學會管理服務平臺會員會議系統狀況調查與升級規劃

李雙斌 李 巖

(中國科協學會服務中心，北京 100081)

全國學會是中國科協的重要組成部分，已成為參與全球科技治理體系和實現我國高水平科技自立自強的重要力量[1]。利用信息化手段推動全國學會數字化轉型，更好地發揮創新引領作用，是學會治理的必然要求。

為全面落實習近平總書記關于科技創新和群團改革工作系列講話和批示精神，根據中國科協黨組、書記處決策部署，立足賦能學會、服務會員，中國科協打造學會管理服務平臺。平臺由中國科協學會服務中心負責建設，并進行不斷迭代更新。本文結合調查研究，針對全國學會管理服務平臺會員會議系統提出優化升級方案。

一、全國學會管理服務平臺會員會議系統簡況

(一)總體情況

學會管理服務平臺是由中國科協學會服務中心負責建設的專門為服務全國學會而打造的專業平臺。2018年，由原中國科協學會部牽頭，在“智慧科協”學術信息化建設“四平臺一中心”①的總體規劃下開展建設，旨在賦能學會、服務會員、輻射廣大科技工作者，推動科技工作者之家從物理之家向數字之家、智慧之家轉變。2019年，原“中國科協所屬全國學會會員會議系統”升級改造后接入學會管理服務平臺，統一為全國學會服務。平臺中，會員會議系統整合會員管理系統、會議管理系統，提供會員管理、換屆選舉、會議會務、專屬門戶網站、征文評審、在線評獎、調查問卷、用戶數據分析、郵件/短信通知、線上財務繳費等信息化便捷通道。系統面向中國科協所屬全國學會免費開放使用。平臺還整合了“學會‘智匯’產品服務包”，充分整合和優化各類社會資源，以提供專屬培訓資料、提供社會專屬服務等為重點，為學會賦能、提升能力。截至2021年底，已有103個全國學會正式使用會員會議系統，有28個全國學會正在試用中。

(二)主要功能

1.全生命周期會員管理

會員系統提供一體化會員管理解決方案，優化流程，提升全國學會管理效率。核心功能涵蓋組織、聯系、發展會員，為學會提供會員用戶畫像，精準服務學會會員，包括新老會員管理、會員繳費、入會申請、會籍復審、財務管理、身份查詢等功能(見圖1)。

圖1 會員系統解決方案

2.一站式會議服務

會議系統是專為學術會議活動主辦方或組織者提供的一站式SaaS②云平臺會務管理信息化解決方案。該系統以會員系統數據庫管理為基礎，融合會議網站搭建、短信郵件群發通知、會員身份驗證、論文投稿、專家在線審稿、稿件論文集處理、學術日程編制、會議邀請、參會報名注冊、門票銷售、在線支付、大會簽到、會議日程、論文管理、數據在線實時統計、數據分析、酒店預訂、在線調查等應用，通過電腦端、微信端及手機端實現三網合一便捷智能的會議服務(見圖2)。

圖2 會議系統解決方案

二、會員會議系統調查摸底情況

(一)調查方法

本文采用的調查方法主要有以下幾種：一是通過組織部分有代表性的全國學會(名單詳見文章結尾)工作人員進行現場座談搜集相關需求及數據并征求他們對系統升級方案的意見和建議；二是通過調取“學會管理服務平臺”后臺統計數據，主要是入庫會員人數、使用系統的學會數等；三是利用全國學會年檢報告、《中國科協統計年鑒》等資料中的學會會員數與現有平臺后臺統計數據進行對比，并分析數據差異產生的原因；四是通過對平臺用戶進行問卷調查以查找問題和不足，以期優化迭代系統功能。2021年7月開展的滿意度調查結果顯示，用戶對系統的滿意度為94.2%，其中非常滿意的比例為60.8%。

(二)系統數據分析

1.全國學會使用和會員入庫情況

截至2021年底，中國科協所屬210個全國學會在學會管理服務平臺會員管理系統中總計入庫會員186萬余人。其中，正式使用會員系統的學會有103個，共入庫會員140.6萬余人；正在試用會員系統的有28個學會，共入庫會員6萬余人。

2.系統數據來源分析

已入庫的186萬會員主要包括三類：①由老會員系統導入，經過數據清洗后保留的有效會員82.7萬人；②部分學會在使用新會員系統后，決定棄用老會員系統中的數據，通過直接與新系統對接，共接入會員84萬人；③通過會議系統、會議服務等各類運營推廣服務的導流和自然增長，新會員系統為學會新增會員20萬人。

