年鑒總體設計應當處理好的幾個比例關系

許家康

（中國出版協會年鑒研究會，北京 100010）

一、年鑒內容四大部分的比例關系

年鑒的基本內容，按其具體作用來劃分，通常分為四大部分：一是綜合情況，如許多年鑒中的“概況”“概貌”或“總述”“綜述”；二是動態信息，即分門別類記述的年度大事要聞，如地方綜合性年鑒中的政治、法治、軍事、經濟、產業、文化、社會等；三是附屬資料，包括領導講話、工作報告、法規文件、統計資料、大事記、書目文摘等便覽性、參考性資料；四是檢索系統，一般由書前的分類目錄和書后的主題索引構成。上述四大部分資料構成年鑒內容的整體，缺少其中任何一個部分，年鑒的內容就不具有完整性，這樣的年鑒就是一個殘次品。而這四大部分內容構成比例超出常規，所占比重很不合理，也會直接影響年鑒的內容質量。

年鑒四大部分內容的構成比例，不同的年鑒往往會有不同的方案，任何人都沒有理由強求一致，但應當可以有合理化的建議。2003年，筆者在動手寫作《年鑒編纂入門與創新》一書時，曾對國內外30種較有影響的年鑒作過統計分析。這30種年鑒四大部分內容的平均值是：綜合情況占7%，動態信息占56%，附屬資料占29%，檢索系統占8%。應當說，這樣的結構比例有一定的合理性，值得我們重視。但不少地方年鑒的編纂人員對此不以為然，導致年鑒四大部分構成比例嚴重失調，所占比重遠離合理區間。常見的突出問題有如下兩個：

一是綜合情況（即概況部類）篇幅太小。2011年，筆者曾對廣東、廣西出版的30種市縣年鑒作過統計分析。這30種市縣年鑒概況部類的平均篇幅只有2.31萬字，約占總篇幅的3.24%，其中篇幅最大的4.35萬字，占總篇幅的4.5%，篇幅最小的只有3600字，僅占總篇幅的0.79%。10年來，筆者多次呼吁年鑒同仁采取措施，解決年鑒概況部類篇幅太小的問題，以提高年鑒的綜合反映能力。為什么綜合情況（概況）的篇幅不能太小？這是因為，概況部類承擔宏觀反映地方全面情況的任務，既要說明地方的歷史，又要反映地方的現狀；既要說明地方自然方面的情況，又要反映地方政治、經濟、文化、社會等方面的基本情況和年度發展變化。而要做到這些，就必須有一定的篇幅作保障。

概況部類的設計原則是“概而全”。“概”是高屋建瓴，簡約概括；“全”是對應領域年度基本情況和相關基礎信息沒有大的遺漏。概況部類如果不簡約概括，就會與后面的動態信息及其他內容資料直接重復，白白浪費版面；概況部類如果不全，就擔當不起宏觀反映對應領域全面情況的任務，也滿足不了讀者的閱讀檢索需要。那么，要全到什么程度呢？原則上應該全到讓讀者通過概況部類，就能夠全面了解對應領域年度基本情況及相關基礎信息的程度，即后面分門別類記述的內容，凡涉及全局的、十分重要的、對讀者了解全面情況有幫助的，都應當提到或兼顧到。為了達到“概而全”的要求，一些地方綜合性年鑒概況部類的內容選擇與安排，一般都包括地方的建置沿革、歷史文化、地理位量、面積、人口、資源物產、氣候水文、環境質量、民族、宗教、行政區劃、領導機構及領導人等基礎信息，還包括經濟建設、政治建設、文化建設、社會建設、生態文明建設的基本情況及年度發展變化。這樣的內容結構，既能宏觀反映地方的概貌，又能避免與后面的內容直接重復，值得年鑒同仁重視和借鑒。

