城市公交企業檔案管理實踐研究

牛 穎

（北京市公共交通控股（集團）有限公司，北京 100161）

隨著社會科學化進程，對各個行業與領域提出了更高的要求，因此提升了城市公交企業檔案管理工作的要求，因此管理人員應加強對城市公交檔案管理工作的重視，積極研究社會發展形勢及城市公交企業檔案管理需求，結合社會發展對城市公交企業檔案管理工作進行創新，同時構建科學化的管理制度。引進信息化檔案管理設備，培養信息化檔案管理人才，提升公交企業檔案管理服務意識，促進城市公交檔案管理企業持續發展。

一、開展城市公交企業檔案管理工作的意義及檔案管理存在的問題

1.城市公交檔案管理工作意義

1.1 為城市公交企業發展保留歷史依據。在城市公交檔案管理中包含了寶貴的公交企業資源，主要包含了公交企業的發展歷程、人員資料、參與的重大活動等，具有重要的資源借鑒價值，因此，城市公交企業應提升對企業檔案管理工作的重視[1]。

檔案管理工作主要是對企業經營活動中所產生的各項數據信息、重大事項、巨大成果進行記錄，傳統檔案管理形式主要以紙質保管為主，隨著信息技術的不斷發展，信息保管形式包含圖片、文字、視頻、音頻等，這些信息內容不僅是公交企業發展過程中的重要依據，還是企業發展歷程最好的見證，具有重要價值意義。對企業發展歷程進行檔案管理有利于企業持續發展，對檔案管理工作有序開展有重要的借鑒作用。

1.2 為企業信息采集創造了有利條件。在科學技術不斷發展中，信息技術不斷應用于各個行業與領域中，同樣信息技術被應用于城市公交企業檔案管理中，改變了傳統的紙質檔案管理方式，信息化技術的應用實現了快速數據收集與檢索，這些數據的收集能夠為企業提供決策支持，便于企業根據數據結果出具精準的發展計劃，能夠提升城市公交檔案管理服務質量，促進城市公交企業創新發展。

1.3 揭示企業文化的形成過程。在公交企業進行檔案管理，能夠對公交企業的發展戰略、發展目標、發展精神進行記錄。在企業不斷發展過程中形成了獨特的企業文化，能夠記錄企業文化的形成原因與過程，為公交企業發展提供數據借鑒，有利于企業持續發展。

2.城市公交檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理信息化能力不足。當前城市公交企業檔案管理中，雖然已經逐漸運用計算機開展檔案工作，但是由于部分檔案管理人員對信息化技術應用不夠熟練，因此，影響了檔案管理實際效果，未能發揮預期檔案管理效果。

2.2 檔案管理中信息化設備不夠完善。當前城市公交檔案管理中所配備的信息化辦公設備不夠完善，一些檔案管理人員常會運用紙質檔案保管與信息化檔案保管兩種方式進行工作，這樣的情況無法提升工作效率，加大了檔案管理人員的工作量，同時運用雙重保管方式，不利于檔案的統一管理會導致檔案遺漏的情況發生，因此，會影響城市公交檔案管理的效率與質量。

二、加強組織領導，保證三個到位，推動檔案管理信息化發展

在城市公交企業中進行檔案管理時應保證三個到位，促進檔案管理信息化順利開展。

1.堅持重視領導到位

在城市公交集團中成立專門的領導小組，對城市公交檔案管理工作信息化辦公進行全面規劃與調整，針對性解決公交企業信息化改革中遇到的問題，完全按照領導的指揮推進檔案管理工作信息化建設，保證信息化檔案管理工作能夠順利開展[2]。

2.堅持頂層設計到位

將構建公交企業信息化辦公環境，作為重要發展目標，將信息化檔案管理計劃融入發展計劃之中，提升全體職員對信息化公交檔案管理工作的重視，通過多個組織、部門的溝通與合作，構建信息化檔案管理環境，得到組織、資金、設備及人員方面的支持，為信息化檔案管理奠定基礎。

3.堅持人員職責到位

在城市公交企業檔案管理中，構建信息化檔案管理室，將各個部門的信息，運用信息技術實現統一管理。充分掌握信息化辦公要求，根據信息化辦公要求明確檔案管理人員的各項工作職責，通過明確工作責任與內容，促進檔案管理工作有序開展。

