大數據環境下高校檔案數據治理體系建設研究

■ 陳 青 陳龍基 林 林

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》圍繞“提升治理效能、優化資源建設、推進利用服務、加強安全保障、增強科技創新、健全人才建設、實現數字轉型”等方面，提出要全面推進檔案治理體系建設。大數據時代，高校檔案數據呈幾何級指數增長，高校檔案數據治理對于建立統一數據標準、實現數據規范管理和實現數據有效共享具有十分重要的意義。因此，高校檔案數據治理體系建設不僅有利于更好地開發檔案數據資源，提升檔案數據管理效率，提高檔案利用服務水平，也符合高校檔案工作的轉型和發展方向，契合大數據時代發展的要求。

一、高校檔案數據治理的重要性與必要性

檔案數據治理是指以檔案部門為主導、社會參與為協同，遵照一定的法規標準，利用現代化信息技術，對檔案數據生成、采集、管理、存儲、利用整個生命周期進行全程管理，挖掘檔案數據價值，滿足社會利用需求，實現檔案數據善治的活動和過程。[1]高校檔案數據治理體系建設是實現檔案數據深層次利用的重要保障，是建設智慧校園的重要組成部分，是提高高校檔案工作服務水平的重要內容。

1.高校檔案數據治理是推動高校管理體系發展的重要條件。高校檔案數據不斷朝著智慧化、服務化和數據化發展，數據治理強調對數據的深層次利用、碎片化服務，將檔案數據治理成果滲透到教學、科研、管理和服務的各個角落，對高校師生在教學、科研、管理等領域全方位的業務和行為數據進行有效分析和利用，從而提高高校管理體系智能化服務質量。同時，通過高校檔案數據治理和提升，可以將原來靜態、孤立、滯后的數據變為動態、交互、實時的數據，實現“數據多跑路，辦事少跑腿”的目的。

2.高校檔案數據治理是推進檔案治理現代化的客觀要求。高校檔案數據治理作為一種有主體意識的治理實踐活動，蘊含著基層實踐的價值選擇。新時代檔案事業發展為高校檔案數據治理指明了目標和方向，高校檔案數據治理則為推進新時代檔案事業提供力量支撐。檔案治理所要解決的是“檔案由誰治理、治理的對象是什么、治理的目標是什么”等一系列問題，高校檔案數據治理是開辟高校檔案事業新局面的具體實踐，可以進一步明確檔案數據治理的基本問題，確定由高校檔案部門治理，[2]以高校各個業務系統產生的檔案數據為治理對象，以提供優質服務最終實現數據共享為目標。

3.高校檔案數據治理是適應大數據發展的必然要求。信息化是新時代檔案事業發展的必經之路，制度化是新時代檔案事業的頂層設計，新時代檔案事業發展需要的是不斷調整的現代化治理體系。檔案數據治理體系建設，是國家推進大數據戰略和檔案治理現代化的重要內容，要求高校檔案數據治理要有科學完整的工作程序，按照規定的程序履行數據治理職能，充分調動學校各個業務數據部門的積極性，充分發揮高校檔案數據的共享功能，共同推進大數據時代高校檔案數據治理的科學發展。

