加強(qiáng)酒店業(yè)低價(jià)值物品成本管控的有效措施探討

胡海芳

（麗水市綠谷明珠大酒店集團(tuán)有限公司，浙江 麗水 323000）

一、前言

目前，國內(nèi)單體傳統(tǒng)酒店業(yè)面臨著嚴(yán)峻的生存與發(fā)展挑戰(zhàn)。酒店不僅要重視增加客源，開拓市場，更要重視酒店內(nèi)部成本管控，尤其要重視對低價(jià)值物品的成本管控。酒店業(yè)低價(jià)值物品具有品類繁多，單品價(jià)值低，型號規(guī)格各異，需求數(shù)量大，使用壽命不同的等特點(diǎn)，如布草、玻瓷器皿、印刷品、一次性用品、工程維修工具、辦公耗品等。如何減少物品閑置、浪費(fèi)、積壓，提高使用率，延長壽命，通過合理、科學(xué)的低價(jià)值物品成本管控方法能有效地降低酒店成本，從而提高酒店的經(jīng)濟(jì)效益。

二、酒店業(yè)低價(jià)值物品成本管控存在的問題

1.權(quán)責(zé)不清，員工意識薄弱

大多數(shù)單體傳統(tǒng)酒店資產(chǎn)劃分到財(cái)務(wù)部管理，財(cái)務(wù)只設(shè)固定資產(chǎn)管理臺賬，對低價(jià)值物品沒有具體明細(xì)管理臺賬。使用部門和管理部門不統(tǒng)一，出現(xiàn)互相推卸責(zé)任，或互不管理情況。物品到部門后，沒有專人指定管理，沒有具體的責(zé)任人。部門之間調(diào)配、借用頻繁，物品跟蹤，核查不清。從管理層到一線員工對物品成本管控重視程度不夠，員工對物品成本管控意識薄弱，物品成本管控的成效與員工收入不掛鉤等，從而造成酒店低價(jià)值物品管理失控、浪費(fèi)嚴(yán)重、利用率低、損毀率高、甚至出現(xiàn)私人挪用、公為私用等現(xiàn)象[1]。

2.賬實(shí)不符，名稱難以匹配

由于低價(jià)值物品因其本身的特點(diǎn)而無法作為固定資產(chǎn)進(jìn)行核算管理[2]。因此，大多數(shù)酒店都沒有規(guī)范、健全的管理辦法和細(xì)則，雖有臺賬卻沒有做到實(shí)物現(xiàn)場核實(shí)核對，往往臺賬記載的數(shù)量、名稱與實(shí)物難以匹配。比如，玻瓷器皿不僅品類繁多，而且型號規(guī)格各式各樣，對于外行來說實(shí)在是難以分辨，具體名稱難以一一對應(yīng)。加上玻瓷器皿又不能像固定資產(chǎn)建立資產(chǎn)卡片粘貼管理。就算內(nèi)行的廚師、餐廳經(jīng)理每一個(gè)人對玻瓷器皿名稱叫法也是五花八門，在核對清查盤點(diǎn)時(shí)就會出現(xiàn)賬實(shí)名稱難以匹配的現(xiàn)象。

3.購置、報(bào)損把關(guān)不嚴(yán)，閑置、浪費(fèi)嚴(yán)重

物品購置對于酒店管理工作來說非常重要，不科學(xué)、無規(guī)劃問題嚴(yán)重，存在盲目攀比、無計(jì)劃購置等現(xiàn)象[3]。在物品申購時(shí)認(rèn)為單品單價(jià)低，就沒有充分認(rèn)證的實(shí)用性和需求量的問題，出現(xiàn)物品閑置、浪費(fèi)、積壓等現(xiàn)象。報(bào)損流程時(shí)，可能出現(xiàn)完好無損或是可修復(fù)物品報(bào)損的情況，沒有制定規(guī)范報(bào)損標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致浪費(fèi)，增加成本。比如，酒店在開業(yè)時(shí)沒有充分考慮印刷品的用量，各類表單統(tǒng)一印刷了五十本，結(jié)果出現(xiàn)前臺賬單不到一個(gè)月就用完了，而月報(bào)表就是用上十年也還剩余很多，酒店還可能根據(jù)經(jīng)營情況需要調(diào)整、變動(dòng)時(shí)，造成浪費(fèi)就更大。這不但增加了購置成本而且增加庫存成積壓成本。

