信息化背景下高校檔案管理建設工作研究

郭 震

（運城護理職業學院 山西 運城 044000）

0 引言

目前，隨著高校規模的不斷擴大，高校中無論學生人數還是教職工人數，都呈增長趨勢，需要更新的資料大幅度增加。同時，隨著社會的發展，高校教學所涉及的知識面越來越廣，教學資料不斷更新，數量越來越多，這些都提高了高校檔案管理的復雜性。信息化背景下，高校必須認識到現代信息技術的重要性，借助現代信息技術手段，以現代化管理模式來提高高校檔案信息的利用效率，為高校的進一步發展貢獻力量[1-2]。

1 高校檔案管理信息化的重要作用

1.1 有利于推動高校智慧校園建設

物聯網、互聯網技術的快速發展為智慧校園發展提供了技術基礎，能夠將高校教學、教研、管理、文化、生活等有機融合在一起，有效提高了高校的教學效率和質量，為社會培養出更多的優秀人才[3]。高校應嚴格遵守檔案管理相關規定，加快檔案管理信息化建設，對高校各種資料建立電子檔案，為查閱、利用高校檔案提供便利，以滿足高校智慧校園建設需求，推動高校智慧校園建設。

1.2 有利于高校共享環境建設

高校傳統檔案管理過程中，經常會存在資料傳遞不及時、不完整等問題，從而形成“信息孤島”現象，降低了高校檔案資料的使用效率。而高校檔案管理信息化建設，能夠通過其共享功能，打破空間和時間限制，使各校園、各院系之間的聯系更加緊密，不僅能夠解決信息傳遞緩慢難題，還能夠使信息的收集更加完整，實現了檔案信息與教務等信息的高效融合。

1.3 有利于高校檔案利用效率的提高

高校檔案的傳統管理方式，不僅儲存空間大，其紙質載體還容易受到環境的影響，極易發生檔案丟失、破損的現象。除此之外，紙質檔案在查詢、借閱等過程中所受到的限制較多，利用效率較低，無法發揮出其應有價值[4]。高校應做到紙質檔案與電子檔案同步共存，利用信息技術搜索引擎等功能，來實現高校檔案的快速查詢和借閱，一方面提高檔案管理人員的工作效率，另一方面提升檔案資料查找的精準度，提高檔案資料的使用價值。

1.4 有利于復合型檔案管理人員的培養

現代高校檔案管理不僅要求高校檔案管理人員具有較高的專業能力，還需要具備大數據、云計算等信息技術的應用能力，以便于對各項數據進行分析和處理。信息化時代下，高校檔案管理信息化程度明顯提高，高校檔案管理人員只有不斷提高其信息化技術能力，發揮創新潛能，將專業技能與信息化技術相融合，才能在其崗位上創造出更大的價值。由此來看，高校檔案管理信息化建設在一定程度上提高了檔案管理人員的信息化水平，使其向著復合型人才發展[5]。

2 高校檔案管理信息化建設的現狀

2.1 缺少對現代化信息技術的有效運用

高校檔案信息化建設主要利用互聯網、物聯網、大數據、云計算等現代信息技術，將高校各項信息進行有效整合，通過高校檔案資源、系統、網站等平臺建設，實現高校檔案的高效利用。目前，各高校都能夠按照相關規定要求，對高校資料進行收集和整理，并能利用掃描等技術，對檔案資料進行錄入，也實現了高校檔案的分類管理和搜索引擎查詢等功能。然而，在高校檔案查詢和深度利用方面，還存在著一定的欠缺，即對大數據挖掘等技術的應用還不熟練，對檔案數據的利用缺乏深度[6]。

2.2 高校檔案管理信息化體系還不完善

高校檔案管理信息化建設的開展過程中，無論是資料的收集、整理，還是信息的儲存、查詢，都需要合理、有序進行。而規范的管理體系是確保高校檔案管理信息化有序運行的重要保障。然而，從目前高校檔案管理信息化建設現狀來看，部分高校在檔案信息管理體系建設方面還不完善，教務系統、人事系統、檔案系統等的建設缺乏統一的標準，無法通過統一的數據平臺實現信息之間的共享[7]。

2.3 缺乏較為先進的高校檔案信息化基礎設施

高校檔案信息化建設，離不開先進的基礎設施作為支撐。而有些高校在基礎設施建設上認知不足，只是對現有檔案管理人員的信息化技能進行了培訓，既沒有引進先進系統和設備，也沒有招聘專業系統維護人員。在安全防護方面，還存在著漏洞，致使高校檔案管理系統安全系數低，存在著安全隱患，極易發生檔案數據丟失、遺漏等現象，也直接影響著高校檔案管理效率。

