文書檔案數字化管理的優化策略研究

王仕鳳 安徽廣播電視臺

隨著全球數字化時代的到來，生活中的可用信息資源越來越多，而且獲取信息資源的途徑也在逐漸的增長，人們在生活工作過程中對于信息資源的需求也在逐漸擴大，而且文書檔案作為單位發展建設的核心內容，其在工作過程中具有一定的監督性和服務性，可以作為信息資源的重要戰略點。在單位日常的生產過程，中文書檔案的管理工作將伴隨著企業單位的整個生產過程，所以良好的文書檔案管理也是維持的單位正常運轉的關鍵因素。但是現階段的文書檔案管理水平已經不能滿足于時代的發展和要求，所以想要讓檔案作為信息資源的重點，為單位提供更好的服務，就需要改善其管理方法，也就是將文書檔案進行數字化。將傳統的實體紙質文書管理保存方式改變為數字化信息保存，可以比傳統的保存方式更長久也更安全，可以實現高效的資源共享。讓單位在利用文書管理的過程中，可以更加方便去運用和查找資料。這對于整個單位的工作展開和工作水平的提升都有著極大的幫助。

一、文書檔案數字化管理模式的優勢

（一）提高文書檔案編輯的靈活性

文書檔案數字化管理可以大幅度的提高文書檔案的編輯，因為其主要的管理方式便是對紙質的文書檔案進行錄入，掃描，并且上傳到系統當中，這就可以使得檔案信息轉為數據化，然后被計算機所識別，并且儲存在各種數據載體當中[1]。這也可以使得傳統的文書檔案在被編輯的過程中，摒棄了紙質涂抹修改的方式，而是采用了電腦修改的方式，并且在新的文書檔案進行錄入的過程中，也可以利用該方式進行錄入，這就使得整個檔案有著更加高效化，更加靈活的編輯方式。使得整個檔案信息在被查詢和應用的過程中會十分的方便。

（二）提高文書檔案檢索的便捷性

在傳統的文書檔案管理過程中，單位想要對于文書檔案進行檢索，就需要在大量的紙質文書檔案當中尋找到想要的檔案信息，在這個過程中會浪費大量的人力物力和時間，這會使得文書檔案在利用效率上大幅度的降低，并且會影響單位整體的工作效率。而將文書檔案數字化管理之后，文書檔案信息查詢的過程將會更加的便捷。當文書檔案數據庫建立完成，就需要在使用的過程中，在電腦上進行搜索和查找，便捷的調出要好的，文書檔案通過關鍵字檢索等方式，就可以在計算機上及時查閱檔案信息，讓文書檔案在檢索過程中可以更快的為單位的工作和發展提供服務，大大提高了文書檔案的管理和利用效率。

（三）實現文書檔案資源共享

傳統的紙質文書檔案在使用的過程中并不能做到很好的利用，而且傳統的只是他們還存在一個區域的局限性，如果想要在區域內調動文書檔案，自需要利用大量的人力和物力來對于文書檔案進行運送，而在文書檔案實數字化之后，就可以通過互聯網來對于全國各地的文書檔案進行查詢，這也可以使得檔案使用者在不同的區域不同。同的時間可可以對于文書檔案信息隨時隨地的進行查詢和利用，這在運輸和利用方面已經突破了時間和空間的限制，實現了文書檔案的資源共享，這也是現階段信息資源共享的主要發展趨勢，可以讓文書檔案資源為整個社會的發展提供更好的服務。

二、文書檔案管理數字化的重要性

（一）可以滿足時代的發展需求

現階段因為科技水平的提高，大數據時代已經成了未來的主流發展方向，而全世界對于信息和數據的處理水平也已經達到了全新的高度。我國隨著智能技術和5G信號的發展，信息的傳遞速度方面已經達到了世界的前列，這種大背景之下，單位在發展過程中也會運用到更多的信息資源，而傳統的檔案管理方式使得傳統的文書檔案已經逐漸的暴露出了諸多問題，在信息儲存上面，隨著信息的不斷增加，也會導致文書檔案的數量在逐漸增多，如果利用傳統的文書檔案進行有管理就會使得檔案所需要的空間在逐漸的上升，并且也會增加檔案管理人員的工作任務，并且也會嚴重的影響檔案的準確性，而的檔案信息管理的過程中，因為數量的不斷上升，這導致了管理人員在工作中不能全面地對所有檔案進行監管。非常容易導致出現檔案丟失的情況出現，嚴重影響到了檔案在后期的具體使用，所以就需要將文書檔案管理數字化，只有這樣才可以使得文書檔案有著更好的儲存方式，將檔案的準確性和實用性得到提高，讓其在使用過程中可以更好地為單位的發展做出服務[2]。

