論機場檔案管理的現狀

樊莉 資中縣鐵路和機場建設服務中心

檔案管理是單位管理的重要組成部分，其對單位的發展有著深遠的影響。檔案所含有的豐富歷史材料為單位后續工作的開展打下良好的基礎，同時，也為后續工作的發展方向起到一定的引導作用，基于此，對檔案進行管理是十分有必要的。這就要求單位必須充分了解檔案管理現狀，并采取必要手段有效提高檔案管理水平。

一、機場檔案管理工作內涵

檔案管理指的是對檔案信息和檔案實體進行管理，并向檔案利用者提供服務。因此，檔案管理是一項具有服務性質的工作，雖然檔案管理工作不能直接幫助單位獲取收益，但是卻能幫助單位創造財富，提升單位的經濟效益[1]。通常情況下，檔案管理工作包括資料收集、檔案編輯、檔案研究和檔案利用。新時代背景下，檔案管理工作必須與時俱進地進行完善和優化，因為，只有在這樣的情況下，單位才能夠得到穩定的發展。

經濟條件快速發展背景下，機場建設愈來愈多，因此，機場檔案管理顯得尤為重要。機場檔案可以有效記錄機場內部的各方面數據，這為機場工作的開展提供了良好的借鑒作用。加強機場檔案管理，不僅可以讓機場具有良好的發展前景，而且能充分保證各項工作的快速開展。

二、做好機場檔案管理的工作原則

（一）標準性原則

機場檔案管理不是一個隨意的工作，其具有一定的技術含量，因此，相關管理人員在開展相關工作時，應當遵守標準性原則。例如：管理人員在對檔案進行管理時，會涉及管理、收集以及保管等工作，而只有為檔案管理人員制定標準性原則，才能保證管理流程的規范性，保證管理工作的順利開展。

（二）服務性原則

服務性原則是機場檔案管理的重要原則，其指的通過對機場檔案進行管理，檔案應當能夠充分發揮其價值，即為機場內部職能部門以及機場的相關領導提供決策依據。例如：機場單位部門在開展統計工作時，為了能夠讓數據根據有說服力，且數據更加完善，相關部門應當對機場檔案進行查閱，了解以往數據。

（三）創新性原則

新時代背景下，信息技術發展十分迅速。因此，為能符合時代發展需求，檔案管理工作必須進行升級和轉變，以此來保證機場檔案發揮出其應有的職能。這就要求檔案管理部門應當與時俱進地升級、完善檔案管理模式，實現機場檔案管理工作流程簡化、檔案管理工作高效率。

（四）保密性原則

相比較于其他單位，機場檔案管理的要求更高，即檔案管理應當與時俱進，充分利用信息化技術，實現檔案管理信息化。機場檔案管理不僅包括紙質檔案，其還包括電子檔案，但無論是哪類檔案，檔案管理部門都應當做好保密工作，充分保證檔案的安全性。對于紙質檔案來說，資料在變成紙質檔案后，內容和形式不會出現較大差別，因此，可以輕易地判斷出哪個是原始檔案，保密工作相對比較簡單。此外，相關管理人員應當經常對檔案進行檢查，充分保證檔案沒有被外泄或丟失。對于電子檔案來說，檔案管理部門應當充分利用信息技術對電子檔案進行加密，并且其密碼應當經常進行更換，以此來充分保證檔案的保密性和安全性。這能夠有效避免因檔案丟失或外泄而對機場造成的損失。

三、機場檔案管理的現狀

（一）單位領導對檔案管理工作不重視

雖然檔案在單位中的作用愈來愈重要，但部分單位領導仍沒有引起對檔案管理工作的重視[2]。其在檔案管理方面并沒有過多關注，這在一定程度上抑制了檔案管理工作的順利開展。部分機場單位領導認為，檔案管理工作只是對檔案進行管理和保存，不需要對檔案進行開發和利用，這種落后且錯誤的思想導致機場檔案職能不能得到充分發揮，同時，機場也不能夠得到有效發展。領導是單位的指導者，是單位的管理者，因此，領導的態度會影響員工的態度以及行為。領導若是不能重視檔案管理工作，那么相關員工也不會重視檔案管理工作，隨之而來的是員工在行為上的懈怠。這既不能讓檔案管理工作得到有效開展，也不利于機場的長期發展。

（二）檔案管理信息化水平低

檔案管理信息化水平低是我國大部分單位存在的主要問題，信息化時代，這是各個單位需要解決的首要問題之一[3]。信息化水平低意味著檔案管理工作不能充分滿足機場發展需求和社會要求，這極大地阻礙了機場發展，而且如果這種現狀不能夠得到有效改善，機場將會逐漸沒落。此外，那管理工作信息化水平低也意味著檔案管理工作不能得到快速開展，這既降低了工作效率，也導致檔案職能不能充分發揮出來。