3.會員數據分析

通過對系統后臺存儲數據進行分析，可以判斷有效會員數量為173萬余人，主要包括：正式使用會員系統的103個學會，會員140.6萬人；正在試用會員系統的28個學會，會員6萬人；目前未使用，但2019年以來曾經使用/試用過會員系統的26個學會，共導入會員27萬余人。

(三)存在的問題

通過對學會管理服務平臺會員會議系統的摸底調查，并對系統數據進行分析，結合全國學會對會員會議系統提出的功能需求，發現存在以下問題，需要進一步研究解決。

1.系統數據的全面性、準確性有待提高

《中國科協2020年度事業發展統計公報》數據顯示，2020年全國學會個人會員數量為557.9萬人[2]。與之相比，學會管理服務平臺會員系統在學會中的覆蓋面剛過半數，距離“全覆蓋”還有較大差距；入庫會員數量與中國科協統計數據差異巨大，需要從數據對接、數據核對、數據清洗等方面開展更多工作，實現學會會員信息真實、有效、可聯系。

2.系統的管理服務功能需要進一步完善

學會管理服務平臺會員系統需要幫助全國學會解決個人會員及單位會員的信息管理、會費管理、入會組織流程、自動通知反饋等問題，實現學會對會員的一站式管理。同時，滿足學會會員的線上發展、線上管理、線上繳費、財務管理、實時動態推送、發票信息管理等業務需求。以上各項功能需要進一步完善和優化。

3.系統的交流互動功能遠遠不能滿足會員需求

據調查反饋，學會管理服務平臺會員會議系統還需要持續完善管理體系，提高平臺使用頻率，提供更多會員服務，提升學會多場景業務效率；優化多端聯動使用體驗，支持平臺嵌入微信登錄，支持即時通信；開發個性化學會小程序，提供小程序運營維護；支持信息同步、多端編輯等功能，增加用戶實用功能模塊。

三、會員會議系統功能優化升級方案

(一)總體目標

全國學會會員會議系統升級建設應緊緊圍繞黨和政府聯系科技工作者橋梁和紐帶的主責主業，聚焦科技共同體以會員發展與服務為核心的業務特征，通過完善會員管理系統、優化會議管理系統、強化交流互動功能和知識庫建設，助力全國學會持續提升會員管理和服務水平。通過搭建有數據、有活力、有溫度的網上會員之家，探索信息化、動態化、便捷化的組織活動模式，推動中國特色現代科技社團管理服務體系建設。

一是突出按需服務，向學會提供其真正需要的服務。特別是做好科協與學會之間的信息交互，做好科協服務學會的“橋梁紐帶”。 不斷迭代提升“科協官方標準化統一信息服務”的深度和廣度，不斷集成優化相應的服務功能模塊。全力打造科協“最權威、最全面、最高效”的面向學會開展信息交互的官方通道。

二是堅持需求導向，構筑學會人才管理中心。面向科協、學會對會員會議系統的實際需求，圍繞會員管理服務的現實場景，建設流程簡潔、交流便捷、開放共享的一體化人才管理平臺。

三是強化數據應用，打造學會人才資源體系。持續推動會員系統和會議系統的人才資源擴容，運用信息技術、統計分析等手段為用戶提供高精度數據支撐服務，促進科協系統人才引領工作高質量發展。

四是突出人才服務，助力學會會員引流拉新。通過系統原有功能升級和新增功能開發，全面提升學會服務質量，營造良好的會員互動環境、促進會員成長，增強學會對人才的凝聚力和吸引力。

(二)會員系統優化升級規劃

會員管理要完善管理體系，提供更多會員服務，提高平臺使用頻率，提升學會多場景業務效率，逐步實現學會智慧信息化管理，高效服務學會會員。

一是優化系統功能，根據全國學會對會員管理訴求，進行會員審核流程、會員證號管理、會員類型設置等會員管理功能的優化，以及分支機構管理優化、會員信息標準庫優化。

二是支持多平臺使用，開發移動端H5版會員系統，與PC版核心功能、流程及內容同步聯動，支持信息同步、多端編輯等功能。

三是兼容多種會員入庫方式，提供第三方會員系統數據接口和Excel導入等多方式的數據對接服務，以多種形式和技術手段，實現會員數據“應聯盡聯”。

四是開發學會會員畫像功能，制定會員畫像的標準字段，可視化動態展示會員基本信息、學術成果、學術影響及智能關聯。建立領域內學者關系網，促進領域內合作交流，實現全國學會對會員數據的分析和跟蹤，為今后進行人才成長軌跡分析奠定基礎。