（二）提高單位管理效率

因為現階段文書檔案在單位發展管理中的重要地位，要求檔案在使用過程中一定要具有十分準確的特點。但是在進行實體檔案的管理過程中，傳統的文書紙質檔案總會出現一些不可避免的問題，如果檔案的填寫不完整，并且在擺放，儲存的過程中也會找不到文檔的信息，不能進行合理的分類，讓單位在使用的過程中使用效率大大降低，嚴重影響了單位的整體管理效率，這種情況不僅會對于工作人員造成影響，還會對于整個單位的工作造成影響，在這個信息化的社會，想要完成信息共享，不僅僅是在單位內，還是全國各個范圍都要完成信息共享，所以在這種背景下，傳統的只是檔案想要完成共享的傳輸效率是十分低下的，而單位想要其他單位的檔案信息，就需要花費大量的時間和物力去進行抽調，而將其進行數字化之后，就可以在網上隨時的下載，查看和閱覽其他單位的檔案信息，這也使得單位在管理工作中可以有著更加快速高效的工作水準。

（三）安全性獲得提高

傳統的文書檔案在管理過程中所采用的方式便是對于檔案進行單獨的存放，并且派專門的管理人員進行管理，這種管理方式會極大地加大工作人員的工作量，并且增加單位的人工成本，而且對于其紙質檔案的存放并沒有相應的安全保障在使用的過程。非常容易受到自然環境的影響，對于紙質檔案產生不可逆轉的傷害，而且檔案在移動的過程中也會發生意外，使得檔案失竊或丟失，都會對于整個單位的工作產生影響。而在文書檔案數字化之后，就會使得整個檔案有著更加良好的儲存方式，并且也不會受到自然環境的干擾，大大保證了其在儲存過程當中的安全性和穩定性，使得整個檔案有著更加長久的使用時間和使用壽命，為單位可以提供更好的發展。

三、文書檔案數字化管理現階段存在的問題

（一）文書檔案的歸檔范圍不夠明確

一般情況下，文書檔案在進行歸檔的過程中，需要按照其檔案記錄的內容來進行類別劃分，而且每一種類別都有著其相對的作用和使用方式，并且可以為單位提供不同的方式，但是在現階段實行文書檔案信息化管理的過程當中，不是說檔案的類別條目并沒有按照其分類來進行精細化的管理，使得文檔的內容屬性，應用特征和系統特征并沒有根據其內容來進行合理化的分配，這就是得文書檔案的分類不夠嚴謹，并且因為其不能夠進行科學化的整理，所以導致在整個檔案在使用的過程當中尋找起來也比較麻煩，歸檔范圍也不夠清晰，從而導致了許多的文書檔案，因為其所記載的內容過于復雜而導致不能夠被歸到分類。而在長期的留存過程中，就會導致檔案被遺忘或者丟失，從而影響到了單位后續的工作，使得檔案的使用效率低下[3]。

（二）信息技術的合理應用程度不高

在實現數字化管理傳統的文書檔案過程中，其最為主要的支撐便是合理地運用信息技術，只有將信息技術與傳統的文書檔案完美結合，才可以讓文書檔案的數字化進程有著良好的發展。但是現階段大部分單位在進行信息技術的使用過程中，并沒有注意到其對于文書檔案管理的重要性，所以導致對于信息技術沒有很好地利用效率，使得其在進行檔案管理的過程中，是用各種系統來進行文書檔案處理的工作，進行的并不順暢，并且讓各種系統數據不能夠得以共享。一些單位甚至并沒有創建自身的檔案儲存系統，也沒有相關的儲存空間來進行儲存，只是在國家規定的發展過程中，將傳統的紙質文書檔案進行上傳和錄入，導致其系統的建設明顯滯后于社會上的大部分企業和單位。而且單位在進行發展的過程中，對于文書檔案以及大數據技術應用并不普遍，所以導致在搜索過程中效率十分低下，需要工作人員去逐步勘察，這也導致了單位工作效率的低下。