二是附屬資料占比下滑。如前所述，年鑒附屬資料占比約為29%。當然，這是一個平均值。實際上，以資料見長的年鑒一般占比都會大于29%，以記事為主的年鑒一般都會小于此數。但是，大幅度高于或低于這一指標，并不是好現象。10年前，筆者在對廣東、廣西出版的30種市縣年鑒的統計分析中，發現附屬資料占比為23.6%，而在最近隨機查閱的20種地方綜合性年鑒中，這一指標已經下降到了18.46%。為什么附屬資料占比會下滑呢？兩個原因：一個是法規文件部類在地方綜合性年鑒中逐漸淡化。查閱的20種地方綜合性年鑒中，僅有5種設有法規文件部類，其余15種已不設該部類，只是在附錄中輯有法規文件目錄而已。另一個原因，是統計資料部類在地方綜合性年鑒中逐漸弱化。查閱的20種地方綜合性年鑒中，統計資料部類成規模（10個頁碼以上）的8種，統計資料部類不足10個頁碼、內容十分單薄的也有8種，根本沒有統計資料欄目的4種。而在20世紀80—90年代，我國最早出版的一批省、市年鑒，法規文件和統計資料都是必不可少的內容，不但分別設立部類，而且內容十分豐滿。

《中國大百科全書》給年鑒下的經典定義是：“一種匯集年度重要時事、文獻和統計資料，按年度連續出版的工具書。”[1]《中國大百科全書》總編委會.中國大百科全書(第二版)[M].中國大百科全書出版社,2009.(P16-559)這個定義告訴我們，時事、文獻和統計資料，這三個方面的資料，是年鑒的標志性內容；同時收入這三個方面的資料，是年鑒內容的標配。缺少其中任何一個方面的資料，年鑒的內容就不具有完整性，就不是典型的年鑒。以這樣的觀點來看目前出版的各級各類年鑒，確有值得反思的地方。反思一：不論是地方綜合性年鑒還是地方專業年鑒，都應當設立法規文件部類，逐年收載上年頒行的地方法規和行政規章，并選收一些十分重要的規范性文件，欄目名稱宜更改為“法規規章和規范性文件”。目前，我國地級以上城市和民族區域自治地方都有立法權，這些地方的年鑒設立這樣一個欄目是合適的。而沒有立法權的一般縣（市、區）年鑒則以設立“規范性文件選編”為宜。反思二：不論是地方綜合性年鑒還是地方專業年鑒，都應當設立統計資料部類。綜合性年鑒的統計資料應當是綜合性的，專業年鑒的統計資料應當是專業性的，其內容選擇應當涵蓋地方或專業領域的方方面面，而且要有足夠的分量，能夠滿足普通讀者的檢索需求。這是年鑒提高內容質量、爭取讀者的迫切需要。

二、一二三次文獻的比例關系

年鑒中的資料，按照編選者對其加工程度，分為一次文獻、二次文獻、三次文獻。一次文獻是指沒有經過編選者編輯加工的原始性文件，具體形式包括法規規章和規范性文件、權威人士言論、領導機關工作報告和公報文告、研究報告和重要論文4種。二次文獻又稱線索性資料，在對一次文獻進行壓縮、加工、整理、標識、繪制的基礎上形成，具體形式有文摘、名錄、文獻目錄、大事記、專項年表、統計表、統計示意圖、補敘性資料、索引9種。三次文獻是在現有材料基礎上反復加工形成的條目和專文。

年鑒一二三次文獻的構成比例，不同的年鑒往往會有不同的方案，不可強求一致，當然，也可以有合理化建議。根據筆者對國內外30種較有影響的年鑒的統計分析，這些年鑒三次文獻構成比例的平均值是：一次文獻占9%，二次文獻占36%，三次文獻占55%。2012年9月，在第13次全國省級年鑒研討會的主題報告中，筆者根據上述結構指標，并結合地方年鑒的內容質量狀況，進一步提出一二三次文獻在年鑒中的理想比例為1∶4∶5，即一次文獻占總篇幅的10%左右，二次文獻占40%左右，三次文獻占50%左右[1]許家康.論年鑒的記述重點[J]滄桑,2012,(5).。提出這一結構指標的主要目的有兩個：一是嚴格控制一次文獻的篇幅，防止年鑒變成文件匯編；二是大幅度增加二次文獻的品種和數量，化解部分地方年鑒內容單薄、資料形式單一、表現手法單調的突出問題。