二、高校檔案數據治理存在的問題

在大數據發展的背景下，高校檔案數據治理朝著深層次利用、碎片化服務趨勢發展，然而在高校檔案管理實踐中還存在一些不足和問題。

1.檔案數據質量偏差。與檔案管理的對象不同，高校檔案數據治理的對象是高校檔案數據，不僅局限于數字檔案，還包括學校其他部門產生的電子文件、數據和元數據等具有檔案性質的數據記錄。高校檔案數據質量反映的是高校檔案數據在高校中所要具備的一系列屬性特征，包括精確性、標準性、完整性等。[3]第一，高校業務系統一般采用單體架構系統，由于開發語言和系統架構方式不同，檔案數據保存在各自產生的業務系統，還有部分數據保存在個人電腦或賬號中，不同架構系統之間難以數據互通，從而造成數據收集困難，影響數據的完整性。第二，高校不同架構的業務系統有不同的數據標準，產生的數據會有不同的格式和字段，出現數據缺失、數據重復、數據格式不正確等問題，對檔案高校數據的一致性產生影響。第三，高校檔案部門對收集的數據集中管控能力弱，無法保證數據在生成端的收集效果，并且還有很多高校使用的是手工著錄編碼方式，容易對數據的規范性產生影響。第四，高校檔案部門進行數據收集的過程中，檔案數據流轉泄漏風險高，檔案數據傳輸過程簡單，高校檔案館使用的數據庫和文件傳輸工具保密措施相對簡單，容易造成檔案數據泄漏、丟失和篡改等風險。

2.數據治理主體單一。高校檔案數據治理的主體一般是高校的檔案部門，但是目前高校檔案數據治理還沒有形成獨立完整的治理主體結構，還存在著權責不明和數據“大雜燴”現象。大部分高校的檔案部門包攬了幾乎所有檔案數據治理工作，高校其他部門和個人對檔案數據治理的參與度不高。高校業務部門將產生的初始數據不進行任何規范化處理直接傳輸至檔案部門，給檔案部門后續的數據治理工作帶來沉重壓力。并且，高校檔案數據處理是一項與大數據技術密切相關的工作，缺乏技術支持，高校檔案部門處理和存儲檔案數據的技術能力還較為薄弱。高校業務部門既是數據的生產者，也是數據的服務對象，檔案部門作為單一治理主體，勢必造成檔案數據治理工作缺乏著力點，業務支撐能力不足，無法了解服務對象數據需求，師生使用數據難等問題。治理主體的多元化和治理過程的互動性更加契合新時代檔案事業發展要求，單一的治理主體與強調多元開放的檔案治理現代化進程相悖。

3.治理人員綜合素質有待提升。高素質的檔案數據治理工作人員是推進高校檔案數據治理體系建設的保障，現階段的高校檔案部門的數據治理人員綜合素質還有待提高。第一，高校進行檔案數據治理工作人員結構不合理，很多高校的檔案數據治理人員年齡結構呈現“老齡化”現象，缺乏對檔案數據治理過程的探索和創新。同時，高校檔案數據治理工作人員也存在知識結構單一問題，缺少兼具大數據知識和檔案知識的復合型人才，對檔案數據處理不及時。第二，受傳統的檔案工作思想影響，一些檔案工作人員對檔案數據治理認識不到位，缺乏數據治理的邏輯思維和行為方式[4]，對檔案數據監控不嚴格，容易出現數據丟失、數據堆積等現象。第三，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出要加大檔案工作人員培訓力度，拓寬人才培養渠道。目前高校檔案部門對檔案工作人員的后期培訓工作不夠完善，導致檔案數據治理人員的知識結構與大數據發展脫節，造成檔案數據治理在手段和工具上處于落后狀態。

4.治理體系和制度還不完善。數據治理是一個長期且不斷完善的過程，高校檔案數據的治理，很大程度依賴于良好的治理體系和制度，作為高校檔案數據治理支撐和落實的保障，目前各類與數據治理相關的體系、程序和制度還不夠完善。例如，在檔案數據治理組織架構上，缺乏完整的組織體系、組織層次不明晰，檔案部門在數據治理上無法發揮出治理主體的統籌規劃作用，各個業務系統之間存在數據壁壘，業務部門對所屬檔案數據權責不清等問題；在高校檔案數據治理程序上，對數據進行收集、整理、保存、維護和利用的過程中缺少任務目標和督辦流程，使得數據在整個過程中缺乏合理的治理實施程序，容易造成數據治理的過程雜亂無章；在檔案數據治理制度上，對檔案數據治理缺乏整體的規劃，缺乏對數據治理主體的考核機制，高校各個業務部門對數據治理積極性不高。另外，高校應對數據治理過程中突發情況的管理預案不夠完善，容易造成數據安全問題響應處理速度較為滯后。