三、加大資金投入，完善信息化辦公設備，保證檔案管理信息化開展

隨著科學技術不斷發展，信息技術被廣泛應用于檔案管理工作中，檔案管理工作對信息技術的應用越發依賴，因此，城市公交信息化檔案管理中增加投入經費，對信息化設備進行更新與優化，為城市公共交通信息化檔案管理提供硬件保證。

1.在檔案管理中配備硬件與軟件設備

在城市公交企業管理中進行信息化檔案管理，應對硬件設備及軟件設備進行更新，主要包括系統服務器、數據信息庫，檔案儲存光盤、陳列磁盤打印機、掃描儀、攝像機及數碼相機等設備，因此，檔案管理人員應對這些設備進行檢查并及時更新，保證信息化檔案管理工作順利開展。

2.構建高配置標準化檔案庫房

在城市公交企業中構建信息化檔案管理工作，應深度了解現代化檔案辦公建設需求，嚴格按照社會發展需求進行高配置建設，在城市公交企業檔案管理中配備中央空調、除濕器、防盜門、遮光窗、吸塵器、自動溫濕記錄儀、滅火器等，保證城市公交企業檔案管理環境的信息化與規范化。

四、完善規章制度，構建長效機制，推動信息化工作責任落實

在城市公交企業構建信息化檔案管理工作環境，涉及內容十分廣泛，要想促進信息化檔案管理工作有效落實，應為城市公交企業構建完善的管理制度及長期有效的管理機制，具體方式可以通過以下方面進行。

1.完善規章制度

在城市公交企業進行檔案管理工作時，應根據社會發展形勢，明確信息化檔案管理需求，構建與城市公交企業檔案管理需求相符的管理制度、實施方案、信息化工作流程、數據信息校對制度等，在公交企業檔案管理工作中創新工作方式，革新工作形式，將歸檔、移交、鑒定、檔案維護、備份、保管等流程進行信息化操作，在檔案管理中完全按照各項工作制度進行信息化辦公，構建規范化的信息化檔案管理管理環境，簡化工作流程，實現數據統一管理與應用。

2.完善工作推進機制

在進行城市公交企業檔案管理時涉及內容十分寬泛，因此，城市公交企業檔案管理應制定高要求，在信息化檔案管理過程中要求城市檔案管理部門領導，到城市公交企業對信息化檔案管理工作進行指導，通過檔案部門領導的指導，了解自身的不足，對信息化檔案管理工作進行針對性構建與調整，加強與各個部門之間的有效溝通，提升管理層對構建信息化檔案管理工作的支持與重視，在構建信息化檔案管理過程中開展進度協調會，對信息化檔案管理構建情況進行報告與協調，加強各個部門的協作，對各個部門中的工作人員制定執行任務、執行標準、執行進度，將檔案管理信息化建設責任落實到每個部門與員工身上，促進檔案管理工作信息化推進。

五、做實基礎業務，提升信息化辦公能力，促進信息化辦公有序開展

在科學技術不斷研發與應用中，城市公交逐漸趨于智慧化發展，為此，對城市公交檔案管理提升了要求，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當下城市公交檔案管理需求，為此城市公交管理人員應構建信息化辦公環境，創新管理理念，加強管理力度，優化城市公交工作能力，提升公交檔案管理服務水平，促進城市公交檔案管理工作信息化進程。

1.進行信息化提升

在城市公交企業中要想提升檔案管理水平，應加強對信息化應用的監督及指導，在公交企業中明確電子歸檔標準及保管期限，對企業中珍貴的電子文件進行及時歸檔保管。運用電子歸檔方式將企業內部的全部紙質文件、照片、光盤、線路、科研等檔案進行信息化錄入，在公交企業內部構建信息化的檔案管理系統，根據系統權限對各個部門及人員的信息進行信息化錄入，并在系統中設置檔案目錄、借閱服務、全文網上查詢等功能，通過增加信息化的運用，實現公交企業檔案資源信息共享，提升檔案管理工作效率。

2.加強數據庫建設

在城市公交企業進行信息化檔案管理還應在企業內部構建數據資源庫，在檔案管理系統中進行建設目錄數據庫，對公交企業中的檔案進行信息化館藏，保證檔案目錄、檔案實體、電子信息全部一致，能夠充分運用信息化技術進行檔案查詢、借閱、歸檔、保管等工作，在公交檔案管理中加強全文數據庫建設，在企業中運用信息技術開展檔案管理工作，充分發揮信息技術優勢，將信息批量導入系統檔案管理系統中，同時與檔案管理系統開發商進行合作，開發OA在線歸檔功能，運用OA系統進行信息傳輸，充分發揮OA在線文件歸檔功能，在公交企業中建設多媒體數據庫。

