煤炭企業檔案管理創新發展模式

李姝婷 陜煤集團神木紅柳林礦業有限公司

作為國民經濟與社會發展的核心支柱企業之一，煤炭產業一直與國家的發展保持協調的步伐，也直接影響著國家社會經濟形態的發展。隨著國家經濟飛速發展市場的開放性與包容度不斷提升，新興產業的形成與崛起對傳統行業造成了一定的沖擊，但也為傳統行業的轉型與創新帶來了絕佳的契機。

一、落實檔案管理的重要性

檔案管理工作是企業管理與運行工作中的核心組成部分，它對煤炭企業各階段的發展接進行了詳細的記錄與整理，通過妥善的保管與類別劃分可以降低工作人員查閱與調取信息的難度，縮減信息查閱的時間，從而為企業的決策提供更重要的參考價值。當煤炭企業需要制定戰略規劃或解決發展問題時，決策領導者皆會調取相關的檔案文件進行參考與借鑒，在檔案資料中尋求科學的問題解決方法。由此可見，檔案的妥善安全保管與利用對于煤炭企業發展的重要意義。隨著我國社會與經濟形態步入全新的階段，煤炭企業的檔案管理工作也需要根據新形式進行創新與發展，全面推進檔案管理工作的信息化轉變，利用互聯網平臺對檔案文件展開更高效安全的保存與整理，既有效規避檔案泄露與遺失問題的發生，又提高檔案查閱與調取的效率，從而為企業的決策與運行提供更優質的檔案服務。通過云端對企業檔案進行整理與保存可以有效保障信息的完整性，但這需要檔案管理人員具備規范化管理意識與專業化管理能力。目前，煤炭企業檔案管理隊伍的整體素質較低，檔案管理工作的信息化發展進度也相對滯緩，仍有部分企業沿用傳統的手工整理與存儲方式，這導致資料的完整度與查閱的效率都會受到影響。由此可見，煤炭企業轉變檔案管理觀念與模式是在必行，出于檔案管理重要性的考慮，煤炭企業更應該采用誤差更低、更便捷的檔案管理模式，使檔案管理工作能夠滿足當代煤炭企業發展的需求[1]。

二、新形勢下企業檔案工作的特點

（一）進室檔案涉及經濟建設方面增長迅速

面對當下我國經濟領域日新月異的變化形式，煤炭企業為提高生存與市場競爭力應該以積極的態度良好適應市場變化，強化各環節管理水平，更大力度的支持企業內部的安全管理、科研投入及基礎建設。這也導致了在入室檔案中基礎建設、設備、經濟領域的檔案文件數量快速積增，其他方面的檔案文件數量減少或維持不變。尤其是對于經濟效益良好的煤炭企業而言，相較于過去歸檔的技術圖紙數量會呈現數十倍的增長，經濟技術合同類檔案的數量也會實現極大的提升。在煤炭企業效益高峰期，不僅企業的對外合同數量會增多，企業內部的購置設備與技術改造合同數量也會提升。由此可見，煤炭企業的檔案結構可以側面記錄企業的發展情況，體現經濟建設的變化。

（二）歸檔的內容在不斷增加

近些年來，面對世界經濟格局的變化，我國不斷進行宏觀經濟政策的調整，從國家、地區與行業角度出發都必須適時地進行經濟變化與轉型，而這也必然會使各行業的工作量與工作規模發生變化，工作增多現象在不同行業與企業中都具有不同程度的體現。就煤炭行業而言，在新形勢下，企業的發展需要重點鉆研循環經濟、自主創新、關閉礦井、節能減排與知識產權等全新的課題，而對這些活動中所產生的檔案信息的收集、整理與存儲對檔案管理工作也是全新的課題，并沒有成熟的經驗可供借鑒，檔案管理工作不僅要適應新的內容還要面臨歸檔內容不斷增加的現狀。以關閉礦井工作為例，我國自2015年始開始著手關閉煤質差、開采難度高、復存度低的老區礦井，但此類礦井中所使用的井下設備與材料具有較高的回收價值，出于縮減成本的考慮企業會在關閉礦井的過程中對相關資源進行合理回收。但由于關閉的礦井皆為歷史悠久的老礦，其中所使用的設備材料信息較為復雜，而為了有效二次利用回收的設備與材料則必須全面收集相關信息，這位檔案管理工作造成了極大的困難。如關閉白水礦井的過程中，企業共回收一臺整套的綜采集、一千多架液壓設備、一萬三千多米各類線纜，檔案管理部門不僅要完成回收的設備材料型號的備案登記，還需要收集記錄相關的生產廠家、技術資料、使用年限與維修狀況等信息，建立完整的檔案資料庫，從而便于企業日后的再次使用與調劑，為企業的安全作業提供保障[2]。