2.4 對高校檔案管理人員選配不夠重視

檔案管理工作具有較高的專業性，其崗位需要專業人員來勝任。而一些高校對檔案管理人員的選配還沒有提起足夠的重視，存在著兼職檔案管理人員的現象，即由高校教師兼任檔案管理人員。雖然高校教師在其本職工作上具有較高的專業素質，然而卻缺乏檔案管理所具備的條件，例如利用現代信息技術進行檔案編目、檔案統計等能力[8]。還有的高校雖然配有專職人員，但在專業技能上差異較大，阻礙了高校檔案管理信息化的建設步伐。

2.5 高校檔案管理信息化建設的安全性仍需提高

高校檔案涉及教師、學生的個人信息以及高校教研等信息，其信息量較大，因此，在高校檔案管理工作過程中，要重視檔案信息的保密性。尤其是信息化背景下，高校檔案資料的使用常常通過網絡的形式傳遞，增大了高校檔案管理的安全隱患。現階段，部分高校檔案信息化安全體系尚不完善，學生、教師檔案信息泄露、數據篡改的現象時有發生，不僅對高校檔案管理信息化建設帶來了不利影響，較多的詐騙事件還影響著學生和教師的正常生活。

2.6 高校檔案管理缺乏主動服務意識

目前，高校在檔案管理信息化建設方面已提起了應有的重視，但在檔案管理方面，還存在著一定的欠缺，大部分高校只是對檔案資料進行基本的收集、整理和保管，卻沒有對檔案資料的價值進行深入分析和編研，仍然處于被動服務階段，使得高校檔案資料的價值無法真正發揮出來。

3 高校檔案管理信息化建設的有效策略

3.1 善于利用現代信息技術手段

隨著時代的不斷發展，高校檔案資料數量越來越多，涉及教學、科研、學生管理等多個方面，其信息化建設較為復雜，需要做好長期奮斗的準備。高校要充分認識到這一點，在檔案管理信息化建設過程中積極運用現代化信息技術，例如智能化檔案數字加工系統，主動掌握檔案資源，將分散的數據集中起來。對此，高校應做好以下幾點準備，以保障高校檔案管理信息化的有效開展：（1）針對高校檔案管理系統與院校辦公自動化系統相互獨立現象，高校應積極采取有效措施，完成系統之間的高效融合，以高校檔案資料以完整、真實、原始的狀態呈現在人們面前，滿足人們的不同利用需求。（2）高校著錄管理較為復雜，高校應針對其數量多、資料雜等特點，充分利用智能著錄等技術，利用AI對文本、圖片、電子檔案等進行智能化識別，自動抽取相關信息進行著錄，不僅能提高工作效率，還能提升高校檔案著錄的準確性。（3）針對高校檔案人工錄入信息，為了確保其準確性和完整性，高校應積極利用人工智能技術，對錄入信息進行智能檢測，及時發現其中存在的問題[9]。

3.2 建立健全標準的高校檔案管理信息化體系

高校檔案管理體系建設是確保高校檔案管理工作開展規范性、科學性和有序性的重要手段。因此，高校應不斷完善檔案管理信息化體系，充分發揮標準化在高校檔案管理中的作用，提高高校檔案管理的現代化水平。（1）高校應充分認識到檔案管理信息化工作的動態性，以前瞻的眼光看待事物的發展，不斷完善高校檔案制度建設，優化管理流程，以制度的形式約束人們的行為，為高校檔案管理信息化創造優良的建設條件。（2）高校檔案管理對安全防護要求較高，不僅需要嚴格遵守保密制度，還需要采取最佳措施，對檔案資料施行多重保護。因此，建立完善的高校檔案管理信息化安全保障體系，是高校檔案管理信息化體系建設的組成部分之一。

3.3 積極引進先進的檔案管理信息化基礎設施

高校檔案管理信息化建設離不開軟硬件設施的使用，也離不開軟硬件的有機融合。高校應結合本院校檔案管理具體情況，積極引入現代化設備，例如計算機、掃描儀、圖像處理軟件、數字化加工管理系統等，并定期對其軟件系統進行升級，以確保高校檔案管理系統的便捷性、智能性和先進性[10]。除此之外，高校還應采取多元化安全防護措施，來提高高校檔案管理信息化的安全性，一方面可以通過引入安全防護系統的方式，例如人臉識別系統、指紋識別系統，來防止他人非法進入檔案管理系統當中；另一方面可以通過殺毒軟件、防火墻等方式，來預防黑客以及不良信息的侵入，避免檔案信息的竊取和丟失。