(三)會議系統優化升級規劃

學術會議是學術交流及探討的重要手段，為科技工作者提供科研成果交流、科研問題討論平臺，對促進科技創新及成果轉化具有重要意義。會議系統作為學會會議組織管理的重要工具，能夠有效解決會議資料信息紛繁復雜、多群體差異化參會、整理匯編等難題。會議系統需升級優化以下功能。

一是優化現有功能。優化電子簽到、會議管理、動態邀請函等功能模塊，提升會議流程中的報名、推廣、票務、支付、簽到、管理等環節的效率；優化論文征集、上傳、下載等論文管理功能；開發單位會員批量報名參會功能。

二是建設會議智能核銷體系。通過指定二維碼進行核銷管理，支持會員簽到、用餐、酒店入住等多場景智能核銷，同時支持不同權限設置和后臺一鍵核銷。

三是建成多場景、模塊化的會議應用系統。針對學會換屆、學術會議、培訓會議等會議特點推出不同解決方案，實現各類會議工作一站式高效管理，提高會議管理效率，提升用戶參會體驗。此外，探索第三方服務的接入與整合，不斷快速納入新的會議服務模塊，豐富使用場景。

(四)開發交流互動功能和知識庫

1.會員交流互動服務功能探索開發

深入推動學會管理服務平臺與科技工作者之家的對接，在“科技工作者之家”為各學會設立單獨頻道及學會部落，實時同步該學會的會議、新聞、動態等信息。會員可在科技工作者之家平臺登錄并找到學會組織，實現跨學會的互動交流；基于兩平臺全國學會會員的數據挖掘分析，針對各類學會會員的地域特點、興趣偏好、成長軌跡等特征進行跨學會會員的自動化推薦工作。

基于學會管理服務平臺會員管理核心系統，開發網上會員之家功能。在科技工作者之家報名、參加會議和在線交流的非學會會員用戶，也會同步到學會管理服務平臺。

2.對接和建設各類學會知識庫

一是對接科協系統內現有服務平臺，調研、收集中國科協各部門單位現有知識庫產品，整理入庫，賦能廣大學會會員。例如，對接學會服務中心的學會“智匯”產品服務包，將精心設計專屬課程、專題培訓、專家問答、實用手冊四項服務品牌提供給學會和會員。

二是建成知識庫管理功能模塊，各個學會可利用系統自建知識庫，實現學會知識庫有序化管理。同時，學會會員可參與知識庫的內容建設，實現“共建共享”，服務知識共享與交流，促進組織內的協作與溝通。

(五)加強會員會議系統線上+線下服務

針對已使用系統的103個全國學會，持續做好跟蹤服務，定期開展學會入庫會員數據分析，提供個性化專屬服務，不斷提升學會使用體驗，增強系統對用戶黏性。

一是提高系統運營品質。常態化開展用戶回訪，主動收集意見及建議，定期進行競品分析，吸納其他系統的優點，提升系統交互體驗，讓不同年齡、不同學科、不同領域的用戶都能流暢使用系統。

二是為全國學會提供專屬運維及多樣化技術服務。進一步協助學會進行會員數據梳理及錄入工作，分析解決會員信息在系統數據庫與年檢數據的差異，實現對會員數據的精細化管理。

三是加強系統使用培訓，在版本更新后，及時對全國學會開展有關新功能、配置、使用方法的培訓，保證用戶了解系統最新動態。

致謝

本文得到了許多全國學會領導及工作人員的大力支持，主要包括但不限于以下學會：中華醫學會、中國自動化學會、中國電子學會、中國農學會、中國公路學會、中國航空學會、中國汽車工程學會、中國復合材料學會、中國制冷學會、中國煤炭學會、中國反邪教協會、中國農學會、中國未來研究會、中國防癆協會、中國科學技術期刊編輯學會、中國國土經濟學會、中國科技新聞學會、中國睡眠研究會、中國兵工學會、中國老科學技術工作者協會等。在此對各學會的配合和幫助一并表示感謝！

注釋

①“四平臺一中心”，指學術資源服務平臺、科技工作者網上社交平臺、創新創業資源共享平臺、科協系統一體化學會服務平臺、學會學術數據中心。

②SaaS是Software-as-a-Service的縮寫名稱，意思為軟件即服務，即通過網絡提供軟件服務。廣義上講，一切不需要本地化部署的云服務產品都屬于SaaS產品，包括微信、微博等社交工具。本文主要意指通用型的To B類軟件產品，用來區分本地化部署傳統的To B軟件，即傳統軟件的互聯網化。