加強事業單位檔案標準化管理工作的幾點思考

趙 娜

（山西省新絳縣醫療保險服務中心，山西 運城 043100）

當前，隨著社會主義市場經濟的發展與時代的進步，對事業單位財務管理內控制度人員資料的保管也就必須與時代同步，做到更加合理、科學的控制。不過，就目前實際情況分析，在事業單位的人員檔案管理中仍有不少弊端，嚴重影響了對事業單位財務管理內控制度的有效管理。因此，政府有必要進一步出臺更加切實的舉措，以促使各項管理工作取得更加優異的成效。

1 事業單位人事檔案管理工作存在的問題

（1）領導層高度重視人事檔案管理的意義與重要性。當前，在新時代背景下，事業單位的財務工作需要和時間發展相同步，因此需要進一步調整和健全崗位的內部管理制度，同時通過不斷完善崗位的人員資料保管工作，體現單位的資源優勢，進而較大幅度地提升了崗位內工作人員資料保管的素質和工作效率，從而推動了事業單位財務管理內控制度建設和單位財務工作的持續穩健發展。與其他類型的單位管理部門相比，對人事檔案管理的工作也同樣需要更大的耐心和毅力。人事檔案管理涉及的福利待遇相對較低，導致管理者缺乏積極性、主動性和創新能力。因此，人事檔案管理的效率和質量無法得到有效提高，這也導致人事檔案管理在很大程度上缺乏可持續、穩定的發展及其應有的作用和價值。

（2）人事檔案信息管理工作者的專業知識與服務能力不足。在新形勢下，為了進一步提高事業單位的檔案管理工作人員的效率和質量，有必要設置專業、熟練的管理人員。不過，在現代人事檔案管理中，許多管理者被從其他單位中調離，使得檔案管理的質量并沒有得到全面提升，很多工作沒有達到一定的要求，總體工作不容樂觀。另外，一些機構在人員檔案管理中未能注重人員的專業知識培養，培訓項目不科學、不合理、不有效，嚴重降低了管理效率。各種人員資料信息和資料得不到準確高效的收集，無法發揮管理價值。

（3）人事檔案制度和管理體系還不夠健康穩定完善。在事業單位的人事檔案管理方面，還應針對單位現實情況，建立相對系統、完善的管理體系和規章制度。但是，從實際的角度出發，事業單位在管理工作流程中，尚不能完全從社會實踐出發構建起較為系統、完備的管理制度，相關的管理體系和制度也沒有優化。人事檔案管理工作的規章制度不科學合理，各種處理程序紊亂。對有關內容也缺乏具體的管理計劃與制度，對搜集、分析、整理等有關內容也未能建立統一、系統的管理制度。

（4）人事檔案管理信息化水平和現代化程度不足。在當今的信息時代，事業單位內控制度檔案保管部門，必須運用信息化技術手段與計算機，以提升人事檔案工作的品質和效率。同時，還要充分運用國家信息化建設檔案管理，認真作好人才檔案管理的整體規劃，全面克服傳統管理模式的缺點，以實現人才檔案管理工作再上個新臺階。但從實際工作狀況看，由于管理人員缺乏對人事檔案管理工作的認識，不能為人事檔案信息化的現代化注入時間、物質、資金，又缺乏財力保障，造成人事檔案管理工作現代化水平落后，相應的業務管理能力嚴重不足。

2 加強機關事業單位人事檔案管理水平的具體措施

為改善事業單位人員檔案管理工作的質量與效益，提高人事檔案管理工作人員的管理水平，有必要發揮人事檔案管理工作人員的價值和功能，深入貫徹各項具體策略與舉措。具體措施主要表現在如下幾方面：

（1）樹立正確的管理意識，重點解決遺留問題。人事檔案管理涉及事業單位各部門的工作。建立順暢的溝通機制非常重要。各部門要積極協調解決人事檔案管理中的歷史遺留問題。形成科學合理的員工獎勵制度，充分調動人事檔案工作人員的積極性，為員工提供良好的職業成長條件，定期組織員工培訓活動。此外，當從業人員發生重大變化和內部變革時，要組織人員迅速準確地整理和調整檔案，盡快解決歷史遺留問題。

（2）單位領導要高度關注人事檔案管理工作。對于事業單位財務管理人員和管理者而言，必須注重人才檔案管理的意義與重要性，高度重視人才檔案的各種管理措施與執行方式，從長期戰略的角度看問題，從全局考慮，深刻了解檔案管理對于事業單位內控制度的健康完善的重要關鍵意義。人才檔案是事業單位財務管理內控制度建設的主要載體。同時，也有效考核了企業各類人員的個人表現情況與工作績效。只有充分保證了企業人才檔案保管制度的進一步完善，使企業人才檔案實現了更有效保存和管理，才能更充分體現企業各類人才的社會價值和工作功能。因此目前，事業單位財務管理部門領導干部比較重視企業人才檔案保存，比較高效地進行了企業人才檔案保存工作，并全面認識到人才檔案保管體系建設是推動單位人員結構全面優化、人才資源科學合理配置的關鍵基礎。

（3）提高檔案管理人員素質，建立健全管理隊伍。隨著我國經濟體制改革的深化和發展，事業單位人員的職務晉升和干部任用需要通過一套專有的人事檔案制度來體現。這種變化使檔案管理面臨新的挑戰。對于檔案管理者來說，需要不斷提高自己，并利用高水平的專業能力為檔案管理的發展提供幫助。作為系統的工作內容，對人事檔案信息進行收集、整理、歸納和分析，任何管理環節出現問題都會給人事檔案管理造成巨大損失。因此，人事檔案管理工作者要有高水平的崗位責任感，也要加強對檔案管理的審計和控制，確保三齡兩歷的按時審計，從思想上講，要提高員工的思想意識，確保每位員工遵守制度、敬業、自律的原則。