三、加強(qiáng)酒店業(yè)低價(jià)值物品成本管控的措施

1.建立規(guī)范化的制度體系，增強(qiáng)員工成本意識

要建立健全酒店業(yè)低價(jià)值物品成本管控制度。制度制定離不開管理層的重視和一線員工的積極參與和提出寶貴意見，制度是物品成本管控的指導(dǎo)和依據(jù)，也是一線員工成本管控意識落地的重要手段。

建立健全酒店業(yè)低價(jià)值物品成本管控制度，以合理、完善的制度約束使用部門和監(jiān)管部門的工作，用科學(xué)、合理、規(guī)范、全面的方式促進(jìn)物品成本管控有效落地。可通過抽調(diào)各部門人員專門成立物品成本管控工作小組，開展對現(xiàn)有物品盤點(diǎn)和各環(huán)節(jié)調(diào)查，摸清現(xiàn)有存在問題，收集各部門一線員工寶貴意見，確保制度制定的規(guī)范、合理、科學(xué)。同時(shí)，該小組負(fù)責(zé)今后核查盤點(diǎn)監(jiān)管工作，主導(dǎo)后期的制度落地、流程改進(jìn)，以達(dá)到制度持續(xù)性，有效性。使用部門要明確指定專人管理，全面落實(shí)物品管理責(zé)任人，詳細(xì)登記物品領(lǐng)用、使用、變動(dòng)、報(bào)損臺賬。酒店業(yè)要形成良好節(jié)約、節(jié)省的企業(yè)文化，培養(yǎng)員工主人翁精神，文化根植組織。提高員工成本管控意識，促使員工積極參與到酒店物品成本管控當(dāng)中。酒店可根據(jù)自身情況制定各項(xiàng)成本節(jié)能降耗績效，員工收入直接與酒店節(jié)能降耗掛鉤。無論管理層還是一線員工都要有節(jié)能降耗意識，何時(shí)何地都能從經(jīng)濟(jì)效益思考，形成員工與酒店共發(fā)展，共生存的氛圍。同時(shí)，酒店的各層級管理人員應(yīng)積極發(fā)揮主導(dǎo)和垂范作用，帶動(dòng)和引領(lǐng)酒店全體員工，將嚴(yán)格的管理制度與員工的自覺成本管控理念有機(jī)結(jié)合，真正做好物品的管理工作[4]。

2.規(guī)范低價(jià)值物品各環(huán)節(jié)和流程

高效合理的流程不僅能提高生產(chǎn)效率，降低酒店經(jīng)營成本，還能提升酒店企業(yè)文化，加強(qiáng)員工成本管控意識。當(dāng)然，各環(huán)節(jié)流程管控要做到動(dòng)態(tài)閉合，流程要順暢有效。整個(gè)動(dòng)態(tài)物品流程管控，始終要以成本管控為核心，每個(gè)環(huán)節(jié)需環(huán)環(huán)相扣。在采購環(huán)節(jié)中，應(yīng)避免多頭采購，重復(fù)采購的問題，所有申購物品應(yīng)統(tǒng)一歸口到采購部門專人負(fù)責(zé)采購。在領(lǐng)用使用環(huán)節(jié)中，監(jiān)管部門和使用部門的臺賬要做到建立、變動(dòng)、盤點(diǎn)、清銷同步進(jìn)行，保證賬實(shí)、賬賬相符。在報(bào)損環(huán)節(jié)，要填寫物品報(bào)損清單表并說明報(bào)損原因和使用時(shí)長，要嚴(yán)格把關(guān)，不得私自處理，要求使用部門、倉庫、監(jiān)管部門匯同清銷。

3.分類歸集，精準(zhǔn)施策落實(shí)

酒店業(yè)要根據(jù)低價(jià)值物品的功能、用途、材質(zhì)、壽命、使用部門等特征進(jìn)行合理、規(guī)范、具體分類歸集，依托分類精準(zhǔn)對口采用不同的成本管控方法。在方法采用時(shí)，即考慮有效的物品管控，工作效率、人工成本，也要充分考慮方法實(shí)用，是否有效落實(shí)、落地，一線員工操作是否便捷等因素。酒店管理層要不斷收集一線員工的意見，及時(shí)優(yōu)化各類操作流程制度。