（三）檔案管理人才較少

新時代背景下，人才是單位穩定發展的重要力量，同時也是提升單位核心競爭力的重要因素。對于檔案管理來說，檔案管理人才能夠直接影響到檔案管理水平。就我國目前部分單位來說，其在檔案管理人才方面十分缺乏，導致檔案管理工作不能得到有效開展，與此同時，部分機場的檔案管理人員是兼職人員，其在交接工作時，會產生一定的疏忽，這既不利于檔案的完整性，也不利于檔案管理水平的提高。

（四）現代化進程推進緩慢

社會化進程快速發展背景下，檔案管理已經進入了一個全新的時代，如今檔案管理具有完善的信息化管理系統，而且很多機場也已經從紙質檔案轉變成電子檔案，但信息化管理系統智能化程度有限，其部分職能還有待研發。例如，針對人事檔案來說，人事檔案信息管理系統只能針對相關員工的教育程度，專業方向以及年齡，制作簡單的報表且具有一定的搜索功能，但在面對員工篩查工作時，信息化管理系統則稍顯不足?；诖耍€應當加強對檔案管理的研究，促使檔案管理工作向現代化方向發展。

四、機場檔案管理工作的優化策略

（一）加強對檔案管理工作的重視

加強機場單位領導對檔案管理工作的重視，能夠有效推動檔案管理工作開展?；诖耍瑧攺娀瘑挝活I導對檔案管理工作的認識，即加強宣傳，促使領導能夠真正認識到檔案管理工作對機場單位發展的現實意義，從而使其能充分發揮自身職能，使檔案管理工作可以得到有效的開展[4]。此外，相關管理人員也應當充分重視檔案管理工作存在的意義，基于此，領導應當充分發揮自身引導作用和模范作用，保證管理人員能正確認識自身的管理工作，充分發揮檔案管理在單位發展中的作用。

（二）提高檔案管理信息化水平

提高檔案管理信息化水平是優化檔案管理工作的有效手段，是提高檔案管理水平的有效途徑，可以從以下4 個方面有效提高答案管理信息化水平。

1.構建完善的檔案管理信息化技術平臺。信息化技術平臺是檔案管理工作信息化的有效支撐，同時也是檔案管理信息化的重要環節?；诖?，機場應當根據本單位對檔案管理工作的實際需求，從軟件方面和硬件方面構建完善的信息化技術平臺。從軟件方面來說，檔案管理信息化平臺不僅需要滿足日常的工作需求，包括收集、錄入、編輯和保管等基本功能，同時還應當具有拓展專屬功能的能力，比如，人力資源部門需要增加統計分析功能。與此同時，信息化平臺與機場單位還應當具有橫向對接關系，以人力資源為例，人力資源檔案管理平臺應當與畢業生檔案工作平臺進行有效對接，這不僅可以促使相關單位在第一時間獲取畢業生的檔案信息，而且還有效地確保了信息的及時性和完整性。從硬件方面來說，相關單位應當根據自身的實際需求以及實際發展特點打造具有獨立功能的信息化檔案管理工作室，并為其配置先進的服務器、計算機、掃描儀、復印機和辦公室網絡等。

2.做好雙軌化管理工作。信息時代為能有效跟上時代步伐，機場單位在管理相關文件時，都會以電子形式進行保存，形成電子檔案，但需要注意的是，并非所有檔案都可以以電子形式進行保存。信息時代，依舊有少量信，需要用紙質檔案進行保存。基于此，單位應當做好電子檔案與紙質檔案之間的雙軌化管理。這就對單位提出了更高的要求，即單位不僅要注重電子檔案的形成，同時也應當注重對傳統紙質檔案的收集，充分保證檔案資料的及時性、全面性。此外，檔案管理人員在收集紙質檔案信息之后，應當及時、準確地將其轉化為電子檔案，這為單位日后的電子化管理打下了良好基礎。

3.構建檔案管理信息化制度。檔案管理信息化制度的有效構建可以促使單位充分利用信息化技術檔案資料進行自動化檢測，并及時發現檔案管理工作不完善的地方，并針對不完善的地方采取有效措施。與此同時，機場還應當根據本單位的實際發展情況，針對檔案構建完善的工作標準，促使所有管理人員都能按照工作標準開展相關工作，比如，檔案的保管期限、調閱以及銷毀工作都需要有相對應的工作標準。除此之外，單位還應當構建完善的工作責權體系，即將工作職責以及工作責任落實到具體管理人員，促使管理人員在工作時可以謹小慎微，保證工作沒有疏漏。與此同時，單位還可以制定考核指標，督促管理人員能夠不斷地進行學習，從而有效促使檔案管理信息化水平能夠得到明顯提高。