（4）針對人事檔案管理方法進行切實有效地創新和改革。事業單位人事檔案管理工作，往往采取比較傳統的模式。針對這種情況，有必要進一步解決傳統檔案管理方法的弊端，將傳統分散管理模式轉變為新型的集中管理。管理人員要高度重視馬克思主義理論基礎與實際工作實踐之間的緊密聯系，以馬克思主義理論的新視野對管理人員實際工作進行統籌規劃與有效指導，從根本上切實完善與優化統籌管理、統一人事檔案管理理念，使其在實際執行過程中得到有效落實。對事業單位人事部門和檔案管理機構，要按照事業單位財務管理內控制度的新發展趨勢，有效調整和優化有關的內部管理體系和政策，以更有效滿足社會主義市場經濟體制下社會化生產的基本要求和單位內部需要，并逐步吸納境外先進的管理制度和理念，吸納更多具備較強專業知識的優秀管理者，并全面進行對有關管理人員的專業知識訓練。

（5）結合實際情況合理建立聯合型檔案服務組織。由于事業單位對檔案保管的工作內容較為單一，在實際的管理工作流程中涉及到了檔案類型的許多領域。根據這些現實情況，有必要合理設置統一的檔案保管機構，從根本上有效防止了分散的檔案保管機構的弊端，從而實現了各機關之間在業務上的進一步交流與聯系，做到了數據共享。在檔案歸屬方面，要更加明晰，充分利用綜合信息，實現更加便捷、快捷的檢索和利用，切實做好統籌規劃和與信息體系的有效整合，更大幅度地提高了人員歸檔的效率，更充分體現了其實用價值。

（6）逐步建立健全系統完備的檔案系統和制度。為提升事業單位及其工作人員檔案管理的質量與效益，就必須全面建立現代的檔案管理體系，與時俱進，合理利用現代技術方法，做到檔案管理的規范化、專業化，同時運用現代的電子技術方法，實現紙質檔案和電子文檔的相互融合，優勢互補。同時，科學的選擇和組織檔案保管人才，科學設計檔案保管項目，進一步實行崗位責任制，充分確定檔案收集整理工作資料的來源和去向，利用現代科學技術手段實現檔案保管的科學完整，做好國家檔案信息庫建立。

（7）建設人事檔案管理信息化平臺。第一，領導層要重視本單位信息化管理平臺建設，做好資金支持，購置先進設備，積極引進先進管理技術。在此基礎上，領導要重視人事檔案管理的信息公開，引導全體員工樹立信息觀念。在工作中，要注重技術更新和專業人才培養，使事業單位財務管理在現代化的工作進程中提高檔案管理的競爭實力。

第二，加強管理基礎設施建設。按照國家標準建立知識檔案，重視九防建設，引進現代科學技術，利用高性能計算機實現人事檔案的科學管理。在管理過程中，要不斷提高管理的集成化、智能化水平，在人事檔案室建設相應的防火、防潮、防蟲、防腐設施，為人事檔案的存儲和管理提供適宜的環境，實現高效的人事檔案管理。此外，在基礎設施建設過程中，事業單位需要注重監控體系建設，實現人事檔案全天候監控，確保人事檔案管理不受其他因素影響。

第三，進行紙質材料的信息錄入。在人事檔案管理中，因為一些人事檔案內容比較陳舊，而這些人事檔案又屬于紙質文件，在人事檔案管理中就比較麻煩。事業單位人員檔案是本單位最主要的人員信息管理資料之一。所以，對紙質文檔，就有必要及時錄入信息系統，以便完善人事檔案，從而有效提升人事檔案管理效率。在錄入流程中，由于有些文檔內容很舊，所以必須對相關的資料進行審核，以保證人事文檔內容和資料的及時性，同時調整了一些變動后的人事資料內容，以保證人事檔案的正確性。實現了紙質文檔的信息輸入，就能夠建立電子文檔，以方便信息保存與傳遞，從而減少了重復檢索的復雜工作。而且，基于信息的電子文檔也可以存儲，并能夠實現備份，不但減少了紙質的使用，也同時減少了對人事檔案的損壞。

第四，加強信息安全建設。在推進信息時代人事檔案管理信息化建設的過程中，事業單位需要格外重視自身的信息安全建設。因為事業單位人事檔案中存在一些機密文件，而事業單位財務管理內部的一些人事檔案又關乎著國家安全，所以事業單位內控制度在網絡信息化建設流程中需要將文檔安全放在首位，在保障文檔信息真實有效的基礎上，同時做好本單位網站建設，以保障文檔安全。單位組織人員可以對高度機密的文檔信息實行全面保密，并組建專門的人事文檔安全管理工作組，專門負責人事檔案管理工作的安全，同時加大對網絡信息技術的研究與應用，通過更先進的技術手段增強人事文檔的機密性與安全，并進行適當的防火墻建設，以促進人事檔案管理工作信息化建設。

3 結語

在新形勢下，事業單位的人事檔案管理問題變得越來越關鍵，所以事業單位財務管理的主要領導必須要高度重視人事檔案管理的關鍵作用和現實意義，針對各種問題加以認真處理，有效結合現代信息化技術手段，逐步建立健全更系統完備的人事檔案管理現代化系統和機制，從更大程度上改善人事檔案的現代管理水平，以推動人事檔案的變革與創新。