（1）布草成本管控

酒店“布草”是指酒店里一切和“布”相關(guān)的物品統(tǒng)稱，包括客房布草用品，如被套、床單、枕套、面巾、地巾、浴巾、方巾、浴袍等；餐廳會晤用紡織品，如臺布、口布、椅套等；以及酒店窗簾等。客房布草用品是每客一換的物品，現(xiàn)在酒店往往為了節(jié)約成本，布草的洗滌工作采用“外包”到洗滌公司，洗滌公司與酒店有關(guān)布草使用洗破、洗損、丟失賠償合同條款。酒店對送洗和回收都需在數(shù)量、品質(zhì)、破損等情況逐一核對、統(tǒng)計(jì)、記錄。酒店在布草新舊更替時(shí)，是根據(jù)損耗情況分批補(bǔ)充。這時(shí)就會出現(xiàn)布草投入使用時(shí)間不同，需要區(qū)分布草的新舊投入時(shí)間。酒店可以采用對每一次布草投入時(shí)印上或繡上啟用日期，如需考慮美觀也可用LOGO、圖案、顏色在不同的位置來表示投入年份和月份。在洗滌公司送回的布草時(shí)，可根據(jù)需要來區(qū)分管理。對于有連續(xù)長住房，可在床頭柜放置溫馨提示牌，提倡賓客非必要不更換，或是部分更換洗滌。當(dāng)然，連續(xù)幾天不更換布草的賓客可享受酒店優(yōu)惠或贈品，感謝賓客為全球的節(jié)能減排，保護(hù)環(huán)境做出貢獻(xiàn)。酒店還可以充分利用洗破的布草，如對破損的床單、被套可改成小床單、小被套、洗衣袋等。

（2）玻瓷器皿成本管控

酒店玻瓷器皿按材質(zhì)不同可分為陶瓷類，如盤子、瓷碗、瓷勺，瓷杯等；玻璃類，如水杯、酒杯、水晶盤等；金屬類，如西餐刀叉、冰桶、炒勺等；其他類，如筷子、調(diào)料瓶等。其品類繁多，舉不勝舉。監(jiān)管人員對玻瓷器皿名稱對應(yīng)是較困難的。對于此問題，酒店可以采取對每一款玻瓷器皿拍照建檔建臺賬，詳細(xì)記載圖片、名稱、規(guī)格，形狀、顏色、材質(zhì)、存放位置等信息。今后的盤點(diǎn)清查就可有效避免因人員更替而名稱匹配困難。酒店還可以根據(jù)玻瓷器皿的材質(zhì)，按營業(yè)額制定不同破損率標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)破損率情況制定考核標(biāo)準(zhǔn)，對于少破損和未達(dá)到破損率的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)措施。這樣能有效鼓勵(lì)一線員工在操作過程能做到輕拿輕放，減少破損，提高使用壽命。

（3）印刷品成本管控

傳統(tǒng)酒店印刷品用量是相當(dāng)大的，且浪費(fèi)嚴(yán)重。而印刷品是以版面設(shè)計(jì)算價(jià)格，同一版印刷品數(shù)量越大，平均單價(jià)就會越低。因此，就會出現(xiàn)采購印刷數(shù)量大于需求的使用數(shù)量，從而造成多印刷造成浪費(fèi)現(xiàn)象。首先，酒店應(yīng)當(dāng)在制定報(bào)表格式、使用量和印刷價(jià)格方面，需要充分調(diào)研，認(rèn)證均衡考慮，印刷表單要多留幾行空格行，以便日后經(jīng)營業(yè)務(wù)調(diào)整、變動(dòng)或在特殊情況下變通使用。比如，贈送房券的印刷品上，不印刷有效期和房型，可根據(jù)不同時(shí)期、不同的營銷方案需要，再用針式打印機(jī)補(bǔ)充打印。其次，酒店要充分利用現(xiàn)代信息辦公設(shè)備，盡可能使用無紙辦公，共享節(jié)約資源，減少印刷品使用量。比如，用房卡代替早餐券，工程維修報(bào)送通過系統(tǒng)報(bào)送，撤掉客房信封、信紙，建議在大堂公共區(qū)域、商務(wù)中心放置信封，若賓客需要可自行拿取[4]。最后，印刷品要按每天的用量進(jìn)行分類，根據(jù)用量推算出一個(gè)月用量，一般印刷品控制在半年的使用量，對于那些周報(bào)，月報(bào)表不需印刷，直接用紙張打印。對于一天只需要一張日報(bào)表的，可以考慮去復(fù)印店速印。

