6S 管理在病理檔案管理中的應用

王勤 李 韜 周寧

四川綿陽四〇四醫院病理科，四川綿陽 621000

病理檔案是醫院檔案的一部分，是對患者做出病理診斷的重要依據，是病理工作的重要組成部分，也是醫院和有關醫療活動中的重要原始記錄，在醫療、教學、科研中發揮重要作用。病理檔案管理是一項多環節、嚴密細致的工作，需要科學管理、材料保持完整、保存妥善[1]。因此，科學高效管理好病理檔案對管理人員的要求越來越高，將6S 管理法應用于病理檔案管理不僅可減少失誤、改善工作環境、提高工作效率，還可提高管理水平。

1 病理檔案的內容及重要性

病理檔案資料涵蓋從病理檢查申請單開具至病理報告單發出全流程的所有資料，包括文字資料（申請單、登記本、試劑使用、質量控制記錄、病理報告單等)和實物資料（標本、蠟塊、切片等），是病理醫師對患者做出病理診斷的重要原始資料，也是為臨床治療或手術提供治療和建議的客觀依據；病理檔案還可為病理醫師提供學習和科研資料以及為解決醫療糾紛提供重要參考依據。因此，病理檔案不僅是患者醫療病歷中的重要內容之一，更是醫院醫療、教學、科研的寶貴資料。此外，病理檔案資料不斷積累，可促進病理診斷水平不斷提高，病理學科亦得到廣泛發展[2-5]。

2 6S 管理的具體內容

5S 管理起源于日本，是指在生產現場對人員、機器、物品、材料、方法等生產要素進行有效管理的一種辦法。它是日文中的五個單詞Seiri、Seiton、Seiso、Seiketsu 和Shitsuke 的簡寫字母，分別為整理、整頓、清掃、清潔、素養。而6S 管理是基于5S 管理的擴展，在5S 管理的基礎上增加Safety（安全），形成6S。6S 管理的內容如表1 所示：

表1 6S 管理的內容

3 病理科檔案管理現狀及實施6S 管理的必要性

病理檔案具有類別多、分布廣的特點，每日均需對各類資料進行登記、整理。由于標準的程序化檔案資料管理系統還未在所有醫院病理科投入使用，多數病理科仍延續以往的人工歸檔，人工管理無疑會加大管理的工作量和難度。在實際檔案管理工作中許多科室尚存在以下問題：①缺乏完善的管理制度：部分醫院更注重實際效益，缺乏對檔案管理工作的重視，未制定相應的管理制度或制度不健全，導致檔案管理工作落實不完善。如資料未及時整理、存放無秩序、標識不清、環境雜亂、查找困難等。②管理方式落后：部分科室仍采取粗放式管理，導致資料丟失、損毀。如文字資料長時間保存導致資料破損、字跡模糊，醫院對此投入切片易褪色、黏灰、破損等[2]。③管理水平較低：絕大多數醫院病理檔案管理工作未受到足夠重視，醫院投入資金、人力不足，導致本崗位人才缺失[6]。目前，多數醫院病理科檔案管理工作均缺乏專業人員專職管理，大多由技術人員兼職，未接受專業的培訓，缺乏科學的管理方式和先進的管理辦法，基本延續科室的老舊方法管理，效率低下[7]。因此，現迫切需要探討更先進的檔案管理模式和方法，推動檔案管理現代化，以促進醫院檔案管理工作質量和效率的提高，突顯檔案資源的作用。6S 管理貫穿于檔案管理全過程，可確保檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等工作更加標準、規范和高效，提高管理人員的積極性、管理水平及工作效率，并改善工作環境，同時病理科也得到快速發展[8,9]。

4 6S 在病理檔案管理中的應用

4.1 區分要與不要物，節約空間

病理檔案無論是實物性資料還是文字性資料均是必要物，但各類資料的儲存時間存在差別。因此，為使病理檔案管理更為精簡，達到節約空間的目的，首先需明確各類檔案的儲存時間，在此基礎上充分利用空間[10]。如標本儲存箱每2 周循環一次，保證儲存時間的前提下充分節約空間。對需要保存15 年的檔案，如蠟塊及各類病理檢查申請單放在專門的儲存柜；對只需保存1 年的檔案，如TCT 薄片或刷片中的陰性片則放入專用陰性片箱內，1 年后統一銷毀處理，這樣可節約大量檔案儲存空間。而對超過15 年的檔案資料，銷毀前應上報醫院醫務科，經科主任同意后才能實施銷毀。銷毀前應先檢查資料的完整性、有效性，避免遺漏、誤銷，且資料銷毀的形式、資料的年限、類別、銷毀執行人等也應做好記錄[11]，所以病理檔案的整理是一個周期循環的過程，日常工作中應做好收集、標記工作。

