大數據背景下醫院檔案管理發展建議

孫海濤

（臨清市人民醫院，山東 臨清 252600）

前言

隨著互聯網時代的到來，大數據技術也得到了飛速發展，因而大環境下有較多數量的信息得到輸入與輸出。依據其信息海量的特點，被人們賦予為大數據時代。當前大數據時代下的計算機技術對數據的管理作用效果最為突顯，且該時代的到來對我國的計算機技術起到直接的提升促進作用。當前社會的各行各業已經初步實現了對大數據技術的引進應用，給人們的工作與生活方式都帶來了巨大變化。在各個醫療單位中，有關檔案文件的信息量非常巨大，因而在當前更需要利用大數據技術對其進行輔助管理。以下內容詳盡探討大數據時代下對醫院檔案管理起到的積極影響及應用措施，以期在實踐中促進醫院事業的管理與發展。

一、在醫院檔案管理中工作實踐中實現大數據技術應用的意義

在信息社會中，信息的傳輸主要被數據傳輸所取代。由傳統的書面文本傳輸方式向新時期數字信息傳遞的轉變，這大大提高了信息傳輸的智能性。且從當前大數據的數據類型較多、覆蓋面相對較廣以及數據的集成效率較高等特點來看，在這個數據海量的時代，掌握大數據計算機技術便掌握了對復雜數據的分析管理能力與因數量巨大管理數據受限的文件管理能力，例如，本文著重探討的醫院檔案管理問題。隨著中國計算機技術的進步，百度云存儲和云計算在發展中日漸受到人們的推崇與應用，且市面上的應用程序中所涵蓋巨大的信息量，單純依靠最為原始的計算機技術已經不適合時代發展下人們對信息儲備與處理的現實需求。在此種情況下，大數據作為新事物涌入人們的視線，且對其的廣泛應用正是因為它使得人們關于信息數據的處理效率、個性化、專業化和多樣化的需求得到滿足。所謂醫院檔案即是指醫院的正常經營實踐工作過程中，各項醫療活動所產生的相關記錄。它是被賦予極高現實價值的原始數據，如醫療管理、醫療研究、醫療費用等。這種信息收集和整理需要標準化、統一化和集中化，以便于集成到數據中，且此項工作需要有專業的檔案管理部門負責。收集完成后的檔案還需要由管理人員進行信息確認與分類，并用標簽進行標記。此工作環節是為了后續有對檔案進行查詢的需要時，為其提供便利、提高效率，正因如此，當前大數據技術對管理工作來說功能較為齊全[1]。

二、醫院檔案管理工作中應用大數據技術的問題現狀

1.檔案管理失范

通過對現行檔案管理模式的分析，可以看出，醫院內部相關檔案文件的管理工作通常由辦公室負責，而關于臨床診斷、臨床手術等檔案的管理則隸屬于臨床科室。說明當前醫院的檔案管理工作相對來說比較分散，此種局面并不利于醫療檔案及管理的全面分析，致使工作實踐經常出現失范現象。

2.檔案管理理念并不利于醫院長遠發展

現階段，我國一些醫院在經營過程中更偏向注重業務的發展和對新醫療設備、新醫療技術的應用，但沒有對檔案管理對于自身長遠發展所起到的重要影響有一個明確的認知。且對于檔案資源的實踐應用，僅停留在對淺層數據的訪問，沒有應用于其他方面。同時，在檔案管理工作實踐中對大數據技術的應用能夠使其各項工作的資源數據等掌握便捷，經濟與社會效率高效，但是當前醫院部分有關責任人員的管理工作執行過程中并沒有認識到這一點，導致其在長期的發展過程中，忽視了自身的管理工作。檔案管理中經常存在放任、忽視管理的問題。