4.充分利用信息化技術，對檔案進行深入挖掘。單位需要明確一點，檔案存在的意義不是記錄，而是為單位日后發展提供良好依據。這就要求單位需要對檔案進行深入挖掘，并對檔案的相關資料進行充分利用，從而有效推動本單位發展。信息化時代，單位不僅可以借助信息化技術對檔案信息進行深入挖掘，而且還能對檔案信息進行全面且科學的分析。加強信息技術在檔案管理工作中的應用，不僅可以將檔案信息進行量化，促使相關人員對檔案信息進行科學分析，而且還能提升管理人員的工作質量[5]。例如，在針對人力資源檔案進行分析時，利用信息化技術，機場單位可以準確了解每位人才的知識技能以及工作能力，這不僅可以讓單位快速獲取優秀人才，而且還能有效實現社會人力資源的優化配置。

（三）培養檔案管理人才

人才是單位可以長期穩定發展的重要保證，檔案是反映單位真實發展狀況并為單位發展和決策提供參考的重要依據。因此，單位若是想要得到可持續發展，那么必須加強對大案管理人才的培養。

1.機場領導的重視。機場領導一定要能夠充分認識到檔案管理人才的重要性，并從戰略高度對檔案管理人員進行培訓，使其能夠掌握更多的知識和技能，為檔案管理工作提供更好服務。比如，機場可以為檔案管理人員提供參加學術活動的機會，使其能夠了解到先進的檔案管理技術和檔案管理理念。機場對檔案管理人員進行再教育，不僅可以有效拓展其視野，而且還能完善其知識結構，使其具有創新思維，這位檔案管理工作的展開提供了良好的基礎。

2.構建新型人事管理體制。新型人事管理體制的構建能夠為管理人員構建公平、公正、公開的良好競爭氛圍，促使其能夠不斷完善自我，提高自身管理能力。因此，新型人事管理體制的構建，在一定程度上促進了優秀人才的產生。隨著社會的不斷進步，單位對管理人員的要求也應當愈來愈高，即每位管理人員都應當持證上崗，并且在正式入職之前都應當接受崗前培訓。此外，機場還應當根據不同管理人員的不同學歷以及不同素質，將其劃分到更適合的崗位，使其能夠明確自身發展方向和努力目標，這能夠讓管理人員在短期之內得到快速增長。

3.構建人才保護機制。為了能夠留住更多具有高素養和高技能水平的人才。單位還應當構建完善的人才保護機制。即在日常工作中，單位要關心管理人員在工作時可能會遇到的問題，并幫助其進行有效解決，此外，單位還應當關注管理人員的學習狀態和生活狀態，盡自己最大努力幫助其解決后顧之憂。機場單位充分關心員工，不僅能夠讓員工感受到溫暖，而且還能夠讓員工感受到單位對人才的尊重，這有利于人才留在單位，為機場的可持續發展貢獻力量。

（四）提升檔案管理現代化進程

為能快速且有效的推進檔案管理現代化進程，單位必須堅定不移地努力推進管理工作，可以從以下四個方面推進檔案管理工作現代化進程：1.完善檔案管理工作平臺，促使資料信息可以得到有效傳播和利用。這不僅可以讓信息傳輸能力得以應用，而且還能加快檔案管理智能化步伐。與此同時，機場對自身的相關部門應當給予更大的查閱權限，使其能夠根據相關工作需求，快速查閱所需要的資料。2.虛心學習。任何機場都應當具有虛心求教的精神，即應當向國內外發展的比較優秀的單位進行學習，了解其最新的檔案管理方法，從而根據本單位自身的發展特點完善管理方法，推進檔案管理現代化進程，此外，機場還應做好檔案資料的備份工作，防止數據資料丟失而造成不可挽回的損失。3.制定詳細工作細則，規范管理工作人員日常工作行為。檔案對企業發展具有十分重要的意義，任何工作上的失誤都有可能會讓單位出現不可挽回的損失。基于此，單位必須制定細則，充分保證管理人員的工作流程以及認真程度，從而有效降低檔案管理錯誤發生率。4.實現檔案管理的動態化和科學化，從而充分保證檔案數據可靠性、準確性和及時性，這充分地保證了審計工作和統計工作的順利展開。

五、結語

檔案與機場的發展存在十分密切的聯系，基于此，強化檔案管理能夠有效促進機場可持續發展?；诖?，機場必須充分認識到檔案管理存在的不足，并采取有效措施，提高檔案管理水平，從而充分促進機場快速發展。