4.2 明確四定原則，達到三易目的

病理檔案具有動態更新、與日俱增的特點，如何在后續歸檔及檔案利用工作中做到高效、省時，需要緊緊抓住“四定”原則。總體要求是按照檔案的類型確定基礎的數量或容積，明確歸檔方式及存放位置且在歸檔前做好標識工作。具體做法：①標本。標本儲存箱容積恒定且標有序號，根據序號放在冰箱指定位置并在登記本上記錄日期及對應箱號，冷藏保存2 周后冷凍保存，待回收人員回收處理。以此一一對應的方法循環，不僅可有序開展日常取材工作，也便于后續根據需要補取或進行科研項目時快速找到標本。②蠟塊和切片。標識首先體現在包埋盒及載玻片上，目前采用打碼機統一打印病理編號及專屬二維碼，這樣可統一樣式、規范美觀，長時間保存后字跡仍清晰。診斷報告發放后需及時對蠟塊封蠟，避免組織長時間暴露在空氣中造成組織凹陷、性狀改變，歸檔前封蠟可延長蠟塊保存時間。定量是每盒蠟塊周轉柜和貯存柜內的蠟塊數是相同的，歸排蠟塊時需對照取材工作單上的取材記錄，核對蠟塊數量無誤后按順序放置，且每盒均需做好標注，包括蠟塊類型、蠟塊起止號。對切片而言，醫生會在刷片和TCT 薄片的標簽上標注陽性片，其余陰性片均放入專用陰性片箱內，一年后統一銷毀處理；對需要保存15 年的其他切片的歸檔與蠟塊類似，按照分類、排序、核對、裝柜、轉移、標注的方法進行。③文字類資料。四定原則貫穿于整頓的全過程，包括分類、排序、標注、裝訂、貼標簽、歸檔。為使后續裝訂過程更加便捷，分類和排序就要做到定量與定標，如申請單上附有冰凍檢查知情同意書的冰凍申請單可選擇100 張/袋，其余申請單為150 張/袋，排序過程中必須保證順序正確，在檔案袋上做好組織類型及起止號標注，后續歸檔可直接裝訂成冊，并貼上封面，按照年限及類別放在指定檔案柜中。因此，無論是實物類資料還是文字類資料的歸檔均需先做好日常收集、整理工作，始終堅持定量、定位、定法、定標四大原則，使后續歸檔工作高效、無誤，才能在檔案利用中易見、易取、易還。

4.3 清掃科室環境，保持整潔

檔案管理是一項相對獨立的工作，但與檔案管理相關的環境清掃卻是一項每日必需的工作。保持環境干凈整潔不僅是一個科室的風氣，還可調動員工工作積極性。每日工作完成后均需對現場環境打掃，包括臺面、地面清掃，設備維護保養，保持檔案室無垃圾、無灰塵、無閑置的良好狀態。

4.4 建立清潔制度，鞏固成果

除硬件改善、布局調整外，嚴格清潔制度是必不可少的，只有嚴格遵守清潔標準且有效執行，才能保證質量、提升檔案管理員的工作效率[7-12]。因此，制定科室清潔制度，將其常態化并定期檢查，維持清潔，明確整理、整頓、清掃的過程，做到標準化、制度化操作，為各環節打下良好基礎。

4.5 養成規范習慣，提高管理水平

對管理人員全面培訓，學習先進的管理模式，提升管理能力；制定相關管理制度，嚴格執行并形成規范；加強有關檔案管理責任體系，明確分工及職責，有效、高效開展工作，提升管理質量。在實踐中，對各種檔案進行分類別保存管理，以利于檔案資料的查找、搜尋和瀏覽[13,14]；創造整潔舒適的工作場所，鑄造良好的團隊合作意識。

4.6 加強安全管理，確保安全

檔案管理需高效、科學地對各類檔案整理、收集、歸檔、調用，確保檔案安全。檔案安全包括信息安全和環境安全，環境安全是基礎，要健全科室安全管理制度，提高科室人員的安全意識，如檔案室嚴禁吸煙和使用明火，且需定期監測以滿足檔案存放的要求，如溫度、濕度、防火、防盜、防塵、防潮、防霉等，并做好記錄，做到事事有痕跡；保持走廊暢通無阻；定期維修保養消防設施及器材，確保其處于良好狀態。檔案資料需根據類別分區分房保管，如病理蠟塊和病理切片不能存放在同一房間、待整理與整理完的資料不能存放在同一區域[15]。隨著計算機軟件的大量運用，建立規范的電子病理檔案管理模式在檔案管理工作中扮演重要角色，當今患者病歷信息不僅存在紙質檔案，也錄入醫院信息系統，因此要確保信息安全，最重要的是加強計算機安全管理：如不擅自拆裝計算機硬件，不擅自安裝和卸載軟件，接入互聯網的計算機必須安裝正版的反病毒軟件，并保證反病毒軟件實時升級；規范人員安全使用計算機行為等[16]。目前信息化尚不能完全代替傳統蠟塊、切片的存在，在實現電子病理信息資源在計算機網絡環境下運轉的同時，繼續保存傳統的紙質檔案和切片、蠟塊檔案，既可解決電子病理檔案提供的利用和共享資源問題，又可解決歸檔病理檔案的憑證問題[17]。

5 效果評價

2015 年至今，本科室采用6S 管理法對科室檔案管理后，歸檔的及時率、檔案的完整率、查找耗時率、環境整潔安全性等均得到顯著改善。具體效果：①歸檔及時率。隨機抽查實物資料及文字資料各5 例，9 例均在報告發放后2 周內完成歸檔，歸檔及時率90%。②檔案完整性：隨機抽查實物資料及文字資料各5 例，10 例均完整、齊全，檔案完整率100%。③查找耗時率：隨機抽查實物資料及文字資料各5 例，10 例均在5min 內查找完畢，耗時較未實施6S 管理前明顯縮短。④環境整潔安全性：實施6S 管理后各類檔案均定量定位放置，廢棄檔案定期處理，環境清潔與安全定期檢查，環境整潔安全性較未實施6S 管理前有所提高。

綜上所述，為充分發揮檔案資料的價值，前提是做好檔案管理工作，高效的檔案管理需要好的管理模式及規章制度保障。6S 檔案管理是一種可實操的方法，將其應用于病理檔案管理，科室環境會更加整潔，提高管理人員積極性，使管理工作更加科學、高效、規范。