公司合同管理中法律風險注意要點及防范措施

王 琳

河北鴻翔律師事務所，河北 唐山 063000

合同是公司在市場經濟活動中參與的重要形式與內容，公司的大量業務與經濟往來實現都是通過合同的形式呈現的，合同管理工作影響著公司經營發展。加強合同管理，對雙方責任義務進行明確，有利于法律風險的規避，使經營風險降低、公司管理更加規范，推動著公司綜合競爭力的提升。

一、公司合同法律風險概述

當前公司合同管理工作中還存在不少問題，例如合同文本不規范、簽約率低、履約率差等，不合理的合同管理加大了公司面臨的風險。合同制定未經過嚴格審核，其中存在不少風險隱患，以及具體執行中控制不到位、執行事后分析不合理等。在執行合同過程中，即便盡可能做好控制，也會引發各種類型問題。

公司合同管理涉及內容較多，主要圍繞產、供和銷三個環節。合同法律風險就是在合同訂立、執行、生效、轉讓、變更和違約責任、合同管理中其中一方當事人或雙方存在利益受損可能。風險主要體現在以下四方面：一是合同簽約主體，合同承辦部門未將對方主體資格和資信等材料完善保存。二是合同審核程序，一些合同是在法律審查流程結束前完成簽署的，即存在倒簽現象。三是合同內容不全面，例如存在空白條款、合同要素欠缺等。四是合同檔案管理問題，例如檔案管理要求不嚴格、資料不全、無法查找合同原件等［1］。

二、合同管理中存在的法律風險要點

（一）不同類型合同中法律風險

公司商業經濟活動涉及面廣，因此簽訂合同類型也比較多，不同類型合同其存在的法律風險也不同。

1.物資采購。當前物資采購合同常見問題為內容不合理、不明確和不全面，例如未具體、明確闡述物資設備的商標、型號和等級等，未詳細全面寫明雙方名稱、信息和證件信息等，或者未具體說明相關價款和酬金，對物資設備的產量、質量問題劃分和介紹不明確，導致違約問題發生后無法明確具體責任。

2.分包合同。分包合同管理中也存在不少法律風險，首先是分包合同的簽訂，一些工程中存在不簽訂分包合同情況，或者其簽訂的合同法律效力不足。其次是分包與轉包流程與法律規定不符，存在隨意的分包行為，分包單位資質欠缺等。最后是驗收計價、驗算過程中缺乏規范流程，導致施工中責任不明確、工程款拖欠、工資拖欠等，存在相關法律風險［2］。

3.擔保合同。公司合同中的擔保合同在法律問題產生后，會涉及較大的金額，因此需加強對其管理的重視，避免影響到項目進行。常見問題就是擔保合同自身法律效力不足、項目部隨意對外擔保、雙方責任未予明確等。

4.勞動合同。合同管理中，勞動合同法律風險主要是與作業人員間的問題，例如企業短期內未簽訂雇傭協議、協議條款不規范和不合理、責任義務劃分不明確、未詳細解釋說明每一項條款、內容與我國勞動法規定不符等。

（二）不同合同執行階段法律風險

通常可以將合同管理分為合同簽訂、合同執行和合同終止三個階段，在不同階段均存在一定法律風險，會影響到項目實施。

1.合同簽訂階段。在該階段的問題主要就是前期準備不足導致招標中未充分了解對方資信、資質、履約能力等，同時存在審核不到位的情況。并且合同中相關條款不規范、內容不全面，例如未明確劃分雙方權利、責任和義務，基本條款內容法律效力不足，或者不符合我國相關法律內容，從而導致合同不具備相關法律效力。以及合同的簽訂公平性、公正性不足，暗箱操作、漏標等不良現象經常出現。

2.合同履行階段。此階段合同履行需要雙方共同落實執行合同內容，主要存在問題就是業主違約施工方反應不及時利益受損、施工單位自身原因未落實到位合同約定責任、相關合同文件保管不仔細出現缺漏、不經債務人同意進行債務第三方轉讓等。

3.合同終止階段。當前不少企業認為合同管理中，只有簽訂和履行階段存在法律風險，而疏于防范合同終止階段管理。而此階段往往由于企業未妥善進行檔案和合同資料管理，而導致其中相關約定義務未得到徹底執行，進而引發法律風險問題。

