火電建設項目基建檔案管理工作重點芻議

■ 張曉春

基建檔案是整個火電建設項目工程實體質量的縮影，真實反映工程項目過程管理和工程實體質量。由于基建檔案貫穿整個建設期，周期長、階段多、流程復雜，參建方眾多，涉及勘測、設計、監理、監造、施工、安裝、設備供應、物資代保管、調試等單位，給開展管理工作帶來較大困難。筆者結合多年工作實踐，對做好火電建設項目基建檔案工作管理工作的重點進行探討分析。

一、重視檔案，提高歸檔意識

項目基建檔案工作需要所有參建單位人員的參與，一個建設項目檔案工作做得好，首先是領導重視檔案，從而帶動各部門、各參建單位樹立做好檔案工作的責任意識和大局意識。其次是要真正實行檔案管理責任制與項目建設同步管理。項目檔案管理不僅是資料員、檔案員簡單的收集、整理，而是所有參建者與檔案員共同參與到工程建設檔案的全過程。檔案員需要充分了解建設活動并實時掌握工程進展，在各參建單位的密切配合下，才能共同做好基建項目檔案管理工作。

二、夯實管理重制度

1.建立完善項目基建檔案管理規章制度。為保證檔案的完整、規范、準確，在基建項目初期，建立健全完善的檔案管理制度是做好項目檔案管理的有力保障。建設項目檔案管理的主要制度包含：歸檔范圍、分類標準、保管期限、領導責任制、崗位責任制、技術（圖紙）資料管理制度、竣工文件編制要求、檔案移交辦法以及檔案借查閱制度等等。應以國家能源局發布實施的《火電建設項目檔案整理規范》(DL/T241-2018)為依據,同時結合本集團公司的相關制度，根據項目實際細化編制下發項目檔案管理的制度辦法，如：《基建檔案管理辦法》《竣工文件組卷辦法》《項目檔案整理實施細則》《項目檔案突發事件應急處理預案》《竣工檔案移交獎懲辦法》等。實踐證明，堅持以落實制度為抓手，努力做到有據可依，方可從源頭提升檔案管理水平。

2.建立健全項目基建檔案管理體系。建設單位對項目檔案工作負總責，實行統一管理、統一制度、統一標準。建立由建設、設計、施工、監理、調試等多方參建單位專兼職檔案人員組成的檔案管理網絡，明確基建檔案工作的分管領導、主要負責人，用標準指導工作，規范管理。在用人方面，聘用踏實肯干、責任心強、務實進取的人員作為資料收集的第一人。在技能方面，定期組織檔案人員參加檔案技能培訓，提高檔案人員業務水平和自身素養。在硬件方面，配備滿足基建檔案工作需要的設施設備，如辦公電腦、一體化工程打印機、掃描儀、裝訂機、消防器材等，以保障基建檔案工作的正常開展。

三、具體實施抓細節

1.事前控制，贏得先機。項目參建單位要形成“提前介入、對口管理、跟蹤督導、同步驗收”的一整套行之有效的管理模式。其中“提前介入”體現在兩個方面：

人員資質方面。一是開工前，對參建單位進行項目文件管理和歸檔交底，通過召開檔案專題會議明確檔案管理要求，參會人員范圍要涵蓋參建單位項目負責人、專業負責人、資料員，資料員應持證上崗，具備必要的檔案專業知識；各參會人員須在會議紀要上簽字。二是明確資料員變更要及時向監理與業主報審，以保證資料員在崗的連續性。從人員資質入手控制項目文件材料收集，既可使形成文件符合歸檔要求，亦可盡量避免因人員流動較大造成資料收集不及時或文件資料不齊全完整問題。

1.資金控制方面。將項目檔案工作納入招投標、合同管理，贏得主動權。包含參與合同審查簽訂和參與支付控制。參與合同審查簽訂，就是在可行性研究報告經主管部門審查核準同意，并進行主機招標準備工作及草簽合同的環節時，檔案部門要派專人參與合同審查，一是審查合同中是否明確各參建單位項目檔案的編制質量、移交時間、套數、歸檔及違約責任。二是審查合同中增設資料專項條款是否明確詳細，如檔案的移交時間，各參建單位竣工檔案應在項目實體竣工后三個月內整理歸檔完畢移交建設單位，尾工形成的檔案應在尾工完工后及時歸檔移交。檔案的移交份數：施工單位編制的竣工文字材料（紙質）一式兩套（其中一套必須是原件）、電子版三套（竣工文件掃描后刻錄成光盤），施工照片一套。其中設計單位編制的竣工圖移交份數應按合同約定提供，同時提供電子版三份。

參與支付控制。充分發揮合同的法律效力，在進度款支付及質保期支付審批流程中，特別設置檔案審批簽字關口，督促參建單位按照規范做好竣工檔案驗收工作，激勵參建單位對檔案工作的重視。

2.過程控制，落實責任

2.1嚴格管控設備開箱。在大型火電建設項目中，設備開箱數量可觀，對于重要的的設備、儀器，檔案人員要嚴格管控設備開箱。要根據現場實際情況，采用委托物資代保管進行現場開箱確認制，供貨商、計劃采購、工程專業、物資代保管四方進行確認驗收，物資代保管做好文件接收登記。后期檔案人員再根據物資代保管提供的設備開箱資料記錄表進行驗收。

2.2重要節點全程參與。建設單位檔案部門要全程參與到整個工程建設的重要節點及檢查驗收、工作交底等工作環節，指導業務人員根據工程建設流程，主動收集和形成歸檔材料文件，保證所形成的文件材料質量和數量符合歸檔標準。

2.3具體問題具體指導。要從文件的齊全完整系統、準確、有效上加強檢查指導。大的方面，一看管理材料，檢查建設單位及項目各參建單位涵蓋安全、質量、進度、資金四個方面文件材料是否齊全完整。二看階段材料，檢查從可研、設計、施工、調試、竣工、驗收、試運行、并網投產、生產運營整個項目實施過程的文件材料是否齊全完整。就文件材料而言，檢查同一專業、問題或階段的文件材料是否收集齊全，內容是否完整，單份文件是否缺張少頁，數據、意見填寫是否齊全。如大宗材料鋼筋、商用混凝土要有與之對應的報審單、委托單、見證取樣單、質量證明文件、復試報告。準確性要求文件內容符合規范，文件之間構成有機聯系，邏輯正確，日期前后一致。關于有效性的要求，一是文件內容要有效。即收集的文件為原件，因故無法提供原件的，要在復印件上加蓋紅色公章。二是文件形成程序要有效。文件的時間順序符合項目建設流程，報審、調試、驗收程序合規。

3.事后控制，嚴格驗收

所有參建單位的竣工文件要按合同約定的要求向建設單位移交，正式移交后辦理竣工結算手續。竣工文件正式移交時，移交單位、監理單位、建設單位應在《火電建設項目檔案交接簽證表》上簽字并蓋章，建設單位檔案管理人員應負責對正式移交的竣工文件進行歸檔以及單位工程和設備質保期到期審核驗收管理。

結語

火電建設項目基建檔案管理本身就是一個系統工程，只有抓住工作重點，才能確保項目檔案的齊全、完整、準確，為項目順利通過竣工驗收、達標投產提供堅實的基礎。