3.完善信息安全管理體系

在公交電子檔案管理中信息安全是重點問題，如果系統出現故障，或是發生黑客入侵等情況將會造成信息損壞或丟失，因此，管理人員應提升對信息安全的重視程度，加強信息安全管理。應在公交檔案管理內部制定安全管理制度，對檔案信息安全使用方式進行明確，保證檔案管理人員完全按照安全管理制度進行信息化檔案管理，提升企業信息化辦公的安全性，同時在計算機內部設置防火墻，通過防火墻技術防止黑客及病毒的入侵，保證電子檔案信息內容的安全有效。

六、開發服務，提升質量，發揮電子檔案綜合價值

城市公交檔案管理中蘊藏了十分豐富且寶貴的數據資源，運用信息技術進行檔案管理，能夠提升檔案管理工作效率，提升檔案管理服務質量，實現信息化查閱、歸檔、保管、館藏等工作流程，有效簡化了傳統公交檔案管理工作量，有利于檔案管理規范化發展。

1.完善檢索功能，形成完整的檢索體系

傳統城市公交中涉及檔案管理內容十分廣泛且多樣，檔案管理中包含了全引目錄、檔案目錄、歸檔信息、會計信息、專項信息、歸檔文件信息、照片檔案等不同部門的檔案內容，在傳統檔案管理中查閱、檢索、歸檔有一定的難度，工作流程十分復雜，檔案管理人員工作量過大，檔案管理效率無法提升。而在城市公交檔案管理中進行電子歸檔、信息化檢索、信息化館藏等有效提升了公交檔案管理工作效率，實現了網絡化辦公，檔案管理人員通過賬號登錄管理系統能夠實現快速全面搜索文件，提升了檔案管理效率及檔案服務質量，構建了有序的檔案管理環境，極大地節約了工作人員的工作量，推動了城市公交檔案管理的信息化發展。

2.開發各類豐富的檔案服務工具

城市公交屬于公益服務企業，在檔案管理中應充分運用信息化資源，開展編研工作，通過編研將書籍進行出版，為社會提供更多的公交檔案參考資料，將這些珍貴的數據信息提供給各界，通過網絡技術實現信息收集與運用，實現編研，促進文化宣傳，充分發揮信息技術的優勢，提升檔案管理應用價值，促進檔案管理創新發展。

七、加強業務指導，加強人才隊伍組建，奠定信息化人力基礎

在城市公交信息化檔案管理工作中，管理人員是執行信息化辦公的主體，管理人員的信息化辦公能力尤為重要。因此，應在公交檔案管理中對管理人員進行信息化培訓，同時加強信息化人才隊伍的組建，在企業內部組建具備專業基礎、工作能力、積極向上的信息化隊伍。

1.加強教育引導

在公交企業信息化檔案管理中應加強對管理人員思想方面的引導，提升檔案管理人員對工作的重視，能夠積極地參與到檔案管理中，自覺學習信息化辦公技術，提升自身的專業素養，在工作中愛崗敬業，發揮自身的優勢，不斷提升業務能力，提升信息化檔案管理質量與效率。

2.加強指導培訓，提升綜合素養

在城市公交企業運用信息化檔案管理中，應加強對管理人員進行信息化辦公能力的培養，企業應在內部為管理人員組織定期信息化技術培訓，同時為員工組織進入先進企業參觀學習的機會，提升對員工專業信息技術能力的重視，加強信息技術能力培訓，并在企業內部針對管理人員的信息化學習開展上崗考核，對上崗考核通過的管理人員頒發職業資格證書，準許上崗就業，對沒有通過考核的管理人員進行再次培訓，多次培訓無法取得證書的人員應予以勸退，提升公交檔案管理人員的專業素養，在檔案管理中運用信息化技術開展各項工作，推動檔案管理工作持續發展。

結語

隨著社會不斷發展，信息技術逐步應用于各個行業與領域中，改變了傳統工作方式，信息技術的發展得到了廣泛普及與應用，城市公交企業檔案管理工作十分重要其中包含了珍貴的信息內容，為了響應社會發展在城市公交管理中運用信息技術開展檔案工作，構建完善的管理制度，加強信息技術人才培養，提升檔案管理人員工作能力，簡化傳統檔案管理工作流程，提升檔案管理工作效率與質量，同時保證檔案管理信息的安全性，促進城市公交檔案管理規范化發展。