3.4 提高高校檔案管理人員的綜合素質

高校在配置檔案管理人員時，一定要考察其綜合素質，不僅要具備高專業水平、高道德素養，還要具備一定的現代信息技術應用能力和法律法規知識。首先，要選用復合型檔案管理人員，要求其能夠運用人工智能等技術，對高校檔案資料進行分類、編目、統計、鑒定等。其次，選用的檔案管理人員應具有較高的學習能力，能夠以動態的眼光看待事物，與時俱進，不斷更新自身知識體系和運用現代信息技術的能力。除此之外，高校還應重視現有檔案管理人員的培訓工作，通過專家講座、實際操作等方式，來改善高校檔案管理團隊能力參差不齊現狀，使高校檔案管理人才結構更加合理，服務水平更加高效。

3.5 建立完善的高校檔案信息化安全體系

信息化背景下，加強高校檔案資料管理的安全性不可忽視。首先，針對檔案管理信息化建設，應制定嚴格的檔案信息保密制度，并對高校檔案管理人員進行培訓，提升其保密和防范意識，要求其在工作過程中格遵守保密制度，一旦發現泄密者，將對其進行嚴懲。其次，積極引入現代化設備和管理系統，引入指紋識別、人臉識別等保護系統，用戶在使用檔案資料時只有通過識別系統才可進入，避免出現冒充行為。再次，安裝最新版本的殺毒軟件以及防火墻，一方面對不良信息進行攔截，另一方面防止黑客的入侵。最后，高校檔案管理人員要定期對電子系統及硬盤設備進行維護，及時了解設備狀態，解決其中所存在的問題，確保電子設備的安全性。

3.6 樹立高校檔案主動服務意識

高校檔案主動服務即根據用戶需求，利用現代信息技術，對高校檔案進行分類并編研，主動為用戶提供服務。高校檔案管理人員只有樹立主動服務意識，才能真正體現出高校檔案資料的利用價值。首先，為用戶提供全面的檢索工具，例如案卷目錄、分類目錄、專題等，為用戶查詢提供便利，滿足不同用戶需求。其次，利用大數據等技術，對用戶需求進行深度挖掘，利用分析結果對高校檔案資料進行高效管理，進而為不同用戶主動提供服務。

4 高校檔案信息化管理建設的未來發展趨勢

4.1 高校檔案管理更具特色化

信息化時代下，個性化需求加大，對高校檔案管理要求更具挑戰性。在未來的發展中，高校檔案管理將會更具時代特色，其信息化建設將會更加符合現代人們的需求。高校檔案管理信息化建設應突出本校特色，能夠針對不同用戶群體，確定不同的信息服務方向，為用戶提供更為準確、可靠的檔案信息，實現高效率的個性化服務。

4.2 高校檔案管理服務更具精細化

新時期下，高校檔案信息的重要性逐漸凸顯，對高校檔案的需求也呈現出了多元化趨勢。因此，在未來的發展中，高校檔案信息化管理服務將會更具精細化。首先，服務方式的多樣化。信息化時代下，服務渠道增多，服務方式更加多樣，除了用戶本人來檔案室進行查詢之外，還可以通過各種服務平臺來進行檔案的查詢和使用，不僅能夠方便用戶，還能夠提高高校檔案的使用效率，有效提升了高校檔案管理的服務水平。其次，服務水平的個性化。高校檔案管理部門應充分利用大數據、云計算等信息化技術手段，對檔案用戶進行分類，并對其具體使用情況、所遇到問題進行科學分析，從而為其制定更加個性化的服務方案。

4.3 高校檔案管理更具聯合性

信息化時代下，高校檔案管理共享程度增加，各高校之間的聯系更加緊密，彼此之間的交流更加便利。因此，在未來的發展過程中，各高校檔案部門之間的合作將會更加密切，聯合性更強，不僅有利于高校之間的取長補短，彌補自身不足，還更有利于提高高校檔案的利用率，使其發揮出最大效用。

4.4 高校檔案管理更具市場化

高校檔案信息化建設的主要目的是為用戶提供需求，提升檔案信息的利用價值。隨著高校的快速發展，高校檔案信息數據越來越豐富，內容也更加細致，對其的利用產生了較高的經濟價值和社會價值。基于此，信息化背景下，高校檔案管理將更具市場化，在企業中的應用也會越來越廣泛，一方面幫助企業了解高校學生各方面能力，以期獲得更多的優秀人才，另一方面便于高校學生了解各企業的經營情況，幫助學生就業。

5 結語

高校檔案管理信息化是時代發展的必然趨勢，對于促進高校的進一步發展有著重要的作用。高校要充分認識到檔案管理信息化的重要性，從人才、基礎設施、體系、技術方面出發，不斷提升高校檔案管理的信息化水平，利用檔案管理的數字化、信息化能力，提高高校檔案利用效果，加快智慧校園建設步伐。