一次文獻由于沒有經過壓縮、加工，具有篇幅大而有效信息容量少的特點。一次文獻不可不收，不可多收。不可不收是因為有的一次文獻權威經典，存查價值較高；不可多收是因為一次文獻不論多么重要，在年鑒中也只是附屬性的參考資料，而且年鑒不論部頭多大，篇幅是有限的，年鑒要在有限的篇幅里密集足夠數量的有效信息，不能不合理地配置版面資源。因此，將一次文獻控制在總篇幅的10%左右，是明智的選擇。二次文獻、三次文獻由于經過深入加工，具有篇幅小而信息量大的特點，在年鑒中應占絕對多數。目前存在的問題是，不少地方年鑒一次文獻占比偏大，二次文獻占比偏小，而且二次文獻的多種資料形式尚未廣泛應用。從隨機查閱的20種地方綜合性年鑒來看，一次文獻占比10%左右的只有9種，其余11種占比均大大超過10%，最高的達到19%；二次文獻平均占比不足20%，最高的只有28%，最低的不足l5%，離40%的理想指標差距還很大。有的地方年鑒完全沒有統計示意圖，統計表也少；半數以上的地方年鑒尚未開發利用文摘、文獻目錄、名錄、年表、補敘性資料等多種資料形式。造成年鑒雖然部頭不小，但內容還是顯得比較單調、單薄，有效信息容量占比較少，這是需要努力加以改進的。改進的辦法：

一是控制一次文獻的篇幅。一次文獻占比大大超過10%的年鑒，要適當提高一次文獻的入選標準，將一些可收可不收的文獻擋在門外。例如，地方“兩會”產生的六七個工作報告，就應該按“全局性、綜合性、普遍指導性”的高標準，將政府工作報告、人大常委會工作報告、政協常委會工作報告收入年鑒，而將“兩院”工作報告及財政部門、發展改革部門的報告拒之門外。又如，近年來各地興起調查研究之風，每年都會產生大量的調研報告，年鑒肯定收不勝收。許多年鑒望而卻步，一概不收。有的年鑒卻有高招，提出一個主題，圍繞主題選收，既能有效控制篇幅，又能有效增強年鑒的記述深度。例如，《武漢年鑒·2018》在附錄部類中設立“社會調查報告”分目，圍繞“社會民生”這一大主題，收入“武漢市經濟民生情況調查”“武漢市消費者物價指數調查”“武漢市居民收入狀況調查”等12篇調查報告，僅用三四萬字的篇幅，就將年鑒對全市社會民生的反映深入推進了一大步。

二是增加二次文獻的品種和數量。首先，要善于運用統計圖表說明情況。統計圖表具有化繁為簡、內容直觀、方便檢索的功能和特點。凡條目中繁復的數字、本年度與歷年對比的系列數據、本地與外地的對比性資料等，應當盡可能運用表格或示意圖來說明。例如，下級行政區域的基本情況，經濟部門和主要行業年度實現的經濟技術指標，歷年固定資產投資、進出口貿易情況等，都應當用統計圖表說明。一部地方綜合性年鑒的條目，酌情配發一兩百個表格或示意圖，是完全必要的，也是不難做到的。此外，還要為統計資料、對比性資料開辟專欄并充實其內容。其次，要善于運用補敘性資料充實條目內容。補敘性資料又稱“小資料”或“鏈接資料”。說是“小資料”，是因為這種資料的篇幅不很大，通常只有數百字。說是“鏈接資料”，是因為這種資料通常是在條目正文涉及某些超時空的獨特資料，以及專門知識和新名詞、新概念時，由于篇幅和條目寫作規范的限制，不便展開表達，換句話說，是為了免除正文的“肚兜”而以補敘性資料的形式加以鏈接的。補敘性資料體裁靈活、不拘一格，可以是說明文，也可以是記敘文；可以是統計圖表，也可以是文摘、名錄、目錄和年表。凡是條目正文不便展開表達的重要資料，都可以采用小資料的形式加以補敘，以充實條目的內容，擴大條目的內涵，增強條目的資料性、可讀性。例如：某些歷經多年完成的重大建設項目，在條目對其作介紹時，可以鏈接項目建設年表；介紹重要評獎活動的條目，可以鏈接獲獎項目名單；介紹房地產開發的條目，可以鏈接國內70個大中城市房價一覽表；介紹臺風災害的條目，可以鏈接臺風小常識；等等。再次，要善于運用書目、文摘、題錄增強年鑒的內容張力。“書目、文摘、題錄”作為一個獨立的部類，在專業年鑒、學科年鑒中比較常見，在地方綜合性年鑒中，也有《武漢年鑒》《鎮江年鑒》等一批年鑒先后設立類似的欄目。《武漢年鑒·2018》的“書目·文摘·題錄”部類，分設“獲獎圖書”“文摘”“報刊文章題錄”三個分目，總篇幅約5萬字。其中，“報刊文章題錄”分目用1萬余字的篇幅，收入國內主要傳媒對武漢的報道線索260余條，信息高度密集。這樣一個部類，完全可以成為年鑒積累對應領域文獻資料的“聚寶瓶”。它雖然不占很大篇幅，卻能通過其所提供的追蹤線索，讓讀者掌握極為豐富的信息資料。設立這樣一個部類，既是增加二次文獻品種和數量、增強年鑒內容張力的需要，也是營造年鑒文化氛圍、提高年鑒文化品位的需要。

