信息化時代下圖書檔案管理工作創新研究

張 璽

（山東建筑大學，山東 濟南 250001）

隨著社會的不斷進步和發展，對圖書館的檔案日常管理工作的需求也在逐漸變得多樣化和資源一體化。在這種背景下，想要能夠符合新時代的要求就只能對圖書檔案管理工作進行創新，其中檔案管理理念和用到的工具都必須有變化。圖書檔案工作中實施電子化管理可以有效避免紙質圖書的遺失和損壞情況的發生，同時還可以對檔案管理的效率進行提高，無論是統計數據還是查詢都會變得更為方便快捷，可以更好地服務社會。

1 圖書檔案管理信息化概述

1.1 圖書檔案管理信息化建設的含義

在互聯網的時代下，對圖書檔案管理進行信息化建設是針對過去傳統管理方式的創新。檔案管理信息的智能化主要表現在圖書館核心管理的智能化和圖書館工作人員管理的現代化這兩方面。經過對智能的信息技術及圖書檔案管理進行科學合理的設計，以便于提高檔案管理工作的效率和其安全性，降低了傳統工作人員手工管理會出現問題的情況。圖書館檔案的信息化管理是在國家的檔案管理行政部門的組織和領導下推廣進行的，目的在于推動檔案管理工作流程的現代化水平逐漸增強。

1.2 圖書檔案管理信息化的特點

圖書檔案管理應用信息化技術后各方面均有顯著變化，并有以下兩個特點。其一，過去獲取信息的唯一途徑是紙質圖書，而數字圖書的出現打破了這一局面，數字圖書的信息含有量是遠大于紙質圖書帶來的信息量的，圖書信息的最大化是利用通過互聯網及計算機硬件的記憶技術得以實現。其二，圖書管理的信息化讓圖書借閱變得更便利，圖書管理人員在對圖書進行登記信息的時候清點會更加準確和完整，數字圖書可以讓讀者進行遠程閱讀，選擇圖書也更為容易。

1.3 圖書檔案管理信息化的重要性

圖書館所有的文獻記錄檔案資料都是非常重要的寶貴資產，圖書館內各項工作內容都被圖書檔案資料全面記錄，它是考核和評估圖書館檔案管理工作人員的一個重要參考依據。圖書館的檔案資料對圖書館各個方面的工作開展和規劃都有著很重要的影響，所以信息化管理工作的創新，有著非常重要的意義。

圖書檔案管理的信息化可以對各方資源進行一個最大限度的整合，圖書館的圖書信息資源可以共享，服務變得更加人性化，讓人們在閱讀選擇上變得更加豐富且擁有很好的體驗感。同時，圖書館的圖書信息安全也得到了保證，有效避免一些不必要的丟失情況，降低檔案管理工作后期的部分維護成本和人工成本。

2 圖書檔案管理工作存在的問題

目前的圖書檔案管理工作還是存在有很多問題，首先工作人員對其認識和認知的不統一導致了管理和發展進度緩慢。其次，檔案管理工作的效率不夠高，很多檔案資料都還是紙質的文獻，在當今這樣的信息化時代未能實現其社會功能和體現真實的社會價值。

2.1 對檔案管理的理解概念不夠深入

有部分圖書檔案管理人員對圖書檔案管理工作的理解停留在比較表面的階段，對其工作內容的理解僅僅是對資料的收集和整理而沒有更深入的探究。檔案管理的工作模式對提高其效率有著很重要的影響，但是由于現在對檔案管理的認識和管理方法還存在著比較大的爭議，還沒有達成一致的意見。

2.2 圖書檔案管理工作中存在的問題

圖書館有許多檔案是長期被保存的狀態，一旦管理出現任何疏忽，就很容易發生遺失，所以圖書檔案管理工作在圖書館工作中是非常重要的。現在仍有許多圖書館是沒有專門管理圖書檔案的人員的，員工不固定或者員工身兼數職，工作分配比較分散。圖書館的檔案管理工作內容又是相對廣泛和復雜的，檔案的整理工作往往需要花費很長的時間才能夠完成，而如果當負責檔案保存的工作人員不夠穩定時，檔案的完整性就會受到影響無法保證。此外，還有一些圖書館的檔案沒有進行科學的有結構的分類管理，圖書館的信息資源沒有被很好地利用，其管理模式還處于過去式，也沒有運用信息化的一些管理工具，造成了文獻混亂的情況，無法更好地為社會提供服務。