3.檔案管理人員專業素質有待提高

在醫院檔案管理中大數據技術的應用，對專業人員提出了更高的要求，不僅僅要求他們具備極高的專業水平與技術能力，同時也要求他們自身的職業素養。具有一定的專業能力。現階段，國內醫院檔案管理人員的專業素質、知識水平和文化水平整體參差不齊，難以適應醫院檔案現代化和信息化管理。與此同時，檔案管理相關專業人才的知識儲存量不足，學歷有待提高，與現代科學技術相關的知識相對匱乏，高層次檔案管理專業人才少，影響了檔案管理現代化和信息化的發展。大數據背景下醫院的發展中醫院檔案中的數據不同于社會大數據，針對性與獨立性相對較強。因此，大數據時代在某種程度上給醫院檔案管理帶來了一些困難。在大數據時代，數據已經不僅僅是信息記錄和傳輸的載體。在大數據時代，數據的深度挖掘越來越受到重視。因此，醫院檔案的管理和利用亟待改變。目前，我國一些醫院檔案管理水平還比較低，現今仍存在一些問題，影響了檔案資料的進一步利用。要求相關檔案管理工作人員在已經明確了解大數據內涵的同時，進而了解該工作在實踐過程中存在的現實問題，推動管理工作的有效進步[2]。

三、大數據時代對醫院檔案管理的積極影響

1.有效控制醫院檔案管理成本

在傳統的管理模式下，醫院檔案文件的管理工作需投入大量的人力、物力和財力。在大數據時代背景下，檔案管理的信息化改造不僅使資源投入得到有效控制，而且有效地提高有關檔案的利用價值與附加價值，成為支持醫院改善醫療衛生服務條件、降低醫院管理成本的信息資源。

2.使醫院檔案管理信息化水平得以提升

在醫院信息化時代早期的發展中，檔案管理實現了由紙質時代到數字時代的變化，做到了從紙質時代單一的呈現方式逐步邁向多元化發展。檔案館內的數據收集載體變更為各種文件、圖表、音像、咨詢資料，查閱方式變得更加直觀。且隨著部分醫院對大數據技術的引入應用，醫院檔案資源的利用價值得到了更進一步的體現。院方可以根據檔案信息實現日常活動和工作的綜合記錄和管理，為醫院的發展制定長遠發展規劃，提高醫院信息管理水平。

3.促進醫院檔案管理的高效發展

長期以來，醫院的檔案管理一直處于尷尬的境地。第一，對醫院內部的管理控制需要有檔案支持，第二，檔案管理沒有得到應有的重視。二者之間相應的矛盾導致檔案管理一直處于低效發展階段。利用大數據技術將檔案管理引入信息系統，該系統的應用使醫院內部各個部門間的溝通交流得到有效促進，實現檔案的存儲、收集、檢索和共享，最大限度地避免了檔案管理初始時期較為常見的檔案破損、數據錯誤以及數據丟失的現象出現。在有效降低檔案管理工作的風險同時，使醫院檔案管理得到進步，在長遠角度上促進醫院的穩定發展。

四、大數據背景下醫院檔案管理發展建議

1.轉變思想認識促進信息檔案管理發展

大數據時代是當前社會經濟發展的關鍵詞，隨著信息化技術的發展與普及，社會各行各業都逐漸加大對大數據有關技術的引進應用，信息化建設的廣闊范圍促使醫院對自身官方大數據平臺的構建，并在技術和先進信息化設備的支持下提升了檔案資源的挖掘和利用。然而，從檔案管理對大數據的適應發展效果來看，距離實現大數據的全面應用還有一段較為“可觀”的距離，其中觀念的局限性是這一差距的關鍵。這種局限性在部分醫院中主要表現為其中的檔案管理人員對大數據的意識不足。目前一些醫院的檔案管理工作存在這一問題，少部分的管理人員對大數據技術的認識不足，甚至認為大數據僅僅用于數據保存，而忽略其他功能。從人的主觀能動性來看，這種思想認知的局限性并不利于大數據技術的實踐應用及后續發展，并不利于醫院整體的社會效益與經濟效益的高度實現。正因如此，醫院在優化檔案管理的過程中，要實現思想認識的轉變，打破傳統的檔案管理觀念，自覺、系統地引入大數據技術。對醫院領導來說，要從醫院整體發展的角度，全面規劃大數據技術的有效應用，利用醫院內部控制需求，推動大數據技術在檔案管理中的應用；各部門責任人員及基層工作者都需要積極參與，轉變思想觀念，明確職責，認識檔案管理的重要性和大數據技術的應用，完善檔案管理的細節，落實管理規范，促進其有效運行[3]。