三、地方本級、下級行政區域和外界信息資料的比例關系

年鑒選題選材雖然有地域性、行業性要求，但并不完全排除跨地域、跨行業的信息資料。適當選擇一些與年鑒主體內容密切相關的跨地域、跨行業的重要信息資料，將其集中編入一些特設欄目，或作為附屬資料分別附于條目正文之后，這不但不違背年鑒基本體例，還能有效地豐富年鑒的內容和表現力，有利于讀者通過對比，更好地把握本地方、本行業的發展狀況及其達到的水平。這樣一來，在年鑒總體設計中，就有一個地方本級、下級行政區域和外界信息資料的比例關系需要協調處理。

如何才能協調處理好這一比例關系？在2019年全國城市年鑒研討會的主題報告中，筆者曾提出這樣一個解決方案：“地方本級、下級行政區域和外界信息資料，在年鑒中的理想比例為8.5∶1∶0.5，即地方本級信息資料占總篇幅的85%左右，下級行政區域信息資料占10%左右，外界信息資料占5%左右。”[1]許家康.年鑒和百科全書編纂新探[M].北京出版社,2020.提出這一方案的主要依據是：年鑒的基本任務是全面收錄對應領域的基本情況和重要資料，以本級行政區域信息資料為主。但是，世間萬事萬物都是普遍聯系的，任何地方或行業都不可能孤立地存在和發展。不但上下級有聯動，左鄰右舍也會有互動。靜止的觀點、孤立的觀點，是形而上學的。因此，年鑒用少量的篇幅，反映下級行政區域和外界相關地方、相關行業的情況，是十分必要的。現在的突出問題是：下級行政區域信息資料所占比重普遍偏大。以筆者最近隨機查閱的20種地方綜合性年鑒為例。4種省級年鑒“市縣概況”部類的篇幅，分別是17萬字、24萬字、28萬字和40萬字，分別占總篇幅的13%、15%、19%和25%，下級行政區域信息資料大有喧賓奪主之勢。市縣年鑒也有類似的情況。有的縣級年鑒下級政區概況多達十七八萬字，占總篇幅的20%以上，平均每個鄉鎮1萬字左右。下級行政區域信息資料篇幅如此之大，勢必擠占地方本級信息資料的版面，沖擊年鑒的記述重點。

在地方年鑒中，下級行政區域信息資料屬于地方綜合情況的一部分，其資料性質是概況。既然是概況，就應當高屋建瓴、高度濃縮、高度概括，而不能詳細展開，詳細展開不是概況所應該承擔的任務。原《中國百科年鑒》反映各省、自治區、直轄市年度情況，平均篇幅只有1000字，其中400字用于記述基本情況，600字用來記述四、五件大事要聞。由此可見，將下級行政區域信息資料占比壓縮至10%左右，是必要的，也是可行的。

下級行政區域信息資料壓縮之后，調減下來的篇幅，一部分可以用來充實地方本級信息資料，另一部分可以適當用于外界信息資料的記述。

對外界信息資料的記述，既要積極，又要謹慎。外界信息資料能否收入年鑒？這對于國外出版的年鑒來說，是不成問題的。國內出版的年鑒在過去很長的一段時間里，由于受“志不越界”觀念的影響，大多數地方年鑒不敢輕易刊發外界信息資料。但經過這一二十年的創新實踐，這個問題實際上已經基本解決了。現在，許多地方年鑒通過打破“志不越界”的老規矩，有選擇地收入一些外界信息資料，用以對比說明本地方、本行業的發展狀況及其達到的水平，已經積累了不少經驗。當務之急是在總結這方面經驗的基礎上，進一步做好外界信息資料的組稿編輯工作。