（4）一次性用品成本管控

酒店一次性用品具有消耗量大，單品價(jià)值低，一次性使用，不可回收，會污染環(huán)境，是酒店客房必需品等特點(diǎn)。而客房清掃添加一次性用品一般都是由服務(wù)員單獨(dú)操作統(tǒng)計(jì)，沒有監(jiān)督管理，在數(shù)量添加上較為難以管控。一次性用品消耗量多少，卻直接關(guān)系到酒店業(yè)經(jīng)營成本和綠色環(huán)保星級評定。在數(shù)量管理方面，首先，管理層按周領(lǐng)用一次性用數(shù)量，縮小服務(wù)員備用數(shù)量來管理。如根據(jù)上周的住客率和本周入住賓客類型分析計(jì)算本周領(lǐng)用數(shù)量，確定每樓層備貨數(shù)量。每月對結(jié)存數(shù)量盤點(diǎn)，計(jì)算出客房每間的一次性用品消耗量的價(jià)格，制定合理控制每間單耗的價(jià)格，用客房每間單耗量制定服務(wù)員成本管控績效，充分調(diào)動(dòng)員工節(jié)約一次性用品消耗積極性。其次，要調(diào)整客房一次性用品配用數(shù)量和規(guī)格，也能降低酒店單間耗品用量。如香皂改用洗手液，牙刷與牙膏分開包裝，對續(xù)住房間只加牙膏，長住房配備家用洗漱套裝，以減少一次性用品消耗量。最后，采用優(yōu)惠或贈品等方式，鼓勵(lì)賓客自帶洗漱用品，

（5）維修工具成本管控

維修工具分員工單獨(dú)使用工具和部門員工共同使用工具，對于這些工具要求做到專人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人。對部門共同使用的工具要建立臺賬，定期盤點(diǎn)，設(shè)置借還用途登記本，做到有據(jù)可查，責(zé)任可追蹤。對于員工單獨(dú)使用維修工具可配備工具箱，工具清單歸檔到人事員工檔案內(nèi)，人事在接到員工離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，要求用清單交接員工單獨(dú)使用維修工具，實(shí)物與清單要相符，并在移交人和接收入處簽字確認(rèn)。如有出現(xiàn)丟失，損壞工具情況，酒店可酌情要求員工賠償。

（6）辦公耗品成本管控

辦公耗品中紙張、筆、打印墨粉盒是酒店辦公消耗量最大的。對此，要充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，紙張正反兩面打印，用筆芯更換筆，用更換墨粉代替更換墨粉盒，優(yōu)化辦公審批流程和文件發(fā)放傳閱流程，提高電子文稿的正確率等方法，都能很好地減少使用量。各部門根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)月消耗量，對各月用量情況對比分析，再重新優(yōu)化辦公審批流程，文件發(fā)放傳閱流程，收集各部門提出合理的節(jié)約方案降低辦公耗品成本，實(shí)現(xiàn)辦公耗品有效成本管控。

4.加強(qiáng)倉庫存貨規(guī)范管理

倉庫是低價(jià)值物品的起始點(diǎn)也是終點(diǎn)，倉庫管理的優(yōu)劣直接關(guān)系到低價(jià)值物品成本管控的效果。倉庫應(yīng)該合理布局，物品合理存放管理，根據(jù)物品分門歸類，分區(qū)分格，重下輕上原則存放，在物品出入時(shí)要遵循左進(jìn)右出的原則，并根據(jù)物品采購所需要的時(shí)間和保質(zhì)期，確定物品存貨上限下限。倉庫管理員要及時(shí)填寫出入庫單據(jù)，及時(shí)更新庫存情況，要做到時(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的物品庫存數(shù)據(jù)，保證各類物品在合理上下限范圍。同時(shí)，還要定期會同財(cái)務(wù)人員對倉庫實(shí)物現(xiàn)場盤點(diǎn)，保證物品賬實(shí)相符、減少物品積壓浪費(fèi)，提高倉庫物品周轉(zhuǎn)率。

四、結(jié)語

隨著酒店業(yè)的競爭日趨公開透明，酒店利潤空間逐年縮小，低價(jià)值物品成本管控將是本土單體酒店管理的重點(diǎn)。低價(jià)值物品實(shí)施有效的管控，需要每個(gè)部門、每名員工的全力配合和積極參與，需要大家的群策群力。低價(jià)值物品有效管控是降低酒店經(jīng)營成本、提高酒店競爭力的重要舉措，可從多渠道、全方位，用創(chuàng)新手段對低價(jià)值物品成本進(jìn)行管控。