三、加強公司合同管理工作重要性與緊迫性

合同管理主要作用就是加強法律風險防范、減少和避免糾紛等，在企業商業經濟活動中是不可或缺的。

（一）加強合同管理利于規范企業內部管理

合同管理是企業內部管理規范的需要，任何工作都需按照一定規章制度執行，在有效約束下實現規范運行。合同管理作為企業經濟活動中的重要部分，與企業穩定發展有著很大關系，對此需規范引導合同管理工作、明確簽訂程序、理順部門和人員權責等，保證責任落實、事事有專管之人。

（二）加強合同管理可有效防范經濟運行風險

合同是公司對外經濟較為重要的載體，也是雙方行使權利與履行義務的憑證。實際合同管理中，存在簽訂程序不規范、主體資質不足、合同審查不到位和內容不明確的問題，往往會影響到企業發展，產生嚴重法律隱患，必須加強合同規范管理，規范按照程序簽訂合同、明確權責等，確保經濟活動安全進行。

（三）加強合同管理利于契約意識的樹立

依法簽訂合同可以在法律層面約束當事人，要求雙方按照約定內容履行義務，不可擅自變更、解除合同。強化合同管理下，以程序管理使相關人員樹立起強烈的責任、契約和誠信意識，意識到合同的約束力，能夠認真仔細簽訂、審查合同，切實履行自身合同義務。

（四）加強合同管理對廉政建設有意義

企業經濟活動中腐敗的產生，很大原因是未能夠有效監督當事人權力，在金錢等誘惑下產生腐敗行為，合同涉及資金支付和經濟往來更容易成為腐敗窗口。應進一步加強合同管理，以科學的制度設計創新廉政風險控制模式，用制度保障經濟安全和干部廉潔［3］。

四、我國企業合同管理中存在的不足與缺陷

（一）法制觀念與風險意識差

一些企業在進行合同簽訂時，未充分調查對方資信，對其法人營業執照、法人授權委托書等未嚴格審查。甚至一些企業未建立起完善、有效的合同管理制度，甚至將一些原件、復印件等重要文件丟失，在出現法律糾紛后無有效證據主張自身權利，導致合法權利被損害。此外，未明確銷售人員相關授權也容易引發糾紛，一些企業銷售人員授權制度不明確、存在超出權利范圍對外簽訂合同、一般員工未授權簽訂對外合同等。在司法實務中，明確規定了證據認定規則與民事責任歸屬，但對于未經授權人簽訂的合同所致結果，往往企業會受到不利影響［4］。

（二）未爭取合同起草權

一般情況下，起草合同方更易掌握主動權，主要就是可根據雙方協商內容，對合同中寫入的每一條條款認真考慮，斟酌利于自己的用詞，對自身利益考慮更多。

（三）合同簽訂履行監控制度缺失

合同履行是執行合同中規定的義務，履行監控即建立相關合同執行的調整和控制制度以保證合同正當履行。為保證合同履行到位，公司運轉正常，一些中小企業也建立起了相關法律顧問制度、合同管理機構，但各職能部門協調和監控深入程度不同，導致不到位管理下好的制度作用有限。需完善合同臺賬和檔案制度等，規范化合同管理和簽約履約行為，有效防堵漏洞。

（四）合同簽訂行為不規范

一些企業在經濟交往中雖比較注意合同簽訂，但存在合同簽訂行為不規范的情況，例如文本格式不規范，導致合同約定不明確、條款不完善、權責利表述不明、意思模糊等，容易陷入欺詐圈套引發糾紛。格式合同是在對大量實踐經驗總結的基礎上形成的，可以較為平衡、均勻地約定雙方權責，因此選擇規范格式合同對于保障合同順利履行有積極作用。而在合同簽訂時，雙方需明確目標指向物，避免模糊不清。如果合同條款事項未細致調查說明，簽訂的合同不明確于我方不利，則當事人合法權益在既判法律文書制約下會受到合法的“不法”侵害。因此，在經濟實踐活動中，需明確合同中雙方權責、規范簽訂行為，降低自身風險。

（五）未明確合同糾紛解決方式和訴訟管轄地

在合同中需約定發生糾紛情況下，雙方如果協商不成，需以訴訟方式解決。選擇仲裁方式情況下，要求合同中最好事前選擇好仲裁機構，如果無具體仲裁機構名稱，糾紛發生后只能協商簽訂補充協議，若協商不成會導致合同仲裁條款和原仲裁協議無效。選擇訴訟方式解決糾紛，盡量選擇自身所在地法院，對方不同意可改為雙方所在地法院，盡量避免選擇對方所在地法院，否則容易影響到將來的訴訟。