（三）檔案利用的目的和形式有了新的變化

檔案利用目的根據傳統分類方法可被細分為編史修志、工作考察、經濟建設、宣傳教育及其他等五大類。而在新形勢下，就煤炭企業發展環境而言，對于檔案的主要利用目的為經濟建設，主要圍繞生產技術、科研、合同會計、設備儀器與個人等檔案的使用而展開。尤其是對于轉型過程中的煤炭企業而言檔案的使用更是主要作用于經濟建設，部分煤炭企業為了不斷實現去產能化而開始關閉礦井作業，分流了大批職工，在面對市場競爭壓力時會存在流動資金緊張的問題，隨之會衍生出合同履行問題等一系列狀況，當企業面對此類問題時，會提高檔案的查閱量，出現檔案室接待查閱人員次數激增。

（四）檔案信息化建設有了新進展

在新形勢下，煤炭企業全面開展信息化與智能化轉型，不斷推動辦公的自動化發展，計算機與內部網絡被普遍引入至內部辦公工作中，而檔案管理部門的信息化建設也初見成效。部分煤炭企業近些年的產品與文書檔案已完全落實了紙質與電子版同步存檔，檔案管理工作也開始借助網絡與計算機對檔案信息進行自動化接收、存儲與整理，文件及目錄數據庫的構建工作也開始有序推進。而進一步強化檔案管理信息化建設也被煤炭企業的領導層納入重點議題[3]。

三、對我國煤炭企業檔案管理工作的現階段評價

近些年來，我國煤炭企業的檔案管理工作正處于高速發展與轉型階段，雖然已取得了相應的成績與成果，但其發展幅度與煤炭企業業績經營增長幅度仍存在一定差距。這一問題已成為煤炭企業檔案管理工作中最核心的問題，其他所表現出的問題皆是圍繞該核心問題而形成的。綜合分析，我國煤炭企業現階段檔案管理工作呈現出以下現象：

（一）制度體系建設亟待加強

很多企業的，但工作制度是在1990年以后開始建立的，伴隨著時間的不斷推移企業組織結構和部門職能開始發生了一系列的變化，越來越多的制度無法適應現狀，而這些制度又沒有得到及時的完善，很多業務標準都需要重新的規劃和制定，另外隨著領導和管理人員的不斷更換一些制度，無法達到有效執行，“三納入”“四參加”“四同步”的要求遲遲得不到落實。

（二）硬件投入不足，管理設施落后

很多企業檔案管理機構并沒有設置專項的經費來負責檔案管理設施的更新與添置對于檔案管理也沒有長遠的規劃，由于缺少相應的工作設施，大管理很難滿足硬性的要求，這適當的使用壽命大大縮短。

（三）管理人員更換頻繁，專業水平不高

實際工作中一些領導人認為檔案管理是非常簡單的工作，這種保管工作不需要太專業的人員負責，因此檔案管理人員的流動十分頻繁，特別是涉及企業的改組改制和兼并破產，往往會有一些缺乏專業知識的人員來負責檔案管理工作，甚至還有一些人員是兼職工作，這樣的工作態度難免會導致檔案管理工作難以實現標準化和規范化，甚至還會增添更多的困難。實踐操作過程中，如果管理人員缺乏專業的知識，那么檔案管理工作很難得到及時落實，無法保證檔案材料的完整性和準確性，這對于后續信息使用者而言，往往會帶來諸多不便[4]。

（四）檔案信息資源的開發利用工作力度不夠

目前很多企業在檔案管理工作上，只是進行了檔案的歸檔整理與保管工作，能夠提供的檔案服務也只是停留在查閱這種相對較淺的層次上，在利用檔案過程中，大多數都是提供檔案原件對原件進行復制，投入到生產經營，由此可見，對于大的信息資源缺乏開發力度，涉及檔案深層次的工作，幾乎沒有涉及，除了淺層次的服務以外，檔案還能夠信息開發，資源整合，這些都能夠在工作過程中轉化成企業的生產力，促進企業的發展。

（五）企業檔案信息化建設進展緩慢

在資金、觀念、人員設施等諸多因素的影響下，很多企業的檔案信息化工作目前仍處于起步階段，一些企業只是將文件的目錄輸入進去，距離建立起文件級目錄數據庫的要求還有很遠的距離，由于企業之間的區別，各有千秋，所以結合企業特征的檔案管理系統軟件，在配置上往往不能滿足企業的實際工作需求，檔案管理部門想要為企業各項工作提供檔案信息的網上服務，仍然要做出更多的努力。