三、加強高校檔案數據治理體系建設的對策

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出要從治理制度、治理機制、治理方式和監管模式等方面著手全面推進檔案治理體系建設，提升檔案治理效能。隨著大數據時代的發展，高校亟需建立一個完善的檔案數據治理體系。高校檔案數據治理體系是一個系統性工程，也是一個高校檔案工作適應大數據發展的工程，不僅需要檔案部門參與，還需要更多業務部門參與構建。

1.建立數據質量管理體系。為了完善檔案數據治理流程，需要將檔案數據治理理念融入數據管理前端，實現檔案數據質量治理。一是設立統一數據質量標準。檔案部門結合各業務部門的系統架構和實際業務需求，分別從數據生成、數據收集、數據處理、數據存儲和數據開發利用等階段設立數據質量標準、監控標準等，包含：數據格式、存儲格式、數據質量、元數據格式等標準，實現治理前預防，便于治理中控制和治理后分析，最大程度提高檔案數據質量。二是數據清洗轉換。在數據采集過程中，采用先進的數據集成平臺實現各類型數據的采集，將采集的數據進行初步處理形成“數據湖”，然后進行一系列的數據清洗流程，對數據進行初步篩選，將符合要求的數據儲存在數據倉庫，對與標準不符的數據返回來源修正，并加強數據的后期監測，做好數據管理。三是采用增量方式的實時備份方式。需要自頂向下梳理數據資源目錄，設計各類基礎信息表，進行數據資源梳理，并建立數據UC矩陣表示數據分析結果，實現數據的完備性和一致性檢驗。通過數據監控機制，對檔案數據庫中的數據目錄和數據實時監控，當數據庫中出現新增的檔案數據時，這種數據監控機制會發生響應，并通過Rsync算法精準識別出檔案數據庫中新增的檔案數據，從而達到增量備份檔案數據的目的。

2.建立多元治理主體管理體系。檔案數據治理主體是治理內容的實施者和操控者，是在治理過程中發揮主觀能動性的重要治理要素。與檔案管理相比，檔案治理強調的是治理主體的多元化，即改變傳統的高校檔案部門治理職能“一元化”，鼓勵多元化治理，動員多組織和個人共同參與治理，打造一個共建共享共治的治理新局面。一是建立檔案數據治理組織架構。由高校檔案部門和信息管理部門聯合牽頭其他高校業務部門共同合作，成立檔案數據治理領導小組，進行檔案數據治理總體規劃，并將各部門的相關人員納入數據治理工作。[5]在此基礎上構建以高校檔案部門為中心的多元治理主體結構，包括高校檔案部門、高校各業務部門、高校信息管理部門和各個院系。[6]二是明確各治理主體的職能。檔案數據治理小組進行統籌規劃，并負責檔案數據管理工作，實現檔案數據治理工作平穩運行。信息部門與檔案部門共同構成檔案數據治理體系的安全治理主體，信息管理部門主要負責數據質量控制和維護、數據備份與保存、網絡設施維護等工作；其他業務部門主要擔當協助作用，做好檔案數據治理成果應用工作。高校檔案部門還應與其他高校檔案部門建立合作關系，實現檔案數據共享與開放利用。