大多數圖書館僅能為極少數的用戶提供簡單的咨詢和借閱服務。雖然計算機已經在圖書檔案管理中應用開來，并為圖書館的檔案管理工作提供了不少幫助，但是效果均不理想，計算機互聯網的優勢并沒有被很好發揮出來，多數圖書館雖然有計算機但是并不能提供多樣化的信息服務，信息化檔案管理的服務層次不夠高，資源共享和資源管理的服務并沒有得到很好的挖掘。

3 信息化時代下圖書檔案管理工作創新建設的可行性建議

圖書館的檔案管理是圖書館開展各項工作以及社會活動的一個基本保障，部分圖書館并沒有建立科學合理的檔案管理制度，在收集整理登記相關資料這方面工作的時候沒有制度可循，導致收集不全面、檔案分類不清，極大地影響著信息化檔案管理的建設，使得圖書館發展緩慢。所以在信息化時代背景下，圖書館信息化檔案管理的創新迫在眉睫，隨著檔案管理人員越來越重視檔案管理工作，信息化建設的意識也在逐步提高，把圖書檔案管理信息化建設與如今的形勢有效結合起來，科學合理高效的管理這些檔案，體現出檔案管理所帶來的文化價值，為社會提供更好的服務。

3.1 圖書檔案管理信息化建設的意識提高

在如今信息化的時代背景下，圖書館要想有更好的發展，圖書檔案實現信息管理是必然趨勢。圖書館的圖書檔案管理工作目前主要工作內容是對文獻資料進行充分收集，合理分類各項檔案，并逐步建立信息檔案的管理程序，將圖書館的資源轉化為數字化信息資源，更好地為社會服務。這就要求圖書館的管理人員先對自己本身的信息服務水平進行一個提高，并對檔案資源加強信息管理。圖書檔案管理中現代化信息管理技術的應用，可以幫助圖書館的檔案資源發揮出其本來應有的作用。隨著負責檔案管理工作人員對管理信息化建設的認識加深，有助于他們對圖書檔案管理工作進行創新，只有這樣才能更好地找到高效管理檔案的方法。同時管理檔案工作人員的信息化建設意識被提高，有利于相關人員對檔案管理信息化高新技術的科學研究和對其利用水平的提高，通過不斷的優化圖書館檔案管理的配置使其更加健康有益地發展下去。

3.2 信息化建設的技術與資金投入加大

任何信息化的建設都需要相當大的資金和人力物力的投入，在社會知識傳播這方面，圖書館的檔案管理發揮著非常重要且不可替代的作用。目前圖書檔案管理由于高新技術的應用缺少以及資金的支持不足，導致信息化的程度并不理想。首先，無論是公立大學的圖書館還是各省市政府負責的公共圖書館都是必須先得到有關管理部門進行直接資金方面的支持，才能夠開展實施圖書館檔案管理的信息化建設的。其次，培養檔案管理信息建設方面的人才要持續，對圖書館現有員工中具備信息技術方面知識的工作人員要合理的安排工作職責，鼓勵其對信息化建設項目的引進和后續維護。圖書館在進行管理信息化建設的過程中，一定要根據圖書館本身的性質和規模來制定合理的規劃。不同的圖書館其建設的信息化標準是不同的，有意識的區別對待才能發揮信息化建設的最大益處。國家可以根據以上情況給予一定的政策和資金方面的支持幫助圖書館檔案管理信息化建設最大化。