四、新形勢下做好企業檔案管理的工作思路

（一）進一步加強制度體系建設

《企業檔案工作規范》總關于檔案的管理工作提出了最基本的要求：檔案工作制度體系的構成是由工作制度，管理制度和業務標準規范組成的，其發展過程中，伴隨國家宏觀經濟政策的不斷調整，行業形勢的不斷變化，以及管理標準的不斷改變，甚至其內部組織結構以及部門職能的變化，這些情況隨時隨地都有可能發生，因此我們需要對現有制度及時完善，確保其能夠適應新的業務標準規范，真正地將“三納入”“四參加”“四同步”有效落實確保檔案工作能夠為企業的生產經營管理以及可持續發展提供切實有效的服務，保證企業的各項活動能夠得到充分滿足。

（二）多渠道收集檔案，盡力豐富室（館）藏

首先要做的就是要將接受面進行擴張，過去只接受管理部門的檔案應該擴大到接受相關科室的所有檔案，企業在發展過程中涉及的某一時期、某一特定事件以及某一專題，只要具有保存價值，都可以作為接受的內容。而這些內容不要僅僅的保存于部門，很有可能留存于某些班組或個人。其次對于接受的門類也要進行擴大，在原本的基礎上，結合企業的發展實際需求，接受新的內容，使檔案的門類逐步增加，例如訴訟檔案，涉外檔案等都可以作為接收的內容，在對檔案進行收集過程中管理人員的職業敏感性一定要逐漸增強，對于檔案的征集工作要格外注重盡可能地將各級管理人員中的檔案資料進行匯總，這樣才能使檔案在今后的企業發展中發揮出應有的作用。

（三）加強在檔案信息化建設方面的工作力度

由于企業的檔案存儲量比較大，悉數工作比較薄弱，所以對于文件集的目錄數據庫應該優先建立，等到條件成熟時再進行檔案原文掃描和數據檢索等其他工作，這方面工作中需要注意的是建立文件級目錄數據庫時，要確保當前所有的檔案案卷能夠做到準確無誤的分類、著錄、整理、鑒定，也就是意味著做好各項基礎工作的前提下，才可以進行文件級目錄數據庫建立，所建立的案卷目錄和文件目錄，檔案質量有所保證，同時結合企業的大管理與利用需求，逐步地對非電子檔案進行數字化處理，另外還要保證檔案信息的完整性，所有案卷和專題檔案要進行全部數字化處理，任何大概都不能因為信息的重要程度，敏感程度做出刪減，出現人為的檔案信息不完整情況，讓今后的檔案管理工作陷入被動。

（四）適時增加投入力度

目前企業對檔案進行保存的目的，更多的是為了今后的生存和實現可持續發展，所以適當的增大投入力度是現階段的檔案管理得到有效落實，對于企業今后發展而言也有著重要作用，從人員方面上來看，一定要在穩定現有人員的基礎上，在必要的條件下使大管理人員的專業性得到增強，可以定期地對檔案管理人員進行在職培訓，提高檔案管理人員的綜合素質，使其能夠具備自學的能力，促進管理效率的不斷提升，另外還要設置專項費用，制定長遠計劃，在硬件設施等方面適當進行投入，軟件研發上更是要積極努力使大量管理工作能夠跟上信息化建設的步伐，實現檔案管理現代化、檔案信息數字化，檔案利用網絡化，檔案管理系統與企業各信息系統銜接的檔案信息化總目標。

（五）建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全

當然數字化管理的核心煤炭企業還應該建立幾大數據庫系統，想要將所有的檔案轉換成信息資源，需要耗費大量的資金和人力，另外還有一些大概屬于企業機密，企業的大額數字化要抓住幾方面重點：一是建立收藏檔案目錄數據庫。主要是根據單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數量、主題側、提要及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數據庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建市基層報表數據庫。在煤炭企業檔案數字化管理系統中，建立起狀態數據庫和基層報表，將各部門要報送的數據、反饋的信息通過網絡系統直接填入所建立的數據庫中，再按要求進行調整。并根據上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。

五、結語

伴隨社會的不斷發展以及科技的不斷進步，煤炭企業在檔案信息的需求量上必將會成倍增長，這些勢必會使檔案工作的任務、環境、服務對象和管理方式產生全新的改變檔案管理工作，一定要和企業的生產經營實際情況緊密結合，不斷促進檔案管理水平的提升，堅持與時俱進，對服務功能進行拓展，使檔案利用走向更廣更深的方向，確保檔案管理能夠在為企業提供服務的同時，可以實現信息資源的社會共享。