外界信息資料的選題選材原則：一是關聯性，即與本地方、本行業密切相關，如地緣相近、經濟社會聯系十分頻繁和緊密，等等；二是對比性，即可以作為他山之石，用來對比說明本地方、本行業的發展狀況及其達到的水平。外部世界信息資料浩如煙海，不可以不加區別地信手拈來。因此，設立上述兩條規矩是十分必要的。外界信息資料選題選材的重點，也可以參照上述原則來確定。

外界信息資料選題選材的重點之一，是相關地域、相關行業的情況。例如，《中國輕工業年鑒》就在重點介紹輕工業生產的同時，專門設立一個“市場篇”，用20余萬字的篇幅，專門反映與輕工生產密切相關的市場動態等。在地方綜合性年鑒中，一些中心城市年鑒設有“××都市圈城市群”部類，分別介紹周邊城市的基本情況和年度發展變化。這一做法完全可以推廣到其他地方年鑒。例如：省級年鑒可以在概況部類中，設立“兄弟省市自治區概況”分目，每個省份安排七八百字的篇幅，簡明扼要地介紹其基本情況和年度發展變化；市縣年鑒也可以設立兄弟市縣概況分目，每個市縣數百字，概括說明其基本情況和年度發展變化。讀者通過這些文稿，不但可以掌握更多的相關資訊，而且通過比較和鑒別，能更準確地把握本地方的發展環境和發展現狀。

上述建議并非是突發奇想，而是受原《中國百科年鑒》的啟發。《中國百科年鑒》是當代中國創辦最早、最權威的綜合性年鑒，該年鑒的概況部類一分為三：一是世界各國概況，平均每個國家1000字；二是中國概況，近萬字；三是各省市自治區概況，平均每個省份1000字。由此可見，在地方年鑒中用少量篇幅反映兄弟省份、兄弟市縣或周邊城市的概況，是有權威年鑒作依據的，也是合情合理的。這是增大年鑒有效信息容量，提高年鑒的社會關注度，增強年鑒實用性、可讀性的需要。

外界信息資料選題選材重點之二，是對比性資料。 年鑒編纂實踐證明，適當運用跨地域的外界資料，對比說明本地方的發展狀況及達到的水平，是地方年鑒充實內容、提高使用價值的有效舉措。上海、安徽、廣西、南寧等一批省級年鑒和城市年鑒，多年來都連續刊發一定數量的對比性資料，效果相當好。《南寧年鑒》的對比性資料數量十分可觀，共有10余件，篇幅達到數萬字。其中包括“廣西14個城市主要指標及排位”“27個省會城市歷年主要經濟指標及排位”“全國37個大中城市綜合經濟競爭力（指數及排名）”“全國37個大中城市宜居競爭力（指數及排名）”“全國37個大中城市可持續競爭力（指數及排名）”等。這些對比性資料，十分方便讀者從多個維度準確地把握南寧市的發展進程和所處的歷史方位，對于提高年鑒的認識價值具有重要意義。

四、穩定性條目和動態性條目的比例關系

年鑒條目依其是否穩定設置，可以分為穩定性條目和動態性條目兩大類。穩定性條目一般年年設立，條頭不變。例如，檢察機關的“刑事檢察”“經濟檢察”“民事行政檢察”，司法行政機關的“監獄管理”“社區矯正”“律師事務”“公證事務”“法律援助”，民政機關的“救災減災”“優撫安置”“雙擁共建”“社會組織管理”，價格管理部門的“價格調控”“價格改革”“價格監管”“價格服務”，糧食種植業的“稻谷生產”“玉米生產”“紅薯生產”“大豆生產”，等等。這類條目具有欄目化、常設化的特點，雖然內容逐年有所更新，但由于條目穩定不變，條目新意還是明顯不足。動態性條目從條頭到內容都是新的，反映年度的新發展、新變化和新特點。例如不少地方、部門和行業的作者依據年度新情況，并從實際出發設立的許多新條目，“新一輪政府機構改革啟動”“十四五規劃開局良好”“精準扶貧攻堅戰”“市區上演燈光秀慶祝建黨百年”，等等。這類條目的特點是年度性、時代性特強，新鮮活潑，很能吸引讀者的眼球。