2.注重資源投入，打造大數據檔案管理平臺

軟硬件設備的購置與信息環境的建設是大數據背景下醫院檔案管理變革的必然選擇。目前，醫院檔案管理的一方面，經過長期的信息化建設投資，大數據發展的條件已經初步形成，相關部門可以根據需要獲取數據信息；另一方面，由于管理者缺乏重視，資源投入缺乏系統規范與可持續性，使醫院檔案管理的轉型被迫受到阻礙。為此，當前醫院必須采取有效措施促進檔案管理的信息化加快構建。首先，管理者要明確醫院整體發展對檔案管理的依賴性，確定資源投入規模，明確專業人員、管理人員的比例，資金等資源，從而形成環境建設的整體發展。其次，加強財務管理，按照財務管理流程規范資源投入，提高資金使用效率，形成持續投資計劃，確保大數據管理平臺有序運行。最后，加強專業人員投入，建立日常檢查、維護制度，從專業角度維護軟硬件設備的有效運行，確保醫院檔案能夠完成收集、存儲、分類、歸檔、檢索和提取，優化檔案管理信息環境。

3.注重人才培養提高大數據檔案管理水平

在大數據背景下，醫院檔案管理面臨著創新與轉型的實現。要實現平穩轉型，需要高素質人才的大力支持。但從部分醫院檔案管理人員的素質來看，在適應大數據管理環境的過程中，存在一些問題，如管理理念陳舊，缺乏對數據資源的分析和利用，缺乏對檔案資源應用的專業考慮；專業實踐能力不足，檔案管理操作失誤，影響檔案管理質量；檔案管理缺乏長遠規劃，難以為醫院內部管理決策提供科學依據等。為此，醫院應科學調整人力資源管理，重視檔案管理人才的引進和培養，建立專業化的管理團隊，提升醫院檔案管理信息化水平。這主要體現在以下幾個方面。第一，醫院應安排檔案管理人員的專業教育和培訓計劃。根據大數據背景下檔案管理工作的新要求，進行理論和實踐培訓，提高其專業素質，引導其滿足檔案管理崗位的要求。二是完善醫院人事管理制度，完善激勵機制，對檔案管理的效率提出要求，并作為衡量和評價員工工作效率的標準，鼓勵檔案管理人員提高工作態度，提高工作技能。三是大力招聘專業檔案管理人才，培養知識與技術并重、熟悉大數據技術的復合型人才，優化薪酬，用專業人才推動醫院檔案管理優化，形成長遠發展規劃。

4.完善醫院檔案管理制度和責任制

實現醫院檔案工作規范化建設是完善檔案管理體系的基本保證。目前，大多數醫院已按照規范要求形成了較為完善的檔案管理體系，但隨著大數據技術的應用，該體系與大數據管理的矛盾也在加劇。比如，在大數據背景下，檔案管理的職責并不完善，工作職責之間缺乏明確的界限，增加了檔案管理的風險等。為此，醫院要積極落實規范化管理的要求，分析大數據時代醫院檔案管理的職責和權限，完善責任制管理，提高醫院檔案管理體系建設水平。一是建立專門的檔案管理部門，統一檔案管理權限，配備專門的檔案管理人員，提高其業務素質，促進推動醫院各科室落實檔案管理要求。二是完善檔案管理操作流程，明確流程中各環節的管理職責，落實責任到人，發揮管理者的主觀能動性，確保檔案管理的準確性和有序性。三是加強監督管理體系建設，兼顧過程監督和結果監督，實現檔案管理各個環節的有效問責，確保大數據信息的有效性和真實性，提高檔案管理實際發展水平。

結語

綜上所述，檔案不僅是醫院內部管理過程中各種信息的集中，也是實現大數據管理的主要陣地。在大數據時代的影響下，醫院檔案管理發生了許多變化，這對醫院優化內部管理具有重要意義。與此同時，還需要站在客觀、辯證的角度看待當前醫院對于大數據在檔案管理方面的有效應用，針對其中的不足之處、問題現象采取措施加以解決，醫院應啟動檔案管理體系建設，以此轉變管理觀念，提高管理者的綜合素質，加強檔案管理環境建設，促進檔案管理的順利發展，依據大數據提升醫院檔案文件等的管理效率，使大數據在發展過程中為醫院發展做服務，提升我國社會整體的醫療衛生服務水平。