案管理平臺，也可以引進市場上運用比較成熟的系統平臺，利用此進行檔案管理工作。如根據天津市衛健委發布的信息表明，截至2020年底，本市居民電子健康檔案建檔率達到80%，適齡兒童國家免疫規劃疫苗接種率達到95%以上，0至6歲兒童健康管理率達到90%以上。信息化檔案管理工平臺的建設，可以減輕相關單位檔案管理人員的工作壓力，同時能夠保證信息收集的全面、準確與科學性[6]。

以檔案綜合管理系統為例，該系統集計算機技術、網絡技術、大量影像數據管理技術、全文檢索技術、安全控制技術于一體。建立大量的影像數據庫、電子目錄庫、全文信息庫，以檔案的目錄信息、電子影像信息、電子文件信息、全文信息為管理內容，實現數據采集、實體管理、安全管理、安全控制、日志管理等諸多功能。完成從檔案接收、數字化加工、電子文件歸檔、整理編目、信息發布、檔案利用、庫房管理、檔案移交等全過程計算機管理系統。在檔案管理工作中，可以直接引進該系統，對相關的檔案信息進行數字化處理，了解單位內部各個環節工作情況，為衛生事業單位的管理創新、人事調動等工作的實施提供便利。

結語

總而言之，在衛生事業單位運行的過程中，檔案管理信息化建設提升衛生事業單位各項工作開展效果，優化管理模式與管理效率。實際工作中，利用基礎知識培訓與宣傳活動，提升單位領導人員對該工作的重視，利用科學的管理制度，規范檔案管理人員的行為舉止，保證信息技術與檔案管理融合效果。構建專業的信息化檔案管理人員隊伍，提升工作人員的職業素質與信息技術操作能力，使其在檔案信息平臺工作中，積累更多的經驗與方法，以此提升檔案管理工作效果，促使衛生事業單位信息化建設。