年鑒逐年編纂連續出版，內容資料既有新穎性又有連續性，這是年鑒題中應有之義，也是它的一大特點。為了體現內容資料的連續性，年鑒應當有一批相對穩定的條目，例如各個領域的綜述條目，各部門、行業的概況條目，以及前面所列舉的反映某些經常性專項管理、專項業務基本情況的條目，等等。這類穩定設立的條目，是年鑒內容穩定性的基礎。沒有這些穩定性條目，年鑒內容的穩定性就無從談起。問題是過猶不及。穩定性條目數量太多，所占比例過大，會損害年鑒內容的新穎性。這樣一來，在年鑒總體設計中，就有一個穩定性條目和動態性條目的比例關系需要協調處理。

如何才能協調處理好穩定性條目和動態性條目的比例關系？這里有必要引進優選法，即0.618黃金分割法，將穩定性條目和動態性條目的比例確定為4∶6或3∶7，即穩定性條目占條目總數的30%—40%，動態性條目占條目總數的60%—70%。動態性條目為什么要占大頭？理由是：年鑒的第一屬性是年度性，而年度性規定年鑒必須以記錄年度新事物、新發展、新變化、新問題為主要任務。年鑒內容的新穎性顯然比穩定性更重要。年鑒逐年編纂連續出版，需要常編常新。而年鑒常編常新，首先要內容新；而內容新，首先要選題新。只有數量較多的動態性條目在年鑒中逐年推陳出新，才能有效地實現年鑒的常編常新。

國內不少地方年鑒都高度重視條目選題的新穎性、動態性。例如《上海年鑒》《南京年鑒》等，每年條目選題更新的比例都達到70%以上，條目選題的動態性非常強，內容資料的新穎性十分突出。當然，也有不少地方年鑒對條目選題的新穎性、動態性不夠重視，任由欄目化的條目選題到處泛濫，每年條目選題更新的比例達不到60%，有的年鑒甚至只有30%—40%，穩定性條目與動態性條目合理的比例關系（三七開或四六開）完全被顛倒了。盡管其中不少穩定性條目的內容資料逐年有所更新，但由于條目選題不夠鮮活、動態性不強，年鑒新意還是明顯不足。

要改變這種狀況，需要制訂并堅持條目的選題原則和標準。這個原則和標準必須強調新、追求新，并以基礎信息（基本情況）和大事要聞作為選題的重點。基礎信息（基本情況）一般集中收入概況或綜述條目，大事要聞原則上一事一條或同一類事物一條，穩定設置的欄目化條目盡可能地減少。例如，人民檢察院負責的“檢察”分目，就可以將刑事檢察、經濟檢察、民事行政檢察等常規業務高度概括，集中收入常設的“概況”條目，以500—1000字的篇幅，概括說明檢察機關年度的基本情況及相關基礎信息。然后，從年度內選擇幾件大事、要事或工作亮點，如檢務公開制度改革、檢察監督改革試點、公訴案件審查制度改革、綜合檢務服務平臺建設等，設立一批全新的條目。這樣，條目選題就會出現生動活潑的局面，穩定性條目和動態性條目的比例關系也會走向合理區間。

五、條目正文與配圖的比例關系（文圖比）

我們已經進入讀圖時代。現代出版物的一個普遍追求是圖文并茂，年鑒也不例外。現在許多年鑒書前都刊有彩圖專輯，少的二三十個頁碼，多的五六十個頁碼甚至七八十個頁碼，錄入數量不菲的彩色圖片，但書中條目完全不配圖或很少配圖。這樣做，其實并沒有達到圖文并茂的要求。圖文并茂的重點在條目配圖，難點也在條目配圖。

要做到圖文并茂，首先要求圖片（包括一部分統計示意圖）跟著條目主題走，跟著條目內容走。即配不配圖、配什么圖、配單圖還是組圖，完全由條目主題和內容決定，圖片題材不能超出條目主題和內容范圍。例如：反映青年活動的照片，應當由記述青年或共青團活動的條目選配，并服從條目主題和內容需要；反映人民解放軍練兵比武的照片，應當由記述駐軍部隊軍事訓練的條目配發，并服從條目主題和內容需要。與條目主題和內容完全無關的照片，原則上不能用作條目插圖。