3.建立高素質復合型人才培養體系。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出要加快推進檔案人才培養，提升檔案智力支撐力，檔案數據治理能力決定著數據治理水平，高素質人才是建設高校檔案數據治理體系的重要因素。一是建立合理的人才管理制度。統籌規劃高校現有的檔案工作人員，針對不同類別和知識結構的人才對檔案數據治理崗位和人員合理、科學、有效的配置。引進和培育專業化的檔案數據治理人才隊伍時，根據崗位性質選擇高校內具有專業知識人員組成崗位確定委員會，并且人才引進時更加注重具有計算機知識的人才。二是加大高校檔案人員的教育培訓力度。提升檔案數據治理人員的檔案知識深度、拓展涉及高校各業務部門的知識廣度，定期組織相關人員進行數據存儲、數據分析、數據應用等技術培訓，做到檔案數據治理人員適應大數據信息技術發展的需要，同時提升綜合管理數據的能力，為高校檔案數據治理提供技術保障。三是提升治理人員的綜合素質。檔案數據治理人員是高校檔案數據治理工作的重要參與者，要加強對數據治理人員的業務能力培養，增強他們對檔案數據治理的認同感。從檔案數據質量管理到數據治理共建共享等方面，要加強對云計算、大數據等專業技術人員的引進和培養，建設一支既有堅定專業思想、又有計算機、大數據等領域有一技之長的復合型、多學科背景的人才隊伍。

4.完善數據治理的制度體系。數據治理體制機制是實現檔案數據治理的支撐和保障，高校應重視檔案數據治理工作，根據國家相關政策制度和發展目標，制定符合本校情況的檔案數據治理制度體系，使高校檔案數據治理工作有制度能遵循。一是建立數據考核制度。強化數據治理保障，建立檔案數據考核體系，通過數據管理平臺自動生成高校各業務部門數據貢獻量化指標，并把各部門數據治理工作列入年終考核，營造良好的高校檔案數據治理氛圍。二是建立安全管理制度。通過高校信息部門的技術力量，加強數據倉庫和業務系統的安全防護，將信息統一認證門戶引入高校信息安全治理，通過學校信息中心管理和維護平臺，做好高校檔案數據治理的安全維護。針對各類突發狀況建立應急處理制度，如建立自然災害防護制度、災后重建辦法、數據安全管理辦法等。三是建立檔案數據安全監控制度。加強高校檔案數據治理整個流程的監控，做到對師生開放利用的檔案數據進行加密和脫敏，規避隱私泄露；對檔案數據傳輸和存儲系統進行審計檢查，規避數據丟失風險；對檔案數據安全狀態進行綜合評估，減小檔案管理人員的泄露風險。

5.構建檔案數據開放利用體系。數據治理立足于共建共治共享理念，將高校檔案數據治理延伸至服務治理，主要表現為打破“數據孤島”，實現檔案數據的共享和開放利用，搭建統一數據開放平臺，方便第三方和學校師生利用數據，進而推動智慧校園建設。首先，完善高校檔案數據開放利用制度，治理主體協同制定高校檔案數據開放利用規章制度，確保檔案數據服務治理既有制度體系支撐又有規章制度的程序指引，破除檔案數據服務的制度障礙，保障師生對開放高校檔案數據的利用權力，提升高校檔案數據的社會價值；其次，利用數據關聯和云計算等技術將分散的檔案數據進行重組和聚類，并在此基礎上建立高校檔案數據庫，構建檔案數據服務平臺提供一站式查詢、利用服務；最后，提升高校檔案數據開放利用效果，促進檔案數據資源的深度開發，構建精準、安全、開放的高校檔案數據服務體系，推動檔案數據服務的智能化、智慧化、精細化，主動分析和預測各部門的檔案數據利用需求并建立利用反饋機制，充分發揮高校檔案數據價值，推進高校大數據建設。

高校檔案數據治理體系建設與大數據發展密切相關，面對高校檔案數據多源異構的特性和檔案工作發展的需求，高校應該進一步提高檔案數據治理水平，提升檔案數據治理效果，加強檔案部門與治理主體的協同合作、協同治理，最大程度發揮各自優勢，提高高校檔案數據治理工作的科學性、規范性和專業性，更好地推動高校檔案管理高質量發展。

〔本文為中國高等教育學會檔案工作分會重點科研項目《大數據環境下高校檔案數據治理與備份存儲技術研究》（項目編號：ZGD-ZD2020-10）研究成果之一。〕