（六）忽略合同動態管理

在簽訂合同前，即便審查了對方資信與履約能力，但主要是依據其注冊資本和以往履約能力、生產規模等。而實際上合同履行過程包含了簽訂、交貨、驗收和結算等多環節，是動態過程。當事人過去的履約能力和資信并非絕對的，需加強動態管理，保障企業合法權益。

五、公司合同管理中法律風險防范措施

（一）加強制度建設，明確職責

1.制度建設方面，應堅持從合法經營出發，在合同管理中將制度建設放在首要位置，對照《民法典》等相關法律法規，結合企業發展制定具體的合同管理辦法和招標管理規定等制度，詳細規定合同簽訂、內容審核、合同實施、變更解除和付款管理、責任獎懲等內容。

2.明確責任。合同管理中涉及環節多，職責比較分散，對此需設立專門的法律事務部門負責處理協調合同工作，按照其實施過程詳細規定各環節權責。首先要規范招議標金額，根據項目涉及金額采取相應的招標方案，并邀請監督部門現場監督。其次要規范審查程序，一般由項目主管負責，協調法律事務部門、審計、財務和基建等部門把關合同周密性和合理性等，全面嚴謹地審核合同。

3.規范環節運作。企業可引入內控管理思路，根據不相容權限分立原則由不同領導和部門分擔項目調研、招議標評價程度、合同起草、合同履行等環節責任，使管理環境更加合理有序，保障了其管理規范化。

（二）強化過程管理，做好環節控制

1.要加強對合同相對方的把關和審核。簽訂合同前需深入調查了解對方資質等級、資信情況等，要確保其具備合同履行能力。2.規范合同內容。合同要采用書面形式不可口頭約定，國家對標準合同文本有詳細規定的，需采用標準文本，沒有的情況下應遵照法規規定設置合同格式。要保證合同內容完整、齊全、條理清晰、意義明確、無缺漏等。3.嚴格審查合同。這是加強法律風險防范的關鍵，各部門需根據自身分工認真履行職責，由法務人才負責審查，發現問題及時提出修改意見，并督促合同執行部門加以完善。4.規范簽訂程序。合同需經管理、財務和紀檢部門審查，以及專業合同管理人員評審，總結提出的經驗進行完善。經公開招標、邀請招標或上級部門批準簽訂的合同，合同分類管理部門需遵照上述規定、獲批準后再根據本企業規定簽訂。5.強化簽訂權限管理。對合同簽訂權限要明確，由本企業法定代表人、書面委托代理人奠定，代理人簽訂要持有法定授權委托書。企業不具備獨立法人資格，未經法定代表人授權其內設機構和職能部門不可以單位名義進行對外合同的簽訂。6.要規范合同變更與解除，在簽訂好合同后是不可隨意變更解除的，確實需要變更、解除，合同執行部門需提出書面意見由本單位審查，經審查同意和領導批準，并與對方協商好，之后依法辦理相關手續［5］。

（三）獎懲并用，提升管理素質

要實現高效的合同管理，需要有效落實制度，同時提升管理隊伍素質。企業需打造業務技術精、法律意識強的管理團隊，能夠有效防控法律風險、維護企業利益。首先，企業應加大培訓教育力度，以多渠道、分層次模式培養專業合同管理隊伍，具體可邀請專家進行專業法律培訓，以及選擇優秀合同管理員外出學習，及時補充先進知識。企業內部自辦交流學習，探討合同管理中漏洞、總結經驗等。其次，要強化隊伍建設，形成合理競爭機制，積極選擇高質量合同管理人才，做好考核與獎懲，由法律事務部門負責合同管理考核，獎勵優秀人員，處罰管理不善人員，調動團隊積極性、增強其責任感。

（四）推動實施動態化管理機制

合同管理中要實施有力監督確保合同順利實施，定期或不定期抽查項目進度以及是否落實合同內容，不斷改進監管機制，完善管理措施督促雙方履行義務與責任。同時構建糾紛應急處理機制，及時分析糾紛原因、損失和影響，采取合理措施解決，以降低其不良影響。

六、結束語

公司合同管理中需抓住法律風險要點，形成完善的合同管理機制和動態監管機制，以確保能夠加強合同履行監管，規范合同簽訂、執行、終止等各環節管理，最終提高合同管理質量，有效規避法律風險，保證項目順利實施、維護企業權益。