其次，配圖數量要足夠。足夠的標準是，全書文圖比要達到4∶1或3∶1的水平（即平均每3個或4個條目配發一幅圖片），這樣才能基本滿足讀圖時代讀者的需要。文圖比是條目數量與配圖數量之比，它是衡量條目配圖密度的指標。文圖比越小，配圖越多，圖片密度越大;文圖比越大，配圖越少，圖片密度越小。從最近隨機查閱的20種地方綜合性年鑒來看，文圖比平均值是6.7∶1。省級年鑒中配圖較多的《廣東年鑒·2020》，條目2024條，配圖266幅，文圖比7.6∶1，而配圖較少的省級年鑒文圖比是10.5∶1；城市年鑒中配圖較多的《深圳年鑒·2018》，條目近2000條，配圖320幅，文圖比約為6.3∶1，而配圖較少的城市年鑒文圖比是12.4∶1；縣級年鑒中配圖較多的《彭州年鑒·2019》，條目992條，配圖196幅，文圖比5.02∶1，而配圖較少的縣級年鑒文圖比是9.5∶1。從這20種年鑒來看，似乎縣級年鑒條目配圖的情況好于城市年鑒，而城市年鑒條目配圖的情況又好于省級年鑒。其實，這是隨機查閱和樣本有限造成的一種偏頗。如果從更大范圍來看，應該說大多數城市年鑒條目配圖的情況好于省級年鑒，而省級年鑒又好于縣級年鑒。但是，不論怎么看，目前國內出版的各級各類年鑒文圖比離4∶1或者3∶1的水平都有較大的差距，需要我們做出更多的努力。在筆者的視野之內，一個耀眼的例子是《北京教育年鑒》，最近三年來，該年鑒每年設立條目都在2000條左右，配發圖片約500幅，文圖比穩定在4∶1左右的水平上，如果加上條目配發的統計圖表，文圖比接近3∶1的高水平，基本能做到年鑒主體內容的每一個打開都能見到1—2幅圖表，真正達到了圖文并茂的要求。

最后，配圖要合理。這就是要均衡插圖，力求圖片資料的廣泛覆蓋、全面覆蓋，至少要全面覆蓋綜合情況和動態信息各部類的內容，像《北京教育年鑒》那樣，做到年鑒主體內容每一個打開都能見到1—2幅圖表。圖文并茂的最高境界，就是主體內容每一個打開都能見到圖表。

要做到以上三點，關鍵是要將條目配圖收集工作納入年鑒組稿計劃，在切實抓好條目組稿的同時，認真抓好圖片組稿工作，確保條目配圖有充足的稿源。千萬不要將配圖作為補白的手段，事到臨頭才去抓圖片。

六、條目與索引款目的比例關系（索引比）

年鑒是資料性工具書。年鑒的工具性主要表現為它的檢索性，即年鑒資料為讀者閱讀檢索而選，為讀者閱讀檢索而編；方便讀者檢索，是年鑒編纂不可忽視的功能性要求。而要方便讀者檢索，首先要編制好目錄、索引。

目錄是通過分類或劃分內容層次來反映年鑒的內容，并引導讀者閱讀檢索。我國年鑒界歷來十分重視目錄，絕大多數年鑒都編有可以查到條目及其附屬資料的詳細目錄，少數年鑒在詳細目錄的前面還編有要目，介紹內容分類的大致情況。年鑒目錄一般排在書前，也有極少數年鑒書前采用簡要目錄（詳及分目），而在每個大篇或部類的前面設置細目，實行目錄的梯次化展開。大多數年鑒之所以采用詳細目錄，是因為年鑒是備查備考的工具，讀者只有想了解某一領域、某一具體事物的情況和資料時，才會去翻閱年鑒，否則是不會碰它的。所以，年鑒目錄只有比較詳細，才能滿足讀者的閱讀檢索需要。當然，也不是越細越好。

從總體上看，我國年鑒目錄質量相當好。具體表現是內容詳盡，層次分明，編排考究。如果說目錄編制還存在少許問題的話，依筆者的看法，主要有兩點：一是目錄過細，所占版面過多，讀者檢索太費力。許多年鑒的目錄長達兩三千行，二三十個頁碼甚至更多，實在過于鋪張，也不方便檢索。其實，在年鑒已經編制索引的情況下，目錄和索引是可以配套使用的，兩者應當統籌安排。在沒有索引時，目錄詳至條目及其附屬資料（統計表、示意圖、鏈接資料、圖片等），是可以的、應該的；但有了索引之后，對條目附屬資料的反映，就完全可以由目錄轉移到索引。這樣，目錄就不至于太過臃腫，讀者檢索也不至于太過費力。二是目錄過于花哨。一些年鑒將分目以上欄目的英語譯文插入目錄，還將中英對照文字分別套印不同的顏色，造成目錄不但更加臃腫，而且令人眼花瞭亂，讀者查閱更加吃力。目錄的這兩個問題，只要重視，并不難克服。