3.3 培養具備信息化技術水平的圖書檔案管理隊伍

就目前的形勢而言，圖書檔案的管理模式還達不到無人值守的局面，圖書館檔案管理的信息化只能實現一定范圍內的智能操作和部分管理的自動化。在信息化檔案管理中，有許多必要的操作以及信息系統的維護仍然是需要人工來完成。所以，培養具備信息化技術知識的圖書檔案管理隊伍就顯得尤為重要。這就要求圖書館在選擇檔案管理人員的資質上要嚴格的甄選把關，要制定完善公正的錄取制度或者標準，根據圖書館檔案管理工作的需求選拔出優秀的管理人才。同時還要對已經在圖書館工作的人員進行有計劃的培訓，根據其信息技術知識的掌握程度來進行系統的培訓，不斷提高信息技術水平。圖書館可以定期對在職檔案管理人員的工作能力進行測試，以便發現不足點時進行及時完善，努力打造出高效率的圖書檔案管理隊伍。優秀的管理隊伍利于管理的創新進步，讓圖書館的價值真實體現出來，更好地為社會提供多樣化的服務，促進文化的繁榮。

3.4 信息化圖書檔案管理相關制度的不斷完善

信息化時代對圖書檔案管理工作的影響是非常大的，過去一成不變的圖書檔案管理中老舊且固定的制度已經不再適合現在的圖書管理的發展趨勢和要求了。信息化檔案管理制度需要根據時代的發展來進行不斷完善，實現圖書檔案管理工作的高效率和管理穩定性以及檔案的管理安全。圖書館要根據圖書檔案管理現有的情況進行充分、全面的認知并作出合理及科學的判斷，信息化圖書檔案管理的制度和要求要根據實際狀況有規劃的制定，管理制度一旦確定就要嚴格按照相關標準去執行落實。要堅持檔案管理的職權責任的統一，管理人員的理念要跟進時代變化及時更新，對檔案管理制度的細節方面要及時地更正，缺少的地方進行完善，以此更好推進信息化圖書管理的發展。

3.5 圖書檔案管理人員素質的提升

圖書檔案管理的信息化系統是一種人工和智能設備的結合，檔案管理人員是這個信息系統中重要的一部分，無論是數據錄入還是信息的處理以及設備的維修保養都離不開人工，所以高素質的圖書檔案管理工作人員對圖書館的良好發展是非常重要的，檔案管理人員對信息化管理技術知識的認知要提高，培養其良好的職業操守，對待工作要有保密性的認識，才會對圖書館未來的發展起到有利的作用。圖書檔案管理部門要保證本部門所有工作人員的專業水平隨著社會的需求變化而不斷提高，要重視工作人員自己本身對信息技術能力掌握的程度，要始終保持管理隊伍的高素質，可以定期舉辦培訓班，幫助管理人員及時汲取新知識，實現對信息化圖書檔案管理工作的創新。

3.6 開展技術創新并提高服務質量

相關部門的圖書檔案管理理念一定要及時跟上時代的變化，通過結合國外一些圖書館檔案管理信息化建設中的一些優秀經驗，可以明顯感受到信息化技術運用在檔案搜索和記錄方面的優勢，過去檔案檢索流程極為復雜，工作人員的工作時間很多都花在了整理檔案和登記上，且一旦出錯查詢起來也更加麻煩，大大降低了工作效率。檔案管理的信息化在檔案管理服務和檔案管理信息化共享的這個過程中，可以通過現代的計算機，在對圖書檔案進行管理時運用互聯網技術，全面提高檔案管理工作的水平。各部門單位只有持續不間斷地進行檔案管理信息技術的創新，才能應對當代社會對圖書檔案管理的需求。同時網絡系統也應用于圖書館的檔案管理系統的研發中，檔案管理工作的創新使檔案信息資源的收集整理職能以及搜索利用功能不斷進步完善，適應社會的需求，將多部門的信息資源集合成資源共享，從而為社會提供優質的服務。

4 結語

在網絡技術以及信息現代化的背景下，圖書檔案管理工作的創新是非常有必要且有很重要現實意義的。現在越來越多的圖書館開始重視圖書檔案管理的信息化，雖然在一些方面還存在著很多不足，但是通過不斷改進努力完善，圖書檔案管理的效率正在有所提高，為更好地服務社會做著準備工作，我國的文化繁榮也在建設中，圖書檔案管理信息化是圖書館未來發展的趨勢而信息化技術也必將普及。