（三）單位工作人員素質水平較低

現階段我國文書檔案管理的工作人員在工作狀態上處在一個非常尷尬的境地，在傳統的文書檔案管理過程中，傳統文書檔案的工作管理人員只需要做好書面工作，所以說對于其本身的工作技能要求并不高，所以單位大部分的工作管理人員都是年紀較大的工作人員，所以導致其在進行數字化之后，其所掌握的具體工作職能在整體的數字化文檔管理過程中并不能夠發揮出具體的作用。因為現階段的文書檔案工作都是利用電子儀器進行操作，而傳統文書檔案的管理人員并沒有相關的操作經驗，并且因為其年紀較大，而且因為其之前的工作性質過于簡單，所以在工作的過程中也沒有更好的積極性對于新的技術去進行學習，從而導致單位在進行檔案數字化的過程中受到了非常大的阻礙。

四、文書檔案數字化管理的提升策略

（一）重視文書檔案數字化管理

想要讓企業單位的文書檔案數字化管理水平有所提升，就需要讓單位在發展的過程中，對于文書檔案數字化的管理加強重視。在發展過程中，單位應該創建專門的文書檔案數字化管理部門，并根據其發展現狀來打造相關的管理制度，讓其具有良好的規范性，并且要將文書檔案進行分類細化，要對于每種檔案類型提出明確的標準，從而確保文書檔案在進行歸類的過程中可以有著良好的儲存歸類模塊，并且不能依靠于幾個標準分類，而是要根據企業的單位，在發展的過程中對于其真的發展方向以及具體的工作職能來劃分具體的檔案分類標準，只有這樣才可以讓單位再進行查閱的過程中，有著更加方便的查找模塊。并且單位在進行文書檔案數字化管理的過程中，要提升相關水平，積極利用安全電子軟件來進行文書的保護工作，以確保文書檔案有著更加良好的使用環境，可以讓其為單位的發展做出更大的貢獻，并且還可以有效的制止文書檔案在使用的過程中被有心之人偷竊，做出違法的事情而影響到了單位的形象和具體利益[4]。

（二）加強信息技術的合理利用

單位想要進行文書檔案數字化管理，首先要明確的是數字化管理所需要的發展模式和發展方向。數字化管理就是在信息技術的基礎上來進行發展的，所以要在發展的過程中使得數字化管理水平進行提高，就需要在進行文書檔案管理的過程中對于信息技術的利用效率進行提高，并且單位要時刻注重現階段市場上的動向，來選擇最適合于單位發展的新技術來完成文書檔案的數字化管理工作。并且在設備的選擇方面也要使用市場上全新研發的設備，從而避免因為設備的問題而導致了信息的丟失，所以在發展過程中要逐漸地對自身的硬件基礎設施作出增強，并且在硬件設施能夠到達要求之后，要對于軟件設施也做出相應的整改動，用市場上先進的處理系統來進行檔案的數字化管理就可以使得檔案有著更加良好的檢索狀態，也可以使得檔案有著更加快捷的傳輸方式以及儲存方式，讓單位的工作可以有著更快更好的效率提升。

（三）加強工作人員的素質水平管理

在傳統的紙質檔案文書管理工作中，單位可能并不重視員工的素質水平，因為其工作的內容過于簡單，工作性質比較直白，所以就導致單位對于其工作人員并沒有過高的要求。但是隨著文書檔案數字化的發展，想要讓文書檔案工作有著更加家良好的工作效率，并且可以對單位的發展提供幫助，就需要加強工作人員的素質水平管理，在進行管理的過程中，首先要對于內現存的工作人員進行水平考核，以確保其有著足夠的能力來進行文書檔案的數字化管理，并且如果其能力不足，就需要對其進行培訓。而且還要根據不同的狀況來提高員工的積極性，讓其有著足夠的精力和心態對于文書檔案的數字化管理進行學習。還可以招收全新的文書檔案管理人員，讓其對于電腦等各種技術有著足夠的了解，只有這樣才可以使得單位整體的文書檔案數字化管理效率得到提升，讓單位的整體獲得提升[5]。

五、結語

綜上所述，現階段我國的信息化技術已經得到了充足的發展，所以文書檔案數字化管理已經成了單位的必然發展趨勢，而想要進行單位的檔案數字化管理，讓文書檔案對于企業的發展作出更大的功效，就需要解決現階段文書檔案管理發展過程中所存在的諸多問題，使得文書檔案管理有著良好的工作效率，在這個過程中，首先是要加強文書檔案管理的重視程度，并且還要使用先進的信息技術，對于人員的素質在加強培養，只有這樣才可以讓單位的文書檔案數字化管理有著良好的發展，讓單位也可以有著更加良好的發展。