索引是把年鑒中具有檢索意義的內容摘出標明出處頁碼，按一定次序排列，附在書后，供人查檢的檢索工具。常見的有主題索引（內容分析索引），是在對年鑒主體內容進行主題分析而編制形成的綜合索引，款目一般按漢語拼音字母音序排列，引入參見、附見的編排方式，能起到整合信息、重組資料、方便檢索的作用。一些成書規模較大的年鑒，除了主題索引之外，還編有內容分類索引，如插圖索引、表格索引、人名索引、廣告索引等。例如：《深圳年鑒》就編有主題索引、資料索引、表格索引、卷首圖片索引、隨文配圖索引5種索引；《鄞州年鑒》也編有主題索引、人名索引、縮略語和名詞解釋索引3種索引。

在我國目前公開出版、逐年連續出版的6000余種各級各類年鑒中，大約40%編有索引。最近十余年來，在年鑒評獎的推動下，地方綜合性年鑒編制索引的比例由不足40%迅速攀升至80—90%。筆者最近隨機查閱的20種地方綜合性年鑒，就有19種編制有索引，只有1種沒做索引。當然，有了索引也并非萬事大吉。

索引要成為有用之物，一定要有較為合理的索引量，即要維持一定的檢索深度，能夠滿足讀者的檢索需要。具體說，索引比一般要達到l∶1.5至1∶2的水平，即平均1個條目要分析出1.5個至2個索引款目。這樣，才能基本滿足讀者的檢索需要，這樣的索引才能成為有用之物。索引比是條目數量與索引款目數量之比，它是衡量索引深度的指標。索引比越大，索引量越大，檢索深度越深；索引比越小，索引量越小，檢索深度越淺。在2014年全國年鑒編纂出版質量評比時，筆者曾對獲特等獎的地方綜合性年鑒的索引作過統計分析，這些年鑒的索引比平均值是1∶1.2，這是當時地方年鑒索引的最高水平。近年來，隨著索引編制在地方年鑒中逐漸普及，索引質量也在不斷提高。從最近隨機查閱的20種地方綜合性年鑒來看，19種有索引的年鑒索引比平均值已經達到1∶1.35。其中，索引比超過1∶1.5的年鑒有4種（《鄞州年鑒》《廣西年鑒》《廣東年鑒》和《北海年鑒》），索引比最高的《鄞州年鑒》達1∶2.3，全書1282個條目，分析出2950款索引。當然，也是喜憂參半。因為其余15種年鑒索引比還在1∶1.5以下，索引比最低的年鑒只有1∶0.66，全書877個條目，只抽取了576個索引款目。這樣的索引沒有任何作用。從各級各類年鑒索引編制的實際情況看，索引比偏低依然是帶普遍性的突出問題。

如何提高索引比？這里有兩點建議：一是深挖條目中隱含的資料主題。凡條目中具有檢索意義的信息單元或知識點，都應當挖掘整理成索引款目。例如，在“環境”這一條目中，就不但應當分析出空氣環境、水環境、近岸海域水環境、聲環境等比較易見的隱含主題，還應當進一步分析出不大易見的酸雨、霧霾、城市噪聲等隱藏較深的主題。這樣一來，僅“環境”一個條目，就可以通過內容分析，挖掘出六七個隱含的資料主題。全書普遍深挖的結果，索引量自然會有較大增長，索引比自然會相應提高。二是盡可能做成復式索引。所謂復式索引，是在部分索引款目下設附見項，這是索引整合信息、重組資料、增強使用功能的重要手段。其具體形式如下：

固定資產投資 127a 204b

有色金屬行業 317c

汽車工業（附圖）341a

交通部門 295b

教育部門 432c

由此可見，分散于書中各處的固定資產投資信息已經全部整合在一起，讀者如果需要檢索有關固定資產投資的信息資料，順藤摸瓜即可一網打盡。遺憾的是，這樣的復式索引在年鑒中并不多見。在前面提到的19種做有索引的年鑒中，僅有3種年鑒做成了復式索引，所占比例不高。將年鑒索引真正打造成為整合信息、重組資料、方便檢索的實用工具，年鑒同仁還需要作出更大的努力。